金蝶軟件（中國(guó)）有限公司 龍明香 中山大學(xué)管理學(xué)院 劉運(yùn)國(guó)

基于ERP環(huán)境的預(yù)算管理系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用（上）
——以A集團(tuán)公司為例

金蝶軟件（中國(guó)）有限公司 龍明香 中山大學(xué)管理學(xué)院 劉運(yùn)國(guó)

預(yù)算管理從20世紀(jì)20年代開(kāi)始發(fā)展至今，已成為企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要管理工具之一。我國(guó)很多企業(yè)管理者也認(rèn)識(shí)到了預(yù)算管理工具的有效性，開(kāi)始在企業(yè)中推行預(yù)算管理，但效果不盡人意。因此如何提高企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)用效果是值得研究的課題。筆者從委托代理理論的角度，對(duì)預(yù)算管理過(guò)程進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)客觀存在的預(yù)算松弛問(wèn)題是影響預(yù)算管理效果發(fā)揮的主要內(nèi)在原因。因此，要提高企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)用效果，就需研究如何降低預(yù)算松弛的發(fā)生率。本文采用理論與案例分析相結(jié)合的方法，從預(yù)算松弛產(chǎn)生的客觀原因入手，通過(guò)預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP的集成應(yīng)用，構(gòu)建基于ERP環(huán)境下的預(yù)算管理體系，可有效降低預(yù)算管理過(guò)程中的信息不對(duì)稱(chēng)與激勵(lì)不相容的程度，從而有效降低預(yù)算松弛的發(fā)生率，達(dá)到充分發(fā)揮預(yù)算管理應(yīng)用效果的目的。

一、相關(guān)文獻(xiàn)回顧與理論分析

（一）相關(guān)文獻(xiàn)回顧 20世紀(jì)80年代，預(yù)算管理理論受到代理理論的影響有了重大的轉(zhuǎn)變。由于委托代理關(guān)系中的信息不對(duì)稱(chēng)和道德風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題導(dǎo)致預(yù)算松弛，預(yù)算成為復(fù)雜的博弈過(guò)程，不但打擊員工的積極性，還造成同事間不信任甚至互相對(duì)抗。建立在預(yù)算松弛基礎(chǔ)上的部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)使組織的運(yùn)行處于無(wú)效率的狀態(tài)，危害了公司的發(fā)展。Horn gren（1982）認(rèn)為，預(yù)算松弛是預(yù)算控制中尚未解決的一個(gè)主要問(wèn)題。

近年來(lái)，越來(lái)越多的學(xué)者圍繞著預(yù)算松弛問(wèn)題進(jìn)行了研究，研究如何建立有效的預(yù)算模型來(lái)防止預(yù)算松弛。如H·O·Roc kness（1977）檢驗(yàn)了強(qiáng)加式預(yù)算的剛性和獎(jiǎng)金頻度交互影響業(yè)績(jī)和滿(mǎn)意度的機(jī)制。Wei tzman（1976）提出了一種在不確定條件下，基于預(yù)算的報(bào)酬計(jì)算模型，該模型能夠引導(dǎo)下級(jí)選擇真實(shí)的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)作為預(yù)算。學(xué)者把這種模型稱(chēng)為真實(shí)導(dǎo)向型激勵(lì)計(jì)劃。

在我國(guó)，隨著預(yù)算管理的發(fā)展，預(yù)算松弛問(wèn)題越來(lái)越受到理論和實(shí)務(wù)界的關(guān)注。于增彪（2001）對(duì)預(yù)算松弛給出了定義，認(rèn)為預(yù)算松弛就是預(yù)算管理中的逆向選擇，發(fā)生在預(yù)算編制過(guò)程，但也影響到預(yù)算的執(zhí)行，其具體含義是指下級(jí)極力將預(yù)算確定在實(shí)際可以達(dá)到的水平之下，使得下級(jí)的潛力不能充分發(fā)揮。鄭石橋、王建軍（2008）通過(guò)實(shí)驗(yàn)方法研究表明信息不對(duì)稱(chēng)和激勵(lì)不相容都會(huì)導(dǎo)致并加劇預(yù)算松弛。高嚴(yán)、彭韶兵（2009）分析出預(yù)算松弛的出現(xiàn)和存在會(huì)進(jìn)一步加劇預(yù)算管理過(guò)程中的信息不對(duì)稱(chēng)程度，正是由于這種互相影響的效應(yīng)，使得預(yù)算松弛成為預(yù)算管理中的功能異化和一項(xiàng)扭曲的管理行為，從而最終導(dǎo)致逆向選擇和敗德行為的出現(xiàn)和惡化。

