肖 衛(wèi) 陳春華

(長(zhǎng)江水利委員會(huì)水文局,湖北武漢 430010)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,如何利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理,提高工作效率,已經(jīng)成為辦公管理的主要目標(biāo)之一。隨著長(zhǎng)江水文信息化建設(shè)的不斷深入,現(xiàn)在已經(jīng)建成了覆蓋全長(zhǎng)江流域的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),為了充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用,提高辦公處理效率,綜合服務(wù)長(zhǎng)江水文發(fā)展,迫切需要建設(shè)長(zhǎng)江水文自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

1 辦公自動(dòng)化的發(fā)展

從辦公自動(dòng)化的發(fā)展來(lái)看,辦公自動(dòng)化主要經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段:

(1)以WPS、MS Office軟件等為代表的個(gè)人桌面辦公的階段,實(shí)現(xiàn)了由手工到電腦的轉(zhuǎn)變。

(2)以Lotus Notes為代表,以及后來(lái)逐漸應(yīng)用各種E-mail系統(tǒng)為代表的階段,即群件及E-mail的階段。它實(shí)現(xiàn)了交流與共享,也出現(xiàn)了基本的流程管理。

(3)以B/S應(yīng)用模式為代表的OA系統(tǒng)階段。在這一階段普遍出現(xiàn)了較為成熟的系統(tǒng)。在技術(shù)上Domino平臺(tái)在延續(xù)其生命力,但J2EE及.NET平臺(tái)逐漸開(kāi)始占據(jù)優(yōu)勢(shì)。在應(yīng)用上可配置的流程管理逐漸成為標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),也出現(xiàn)了知識(shí)管理等應(yīng)用。這一階段功能應(yīng)用逐步成熟。

(4)以協(xié)同為核心的階段。其范疇已不再局限于傳統(tǒng)的OA,而是傳統(tǒng)OA的新的擴(kuò)展與發(fā)揚(yáng)。其主要特點(diǎn)是:工作流、知識(shí)管理、門(mén)戶技術(shù)全面成熟應(yīng)用,行政辦公與業(yè)務(wù)辦公一體化,由原來(lái)孤立的功能應(yīng)用發(fā)展為跨功能的全面信息與流程整合。

不同階段辦公自動(dòng)化有不同的含義,而且這些階段并不是截然分開(kāi),而是漸進(jìn)發(fā)展的。長(zhǎng)江委水文局的OA建設(shè)屬于第4階段,即以協(xié)同為核心的綜合辦公系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部所有與辦公相關(guān)功能的全面集成,搭建一個(gè)跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用、跨地域協(xié)同的工作平臺(tái)。

2 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

隨著長(zhǎng)江水文信息化的程度不斷提高,根據(jù)長(zhǎng)江委水文局綜合管理及信息服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的總體建設(shè)目標(biāo),基于統(tǒng)一的技術(shù)架構(gòu),在信息交換與系統(tǒng)集成體系的基礎(chǔ)上,著力為用戶實(shí)現(xiàn)一個(gè)集公文流轉(zhuǎn)、內(nèi)部通訊、信息發(fā)布、協(xié)同工作、知識(shí)管理、輔助辦公為一體的綜合協(xié)同辦公系統(tǒng),使得每個(gè)職工都是一個(gè)辦公節(jié)點(diǎn),所有與自己工作相關(guān)的信息和資源都可以直接得到。各個(gè)節(jié)點(diǎn)連接在一起形成一張動(dòng)態(tài)的協(xié)同工作網(wǎng),以人為中心,以信息為血液,以工作流為橋梁,信息共通,反應(yīng)迅速,嚴(yán)謹(jǐn)高效,完全實(shí)現(xiàn)電子化協(xié)同辦公。

系統(tǒng)能夠結(jié)合長(zhǎng)江水文實(shí)際,適應(yīng)單位各部門(mén)之間協(xié)同辦公,提高辦公效率;促進(jìn)單位資源合理配置,實(shí)現(xiàn)信息資源共享,方便管理和合理利用各類(lèi)信息資源;優(yōu)化單位機(jī)構(gòu)運(yùn)作流程,促進(jìn)工作流程的規(guī)范化和制度化;及時(shí)反映長(zhǎng)江水文動(dòng)態(tài);充分展現(xiàn)長(zhǎng)江水文行業(yè)風(fēng)采;全面服務(wù)長(zhǎng)江水文職工。

