田超

(陜西師范大學(xué)，西安710062)

新時(shí)期加強(qiáng)高校辦公室工作執(zhí)行力的思考

田超

(陜西師范大學(xué)，西安710062)

高校辦公室隊(duì)伍建設(shè)滯后，工作職能錯(cuò)位等因素影響其工作執(zhí)行力，應(yīng)爭取院方及內(nèi)部各部門的支持，強(qiáng)化制度建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)和信息管理工作，努力提高高校辦公室的執(zhí)行力.

高校;辦公室;工作執(zhí)行力;制度建設(shè);隊(duì)伍建設(shè)

高校辦公室是高等院校的綜合性管理部門，既是學(xué)校管理的中杻機(jī)構(gòu)，又是學(xué)校對(duì)外的窗口部門，既要參與政務(wù)、又要管理事務(wù)，還要搞好服務(wù)［1］，工作任務(wù)細(xì)密繁雜，工作內(nèi)容千頭萬緒，是承上啟下、溝通左右的橋梁和紐帶.本文結(jié)合個(gè)人多年來在高校辦公室工作的實(shí)際情況，試從強(qiáng)化制度建設(shè)、隊(duì)伍培養(yǎng)及信息管理層面分析探求提升高校辦公室工作執(zhí)行力的有效途徑.

一、當(dāng)前影響高校辦公室工作執(zhí)行力提升的不利因素

1.辦公室隊(duì)伍建設(shè)的相對(duì)滯后，形成辦公室執(zhí)行力提升的制約“瓶頸”.這在實(shí)際工作中，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是辦公室工作人員的選拔機(jī)制欠缺，工作隊(duì)伍難以穩(wěn)定.選拔辦公室工作人員常常囿于甄選人員的專業(yè)素養(yǎng)，因人設(shè)崗而非因事設(shè)崗，工作人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊，往往新人對(duì)辦公室工作一無所知，待培養(yǎng)成熟時(shí)又調(diào)走.二是辦公室工作綜合要求高，工作人員動(dòng)力不足.主要是人員緊張，一人多崗，工作人員心理壓力突出，日常隨意性工作過多，常常加班加點(diǎn)擠占節(jié)假日，講求奉獻(xiàn)過多而待遇偏低，個(gè)人的發(fā)展緩慢，對(duì)待工作長期形成消極應(yīng)對(duì)情緒，進(jìn)而造成崗位吸引力不足，在全校選聘時(shí)出現(xiàn)無人競聘辦公室崗位的冷門現(xiàn)象.三是開展事務(wù)多，理論研究少，好的工作經(jīng)驗(yàn)得不到傳承.辦公室工作人員普遍存在注重辦事而輕理論研究的問題，業(yè)務(wù)能力高但往往不能上升到理論高度，發(fā)表相互交流過少，不利于高校辦公室工作的提升.

2.工作職能慣性錯(cuò)位，處理事務(wù)性工作職能與發(fā)揮參謀助手、協(xié)調(diào)督辦等工作執(zhí)行力職能發(fā)揮失衡.高校辦公室具有組織管理、協(xié)調(diào)督辦等多種職能，是學(xué)校機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的發(fā)動(dòng)機(jī)，既要完成日常的事務(wù)性工作，又要兼顧為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)，實(shí)際工作中常常因停留在繁雜日常事務(wù)中，而忽略了其他職能，使辦公室工作執(zhí)行不力.

3.學(xué)校重教學(xué)科研，輕行政管理，行政工作被弱化為辦事，使得辦公室工作實(shí)際上處于從屬地位，工作效力下降.當(dāng)前高校之間競爭愈來愈激烈，各個(gè)學(xué)校不斷強(qiáng)化教學(xué)科研工作的核心地位，教學(xué)科研與學(xué)生管理工作在經(jīng)費(fèi)支持及人才挖掘上得到了極度的重視，而行政管理工作處于非主體地位，行政管理效能被弱化降低，作為行政工作中心的學(xué)校辦公室往往淪為辦事機(jī)構(gòu)，工作以開據(jù)證明、傳遞文件、組織辦會(huì)、信訪接待等等為主，無法參與到學(xué)校核心工作中.另外，高校辦公系統(tǒng)不以行政辦公為體系，院(系)辦公室與學(xué)校辦公室工作實(shí)質(zhì)脫節(jié)，工作聯(lián)系不多，不利上情下達(dá)、下情上報(bào)，院(系)辦公室工作往往圍繞本系的教學(xué)及學(xué)生管理工作進(jìn)行，與校辦工作聯(lián)系不多，高校辦公室工作效力被忽視.