（二）委托代理理論下的預(yù)算管理及預(yù)算松弛的產(chǎn)生 林峰國(guó)（2004）認(rèn)為，從信息經(jīng)濟(jì)學(xué)理論的角度來(lái)看，預(yù)算管理實(shí)質(zhì)就是一種上司與下屬的基于委托代理關(guān)系的系列交易行為。預(yù)算管理過(guò)程中的上司與下屬，就是這種交易的雙方，預(yù)算本身是他們之間經(jīng)過(guò)討價(jià)還價(jià)后簽訂的交易契約，預(yù)算所載明的業(yè)務(wù)內(nèi)容就是交易物，預(yù)算執(zhí)行的最終結(jié)果是交易完成數(shù)量和質(zhì)量。下屬完成預(yù)算目標(biāo)的情況是其交易的義務(wù)或者勞務(wù)，而要求上司據(jù)此支付的報(bào)酬是其權(quán)利。在預(yù)算制定與執(zhí)行過(guò)程中，委托人與代理人自身利益會(huì)影響預(yù)算的具體制定與執(zhí)行。因此，預(yù)算管理是一種企業(yè)內(nèi)部的契約機(jī)制，預(yù)算的制定與執(zhí)行實(shí)際上是委托人與代理人之間的博弈。

由于代理人與委托人的目標(biāo)函數(shù)不一致，委托人與代理人之間的信息是不對(duì)稱(chēng)的，委托人不能直接觀察到代理人的行動(dòng)，只能觀察到其行動(dòng)的結(jié)果，代理人在自身利益驅(qū)使下可能發(fā)生“道德風(fēng)險(xiǎn)”或“逆向選擇”。因此，基于委托代理關(guān)系的預(yù)算管理，如果存在信息不對(duì)稱(chēng)或激勵(lì)不相容，則代理人可能會(huì)出現(xiàn)“逆向選擇”與“道德風(fēng)險(xiǎn)”類(lèi)的預(yù)算松弛。

“逆向選擇”類(lèi)的預(yù)算松弛是在預(yù)算編制階段發(fā)生的預(yù)算松弛問(wèn)題，下屬作為代理人上報(bào)預(yù)算指標(biāo)時(shí)，可能會(huì)利用自己的信息優(yōu)勢(shì)，與作為委代人的上司進(jìn)行討價(jià)還價(jià)的行為。具體表現(xiàn)為下級(jí)高報(bào)成本費(fèi)用類(lèi)支出預(yù)算，低估經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)類(lèi)收入預(yù)算，以便占用更多的企業(yè)資源而輕松完成預(yù)算指標(biāo)?！暗赖嘛L(fēng)險(xiǎn)”類(lèi)的預(yù)算松弛即為在預(yù)算執(zhí)行階段發(fā)生的預(yù)算松弛問(wèn)題，上司與下屬之間的信息不對(duì)稱(chēng)，特別是在激勵(lì)不相容的情況下，很容易出現(xiàn)敗德行為。具體表現(xiàn)為下級(jí)可能少報(bào)完成的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，多報(bào)消耗的成本費(fèi)用，以便在下一預(yù)算年度爭(zhēng)取到更多的企業(yè)資源或是少承擔(dān)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)。

由此可見(jiàn)，由于預(yù)算管理基于的上下級(jí)之間的委托代理關(guān)系是客觀存在的，因而預(yù)算松弛問(wèn)題也是客觀存在的，是無(wú)法完全改變的。產(chǎn)生預(yù)算松弛的客觀原因是委托人與代理人之間的信息不對(duì)稱(chēng)與激勵(lì)不相容，因此解決預(yù)算松弛問(wèn)題的根本在于如何降低委托人與代理人之間的信息不對(duì)稱(chēng)、激勵(lì)不相容的程度。