3 需求分析

根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo),結(jié)合長(zhǎng)江水文實(shí)際,建設(shè)的長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠?yàn)閱挝还芾砣藛T、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,提高工作效率,幫助單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理,增強(qiáng)職工協(xié)同工作的能力,豐富干部職工之間溝通交流的渠道,有效管理起有形和無(wú)形資源,實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動(dòng)化處理,促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化,完美整合組織內(nèi)部的信息流。

系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)方面的具體需求:

(1)整合信息資源。能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息交換與系統(tǒng)集成體系將單位的人事信息、知識(shí)信息、財(cái)務(wù)信息以及硬件資源等信息資源集成在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行管理使用,實(shí)現(xiàn)各種資源的互相促進(jìn)和增值,創(chuàng)造資源共享、協(xié)同交互的辦公環(huán)境。

(2)支持信息發(fā)布。在單位內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所,例如電子公告、電子論壇、電子刊物,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在單位內(nèi)部職工之間得到廣泛的傳播,使得干部職工可以在第一時(shí)間知道單位的最新動(dòng)態(tài)和政策,更加關(guān)注單位發(fā)展。

(3)方便溝通交流。支持單位組織架構(gòu)查找需要進(jìn)行通訊的人員,并采用豐富的溝通方式進(jìn)行實(shí)時(shí)通訊。能夠提供消息短信、文件傳輸、語(yǔ)音會(huì)話、郵件收發(fā)以及論壇等形式的交流手段。職工的意見(jiàn)和建議都可以暢通無(wú)阻地直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)過(guò)程和發(fā)現(xiàn)人才。員工們每天可以記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得,領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。

(4)實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)。實(shí)現(xiàn)基于流程和表單的公文管理。提供完善的公文編輯器,支持公文在線擬稿、核搞,支持稿件正文修改痕跡的保留及識(shí)別,支持公文串行會(huì)簽和并行會(huì)簽,支持文件套紅管理,支持公文電子簽章,支持多種類(lèi)型數(shù)據(jù)格式的附件,支持手寫(xiě)批注及簽閱功能,支持流程進(jìn)度查看及流程跟蹤。

(5)電子簽章要求。具有電子簽名、手寫(xiě)簽名、電子印章功能。其中電子簽名和電子印章功能應(yīng)取得國(guó)家認(rèn)證認(rèn)可,具有法律效率。支持在WORD、EXCEL上使用,具有公章或簽名的密碼管理、真?zhèn)涡孕ｒ?yàn)、支持USBkey硬件方式加密。

(6)支持公文歸檔。實(shí)現(xiàn)電子公文的按歸檔要求歸檔到檔案系統(tǒng)中,支持按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用,并有一個(gè)方便的查找手段。

(7)下達(dá)計(jì)劃任務(wù)。實(shí)現(xiàn)計(jì)劃任務(wù)的下達(dá)分配、跟蹤監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)層可方便地安排計(jì)劃任務(wù)給下屬,并能隨時(shí)查看分配過(guò)的任務(wù)數(shù)量、責(zé)任人及其進(jìn)度情況,還可隨時(shí)增加新的工作指示,跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。

員工可以查看自己所分配的工作任務(wù),填寫(xiě)任務(wù)的執(zhí)行情況,更方便更快捷地匯報(bào)工作進(jìn)度。具有權(quán)限的用戶可以對(duì)任務(wù)的執(zhí)行情況及責(zé)任人進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。

(8)實(shí)現(xiàn)輔助辦公。實(shí)現(xiàn)如會(huì)議管理、車(chē)輛管理、考勤管理等日常辦公事務(wù)的自動(dòng)化。支持會(huì)議及會(huì)議資源的在線申請(qǐng)、審批及安排;支持公務(wù)用車(chē)的在線申請(qǐng)、審批及安排;實(shí)現(xiàn)考勤打卡、考勤統(tǒng)計(jì),請(qǐng)假出差申請(qǐng)等。