4.規(guī)章制度流于形式，執(zhí)行不到位，往往有章難循.高校不同于一般的行政單位，制度執(zhí)行往往有賴于禮儀道德教化，而同一高校內(nèi)部教職員工的組成，因歷史原因形成的教職工師生、親屬關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，各種人為因素影響、左右著制度的執(zhí)行與落實(shí)，辦公室常會(huì)遇到執(zhí)行制度則會(huì)傷“面子”感情，不執(zhí)行又影響工作進(jìn)行的兩難境地，如何提升管理效力值得探索.

二、提升辦公室工作執(zhí)行力水平的幾點(diǎn)對(duì)策

1.積極爭取學(xué)校各方面的重視與支持，確立辦公室工作的權(quán)威地位，為提升辦公室執(zhí)行力提供組織保證.一是要樹立圍繞中心、服務(wù)大局、統(tǒng)籌安排的中心意識(shí)，爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持.對(duì)戰(zhàn)略性、全局性的關(guān)鍵問題，要增強(qiáng)敏感性，主動(dòng)參與，積極謀劃，要緊跟領(lǐng)導(dǎo)思維節(jié)奏及決策進(jìn)程，創(chuàng)新服務(wù)方式，積極適應(yīng)科學(xué)決策和為領(lǐng)導(dǎo)提供幫助的需要，努力鍛煉成既是處理日常事務(wù)性工作的能手，又是善于出好點(diǎn)子的高參，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供最新信息，盡可能做到提前謀劃，充分發(fā)揮好補(bǔ)臺(tái)、提醒、參謀、助手作用.二是要?jiǎng)?chuàng)新協(xié)調(diào)工作方式，爭取各職能部門的理解與支持，形成工作合力.工作中由于部門職能的交叉或處理問題角度不同，各部門之間對(duì)同一問題經(jīng)常存在意見分歧，而職能的交叉，又容易產(chǎn)生扯皮現(xiàn)象［2］.辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門，要堅(jiān)持原則性和靈活性相結(jié)合的方法，從差異中尋找共同點(diǎn)，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系，使其求同存異、形成合力.在遇到工作執(zhí)行困難時(shí)，辦公室尤其要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，確保決策順利實(shí)施.三是對(duì)于有規(guī)律、有程序的工作，要明確公開工作程序，減少工作失誤，強(qiáng)化辦公室政務(wù)信息公開工作，主動(dòng)爭取師生的理解與支持.

2.強(qiáng)化辦公室制度建設(shè)，促進(jìn)辦公室工作的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，為提升辦公室工作執(zhí)行力提供制度保證.“無規(guī)矩不成方圓”，高校辦公室日常工作瑣碎繁雜，涉及公文處理、印信管理、重大信息發(fā)布、會(huì)議組織、來賓接待、來電來訪、車輛管理、機(jī)要保密、領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)安排等等，如果沒有規(guī)范健全的制度保障，很難把這些工作做得有條不紊，因而必須要理順內(nèi)部管理體制，積極修訂完善各項(xiàng)制工作度，促進(jìn)工作規(guī)范、科學(xué)化、有程序的開展，做到依制度管人，靠制度管事.同時(shí)要要善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在重復(fù)性、程序性的工作中找到其內(nèi)在規(guī)律，形成相關(guān)制度，做到有章可循.除了必要的公文處理辦法、印信管理辦法、車輛管理辦法、接待工作管理辦法、學(xué)校黨政例會(huì)制度等，還要建立會(huì)議廳(室)管理辦法、總值班管理制度、來電來訪記錄制度等等，另外還要制定辦公室工作人員崗位職責(zé)、辦公室考勤制度等，量化工作責(zé)任，明確勞動(dòng)紀(jì)律，確保辦公室各項(xiàng)工作落實(shí)到位.隨著形勢(shì)的變化，制度相應(yīng)地也要進(jìn)行不斷的修訂與完善，以更加易于管理、方便工作的開展，提高工作效率.