二、基于ERP環(huán)境的預(yù)算管理體系構(gòu)建

（一）ERP與預(yù)算管理集成優(yōu)勢(shì) 肖澤忠等（2009）通過(guò)提取219家中國(guó)上市公司的數(shù)據(jù)驗(yàn)證了信息與通訊技術(shù)（包括ERP和Internet）及管理會(huì)計(jì)和控制（預(yù)算也是管理會(huì)計(jì)的范疇）對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的影響具有互補(bǔ)性，表示利用兩者之間的協(xié)同效應(yīng)有利于提高信息通訊技術(shù)水平與管理會(huì)計(jì)的控制效果。因而，通過(guò)ER P與預(yù)算管理集成，發(fā)揮兩者之間的協(xié)同效應(yīng)，有利于提高ERP本身及預(yù)算管理的應(yīng)用效果。ERP與預(yù)算管理集成優(yōu)勢(shì)可歸納如下：（1）ERP與預(yù)算管理的核心理念都是合理配置企業(yè)資源，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中全方位地發(fā)揮能力，從而取得最佳經(jīng)濟(jì)效益。這是ERP與預(yù)算管理系統(tǒng)可集成應(yīng)用的根源。（2）ERP與預(yù)算管理集成后，在同一網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部組織（包括各部門(mén)、總部與分支機(jī)構(gòu)等）及企業(yè)外部組織如客戶(hù)、供應(yīng)商等都被納入同一信息系統(tǒng)中。這樣，企業(yè)的物流、資金流、信息流三流合一，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外信息資源共享。（3）基于集成的信息共享平臺(tái)，通過(guò)不斷反復(fù)層層上報(bào)和向下分配，實(shí)現(xiàn)預(yù)算編制過(guò)程中各部門(mén)的及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)。（4）將ERP與預(yù)算管理集成后，可避免人為因素干擾，按規(guī)程管理。這樣在流程上有效防止預(yù)算松弛的發(fā)生。（5）ERP與預(yù)算管理的整合、集成將相得益彰。企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)通過(guò)預(yù)算被分解成各級(jí)預(yù)算單位的具體目標(biāo)。有了預(yù)算的計(jì)劃控制，ERP“事先計(jì)劃”的功能就能得到有效實(shí)現(xiàn)。預(yù)算進(jìn)入實(shí)施階段，管理工作的重心轉(zhuǎn)入控制，ERP能事中實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)過(guò)程。通過(guò)E R P與預(yù)算管理的整合集成可實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行情況實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)的結(jié)果分析，不僅能夠迅速、及時(shí)地進(jìn)行信息反饋，以滿(mǎn)足事中動(dòng)態(tài)分析對(duì)信息及時(shí)性的要求，而且還能準(zhǔn)確、便捷地進(jìn)行事后分析控制，為企業(yè)分析人員與管理人員節(jié)省了大量的時(shí)間和工作量，也可以作為績(jī)效考核的依據(jù)，從而調(diào)動(dòng)員工積極性與主動(dòng)性，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效益。

由此可見(jiàn)，構(gòu)建基于ERP環(huán)境下的預(yù)算管理體系，實(shí)現(xiàn)ERP與預(yù)算管理的集成應(yīng)用，可降低委托人與代理人之間的信息不對(duì)稱(chēng)與激勵(lì)不相容的程度，從而降低預(yù)算松弛對(duì)預(yù)算管理應(yīng)用效果的影響程度，達(dá)到提高預(yù)算管理應(yīng)用效果的目的。

（二）預(yù)算管理系統(tǒng)總體功能設(shè)計(jì) X軟件公司的預(yù)算管理系統(tǒng)，以下簡(jiǎn)稱(chēng)X預(yù)算管理系統(tǒng)，是面向大中型企業(yè)集團(tuán)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)，其基于多維系統(tǒng)構(gòu)建，將集團(tuán)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)同實(shí)際運(yùn)營(yíng)相結(jié)合，融合集團(tuán)多行業(yè)應(yīng)用場(chǎng)景于一體，覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)價(jià)值鏈的全過(guò)程；其關(guān)注企業(yè)主要的經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)，包括預(yù)算規(guī)劃、編制、審核、調(diào)整、控制、分析等預(yù)算全流程管理。通過(guò)該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算編制全過(guò)程管理，也可實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤關(guān)鍵業(yè)務(wù)，為集團(tuán)企業(yè)提供全面的分析決策支持。

X預(yù)算管理系統(tǒng)提供從預(yù)算申報(bào)、預(yù)算編制審批、預(yù)算分解下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行控制到預(yù)算執(zhí)行結(jié)果匯總分析的預(yù)算解決方案。X預(yù)算管理系統(tǒng)提供了高度集成的預(yù)算及控制體系，為集團(tuán)企業(yè)預(yù)算的事前編制、事中控制和事后分析提供了平臺(tái)，為集團(tuán)企業(yè)提供預(yù)算的編制、預(yù)算的控制和預(yù)算的執(zhí)行分析功能，支持集團(tuán)企業(yè)預(yù)算指標(biāo)的下發(fā)、預(yù)算數(shù)據(jù)的上報(bào)審批、以及預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)的上報(bào)匯總，其整體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 X預(yù)算管理系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖

