于馨穎

（鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210049）

關(guān)于加強(qiáng)民辦高校檔案管理工作的思考

于馨穎

（鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 南京 210049）

隨著我國高等教育改革的不斷深入，民辦高校獲得了蓬勃的發(fā)展，原先不被關(guān)注的檔案管理的重要性日益突現(xiàn)，已成為擺在民辦高校檔案工作者面前的重要課題。文章從民辦高校檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，簡略分析檔案意識淺薄、管理制度不健全、管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后以及管理方式落后等存在的不足，在此基礎(chǔ)上提出了完善檔案管理工作的對策和建議。

高等教育；民辦高校；檔案；管理

一、民辦高校檔案管理工作的重要性和必要性

我國民辦高等教育歷經(jīng)20余年的發(fā)展，目前，民辦高校作為高校的辦學(xué)實(shí)體，在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會服務(wù)三大功能方面發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)作用，它是民辦高校提升辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)層次的基本保障。近年來，民辦高校在不斷完善專業(yè)建設(shè)和教學(xué)改革工作的同時，大力推進(jìn)檔案管理工作，不僅是學(xué)校自身發(fā)展的需要，也是社會對高素質(zhì)技能型專門人才的需求。當(dāng)前，高等教育早已突破了傳統(tǒng)的辦學(xué)模式和體制，已經(jīng)逐步向多元化和社會化方向發(fā)展，出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次的多元化，尤其是現(xiàn)在出現(xiàn)了社會力量集資辦學(xué)等民辦高校，推行民辦高校特有的管理體制。民辦高校在其辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大過程中形成許多記錄辦學(xué)發(fā)展歷程的檔案。民辦高校所產(chǎn)生的檔案，是學(xué)院的教學(xué)科研、學(xué)生管理、后勤保障以至財務(wù)管理等一切活動的最真實(shí)、最原始的記錄，這些記錄在學(xué)校改革發(fā)展和各項(xiàng)活動開展過程中發(fā)揮著不可替代的借鑒、憑證和依據(jù)作用。相反，由于部分民辦高校的檔案管理工作起步較晚，沒有配備專職的檔案管理員隊(duì)伍，檔案制度不夠健全，導(dǎo)致民辦高校的檔案管理滯后于發(fā)展的需要，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的步伐。因此，加快推進(jìn)民辦高校檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化已顯得十分重要和必要。［1］

二、民辦高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行，為民辦高校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)，奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)，同時也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍，民辦高校的檔案建設(shè)也因此取得了重大的成就。在檔案管理工作方面，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的意識日漸增強(qiáng)，學(xué)院各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高；檔案隊(duì)伍在逐年壯大，素質(zhì)也在不斷提高。但從整體上看，目前民辦高校檔案管理工作無論是管理機(jī)制、管理手段，還是開發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與民辦高校教育事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷地加強(qiáng)和改進(jìn)。問題集中表現(xiàn)在以下幾方面：

1.檔案管理意識淡薄，對檔案管理認(rèn)識不足

長期以來，一些民辦高校領(lǐng)導(dǎo)始終堅持高等學(xué)校的中心任務(wù)是教書育人，大力培養(yǎng)技能型人才。對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，沒有把學(xué)校檔案管理工作提上重要議事日程，對檔案工作沒有給予足夠的重視和支持，對本單位檔案管理工作存在的問題解決不得力。這其中主要是由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的意識淺薄，致使民辦高校檔案管理人員職責(zé)不清，加上檔案管理人員長期處于多頭的工作環(huán)境中，嚴(yán)重影響了民辦高校檔案管理工作的順利發(fā)展［2］。

2.檔案管理制度不健全，職責(zé)不明確

要搞好民辦高校的檔案管理工作，必須依法管檔，并且有切實(shí)可行的制度做保障。在安排整體工作時，學(xué)校必須把檔案管理作為重要的一項(xiàng)加以研究布置和實(shí)施，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，分工明確，責(zé)任到人，嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，規(guī)范各類檔案的分類和管理。然而，目前的狀況是檔案管理制度尚不健全，檔案工作尚未走上規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的軌道，檔案工作無章可循，無法可依。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

民辦高校的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，很少有機(jī)會接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，工作起來往往分身無術(shù)。相關(guān)數(shù)據(jù)表明，檔案管理人員中雖然具有本科以上學(xué)歷的人數(shù)也在逐年增加，但是，具有檔案專業(yè)的專職管理人員也只占18%，這使檔案專業(yè)工作方面面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，因?yàn)橹挥懈咚刭|(zhì)的專業(yè)人才才能提升檔案管理工作的專業(yè)化水平［3］，而部分民辦高校檔案管理部門兼職檔案員更是形同虛設(shè)，沒有能真正履行其職責(zé)。這客觀上對民辦高校檔案管理工作造成了很大影響，嚴(yán)重制約了民辦高校檔案管理和建設(shè)工作的順利、有序開展。

4.檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后

隨著新時期高校檔案工作要求的不斷提高，對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也提出了更高的要求。就目前而言，與預(yù)期的要求相比，部分民辦高校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，適宜安全保存檔案的專門檔案室嚴(yán)重缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施不足；適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位。檔案室面積較小、檔案存放設(shè)備老化和損壞等現(xiàn)象仍然存在。

5.檔案管理方式落后，信息化管理手段運(yùn)用很少

目前，許多民辦高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，這種方式已經(jīng)脫離新時期高校檔案管理的新模式，難以適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的要求；現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中。檔案管理很難為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的服務(wù)。有的學(xué)校盡管建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫，但多僅限于簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還沒有實(shí)現(xiàn)較高水平的數(shù)字化管理，難以開展整體信息資料的開發(fā)與利用［4］。