4 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

4.1 設(shè)計(jì)思想

實(shí)現(xiàn)一個(gè)跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用、跨地域,以及綜合利用各類(lèi)信息資源的協(xié)同辦公系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)信息共享,整合相關(guān)資源,集成各類(lèi)應(yīng)用。長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)思想就是:基于統(tǒng)一的技術(shù)架構(gòu),利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息交換與系統(tǒng)集成體系實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)人事信息的共享,集成即時(shí)通信系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng),構(gòu)成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的、開(kāi)放的、可擴(kuò)展的結(jié)構(gòu)體系,面向用戶提供方便、高效的綜合協(xié)同辦公服務(wù)。

4.2 設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)遵循“總體規(guī)化,循序漸進(jìn);以協(xié)同、集成、整合為主,盡量避免重復(fù)開(kāi)發(fā)”的原則,以“全面、開(kāi)放、規(guī)范、科學(xué)、實(shí)用和可擴(kuò)展”為設(shè)計(jì)方針,確保系統(tǒng)的先進(jìn)性、穩(wěn)定性和可擴(kuò)展性。

(1)實(shí)用性與可擴(kuò)展性。系統(tǒng)能夠結(jié)合長(zhǎng)江水文實(shí)際,適應(yīng)單位各部門(mén)之間協(xié)同辦公,提高辦公效率,全面服務(wù)長(zhǎng)江水文職工。同時(shí),支持橫向和縱向擴(kuò)展,應(yīng)盡可能為水文局將來(lái)的管理和業(yè)務(wù)發(fā)展預(yù)留相應(yīng)的空間。系統(tǒng)應(yīng)盡可能模塊化設(shè)計(jì),模塊具有較好的可移植性,低耦合高內(nèi)聚。各類(lèi)接口標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

(2)美觀性與易用性。軟件界面人性化設(shè)計(jì),美觀大方,色彩搭配合理,界面的設(shè)計(jì)清晰明了,突出長(zhǎng)江水文特色。系統(tǒng)安裝使用簡(jiǎn)便,易于掌握。

(3)可靠性與穩(wěn)定性。系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)τ脩魯?shù)據(jù)輸入的合法性進(jìn)行嚴(yán)格校驗(yàn),并對(duì)非法數(shù)據(jù)產(chǎn)生含義明確的提示,不會(huì)因用戶非法輸入而造成程序中止,產(chǎn)生源代碼錯(cuò)誤信息或死機(jī)等現(xiàn)象。要能長(zhǎng)時(shí)間穩(wěn)定運(yùn)行,對(duì)資源的占用釋放有序,不會(huì)因?yàn)橘Y源爭(zhēng)用而導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定,運(yùn)行期間在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面要求合理可靠,對(duì)信息容量具有充分的把握,確保系統(tǒng)運(yùn)行較長(zhǎng)時(shí)間后不會(huì)因信息過(guò)多、數(shù)據(jù)庫(kù)容量不足而對(duì)服務(wù)器造成過(guò)高壓力,導(dǎo)致死機(jī)或服務(wù)器操作系統(tǒng)崩潰等情況。

(4)標(biāo)準(zhǔn)性與開(kāi)放性。系統(tǒng)在總體設(shè)計(jì)、模型設(shè)計(jì)、程序代碼設(shè)計(jì)中應(yīng)選用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的軟件技術(shù),使系統(tǒng)具有較強(qiáng)的可移植性。后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)采用目前為業(yè)界認(rèn)可的大型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的更換或升級(jí)不影響系統(tǒng)的運(yùn)行。

(5)先進(jìn)性與兼容性。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)框架設(shè)計(jì)先進(jìn)合理,采用先進(jìn)的軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)開(kāi)發(fā)系統(tǒng),具有較好的兼容性,新建系統(tǒng)可以充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)條件,能夠方便地與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合集成。

(6)安全性與保密性。具有完善的身份認(rèn)證功能,以及完善的用戶權(quán)限控制機(jī)制。具備完善的日志及跟蹤功能,對(duì)系統(tǒng)內(nèi)主要事件能夠自動(dòng)記錄,同時(shí)具備方便的數(shù)據(jù)備份及災(zāi)難恢復(fù)能力,可在服務(wù)器系統(tǒng)崩潰后最短時(shí)間內(nèi)使系統(tǒng)恢復(fù)正常運(yùn)行。