X預(yù)算管理系統(tǒng)主要應(yīng)用特點(diǎn)如下：（1）支持財(cái)務(wù)管控、戰(zhàn)略管控、運(yùn)營(yíng)管控三種集團(tuán)管控模式下的預(yù)算管理應(yīng)用；（2）滿(mǎn)足集團(tuán)公司和下屬分子公司一體化的預(yù)算管理應(yīng)用需求；（3）滿(mǎn)足不同生命周期階段企業(yè)的預(yù)算控制訴求，支持以資本支出為核心、以銷(xiāo)售為核心、以成本為核心、以現(xiàn)金為核心、以利潤(rùn)為核心等多種預(yù)算控制要求；（4）滿(mǎn)足生產(chǎn)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、人力資源、成本、費(fèi)用、資金等各領(lǐng)域的預(yù)算管理要求；（5）支持從戰(zhàn)略規(guī)劃、預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算調(diào)整、執(zhí)行控制、預(yù)算分析全過(guò)程的預(yù)算管理；（6）支持集團(tuán)預(yù)算合并抵銷(xiāo)，提高預(yù)算管理的準(zhǔn)確性；（7）與ERP無(wú)縫集成，可與采購(gòu)、資金、制造、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、人力資源、協(xié)同辦公、成本等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息集成與共享。

X預(yù)算管理系統(tǒng)具體功能如下：

（1）預(yù)算設(shè)置，包括基礎(chǔ)資料、預(yù)算模板和預(yù)算方案的定義；其中基礎(chǔ)資料包括業(yè)務(wù)期間、預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算要素、預(yù)算項(xiàng)目批量修改組織及勾稽關(guān)系的定義。業(yè)務(wù)期間是進(jìn)行預(yù)算管理的具體期間。在使用預(yù)算系統(tǒng)前，首先要維護(hù)一套預(yù)算的業(yè)務(wù)期間。支持年、季、月、日等期間長(zhǎng)度，靈活實(shí)現(xiàn)期間細(xì)化。預(yù)算項(xiàng)目是預(yù)算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是預(yù)算系統(tǒng)最基本的元素，預(yù)算項(xiàng)目依據(jù)預(yù)算管理與分析的需要而設(shè)置，可以按照科目編制，也可以按照具體的項(xiàng)目編制。還可以通過(guò)設(shè)置項(xiàng)目分組的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)多維預(yù)算管理的需要。預(yù)算模板用于預(yù)算表的格式的制定，預(yù)算編制時(shí)通過(guò)引用預(yù)算方案中預(yù)算模板創(chuàng)建生成預(yù)算表。預(yù)算方案是統(tǒng)一集團(tuán)預(yù)算政策、規(guī)范預(yù)算編制內(nèi)容的主要工具，預(yù)算方案可以分配給下級(jí)責(zé)任中心，以貫徹集團(tuán)的預(yù)算政策。上級(jí)責(zé)任中心可將預(yù)算方案分配給下級(jí)責(zé)任中心，預(yù)算方案可以逐級(jí)分配，也可以跨級(jí)分配。預(yù)算要素用于區(qū)分預(yù)算數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，如金額、數(shù)量、比率、文本等，也可以自定義其他類(lèi)型的預(yù)算要素。勾稽關(guān)系是用于定義的表內(nèi)、間的勾稽關(guān)系、平衡檢查關(guān)系的一個(gè)輔助工具，用于檢查報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與合理性。

（2）預(yù)算處理，包括預(yù)算編制、預(yù)算分解、預(yù)算審批、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算匯編、預(yù)算調(diào)整單等功能。預(yù)算編制：以預(yù)算模板為基礎(chǔ)編制各種預(yù)算內(nèi)容的預(yù)算數(shù)據(jù)形成預(yù)算表。數(shù)據(jù)生成提供三種途徑：公式自動(dòng)取數(shù)、從E X C E L導(dǎo)入預(yù)算數(shù)據(jù)和手工錄入預(yù)算數(shù)。支持滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算等編制方法。預(yù)算分解：預(yù)算分解是指編制預(yù)算時(shí)由上至下的編制過(guò)程，上級(jí)組織可以將其預(yù)算逐級(jí)往下分解，以此支持預(yù)算編制由上至下、由下至上（通過(guò)組織匯總進(jìn)行）以及上下同時(shí)進(jìn)行的這種討價(jià)還價(jià)的流程。預(yù)算審批：對(duì)預(yù)算編制出的預(yù)算表（數(shù)據(jù)）進(jìn)行審批的提交流程。預(yù)算調(diào)整：提供預(yù)算表調(diào)整和預(yù)算調(diào)整單兩種方式。預(yù)算匯編：預(yù)算匯編實(shí)際上是組織聯(lián)調(diào)功能，即批量調(diào)整預(yù)算表。