民辦高校檔案工作存在的這些問題，究其原因是多方面的，但筆者認(rèn)為最主要的原因是以下幾點(diǎn)：首先是認(rèn)識不到位，重視不夠。表現(xiàn)在部分民辦高校對檔案在學(xué)校工作中的功能和作用認(rèn)識不足，沒有充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源，檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。其次是檔案建設(shè)投入不足，在高等教育快速發(fā)展的今天，各學(xué)校在發(fā)展過程中面臨許多困難，需要經(jīng)費(fèi)投入的地方很多，對檔案建設(shè)投入相對較少，致使檔案建設(shè)中許多應(yīng)該解決的問題，得不到及時解決，從而使得檔案建設(shè)跟不上學(xué)院發(fā)展的步伐。

三、提高民辦高校檔案管理工作水平的對策

1.強(qiáng)化檔案管理意識，提高對檔案工作的認(rèn)識

首先，民辦高校的領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視和加強(qiáng)對自身檔案建設(shè)和管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把民辦高校檔案工作當(dāng)成衡量教學(xué)質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志。學(xué)院要有專人分管檔案工作，院領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作列入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃，并在管理制度、工作程序等方面采取有利措施，切實(shí)解決檔案工作中存在的突出問題；其次，要強(qiáng)化整個民辦高校全體教師的檔案意識，通過會議、專題討論、宣傳欄、培訓(xùn)班等多種形式宣傳，使全體教師充分認(rèn)識到檔案工作的重要性。

2.健全檔案管理制度，明確職責(zé)

民辦高校檔案部門要在上級主管部門及分管院長領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》結(jié)合學(xué)院實(shí)際，制定本校檔案管理人員崗位目標(biāo)責(zé)任制，把完整的系統(tǒng)的收集整理檔案工作，納入檔案管理專職人員的崗位責(zé)任制，并與年終考核、獎懲、職稱評定掛鉤。充分調(diào)動檔案管理工作人員的積極性和創(chuàng)造性，推動學(xué)院檔案管理工作整體向前發(fā)展。

3.加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

要搞好民辦高校檔案工作，建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)精良的專兼職檔案管理隊(duì)伍是搞好檔案管理工作的重要前提。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。提升民辦高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要增強(qiáng)民辦高校專職檔案管理員的責(zé)任意識、使命意識、奉獻(xiàn)精神和敬業(yè)精神。因此，檔案管理專職人員需要定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識理論，學(xué)會建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備來提高檔案管理水平，使學(xué)院的檔案工作能夠跟上辦公自動化步伐，為學(xué)院教學(xué)科研和其他工作服務(wù)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還應(yīng)要求檔案管理人員真正堅持“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念［5］。另外，民辦高校領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、理解檔案管理人員的工作，在評優(yōu)、職稱評定和職務(wù)晉升等方面適當(dāng)給予傾斜，激發(fā)民辦高校專職檔案管理人員的工作積極性和上進(jìn)心。

4.改善檔案建設(shè)設(shè)施條件，提升檔案管理信息化水平

在檔案工作納入學(xué)院整體規(guī)劃后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理所需經(jīng)費(fèi)、設(shè)備和庫房等問題，積極改善檔案人員工作條件和工作環(huán)境，保證檔案工作順利開展。在硬件條件具備的情況下，更重要的是檔案專業(yè)人員要組建檔案管理的軟件環(huán)境，即建立檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣才能使檔案進(jìn)入現(xiàn)代化管理。檔案人員應(yīng)全面掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用文檔一體化把上級來文和學(xué)院形成的文件直接進(jìn)入檔案館數(shù)據(jù)庫，減少檔案信息的重復(fù)錄入工作；其次，對檔案館收集到的各種檔案如文書、聲像和圖片等進(jìn)行數(shù)字化處理，一并存入數(shù)據(jù)庫，并對庫存的各種信息進(jìn)行分級、分類管理，積極公布一些共享信息，為不同用戶提供所需信息。另外，檔案人員要能夠積極利用現(xiàn)代化管理?xiàng)l件和方法，有效開發(fā)學(xué)校檔案信息資源，充分挖掘和利用本校檔案的價值。

四、結(jié) 語

開展好檔案管理工作，積極為民辦高校的教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)，是每個民辦高校檔案工作者和檔案相關(guān)人員義不容辭的責(zé)任，新時期民辦高校的改革和發(fā)展，也為檔案管理工作開辟了更加廣闊的發(fā)展空間，民辦高校檔案管理人員應(yīng)積極提高檔案意識，不斷提升綜合素質(zhì)，探索新的檔案管理方法和模式，更好更充分地為民辦高校事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

［1］郭力喜.論民辦高校檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作［J］.廣西城市職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2010，（7）.

［2］茹仙古麗·尤努斯.關(guān)于加強(qiáng)高校檔案管理工作的思考［J］.百家論壇，2010，（7）：142-146.

［3］謝俊英.對高校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.北京電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2010，（7）：43-44.

［4］孫立霞.如何加強(qiáng)高校檔案管理工作［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2010，（7）：114-115.

［5］蓉捷英.試論高校檔案管理工作［J］.湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2010，（2）：151-152.

2011-02-08

于馨穎（1980-），女，鐘山職業(yè)技術(shù)學(xué)院，助理館員，研究生，主要研究方向：檔案管理。