陳 青 于 蕾

（陳青：吉林工商學(xué)院圖書館。于蕾：《現(xiàn)代交際》雜志社。）

一、思想觀念的更新

（一）與時俱進(jìn)、創(chuàng)新思想

高校電子政務(wù)的產(chǎn)生，是信息時代先進(jìn)科技在學(xué)校工作中的具體運(yùn)用，并且這種運(yùn)用覆蓋的范圍及滲透的領(lǐng)域極為深廣，面對各種科技知識成果的轉(zhuǎn)化，高校檔案工作者要克服守舊與懼怕改變現(xiàn)狀的心理，應(yīng)有樂于、善于接受新事物、新知識的態(tài)度，應(yīng)有審時度勢的頭腦和長遠(yuǎn)的目光，適時改變工作方法與策略，與時俱進(jìn)，勇于開拓與創(chuàng)新，積極研究吻合科技環(huán)境、科學(xué)合理的工作方法，使工作高效、有序地進(jìn)行，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化。

（二）樹立檔案信息資源面向社會、服務(wù)社會的觀念

相對于其他部門，高校檔案管理工作的體制、機(jī)制改革顯得滯后，服務(wù)范圍狹窄與封閉，隨著改革的不斷深化，這種情況有了很大改變，推動著高校不僅以教學(xué)、科研為主要任務(wù)，還以培養(yǎng)的人才和科研服務(wù)社會，服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)作為另一主戰(zhàn)場，逐步以“發(fā)揮檔案和檔案工作服務(wù)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)，服務(wù)人民群眾的作用”作為工作轉(zhuǎn)向。作為信息資源組成部分的高校檔案，其現(xiàn)代信息服務(wù)的選擇面向，也應(yīng)該是為社會和地方經(jīng)濟(jì)服務(wù)的，檔案資源的管理者，思想也要隨著高校辦學(xué)定位方向轉(zhuǎn)變而轉(zhuǎn)換和更新工作理念，加快檔案信息原有的服務(wù)體制和機(jī)制改革步伐，研究與創(chuàng)新服務(wù)模式，建立廣泛的、開放的、社會化的服務(wù)體系，樹立整體觀念和全局觀念，在做好向?qū)W校教學(xué)、科研及管理服務(wù)、為師生服務(wù)的同時，積極構(gòu)建信息資源平臺，為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案資源服務(wù)。

（三）樹立檔案信息資源共建、共享觀念

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源共建、共享機(jī)制建設(shè)的應(yīng)運(yùn)而生成為必然，“但受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當(dāng)一部分檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，‘條塊分割’的弊端尚未割除”，特別是高校檔案工作者，只把管理好本校的檔案資源作為工作目標(biāo)，卻沒能注意和重視檔案行業(yè)整體資源的整合，只強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案資源所需的人力或資金等的投入，卻忽視對有獨(dú)特作用與參考價值的檔案資源建設(shè)，造成信息高速公路上“車少貨缺”等現(xiàn)象。為此，樹立網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)觀念，積極主動把計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)和數(shù)字通訊技術(shù)等運(yùn)用到檔案資源的建設(shè)中，做好檔案數(shù)據(jù)庫及信息服務(wù)平臺的構(gòu)建工作，例如，加強(qiáng)校際、館際協(xié)作，改變情報、圖書、檔案等行業(yè)資源各自為政、互不兼容的現(xiàn)狀，另外，創(chuàng)造條件，對現(xiàn)有的多種政府信息利用方式進(jìn)行整合，建立政府信息綜合數(shù)據(jù)庫，把多種分散的信息資源有機(jī)地集中整合，積極對有價值的資源進(jìn)行挖掘，避短取長，共知、共建、共享，以整體優(yōu)勢發(fā)揮信息資源的利用價值。

（四）樹立服務(wù)創(chuàng)新的理念

建設(shè)服務(wù)型政府，對于構(gòu)建社會主義和諧社會具有重大意義，檔案工作作為政府工作的重要組成部分，要求我們在建設(shè)服務(wù)型政府的背景下，做好新角色，完成好新使命。但是，當(dāng)前，在大部分檔案機(jī)構(gòu)，特別在高校，檔案服務(wù)工作單一，在平常的業(yè)務(wù)工作中，只是圍繞“查取”而展開前后的工作流程，時間長了，管理員的服務(wù)態(tài)度較為被動，毫無生氣，看不到檔案工作的前景。要打破這種單一被動的工作局面，一是更新服務(wù)理念，積極開拓服務(wù)領(lǐng)域，提升服務(wù)層次。作為高校檔案工作者必須認(rèn)識到：服務(wù)是檔案工作的立身之本，服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作創(chuàng)新的重中之重，只有把服務(wù)搞好了，檔案工作才能獲得強(qiáng)大的原動力，檔案事業(yè)發(fā)展的路子才會越走越寬，只有服務(wù)創(chuàng)新，才有檔案工作的發(fā)展前景。二是高校檔案管理員要培養(yǎng)起超前意識，在工作中注意把握查檔者的需求規(guī)律，舍得投入時間，以認(rèn)真的態(tài)度對原始檔案進(jìn)行分析、研究與總結(jié)，做好檔案資源的整理匯編工作，提高編研成果的質(zhì)量，全方位挖掘和利用好檔案資源，使檔案信息做到真正為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、為師生員工、為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

二、管理模式的創(chuàng)新

（一）服務(wù)手段的創(chuàng)新

電子政務(wù)應(yīng)用環(huán)境下，高校檔案信息服務(wù)以網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫為重點(diǎn)，檔案信息服務(wù)方式由以館（室）檔案信息資源為基礎(chǔ)的有限、被動服務(wù)，轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無限、主動服務(wù)；由以傳統(tǒng)的靜態(tài)、間接服務(wù)轉(zhuǎn)向以提供現(xiàn)代參考咨詢和開發(fā)編輯工作為主的動態(tài)、直接服務(wù)。

（二）檔案載體的轉(zhuǎn)換

隨著電子政務(wù)辦公的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)等現(xiàn)代高科技的發(fā)展以及新型材料的使用，豐富了檔案載體形式，它打破了長期以來人類只能依賴文字進(jìn)行記錄的歷史，現(xiàn)在，可以通過更直接、更具體、生動的圖像和聲音的方式展示事物，并以光盤、磁帶、移動存儲設(shè)備等磁性材料為載體記錄存檔，檔案材料的收藏由單一到多元并存的轉(zhuǎn)變，館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生了改變。

（三）檔案主要工作流程中管理方式的轉(zhuǎn)變

電子政務(wù)應(yīng)用環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使高校各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排的時間，將本部門要?dú)w檔的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對工作。