3.研究探索辦公室隊(duì)伍建設(shè)，建立健全人員選拔培訓(xùn)及發(fā)展制度，全面提升辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)和整體形象，為提升辦公室執(zhí)行力提供人才保證.一是要精心選拔、潛心培養(yǎng)好作風(fēng)優(yōu)秀的工作人員，樹立良好形象.要放眼全校提前考察選拔優(yōu)秀教職員工，打破專業(yè)學(xué)歷限制，以工作作風(fēng)、實(shí)際能力為主要參考因素，選好用好那些重實(shí)際、說實(shí)話、干實(shí)事、求實(shí)效的干部，選拔配備辦公室人員.二是強(qiáng)化工作責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)行為規(guī)范，從嚴(yán)要求紀(jì)律，打造優(yōu)異的工作實(shí)績.樹立辦公室工作無小事思想，自覺遵守黨的政治紀(jì)律、保密紀(jì)律，各項(xiàng)工作都要精益求精，保證“件件有著落，事事有回音”.三是要加強(qiáng)辦公室思想、組織和制度建設(shè)，促進(jìn)辦公室人才的培養(yǎng)和辦公室凝聚力的形成，努力使辦公室的工作跨上新臺(tái)階.新形勢(shì)下要堅(jiān)持以人為本的理念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，在辦公室積極開展“三服務(wù)”思想教育，提升辦公室服務(wù)質(zhì)量，使所有來辦公室辦事的師生高興而來滿意而去.同時(shí)定期安排辦公室工作人員到兄弟院?？疾鞂W(xué)習(xí)、交流心得，學(xué)習(xí)先進(jìn)優(yōu)秀的管理及工作經(jīng)驗(yàn)與做法，或定期邀請(qǐng)學(xué)校各個(gè)層面與辦公室工作人員座談，征求對(duì)辦公室的意見和建議，解決服務(wù)對(duì)象的疑問，為日常工作的實(shí)施開展做好鋪墊.

4.強(qiáng)化信息化管理工作，減少事務(wù)性工作環(huán)節(jié)，形成簡潔高效的工作機(jī)制，為提升辦公室執(zhí)行力提供有效保證.當(dāng)前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校的運(yùn)用范圍越來越廣泛，為提高了無紙化辦公水平，為提高辦公效率提供了新的平臺(tái)，高校辦公室要充分利用這一現(xiàn)代化的辦公體系，引導(dǎo)辦公室人員自覺轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立現(xiàn)代管理意識(shí)，熟練掌握辦公自動(dòng)化技能，推進(jìn)無紙化辦公［3］，同時(shí)要積極拓展運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新工作手段，節(jié)約辦公成本，提高辦事效率.如充分利用校園網(wǎng)絡(luò)、電信信息網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)，建立數(shù)字化、自動(dòng)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件傳遞處理、會(huì)議組織、請(qǐng)示報(bào)告等日常網(wǎng)上辦公，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，另外還可利用互聯(lián)網(wǎng)功能建立視頻會(huì)議模式，多個(gè)校區(qū)多個(gè)終端同時(shí)開會(huì)，在提升工作效力的同時(shí)，還節(jié)約了辦公的成本.

總之，高校辦公室工作細(xì)致繁復(fù)，對(duì)于如何提升工作效力，更好的服務(wù)于高教事業(yè)的發(fā)展，還需要辦公室工作者今后不斷地實(shí)踐和探索.

［1］劉榮華，危煜祥.新時(shí)期提升高校辦公室工作水平探討［J］.長江大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2010，(5).

［2］余嘉強(qiáng).做好新時(shí)期高校辦公室工作之所見［J］.廈門廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2006，(1).

［3］曹弋.高校辦公室工作的創(chuàng)新性探索［J］，理論界，2006，(8).

［責(zé)任編輯 王炳社］

Abstract:The execution of university’s officework is not satisfying for some problems about its team and job functions.In order to improve its execution，it is very necessary to be supported by departments atall levels，and to strengthen system construction，team construction and information management.

Key words:university;office;execution;system construction;team construction

Thoughts on Strengthening the Execution of University’s Office Work in the New Era

TIAN Chao
(Shaanxi Normal University，Xi’an 710062，China)

G642

A

1009—5128(2011)02—0095—02

2010—12—20

田超(1975—)，男，陜西渭南人，陜西師范大學(xué)政治經(jīng)濟(jì)學(xué)院碩士研究生，渭南師范學(xué)院實(shí)習(xí)研究員.