（3）預(yù)算控制，通過(guò)設(shè)置預(yù)算項(xiàng)目的控制策略實(shí)現(xiàn)。

（4）預(yù)算分析，包括預(yù)算表查詢(xún)、預(yù)算差異報(bào)告、預(yù)算項(xiàng)目查詢(xún)、執(zhí)行跟蹤、預(yù)算表列分析、預(yù)算數(shù)據(jù)分析?？赏ㄟ^(guò)報(bào)表查詢(xún)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行穿透分析，對(duì)匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行層層追溯到各明細(xì)數(shù)據(jù)，直到得到原始數(shù)據(jù)?？勺远x預(yù)算報(bào)表格式，進(jìn)行個(gè)性預(yù)算報(bào)表分析。

（5）運(yùn)行模式，根據(jù)預(yù)算管理在企業(yè)集團(tuán)中的應(yīng)用要求，一方面，預(yù)算管理要持續(xù)地進(jìn)行預(yù)算編制，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的動(dòng)態(tài)控制，另一方面，又需要實(shí)現(xiàn)多用戶(hù)、不同區(qū)域間的實(shí)時(shí)合作，因此X預(yù)算管理系統(tǒng)采用基于We b的瀏覽器/服務(wù)器模式，用戶(hù)可以隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)登錄到預(yù)算管理系統(tǒng)中，通過(guò)嚴(yán)格的范圍授權(quán)編制自己的預(yù)算計(jì)劃，了解本部門(mén)預(yù)算執(zhí)行信息，及時(shí)在線監(jiān)控，不斷更新預(yù)算數(shù)據(jù)。

（6）權(quán)限控制，功能權(quán)限和數(shù)據(jù)權(quán)限控制很靈活，可以控制不同人具有不同組織范圍、不同數(shù)據(jù)的操作、修改、查看等權(quán)限，從而保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。

（三）X預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP各子系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)集成 X預(yù)算管理系統(tǒng)與E R P各子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫集成連接，集成主要表現(xiàn)在三大方面，第一，將預(yù)算考核數(shù)據(jù)傳到人力資源系統(tǒng)的績(jī)效管理系統(tǒng)；第二，從ERP的各子系統(tǒng)提取實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)作為預(yù)算編制依據(jù)及預(yù)算與實(shí)際數(shù)據(jù)的對(duì)比分析；第三，通過(guò)與ERP各子系統(tǒng)的集成進(jìn)行預(yù)算控制，如圖2所示：

圖2 集成應(yīng)用實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制示例圖

該集成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制的原理如下：（1）與資金計(jì)劃系統(tǒng)的集成，如在預(yù)算系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資金計(jì)劃的編制與執(zhí)行跟蹤，與資金管理系統(tǒng)中的資金計(jì)劃功能信息共享；（2）與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的集成，如與總賬的憑證集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制；（3）與資金結(jié)算系統(tǒng)的集成，如與資金結(jié)算中的收付款申請(qǐng)單進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制；（4）與采購(gòu)管理系統(tǒng)的集成，如與采購(gòu)申請(qǐng)單集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制；（5）與合并報(bào)表系統(tǒng)的集成，如借助合并報(bào)表系統(tǒng)實(shí)際預(yù)算數(shù)的抵銷(xiāo)、合并，從合并報(bào)表系統(tǒng)提取實(shí)際數(shù)。

由此可見(jiàn)，通過(guò)X預(yù)算管理系統(tǒng)與ERP子系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)、采購(gòu)、人力資源等）無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)信息共享，實(shí)現(xiàn)預(yù)算考核與獎(jiǎng)懲掛鉤，可有效降低預(yù)算編制與執(zhí)行過(guò)程中的信息不對(duì)稱(chēng)程度，降低預(yù)算的激勵(lì)不相容程度，有效防止預(yù)算松弛的發(fā)生，達(dá)到提高預(yù)算管理應(yīng)用效果的目標(biāo)。

三、案例分析

（一）案例企業(yè)相關(guān)背景介紹 A集團(tuán)公司是一家跨地域直營(yíng)餐飲連鎖集團(tuán)公司，是國(guó)內(nèi)以鮮釀啤酒為核心、南美烤肉和中西合璧自助餐為輔的連鎖餐飲領(lǐng)導(dǎo)品牌，其以融合世界啤酒文化的純歐式環(huán)境、豐富的產(chǎn)品、現(xiàn)場(chǎng)樂(lè)隊(duì)演奏和高品質(zhì)的服務(wù)，締造了自助餐式休閑餐飲文化。自2004年以來(lái)，A集團(tuán)公司以平均每月新開(kāi)一家餐廳的速度在全國(guó)拓展，營(yíng)業(yè)總面積超過(guò)50000平方米，員工超過(guò)6000人。“統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一價(jià)格、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一形象、統(tǒng)一服務(wù)”的管理方式是連鎖經(jīng)營(yíng)與其他經(jīng)營(yíng)模式的顯著區(qū)別。A集團(tuán)公司設(shè)有進(jìn)行統(tǒng)一采購(gòu)的“采購(gòu)中心”、進(jìn)行統(tǒng)一配送的“物流中心”、進(jìn)行統(tǒng)一加工的“中央工廠”，其總體組織架構(gòu)圖如圖3所示。

