鄭州輕工業(yè)學(xué)院人事處 林曉云

高校檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

鄭州輕工業(yè)學(xué)院人事處 林曉云

高校檔案信息管理是一個(gè)集教學(xué)、科研、黨政管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等眾多門(mén)類為一體的綜合性檔案系統(tǒng)。作為重要的檔案信息資源，高校檔案信息管理在我國(guó)的教育事業(yè)中起著至關(guān)重要的作用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)深入到社會(huì)的各個(gè)角落，帶動(dòng)著經(jīng)濟(jì)、文化、教育的快速發(fā)展，給人們的生活、學(xué)習(xí)和工作帶來(lái)了很大的方便。高校檔案信息管理也應(yīng)該適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化這個(gè)大環(huán)境，積極迎接新挑戰(zhàn)，變傳統(tǒng)信息管理模式為現(xiàn)代化新型信息管理模式，積極采用現(xiàn)代化手段，努力提高檔案信息的利用率。

一、高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求

1.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化便于信息的查閱和使用?，F(xiàn)代化的高校檔案管理系統(tǒng)可以讓使用者不受時(shí)間、空間的限制，在任何時(shí)間和地點(diǎn)通過(guò)一臺(tái)電腦即可查閱自己所需要的信息，使檔案信息及時(shí)歸檔，便于利用，使檔案信息所屬人能及時(shí)了解自己的相關(guān)信息。

2.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案信息管理效率的有效手段。高校管理對(duì)象多，且具有一定的流動(dòng)性，比如學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)，教職工的引進(jìn)和調(diào)離等。要想準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)、動(dòng)態(tài)了解這些情況，按照傳統(tǒng)的操作方法不僅程序十分瑣碎，操作起來(lái)工作量大，而且容易出錯(cuò)。而通過(guò)網(wǎng)上計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案信息就能隨時(shí)準(zhǔn)確地輸入、修改、調(diào)用相關(guān)資料信息。

3.高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在一定程度上衡量著一個(gè)國(guó)家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的高低。高校檔案信息雖說(shuō)是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作的原始記錄，表面看來(lái)一切權(quán)限都?xì)w個(gè)人所有，但實(shí)際上我國(guó)《檔案法》嚴(yán)格規(guī)定：人事檔案隸屬國(guó)家，是國(guó)家信息資源的一大組成部分。每位職工的檔案信息都是和自身的利益聯(lián)系在一起的，比如干部的選拔、工資晉級(jí)、職稱評(píng)定、工人技術(shù)考核、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理、教職工離退休手續(xù)辦理等，可以看出，檔案是國(guó)家掌握的最權(quán)威的個(gè)人信息材料。檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，并且在一定程度上衡量著一個(gè)國(guó)家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的高低。

二、建立現(xiàn)代化高校檔案信息管理的步驟

現(xiàn)代化高校檔案信息管理系統(tǒng)的建立需要具備一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和人力資源基礎(chǔ)，且應(yīng)該以新系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用為建立系統(tǒng)的核心任務(wù)。具體步驟主要包括以下幾個(gè)方面。

1.高校檔案管理系統(tǒng)需求分析和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。檔案管理系統(tǒng)需求分析是高校檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的第一步，也是至關(guān)重要的一步。軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員在這一過(guò)程中起著非常重要的作用，他們需要全方位地了解整個(gè)人事檔案工作的流程。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與軟件開(kāi)發(fā)人員積極配合，把軟件需要實(shí)現(xiàn)的各項(xiàng)功能詳細(xì)、認(rèn)真地講解給軟件開(kāi)發(fā)人員。在已有數(shù)據(jù)被導(dǎo)入系統(tǒng)之前，檔案管理人員需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真地整理。人事處的已有數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括教職工的基本信息和人事檔案歸檔信息，因此需要檔案管理人員采集人事基本信息和人事檔案歸檔信息中的數(shù)據(jù)并進(jìn)行整理。

2.檔案信息管理人員的培訓(xùn)和系統(tǒng)的試運(yùn)行。首先，在完成基本的檔案管理系統(tǒng)編碼后，檔案信息管理人員就要把修改整理后的原始數(shù)據(jù)按照軟件開(kāi)發(fā)人員的要求錄入新的檔案管理系統(tǒng)中。其次，需要對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行新系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，以使他們充分認(rèn)識(shí)和了解整個(gè)系統(tǒng)操作過(guò)程中的相關(guān)注意事項(xiàng)，便于今后的實(shí)際操作。最后，對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行試運(yùn)行。這一過(guò)程需要有軟件開(kāi)發(fā)人員的指導(dǎo)和配合，使檔案信息管理人員對(duì)系統(tǒng)的工作流程有一個(gè)更加全面深入地了解，并基本上掌握整個(gè)系統(tǒng)的具體操作方法，以減少今后操作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.系統(tǒng)的正式完善和運(yùn)行。任何系統(tǒng)的建立都不可能完美無(wú)缺，在試運(yùn)行的過(guò)程中肯定會(huì)出現(xiàn)一些預(yù)先沒(méi)考慮周全或者設(shè)計(jì)不合理等方面的問(wèn)題，這就需要檔案管理人員及時(shí)反饋問(wèn)題并配合軟件開(kāi)發(fā)人員對(duì)系統(tǒng)做進(jìn)一步地維修和完善。在試運(yùn)行一段時(shí)間后，沒(méi)有出現(xiàn)問(wèn)題就可以開(kāi)始正式的系統(tǒng)運(yùn)行。在做好后期的維護(hù)和升級(jí)工作的同時(shí)，還要根據(jù)實(shí)際工作情況在使用過(guò)程中對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和改善，使系統(tǒng)更加完善，為檔案管理工作發(fā)揮更大的作用，使檔案管理工作高效、快捷、順利地進(jìn)行。