4.3 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)基于J2EE架構(gòu)設(shè)計(jì),具有良好的跨平臺(tái)適應(yīng)性,整體結(jié)構(gòu)參考MVC框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),易于維護(hù)和擴(kuò)展。整個(gè)系統(tǒng)分為資源層、支撐層、服務(wù)層、應(yīng)用層,其整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及層次關(guān)系如圖1所示。

圖1 系統(tǒng)整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及層次關(guān)系

資源層是整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)基礎(chǔ),主要運(yùn)行OA數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)信息交換系統(tǒng)(TI)從人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中經(jīng)過(guò)ETL過(guò)程,同步人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)到OA數(shù)據(jù)庫(kù)中,實(shí)現(xiàn)人事數(shù)據(jù)的共享,統(tǒng)一人員基礎(chǔ)信息。

支撐層提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)以及一系列服務(wù)功能組件。該層作為整個(gè)系統(tǒng)的后臺(tái)服務(wù)核心,為OA業(yè)務(wù)應(yīng)用提供包括流程引擎、視圖引擎、表單引擎、權(quán)限引擎、文檔處理、審計(jì)管理等在內(nèi)的支撐服務(wù)。

服務(wù)層主要是面向辦公業(yè)務(wù)提供應(yīng)用集成。通過(guò)WebService、API等技術(shù)實(shí)現(xiàn)郵件系統(tǒng)、短信系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、電子簽章系統(tǒng)、即時(shí)通信系統(tǒng)等跟辦公相關(guān)的支持系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的集成。應(yīng)用層是綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能層,面向用戶提供個(gè)人辦公、公文流轉(zhuǎn)、輔助辦公、協(xié)同工作等業(yè)務(wù)功能。

4.4 功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)以及需求分析,長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)主要面向用戶提供公文流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、協(xié)同工作、任務(wù)計(jì)劃、輔助辦公、溝通交流等業(yè)務(wù)功能。其功能模塊結(jié)構(gòu)如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)示意

(1)個(gè)人辦公。主要包含與用戶個(gè)人相關(guān)的內(nèi)容,包括“個(gè)人事宜”、“電子郵件”、“日程安排”、“工作日志”、“通訊錄”、“個(gè)人文檔管理”以及“代辦設(shè)置”。

(2)公文流轉(zhuǎn)。是系統(tǒng)網(wǎng)上辦公最主要的部分之一,實(shí)現(xiàn)公文的起草、審核、簽字(蓋章)、套紅頭、分發(fā)等功能。公文流轉(zhuǎn)主要包括發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、便函管理、明傳電報(bào)以及內(nèi)部文件等形式的公文管理模塊。

(3)領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)欄。主要是發(fā)布和查閱局領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)信息,如學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話,以及與局領(lǐng)導(dǎo)交流的平臺(tái)。

(4)計(jì)劃任務(wù)。是用于上級(jí)給下級(jí)交辦任務(wù)、安排工作計(jì)劃的平臺(tái)。包括部門(mén)計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃和任務(wù)交辦。只有具有部門(mén)計(jì)劃起草權(quán)限的用戶,才可以起草部門(mén)計(jì)劃。

(5)輔助辦公。是一個(gè)提供日常辦公資源申請(qǐng),如車(chē)輛申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)等,以及考勤管理的平臺(tái)。將平時(shí)的辦公過(guò)程移到網(wǎng)上來(lái)辦理,使得申請(qǐng)和審批過(guò)程變得方便、簡(jiǎn)單,而且系統(tǒng)自動(dòng)保存了整個(gè)辦理的過(guò)程,使得辦理軌跡清晰可查。

(6)溝通交流。是單位內(nèi)部職工就共同關(guān)心話題進(jìn)行網(wǎng)上交流的平臺(tái)。包括水文論壇和在線調(diào)查2個(gè)模塊。