隨著A集團(tuán)公司連鎖規(guī)模的逐步擴(kuò)大，A集團(tuán)公司對(duì)采購(gòu)中心、物流配送中心、加工中心以及連鎖門(mén)店的集團(tuán)管控需求日益迫切。預(yù)算作為現(xiàn)代企業(yè)的主要管理工具之一，受到A集團(tuán)公司的青睞。A集團(tuán)公司雖然一直都編制相應(yīng)的預(yù)算，但預(yù)算很難得到有效執(zhí)行。預(yù)算的編制與執(zhí)行基本是脫節(jié)的，是“兩張皮”。花費(fèi)了很多時(shí)間與精力才編制好的預(yù)算，形同虛設(shè)，不能成為A集團(tuán)公司的“硬約束”，預(yù)算松弛問(wèn)題嚴(yán)重，預(yù)算失去其應(yīng)有的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。具體表現(xiàn)出以下問(wèn)題：

（1）缺乏數(shù)據(jù)共享，組織部門(mén)之間的協(xié)作困難。集團(tuán)與各下屬機(jī)構(gòu)、各部門(mén)之間、上級(jí)與下級(jí)員工之間的信息溝通不暢，“討價(jià)還價(jià)”現(xiàn)象普遍。一般情況下，從上一年的10月份開(kāi)始編制預(yù)算，到第2年的2月份預(yù)算指標(biāo)才能正式下達(dá)。預(yù)算編制周期長(zhǎng)、工作量大、效率低、預(yù)算指標(biāo)松弛度高。

圖3 A集團(tuán)公司總體組織架構(gòu)圖

（2）各預(yù)算項(xiàng)目間沒(méi)有形成嚴(yán)格的對(duì)應(yīng)關(guān)系，未形成完整的預(yù)算體系。如出現(xiàn)一些門(mén)店面積大但客流量小的成本費(fèi)用預(yù)算額度大，而另外一些門(mén)店面積小但因地處旺地而客流量大的成本費(fèi)用預(yù)算額經(jīng)常超支。

（3）預(yù)算編制方法不夠完善、隨意性大，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高，如將新開(kāi)門(mén)店的各項(xiàng)預(yù)算照搬臨近門(mén)店，最終因新開(kāi)店的客流遠(yuǎn)遠(yuǎn)不及臨近的老店，使預(yù)算數(shù)據(jù)偏差大，造成資源的浪費(fèi)。

（4）預(yù)算編制完后，預(yù)算調(diào)整很難實(shí)現(xiàn)，基本是一年保持不變，不會(huì)跟著市場(chǎng)環(huán)境的變化而進(jìn)行調(diào)整，給生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策帶來(lái)了許多不便。

（5）預(yù)算沒(méi)有與實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，預(yù)算執(zhí)行與控制能力差。無(wú)法按預(yù)算指標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制與執(zhí)行，預(yù)算跟蹤與分析難以進(jìn)行，缺乏有效手段進(jìn)行預(yù)算事前、事中控制，導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行“兩張皮”，道德風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)預(yù)算松弛很容易發(fā)生，預(yù)算形同虛設(shè)。A集團(tuán)公司的日常業(yè)務(wù)基本不受預(yù)算的控制，都是期末或是年末才能將預(yù)算數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實(shí)際運(yùn)行數(shù)據(jù)進(jìn)行事后對(duì)比分析，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)費(fèi)用超標(biāo)現(xiàn)象。

（6）預(yù)算考核欠周全、公平、公正，沒(méi)有與人力資源的薪酬績(jī)效直接掛鉤，而是事后統(tǒng)計(jì)后再關(guān)聯(lián)，預(yù)算的權(quán)威性不高，影響了員工對(duì)預(yù)算執(zhí)行的主動(dòng)性、積極性，因而道德風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)的預(yù)算松弛現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如A集團(tuán)公司的翻臺(tái)率（每個(gè)用餐時(shí)間段餐桌的平均使用次數(shù)）是各連鎖門(mén)店的重要考核指標(biāo)，但有一些連鎖門(mén)店卻常常虛報(bào)翻臺(tái)率（通常采用的手法是將客人量多的用餐團(tuán)進(jìn)行事后分割，如五人客人團(tuán)，由于餐桌的最大座位量是4人，因此事后人為地在點(diǎn)餐系統(tǒng)中分成二、三人的兩個(gè)餐臺(tái)，而實(shí)際是客戶(hù)自行加座解決的）。