三、建立高校檔案信息系統(tǒng)需要注意的問(wèn)題

1.要結(jié)合高校數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。高校的人事檔案管理系統(tǒng)雖說(shuō)可以獨(dú)立開(kāi)發(fā)，但在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化普及加快的今天，如果結(jié)合高校信息化建設(shè)的總體布局來(lái)開(kāi)發(fā)將會(huì)使檔案管理系統(tǒng)更加完善。它可以使人事檔案管理業(yè)務(wù)充分結(jié)合高校人事管理工作流程，更好地保證人事信息的準(zhǔn)確性和完整性，大大提高工作效率，避免相關(guān)數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入。

2.利用高校人事部門(mén)現(xiàn)有的資源進(jìn)行檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。高校人事部門(mén)的現(xiàn)有資源包括資金、系統(tǒng)數(shù)據(jù)和工作人員等，其中系統(tǒng)數(shù)據(jù)和工作人員是整個(gè)檔案管理工作中至關(guān)重要的因素，需要不斷加以整合和充分利用。高校人事處一般包括教職工的基本信息、師資、勞資等，新的人事檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)后要將這些信息整合進(jìn)來(lái)，此時(shí)檔案管理系統(tǒng)就可以充分把這些數(shù)據(jù)利用起來(lái)。在整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中需要大量的人力，如果僅依靠管理人員是無(wú)法完成的，這就需要把人事部門(mén)的現(xiàn)有人員調(diào)動(dòng)起來(lái)，使他們發(fā)揮自己的特長(zhǎng)，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中承擔(dān)起一定任務(wù)，高效、高質(zhì)量地完成人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)。

3.注意人事檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性。首先，現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案工作提供了高效、快捷的管理方式，同時(shí)也帶來(lái)了一定的安全隱患。因此，在檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，既要有一套科學(xué)、規(guī)范的規(guī)章制度來(lái)保證人事檔案的安全，還要對(duì)用戶的管理實(shí)施一定的權(quán)限，建立一套嚴(yán)格的用戶管理機(jī)制。其次，現(xiàn)在一些高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏一定的安全意識(shí)，任何由于個(gè)人的疏忽而造成人事信息的丟失或泄漏都會(huì)給檔案管理工作造成極大的損失。所以，對(duì)高校檔案管理人員進(jìn)行檔案工作安全性教育是高校人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)所在，也是必須加以實(shí)施的重要工作，使管理人員在工作中不斷提高安全意識(shí)。第三，在管理中還應(yīng)該對(duì)高校人事檔案管理的相關(guān)政策加以系統(tǒng)研究，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密保護(hù)功能，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密，進(jìn)一步鞏固人事檔案資料的安全性。最后，電子檔案的管理在保護(hù)環(huán)境和手段上都有一定的要求，因此，檔案管理人員要做好防護(hù)工作，預(yù)防病毒侵入，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案資料的保密性、安全性研究，最好對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行電子備份，確保檔案資料的安全和完整。

4.強(qiáng)化人事檔案管理的法規(guī)建設(shè)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，一定的法律法規(guī)能協(xié)調(diào)管理部門(mén)與形成檔案的個(gè)人之間的關(guān)系，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。只有在相應(yīng)的法律法規(guī)的保護(hù)下，人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)才能安全順利地進(jìn)行。因此，高校應(yīng)建立健全人事檔案管理工作規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有章可循。其次，人事檔案管理人員是信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，其專業(yè)素質(zhì)的提高是信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。這就需要高校建立一支熟悉檔案管理工作流程，人員穩(wěn)定、專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的檔案工作隊(duì)伍。管理人員不僅要精通檔案管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該不斷拓展自己的知識(shí)面，熟練掌握檔案管理理論和其他相關(guān)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作技能，甚至還要具備較高的英語(yǔ)水平等，從各個(gè)方面不斷提高自身的綜合素質(zhì)?？傊?，信息時(shí)代對(duì)高校檔案管理人員提出了更高的要求，只有檔案管理人員素質(zhì)不斷提高，才能讓檔案管理工作高效、快捷、順利地進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

綜上，現(xiàn)代化的人事檔案管理模式是高校教育發(fā)展的必然趨勢(shì)，但人事檔案基礎(chǔ)工作也不能有絲毫松懈。制度的不斷完善、內(nèi)容的適時(shí)更新、服務(wù)質(zhì)量的提高都要達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。而現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案是最真實(shí)、最永久、最具法律效應(yīng)的真憑實(shí)據(jù)，每個(gè)檔案管理者及每一位檔案擁有者都要珍視。只有建設(shè)好現(xiàn)代化的高校檔案信息管理系統(tǒng)，才能使高校的發(fā)展跟上現(xiàn)代化的步伐，為高校的繁榮發(fā)展提供服務(wù)。