(7)公共信息。是發(fā)布和查看通知公告、規(guī)章制度等公共信息的平臺(tái)。只有在發(fā)布范圍內(nèi)的人員才可以看到所發(fā)布的通知公告或規(guī)章制度,這樣就可以在某個(gè)小范圍內(nèi)發(fā)布某個(gè)通知或公告,如:某個(gè)支部、某個(gè)工會(huì)、某個(gè)部門(mén)等。

(8)協(xié)同工作。是一個(gè)可以用于多人之間、跨部門(mén)之間、跨級(jí)別之間的臨時(shí)任務(wù)的交辦、分發(fā)、處理,具有內(nèi)部通知發(fā)布、材料收集、非正式文件分發(fā)等功能的協(xié)作平臺(tái)。

5 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及應(yīng)用

系統(tǒng)基于J2EE標(biāo)準(zhǔn),采用B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。系統(tǒng)運(yùn)行在紅旗Linux系統(tǒng)上,采用東方通的Tong-Web作為J2EE應(yīng)用服務(wù)器。數(shù)據(jù)庫(kù)采用Oracle10g。系統(tǒng)集成了科怡檔案系統(tǒng)、騰訊通RTX即時(shí)通信系統(tǒng)、EYOU郵件系統(tǒng)、iSignature金格電子簽章系統(tǒng)、短信平臺(tái)等辦公支持系統(tǒng)。在辦公系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)公文歸檔、待辦提示、郵件收發(fā)、電子簽章、短信通知等綜合功能。

5.1 主要功能模塊

5.1.1 公文流轉(zhuǎn)

以前要發(fā)一個(gè)文需要拿著文件往返于不同的辦公室、辦理人員之間,除了效率不高之外,對(duì)整個(gè)公文流轉(zhuǎn)的過(guò)程也缺乏有效的管理,如:擬稿人要了解公文的當(dāng)前流轉(zhuǎn)狀態(tài)非常不方便?，F(xiàn)在通過(guò)綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)則使得公文流轉(zhuǎn)的效率得以提高,當(dāng)前辦理人員只要在辦理完本節(jié)點(diǎn)的工作后,根據(jù)公文流轉(zhuǎn)線路將辦理完的公文發(fā)給下一個(gè)要辦理人員即可,并可以通過(guò)系統(tǒng)“流程跟蹤”功能查看公文的流轉(zhuǎn)情況,如果發(fā)現(xiàn)公文停留在某個(gè)節(jié)點(diǎn)上時(shí)間過(guò)長(zhǎng),還可以通過(guò)系統(tǒng)提供的催辦功能進(jìn)行催辦。當(dāng)有公文流轉(zhuǎn)到某個(gè)用戶時(shí),系統(tǒng)會(huì)通過(guò)多種形式進(jìn)行提醒提示,以便用戶能夠及時(shí)辦理。

5.1.2 協(xié)同工作

協(xié)同工作是一個(gè)可以用于多人之間、跨部門(mén)之間、跨級(jí)別之間的臨時(shí)任務(wù)交辦、內(nèi)部通知發(fā)布、材料收集、非正式文件分發(fā)等功能的協(xié)作平臺(tái)。當(dāng)有一項(xiàng)任務(wù)要幾個(gè)人一起完成時(shí),就可以選擇“協(xié)同工作”平臺(tái)來(lái)辦理。另外,在“協(xié)同工作”模塊中,針對(duì)一個(gè)問(wèn)題,參與協(xié)同的人員可以相互交流,相互討論,系統(tǒng)將自動(dòng)保存相應(yīng)的痕跡材料?！皡f(xié)同工作”還可以在某一協(xié)同辦公中發(fā)起“子協(xié)同”,形成“樹(shù)形”結(jié)構(gòu)的工作環(huán)境,每一層協(xié)同中的協(xié)同人員只對(duì)本層協(xié)同的發(fā)起人負(fù)責(zé),協(xié)同發(fā)起人可以跟蹤查看其下面所有“子協(xié)同”的辦理痕跡記錄情況,形成逐級(jí)負(fù)責(zé)、集中管理的協(xié)作機(jī)制。

5.1.3 輔助辦公(車(chē)輛管理)

