楊新春，葛宏偉，孫學(xué)通

(江蘇技術(shù)師范學(xué)院 a.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估處;b.教務(wù)處，江蘇 常州 213001))

高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè):問題與解決路徑探析

楊新春a，葛宏偉b，孫學(xué)通b

(江蘇技術(shù)師范學(xué)院 a.教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控與評估處;b.教務(wù)處，江蘇 常州 213001))

教務(wù)秘書工作是高校教學(xué)管理中的一個重要環(huán)節(jié)。分析了當(dāng)前教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)中存在的問題，從優(yōu)化頂層設(shè)計、提高準(zhǔn)入門檻、加強(qiáng)培訓(xùn)、改革管理模式、完善機(jī)制等諸方面提出了建議與對策。

教務(wù)秘書;問題;對策

高校管理工作中，教學(xué)管理是不容忽視的重要一環(huán)。原教育部部長周濟(jì)在“第二次全國普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作會議上的講話”中指出:教學(xué)管理是提高教學(xué)質(zhì)量的保證，要從嚴(yán)治教，強(qiáng)化管理，確保正常的教學(xué)秩序。教務(wù)秘書作為最基層的管理人員，是教學(xué)單位管理工作的具體實(shí)施者，在整個教育循環(huán)系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用。目前，我國高等教育已經(jīng)從“精英”教育轉(zhuǎn)向了“大眾化”教育階段，如何打造一支教育理念先進(jìn)，管理水平高的教學(xué)管理隊(duì)伍，是一個亟待研究的課題。

1 高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)存在的問題

1.1 “頂層設(shè)計”理念存在缺陷

教務(wù)秘書的工作幾乎涉及院系教學(xué)管理的各個方面，教學(xué)管理工作以每個專業(yè)的不同年級，每門課程的不同學(xué)年、每學(xué)期的各個階段為周期不停地運(yùn)作。無論是常規(guī)性或臨時性的管理工作，都要求在明確的時限內(nèi)完成，且許多工作都要落實(shí)到具體的人和物，工作量和工作難度較大。長期以來，高校對教學(xué)管理隊(duì)伍的重視程度和建設(shè)力度不夠，忽視教學(xué)管理人員的培養(yǎng)提高。《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見》(教社政［2005］2號)、《普通高等學(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定》文件下發(fā)后，高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)力度明顯增強(qiáng)。但是，學(xué)校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)在一些高校卻一直得不到重視，存在學(xué)校管理“頂層設(shè)計”的缺陷，教學(xué)管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀不容樂觀。

1.2 教務(wù)秘書門檻設(shè)置過低

高?，F(xiàn)有從事教務(wù)秘書工作的人員中，具備相關(guān)專業(yè)背景，既懂教育又會管理的人才少之又少。許多高校工作崗位審定具有隨意性，并未根據(jù)教務(wù)管理的專業(yè)需求擇人。部分高校教務(wù)秘書學(xué)歷不高，有些甚至未接受過正規(guī)高等教育，僅僅是中專畢業(yè)生或者參加成人教育考試的畢業(yè)生，教育科研能力不強(qiáng)。教學(xué)秘書的來源也比較復(fù)雜，有的是院校合并而來，有的是本校畢業(yè)留校，有的是學(xué)校引進(jìn)高層次人才帶來的家屬。尤其許多民辦院校從降低成本考慮，聘請公辦高校退休老教師、干部擔(dān)任教務(wù)管理人員。許多教務(wù)秘書所學(xué)專業(yè)并非所屬學(xué)院專業(yè)，對于本學(xué)院專業(yè)不了解，難以進(jìn)行深入的調(diào)研論證。這些原因?qū)е陆虅?wù)管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不合理，整體文化素質(zhì)不高，欠缺教務(wù)秘書必備的基本技能如:文字表達(dá)、計算機(jī)操作能力等，且不熟悉高等教育規(guī)律和教育教學(xué)管理理論。在高等教育改革不斷深入發(fā)展的今天，依然采用傳統(tǒng)的管理方法，不能與時俱進(jìn)，造成工作效率低下，工作效果不佳，不能在本學(xué)院專業(yè)建設(shè)中發(fā)揮作用。