（二）基于ERP的預(yù)算管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)——X預(yù)算管理系統(tǒng)在A集團(tuán)公司的應(yīng)用 A集團(tuán)公司完成了E R P（包括供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)）的實(shí)施工作，開(kāi)始進(jìn)入到系統(tǒng)運(yùn)行使用的穩(wěn)定階段。這為A集團(tuán)公司構(gòu)建基于E R P的預(yù)算管理系統(tǒng)創(chuàng)造了良好的網(wǎng)絡(luò)、硬件與軟件環(huán)境。

至此，A集團(tuán)公司利用X預(yù)算管理系統(tǒng)與E R P各子系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)預(yù)算的編制與審批、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算調(diào)整與追加、預(yù)算分析與預(yù)算考核，降低預(yù)算松弛，提高預(yù)算管理應(yīng)用效果。

（1）建立完整的預(yù)算編制系統(tǒng)，快速、準(zhǔn)確完成全集團(tuán)的預(yù)算編制。借助X預(yù)算管理系統(tǒng)，A集團(tuán)公司按照“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總、歸口審核和綜合平衡”的流程編制年度預(yù)算，總體流程如圖4所示。

圖4 A集團(tuán)公司預(yù)算編制流程圖

A集團(tuán)公司的預(yù)算管理委員會(huì)辦公室根據(jù)預(yù)算大綱在X預(yù)算管理系統(tǒng)中統(tǒng)一制定預(yù)算項(xiàng)目、預(yù)算模板、勾稽關(guān)系及預(yù)算方案后，下發(fā)給各連鎖門(mén)店。各連鎖門(mén)店協(xié)調(diào)各預(yù)算責(zé)任部門(mén)，結(jié)合實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，以收到的預(yù)算模板為基礎(chǔ)編制預(yù)算表，如存在預(yù)算模板中未包括但又是本單位所需的預(yù)算項(xiàng)目，可以進(jìn)行增加，從而達(dá)到上下結(jié)合的預(yù)算編制模式的要求。再由各連鎖門(mén)店的財(cái)務(wù)部進(jìn)行歸口審核形成分預(yù)算草案并上報(bào)。預(yù)算管理委員會(huì)辦公室通過(guò)X預(yù)算管理系統(tǒng)的“組織匯總”和“預(yù)算匯編與分解”功能先進(jìn)行加總再綜合平衡分配。最終編制出集團(tuán)總預(yù)算草案，報(bào)預(yù)算管理委員會(huì)討論修改、確定，由總經(jīng)理提交董事會(huì)。經(jīng)批準(zhǔn)的年度預(yù)算方案下發(fā)給各連鎖門(mén)店。最終實(shí)現(xiàn)了“從下至上、再由上至下”上下結(jié)合的討價(jià)還價(jià)預(yù)算編制過(guò)程。

通過(guò)X預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)，可以采用手工錄入，或按照數(shù)據(jù)格式要求通過(guò)EXCEL導(dǎo)入，還可以通過(guò)基于集成應(yīng)用的“公式取數(shù)”功能復(fù)制ERP中的某個(gè)會(huì)計(jì)年度的實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并通過(guò)設(shè)定系數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出相應(yīng)增長(zhǎng)預(yù)算值。因此，通過(guò)預(yù)算系統(tǒng)與E R P集成應(yīng)用不但可以從ERP中調(diào)出各連鎖門(mén)店的往年實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為各連鎖門(mén)店的預(yù)算編制部門(mén)提供參考數(shù)據(jù)，也可以為審核預(yù)算數(shù)據(jù)時(shí)提供對(duì)比與審核依據(jù)，從而大大降低了預(yù)算編制過(guò)程中預(yù)算松弛問(wèn)題的發(fā)生率。

在X預(yù)算管理系統(tǒng)中，可開(kāi)設(shè)多個(gè)不同期間的預(yù)算方案實(shí)現(xiàn)多套計(jì)劃預(yù)算版本。每一個(gè)預(yù)算方案中，根據(jù)預(yù)算管理范圍的不同，通過(guò)預(yù)算模板建立各種經(jīng)營(yíng)預(yù)算、投資預(yù)算及財(cái)務(wù)預(yù)算，各預(yù)算模板之間可以通過(guò)設(shè)置預(yù)算表鏈接進(jìn)行關(guān)聯(lián)。在同一個(gè)預(yù)算方案中，可以采用在保留歷史預(yù)算的基礎(chǔ)上編制滾動(dòng)預(yù)算，并將實(shí)際數(shù)據(jù)保存在另外的預(yù)算版本（預(yù)算方案）中作為數(shù)據(jù)比較依據(jù)。各種預(yù)算數(shù)據(jù)可以在不同的預(yù)算版本（預(yù)算方案）之間相互拷貝。