“車(chē)輛管理”模塊主要提供用車(chē)網(wǎng)上申請(qǐng)、審批等功能。在“車(chē)輛管理”模塊上,可以查看符合要求的車(chē)輛以及該車(chē)輛的當(dāng)前使用狀態(tài),并可以選擇好需申請(qǐng)的車(chē)輛和時(shí)間段,向車(chē)輛管理員提交申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和車(chē)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)審核、審批后,就可以直接用車(chē),用完后相應(yīng)的行駛公里及用車(chē)情況也可以直接在網(wǎng)上辦理,并提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。一切事宜均可以在網(wǎng)上辦理完成。

5.2 應(yīng)用分析

長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)整合單位內(nèi)部的各種人、財(cái)、物、信息資源,建立協(xié)同交互優(yōu)勢(shì),提升管理水平和辦公效率,創(chuàng)造單位發(fā)展的最優(yōu)環(huán)境。其具體的作用體現(xiàn)在以下3個(gè)方面。

(1)規(guī)范辦公流程。有助于建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡(jiǎn)單的管理機(jī)制,使職工責(zé)任明確,權(quán)限分明,具體事務(wù)落實(shí)到人,查有所依。單位的辦公流程變得規(guī)范、有序,效率大大提高,執(zhí)行力大大提高。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真,保證正確、及時(shí)的反應(yīng)。

(2)加快信息流通。下達(dá)的文件、通知、任務(wù)能夠及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員,無(wú)任何中間環(huán)節(jié)。職工的意見(jiàn)和建議都可以暢通無(wú)阻地直接反饋到最高領(lǐng)導(dǎo)層,便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、改進(jìn)過(guò)程和發(fā)現(xiàn)人才。領(lǐng)導(dǎo)可以清晰、準(zhǔn)確地了解職工對(duì)某一事件的傾向性以做出正確的決策,可以及時(shí)關(guān)注下屬的工作動(dòng)態(tài),及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。員工們每天都可記錄下當(dāng)天的工作內(nèi)容和心得,領(lǐng)導(dǎo)層可以直接查看、指導(dǎo)。所有干部職工都可以在第一時(shí)間知道單位的最新動(dòng)態(tài)和政策,更加關(guān)注單位發(fā)展。職工與職工、職工與領(lǐng)導(dǎo)之間可以方便、直接、充分地進(jìn)行溝通交流,建立融洽的職工關(guān)系和單位文化。

(3)提高辦事效率。有效協(xié)調(diào)多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作辦公。信息流通速度成倍提高,帶來(lái)職工反應(yīng)速度的成倍提高。領(lǐng)導(dǎo)層能夠隨時(shí)查看分配過(guò)的任務(wù)數(shù)量、責(zé)任人及其進(jìn)度情況,跟蹤監(jiān)督以提高執(zhí)行效率和力度。職工能夠清晰查看到自己當(dāng)前領(lǐng)取的各項(xiàng)任務(wù)的狀態(tài)以合理安排時(shí)間。員工之間可以快捷地在線發(fā)送文件、通知和留言。免去了諸如打印、分發(fā)、打電話、找人等諸多困擾,節(jié)約紙張、人力等辦公成本,將資源、精力和時(shí)間用于核心業(yè)務(wù)。另外,員工還可以在網(wǎng)上快捷查看各種資料。

6 結(jié) 語(yǔ)

本文主要闡述了長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和功能需求,并基于信息共享、資源整合、應(yīng)用集成的思想,給出了綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)方案,使得系統(tǒng)能夠面向用戶提供一個(gè)方便、高效的協(xié)同辦公服務(wù)。最后,對(duì)系統(tǒng)主要核心功能模塊的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行了介紹,并對(duì)系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析。長(zhǎng)江委水文局綜合協(xié)同辦公系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)是長(zhǎng)江水文信息化建設(shè)取得的一個(gè)重要的成果,它提高了單位辦公效率,實(shí)現(xiàn)了單位資源合理配置和信息共享,優(yōu)化了單位機(jī)構(gòu)運(yùn)作流程,促進(jìn)了工作流程的規(guī)范化和制度化,將在長(zhǎng)江水文發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮重要的作用。