1.3 教務(wù)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，流動性大

教務(wù)秘書在教學(xué)計劃的執(zhí)行過程中起著不可忽視的作用。實(shí)踐證明，教務(wù)秘書的工作業(yè)務(wù)性強(qiáng)，要有效地組織教學(xué)，并非人人都可勝任。要能較好地勝任教務(wù)秘書的工作，至少需要1年左右的適應(yīng)過程。因此，工作人員的相對穩(wěn)定就顯得相當(dāng)重要。相對于其他管理崗位而言，教務(wù)秘書承擔(dān)著教務(wù)管理、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、成績管理、教學(xué)檔案管理等事務(wù)性工作，工作量大，瑣碎易出錯、不被重視、工資待遇低，導(dǎo)致部分教務(wù)秘書沒有工作熱情，不能積極投入到教學(xué)管理事務(wù)中去。有一定學(xué)歷或有一定能力的教務(wù)秘書都不愿長期從事此項(xiàng)工作，或轉(zhuǎn)為教師或到其他崗位。人員的頻繁變動，直接導(dǎo)致教學(xué)管理水平的下降。同時，從事教務(wù)秘書工作往往以女性居多，面臨生育及承擔(dān)家庭事務(wù)的現(xiàn)實(shí)，隊(duì)伍不穩(wěn)定。人員的快速流動和頻繁更換，對于實(shí)施教學(xué)計劃，保證教學(xué)質(zhì)量極為不利。

1.4 成長渠道與激勵機(jī)制不健全

教務(wù)秘書的工作十分辛苦，實(shí)行學(xué)分制后，管理內(nèi)容與形式發(fā)生了很大變化，教務(wù)秘書肩上的擔(dān)子更為沉重，但其在高校教務(wù)管理工作中的地位和作用卻沒有得到重視。主要表現(xiàn)在:1)人事編制不合理。有的院系不設(shè)置教務(wù)秘書專職崗位，有的只設(shè)一個崗位，既是院系辦公室主任或行政秘書又兼教務(wù)秘書，有的甚至聘任臨時工來擔(dān)任教務(wù)秘書的工作。這樣既不利于教務(wù)秘書將全部精力投入到教學(xué)管理工作中，也難以保證教務(wù)秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)的時間和精力，不能適應(yīng)教學(xué)改革和現(xiàn)代化管理手段的要求。2)培訓(xùn)機(jī)會少，成長管理機(jī)制不健全。教務(wù)秘書日常工作繁雜，任務(wù)重，很難有獨(dú)立學(xué)習(xí)的機(jī)會。而學(xué)校針對教務(wù)秘書的培訓(xùn)計劃如:入職崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)、相關(guān)研討會或者專題講座較少，造成教務(wù)秘書思想觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平不高，難以緊跟教務(wù)管理發(fā)展的步伐，走入了停滯發(fā)展的死胡同。3)考核激勵機(jī)制不健全。在同等學(xué)歷條件下，教務(wù)秘書晉升職稱、職務(wù)比其它崗位難，特別是與輔導(dǎo)員、機(jī)關(guān)重要部門相比更難。在有的學(xué)校，秘書甚至不能評職稱。同時，對教務(wù)秘書設(shè)置的獎勵項(xiàng)目過少甚至沒有，導(dǎo)致人員缺乏工作積極性，教務(wù)秘書崗位成了“人見人躲”的崗位。

1.5 管理模式不科學(xué)，責(zé)任感缺失

教務(wù)秘書屬于專職教學(xué)管理干部，實(shí)行教務(wù)處和學(xué)院雙重管理，其行政上受所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處指導(dǎo)。教務(wù)秘書處在學(xué)院和教務(wù)處的夾心層，地位十分尷尬。如:院系教師上交材料至教務(wù)處，教務(wù)秘書基本上囫圇上交，對材料的文字不進(jìn)行任何校對和編輯，因?yàn)樵合到處煵蛔尳虅?wù)秘書輕易修改自己的材料，致使上交的材料病句、錯字連篇，格式五花八門，院系初審這個環(huán)節(jié)基本上形同虛設(shè)。由于教務(wù)秘書既要完成教務(wù)處交辦的任務(wù)，又不敢得罪院系教師，特別是教授們，只能如此。