在X預(yù)算管理系統(tǒng)中，不同的預(yù)算項(xiàng)目可采用固定預(yù)算、彈性預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算等單個(gè)或是多種方法相結(jié)合的預(yù)算方法。A集團(tuán)公司根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)要求，對(duì)不同的預(yù)算項(xiàng)目靈活地采用了合適的預(yù)算方法。對(duì)于新開(kāi)的連鎖門(mén)店由于無(wú)參考依據(jù)的成本費(fèi)用類(lèi)預(yù)算，可全部采用零基預(yù)算方法，如電話費(fèi)、車(chē)輛使用費(fèi)等。對(duì)于與客流量密切相關(guān)的如營(yíng)業(yè)收入——自助收入，可通過(guò)建立模型函數(shù)關(guān)系實(shí)現(xiàn)彈性預(yù)算。A集團(tuán)公司的餐飲模式是自助餐式，根據(jù)地域的餐飲文化、消費(fèi)水平、顧客類(lèi)型（分為成人、兒童、老人、學(xué)生、教師、軍人、生日者、其他）等因素，確定了各地域的個(gè)人消費(fèi)單價(jià)，如北京的成人消費(fèi)單價(jià)是48元，長(zhǎng)沙的成人消費(fèi)單價(jià)是30元；在個(gè)人消費(fèi)單價(jià)一定的情況下，相關(guān)的連鎖門(mén)店的營(yíng)業(yè)收入——自助收入與客流量存在一定的函數(shù)關(guān)系，因此，A集團(tuán)公司依據(jù)往年的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，綜合季節(jié)氣候、地理位置等因素確定了營(yíng)業(yè)收入與接待客人數(shù)之間的彈性函數(shù)公式，對(duì)營(yíng)業(yè)收入——自助收入項(xiàng)目采用彈性預(yù)算方式。在X預(yù)算管理系統(tǒng)中只需要對(duì)營(yíng)業(yè)收入——自助收入的預(yù)算項(xiàng)目設(shè)置好彈性預(yù)算公式，則在預(yù)算編制時(shí)，接待客人量的預(yù)算數(shù)據(jù)確定后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)彈性公式，計(jì)算出營(yíng)業(yè)收入——自助收入的預(yù)算數(shù)據(jù)，從而在節(jié)省人力的同時(shí)也有效地防止人為因素影響而產(chǎn)生預(yù)算松弛。

A集團(tuán)在X預(yù)算管理系統(tǒng)中，采用多級(jí)工作流審批方式對(duì)預(yù)算表進(jìn)行審批。在預(yù)算審批時(shí)，X預(yù)算管理系統(tǒng)提供預(yù)算修訂的功能，可對(duì)選定的預(yù)算金額進(jìn)行修改和加入審批意見(jiàn)，保存后，預(yù)算表的預(yù)算值立即刷新為最新結(jié)果，并以其他顏色突出顯示。在多級(jí)工作流審批中，每一級(jí)次的審批都會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的勾稽關(guān)系自動(dòng)檢查，符合勾稽關(guān)系的才可以審批通過(guò)，如在資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算表中設(shè)定了“資產(chǎn)合計(jì)項(xiàng)目=負(fù)債合計(jì)項(xiàng)目+所有者權(quán)益合計(jì)項(xiàng)目”的勾稽關(guān)系時(shí)，資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算表審批時(shí)必須符合此勾稽關(guān)系才可以審批通過(guò)。審批完成后，可以追溯查詢(xún)到整個(gè)修改過(guò)程和審批意見(jiàn)。

北京一店2009年度主營(yíng)業(yè)務(wù)收入預(yù)算表如表1所示。

表1 北京一店2009年度主營(yíng)業(yè)務(wù)收入預(yù)算表

［本文系國(guó)家自然科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目《中國(guó)企業(yè)管理會(huì)計(jì)理論與方法研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：71032006）、國(guó)家社科基金項(xiàng)目《節(jié)約型經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)模式下企業(yè)成本管理理論與方法研究》（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：07BJY022）、2008年度教育部直屬高校聘請(qǐng)外籍教師重點(diǎn)項(xiàng)目《節(jié)約型經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)模式下成本管理理論與方法國(guó)際合作研究——基于廣東企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)》（項(xiàng)目號(hào)：外［2007］50）階段性研究成果］

（編輯 熊年春）