陳永利

（陳永利：文學(xué)碩士。吉林工商學(xué)院助理館員。研究方向：圖書(shū)檔案。）

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié),做好文件歸檔工作和改善檔案館基礎(chǔ)工作又是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提,是基礎(chǔ)工作。文件是檔案的來(lái)源,檔案是文件的歸宿。因此,我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí),樹(shù)立文件歸檔工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案館基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的指導(dǎo)思想。根據(jù)從事檔案工作多年的經(jīng)驗(yàn),本文就如何把住文件歸檔工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

使用計(jì)算機(jī)管理檔案是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)工作,使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

二、加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提

（一）實(shí)施“以我為主”的歸檔原則,推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

我國(guó)文書(shū)整理歸檔工作堅(jiān)持“以我為主”的歸檔原則,它是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。在實(shí)際工作中,要注意解決好三個(gè)問(wèn)題:一是要準(zhǔn)確把握文件歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以歸檔,而沒(méi)有完成的,則不能歸檔。否則,將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的歸檔分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立歸檔的重點(diǎn),在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。即不該歸檔文件不混入,應(yīng)歸檔文件不散失。同時(shí)要保持文件材料的內(nèi)在聯(lián)系和同一問(wèn)題的完整性,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（二）全面普查案卷、去糟取精,提高案卷質(zhì)量。

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查,加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn),不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件。所以,首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

三、做好檔案檢索工作,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程,尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講,由于館藏案卷多,著錄工作不僅量大而且復(fù)雜,如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

（一）結(jié)合檔案館實(shí)際規(guī)范著錄工作。

著錄是檔案管理現(xiàn)代化的重要手段之一,是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986 年國(guó)家檔案局頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。同時(shí)要根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求和檔案館實(shí)際情況制定出適合檔案館著錄工作的著錄細(xì)則。在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄,對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄,而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力,又提高了效率。

（二）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性, 在分類過(guò)程中,首先要根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》統(tǒng)一分類,并且結(jié)合實(shí)際制定具體細(xì)則。其次在分類的過(guò)程還應(yīng)加強(qiáng)校審力度,減少人為錯(cuò)誤,做到前后標(biāo)引一致,同一類文件標(biāo)引一致,從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。第三,對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷,在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。對(duì)那些特殊形式的檔案可利用計(jì)算機(jī)程序先將案卷目錄直接錄入,然后由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ),可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。

（三）規(guī)范題名,用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”,簡(jiǎn)化查找時(shí)間,提高效率。

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率,因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。首先,規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱,避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。其次,統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。根據(jù)計(jì)算機(jī)檢索需要,在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素填寫完整。第三,統(tǒng)一題名中含義不清的文種。如要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”,凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”?！爸黝}詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效,卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端。為取其利避其弊,有些地區(qū)采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法,即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí),待錄入計(jì)算機(jī)后,利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

陳耀勝.信息管理學(xué)概論—個(gè)體和群體生存發(fā)展的信息管理［M］.中國(guó)檔案出版社.