2 加強(qiáng)高校教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)的路徑探析

2.1 提高認(rèn)識，優(yōu)化頂層設(shè)計

為了保證高校教育質(zhì)量，教育主管部門應(yīng)該出臺相應(yīng)的文件，從制度層面對教務(wù)秘書隊(duì)伍的建設(shè)進(jìn)行約束與規(guī)定，同時應(yīng)加強(qiáng)對文件執(zhí)行情況的監(jiān)督。高校領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，加大對教學(xué)管理隊(duì)伍的重視程度和建設(shè)力度。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視教務(wù)秘書隊(duì)伍的建設(shè)，設(shè)置專職教務(wù)秘書，以人為本，將建立一支高效、精干、綜合素質(zhì)強(qiáng)的教學(xué)管理隊(duì)伍作為學(xué)校工作的重點(diǎn)。

2.2 提高教務(wù)秘書門檻，做到“能者居之”

高校要摒棄那種教務(wù)秘書“人人都可干，人人能干好”的錯誤理念，制定嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，通過教職工全員競聘，把思想素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有奉獻(xiàn)精神的人充實(shí)到教務(wù)秘書隊(duì)伍中。及時吸引優(yōu)秀人才從事教學(xué)管理工作，重點(diǎn)引進(jìn)懂得教育規(guī)律，擅長管理的人才充實(shí)教務(wù)管理隊(duì)伍。要加大引進(jìn)、培養(yǎng)人才的力度，合理地使用好人才，建立一支年齡結(jié)構(gòu)合理、知識結(jié)構(gòu)優(yōu)化的教學(xué)管理隊(duì)伍。

2.3 開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)及理論研究，提高管理水平

逐步完善有利于教務(wù)秘書隊(duì)伍成長的管理機(jī)制，采取多種方式加強(qiáng)對教務(wù)秘書的職業(yè)培訓(xùn)。一是通過有計劃送培或在職進(jìn)修，邀請知名教育管理學(xué)專家講課或作專題講座，出席高層次教學(xué)管理工作研討會，舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等活動，擴(kuò)大其視野，不斷提高思想政治素質(zhì)、管理水平和業(yè)務(wù)能力。二是抓好教務(wù)秘書在職攻讀學(xué)位的工作，不斷提升高學(xué)歷人員比例。三是對新進(jìn)的教務(wù)秘書進(jìn)行教育教學(xué)文件、制度的專項(xiàng)培訓(xùn)。四是加強(qiáng)計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)隨學(xué)分制而來的高校教務(wù)管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的要求。

制定政策鼓勵教務(wù)秘書開展教學(xué)管理及改革的研究，對在教學(xué)管理理論和教學(xué)管理改革研究中取得成果的，特別是對將研究成果應(yīng)用于教學(xué)改革實(shí)踐并起到重大推動作用的給予重獎。

2.4 改革管理體制，建立教務(wù)秘書管理新模式

現(xiàn)有的雙重管理體制限制了教務(wù)秘書工作積極性的發(fā)揮，可將教務(wù)秘書納入教務(wù)處統(tǒng)一管理，視作學(xué)校機(jī)關(guān)管理人員的分支。各院系教務(wù)秘書與教務(wù)處相關(guān)工作人員在一定期限內(nèi)可以輪崗，在較大的學(xué)院也可以設(shè)立教學(xué)管理辦公室，由教務(wù)處直接領(lǐng)導(dǎo)。這樣不僅理順了教務(wù)處、院系、教務(wù)秘書三者之間的關(guān)系，提高了教務(wù)秘書的地位，對于增強(qiáng)其工作熱情大有裨益;而且，通過輪崗，教務(wù)秘書的工作技能以及業(yè)務(wù)熟悉面也大為擴(kuò)展，更加明確教務(wù)秘書的職、責(zé)、權(quán)，授予教務(wù)秘書相應(yīng)的管理權(quán)，提高教務(wù)秘書的工作效率。

