白莉

（哈爾濱輕工業(yè)學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

中職學校學生檔案管理之窺視

白莉

（哈爾濱輕工業(yè)學校 黑龍江 哈爾濱 150000）

本文指出了中等職業(yè)學校學生檔案包含的內容，闡釋了學生檔案管理工作中存在的問題及其解決辦法，從而推進中等職業(yè)學校學生檔案的管理工作。

中等職業(yè)學校；學生檔案；管理

學生檔案是學校檔案的一個重要組成部分，是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生家庭社會關系、經(jīng)濟狀況的主要原始材料，也是學生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，學生檔案作為畢業(yè)生的一項重要就業(yè)憑證，有著難以替代的作用。因此，如何加強中職學校學生檔案管理是值得我們研究與探索的重要課題。

一、學生檔案的主要內容

學生檔案是指新生進校時由招辦提供的，學生畢業(yè)由學校寄發(fā)到有關部門的學生檔案。學生檔案包括以下內容，新生基本情況登記表，學生各科成績匯總表，綜合測評評審表，評優(yōu)獲獎情況登記表，學生在校期間的政治思想及入團入黨材料，畢業(yè)生體檢表，畢業(yè)生登記表等。

二、現(xiàn)階段中職學校學生檔案管理工作中存在的主要問題

學生檔案管理旨在對學生在校期間，所形成的各種材料進行收集、整理、歸檔，提供學生檔案的轉遞、管理等工作。

1.學生檔案不連續(xù)、不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，在中學階段就應該對學生有評價和鑒定，然后學生步入中職學校后自動轉入，以便于對學生情況進行全面掌握和管理。

2.重視不夠，管理體制不完善。很多中職學校沒有把學生檔案管理納入議事日程，很少研究與解決學生檔案管理中存在的問題；配備的檔案人員大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案部門的專職培訓，檔案業(yè)務技能與知識缺乏；沒有將學生檔案管理與教學管理掛鉤，普遍存在檔案意識淡薄問題。

3.學生檔案的收集整理不規(guī)范。目前中職學校學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統(tǒng)一管理，與班主任進行溝通，對學生的實際情況進行及時的填寫。加上學校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務指導，導致學生檔案在收集整理過程沒有走上標準化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、材料缺失等等。

4.畢業(yè)學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。現(xiàn)在中職學校的畢業(yè)生檔案的管理存在嚴重的問題，應該引起社會的重視。現(xiàn)在中職學校畢業(yè)生檔案管理的方式是，學生畢業(yè)后自行領取檔案，放在家中由父母保管，畢業(yè)后學校不管理，社會上也無處存放，客觀上成了"死檔"，失去了檔案的價值，致使學生檔案缺損與丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、加強中職學校學生檔案管理的對策

1.統(tǒng)一認識，加強領導。學校領導和教職工要強化檔案意識，自覺支持和做好學生檔案管理工作。把學生檔案工作納入議事日程，把學生檔案管理當作全校一項基礎性的工作常抓不懈。同時加強管理，將學生檔案管理工作納入有關職能部門的目標管理，在布置、檢查和總結學生管理工作的同時，做到人員到位。

2.加強學生檔案材料的收集，規(guī)范學生檔案的整理。學生檔案材料的收集要齊全，檔案要完整，保管要安全；文字材料紙張規(guī)格要統(tǒng)一，書寫要規(guī)范、字跡要工整，歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆、復寫紙等書寫，不能出現(xiàn)錯別字；除傳真件需復印存檔外，一般不得用復印件代替原件存檔；學年度班主任鑒定要根據(jù)學生實際，盡量能表現(xiàn)出各個學生的特點；專人負責，統(tǒng)一要求。檔案整理過程中，要將檔案袋內有關材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內外名稱一致、順序一致，具體材料以時間先后為序。

3.嚴格畢業(yè)生檔案的轉遞工作，確保檔案運轉安全及材料完整。學生檔案的轉遞工作，時間集中且短，流量大，涉及面廣，參與的人員多，要設置合理的傳遞方式和周密的傳遞環(huán)節(jié)，嚴格傳遞手續(xù)，以防畢業(yè)生檔案丟失。

此外，還會涉及到學生畢業(yè)后檔案的管理問題，現(xiàn)階段大學本專科畢業(yè)生的檔案有專門的機構負責管理，而中職學校畢業(yè)的學生檔案，至今沒存放之處。只能學生畢業(yè)時隨畢業(yè)證一同交由學生自行帶回，父母管理，甚至有的學生已經(jīng)把檔案丟失，如此的狀況很不利于對技術工作的人才管理。這就需要國家或地方加以重視，探究管理方式，把中職學生的畢業(yè)檔案統(tǒng)一管理，對學生就業(yè)及企業(yè)對人才的需求都非常有利，也可建立技術工人網(wǎng)絡，使技術工人合理流通。

總之，針對中職學校學生檔案管理出現(xiàn)的弊端，結合實際情況，對中職學校學生畢業(yè)檔案進行合理有效的管理，是中職學校應積極面對和亟待解決的問題。眾所周知，中職學校的畢業(yè)生是國家經(jīng)濟建設的主力軍，他們理應享有檔案的權益，不能讓他們畢業(yè)后成為“無檔”的“黑人”。