2.5 完善激勵機(jī)制，健全評價考核體系

根據(jù)激勵理論，激勵的目的在于激發(fā)人的正確行為動機(jī)，調(diào)動人的積極性和創(chuàng)造性，以充分發(fā)揮人的智力效應(yīng)，做出最大成績。為此，要制定合理的政策，使教務(wù)秘書在職稱、職務(wù)的晉升方面享受同等待遇，甚至有所傾斜。如:每年在教育管理研究系列副高級職稱名額中分配固定數(shù)額用于教務(wù)秘書的職稱評審。將教學(xué)管理成果與科研成果同等對待、同等獎勵。在獎金待遇等方面應(yīng)對教務(wù)秘書有所傾斜，提高教務(wù)秘書參與評選校級優(yōu)秀的比例，適當(dāng)考慮教務(wù)秘書的名額分配，適當(dāng)增加相關(guān)評選獎勵項(xiàng)目，如“十佳教務(wù)秘書”、“教學(xué)管理先進(jìn)個人”、“省級教學(xué)管理先進(jìn)個人”，并加大物質(zhì)獎勵力度，以激發(fā)教務(wù)秘書的工作積極性。同時教育主管部門應(yīng)加大考核監(jiān)督力度，將高校對教務(wù)秘書的重視度作為考核高校發(fā)展的重要指標(biāo)之一。

應(yīng)建立靈活、合理、人性化的教務(wù)秘書工作科學(xué)評價機(jī)制，設(shè)計出科學(xué)、規(guī)范的考核標(biāo)準(zhǔn)。建立健全工作績效考核評價制度，確立績效目標(biāo)，加強(qiáng)績效考評過程，注重考評結(jié)果的反饋與運(yùn)用。堅持平時考評與年終考評相結(jié)合，定性考評與量化打分相結(jié)合，內(nèi)部考評與外部考評相結(jié)合，領(lǐng)導(dǎo)考評與群眾考評相結(jié)合。應(yīng)將服務(wù)對象的滿意度納入考評當(dāng)中，強(qiáng)化教務(wù)秘書的服務(wù)意識。同時將考評結(jié)果與獎懲、職稱評定、職位晉升相掛鉤，增強(qiáng)教務(wù)秘書之間的競爭意識，形成一種積極向上努力進(jìn)取的工作氛圍。

3 結(jié)語

高校及其主管部門應(yīng)高度重視教務(wù)秘書隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化頂層設(shè)計，嚴(yán)格準(zhǔn)入制度，積極創(chuàng)造機(jī)會大力開展教務(wù)秘書培訓(xùn)及理論研究，更新管理模式，將教務(wù)秘書納入教務(wù)處統(tǒng)一管理，完善相應(yīng)的激勵獎勵機(jī)制。大力提倡教務(wù)秘書主動參與各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代教育管理方法和手段，強(qiáng)化責(zé)任意識，自覺提高整體素質(zhì)。力求在當(dāng)今高等教育事業(yè)迅速發(fā)展的形勢下，建設(shè)一支適應(yīng)教育教學(xué)改革現(xiàn)實(shí)，適應(yīng)高校教務(wù)管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展趨勢和要求的教務(wù)秘書隊(duì)伍，為確保高校正常的教學(xué)秩序，不斷提高教學(xué)質(zhì)量作出積極的貢獻(xiàn)。

［1］黃萍.影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素分析及對策［J］.華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2001，7(2):66-69.

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［3］劉詩波，杜偵.對高職院校教務(wù)管理的調(diào)查及對策［J］.職教論壇，2005(15):56-59.

［3］王學(xué)軍，陳武.激勵理論與實(shí)務(wù)技巧探討［J］.武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2006，5(1):61-64.

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［5］趙雷.高校外籍教師管理中應(yīng)用激勵理論的探析［J］.邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2010(12):185-186.

［6］韓紅江.關(guān)于高校教務(wù)管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.中國成人教育，2010(16):26-27.

Development of Teaching Affair Secretaries Team in Colleges:Problems and Solutions

YANG Xinchuna，GE Hongweiband SUN Xuetongb
(a.Teaching Quality Supervision Office;b.Teaching affairs office，Jiangsu Teachers University of Technology，Changzhou 213001，China)

In colleges and universities，the teaching affair secretaries play an important role.This article analyzes the problems in the team building of teaching affair secretaries，and puts forward the corresponding suggestions to enhance and promote the developmentofsecretary teams from qualification，training，team management，etc.

Teaching affair secretaries;training;team management

G471.7

A

1008-5440(2011)04-0064-03

2011-11-21

楊新春(1983-)，男(漢族)，安徽廣德人，助教，碩士，研究方向:高校教育管理。

葛宏偉(1982-)，男(漢族)，山東鄒城人，助理研究員，碩士，研究方向:高校教育管理。