張 偉

一、引言

現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)是指高校在報(bào)到現(xiàn)場(chǎng)、報(bào)名現(xiàn)場(chǎng)等非日常辦公場(chǎng)所進(jìn)行的臨時(shí)性收費(fèi)工作。目前大多數(shù)高校采取網(wǎng)絡(luò)化的收費(fèi)管理模式，通過網(wǎng)上銀行、銀行代扣、pos機(jī)等多種途徑進(jìn)行收費(fèi)，減少了財(cái)務(wù)工作量，規(guī)范了收費(fèi)工作程序，提高了工作效率與工作質(zhì)量，同時(shí)也為繳款人提供了便利。但是在實(shí)際收費(fèi)工作中，還存在著一些特殊情況，比如校外人員臨時(shí)性繳費(fèi)、各類報(bào)名與測(cè)試?yán)U費(fèi)、部分新生報(bào)到繳費(fèi)等，難以采取上述辦法進(jìn)行收費(fèi)，只能舉辦大規(guī)模的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)?，F(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)具有時(shí)間緊、任務(wù)重、異常情況多、涉及部門多等特點(diǎn)，每次收費(fèi)都是各部門臨時(shí)組合，在收費(fèi)過程中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏和不協(xié)調(diào)的情況，筆者通過多年的收費(fèi)工作實(shí)踐，對(duì)如何做好高校現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)工作進(jìn)行了深入地思考，并提出了一套完整的管理辦法。

二、做好現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理的意義

1.現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)是學(xué)校收費(fèi)管理的重要組成部分

現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)是學(xué)校財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理的延伸，體現(xiàn)了學(xué)校的工作協(xié)調(diào)力度和日常的工作態(tài)度，是管理工作的實(shí)戰(zhàn)場(chǎng)，是檢驗(yàn)和鍛煉學(xué)校管理能力、協(xié)調(diào)能力和應(yīng)急處理能力的平臺(tái)，是學(xué)校財(cái)務(wù)秩序和教學(xué)管理秩序正常運(yùn)行的有力保證。

2.現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理是展示學(xué)校形象和學(xué)校管理水平的直接窗口

收費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)管理的好壞，會(huì)給人留下直觀強(qiáng)烈的印象，能夠反映學(xué)校精神風(fēng)貌和工作作風(fēng)。如果收費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)紊亂，毫無秩序，信息處理能力不夠，協(xié)調(diào)性差，遇到異常事件不能及時(shí)協(xié)調(diào)處理，這樣的高校，很難讓人相信會(huì)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)風(fēng)，能提供優(yōu)秀的培訓(xùn)和提供良好的學(xué)習(xí)環(huán)境、培育優(yōu)秀的人才，必然影響讓大眾對(duì)高校形成負(fù)面的印象，影響學(xué)校的聲譽(yù)。

三、現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理中經(jīng)常存在的問題

1.認(rèn)識(shí)不足，重視不夠

現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)與日常收費(fèi)工作是不同的，如果認(rèn)為現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)僅僅就是把日常收費(fèi)工作換了個(gè)地方，擺張桌子帶支筆就可以開展工作，忽視了現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)自身的特點(diǎn)和特殊性，沒有做深入的思考和充分的準(zhǔn)備，倉促上陣，現(xiàn)場(chǎng)缺乏秩序性和條理性，往往會(huì)造成工作被動(dòng)。

2.各自為政，缺乏協(xié)調(diào)

現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)一般涉及多個(gè)部門，由于每個(gè)部門都有自己的工作特點(diǎn)和利益，容易出現(xiàn)各自為政、本位主義嚴(yán)重等問題，忽略部門之間的溝通和協(xié)調(diào)，從而產(chǎn)生磨擦，形成矛盾。不管哪個(gè)部門，如果僅僅從自身的角度出發(fā)，單獨(dú)行動(dòng)，不考慮現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)工作的協(xié)調(diào)與合作，設(shè)備安排不匹配，軟件數(shù)據(jù)不銜接，就會(huì)造成各個(gè)崗位工作量不均衡，學(xué)生在某個(gè)環(huán)節(jié)的排隊(duì)現(xiàn)象嚴(yán)重，工作效果不理想。

3.忽視了物流、人流、信息流的控制與協(xié)調(diào)

現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)涉及多個(gè)部門，人流、物流、信息流交錯(cuò)發(fā)生，容易造成部門之間信息傳遞脫節(jié)。作為物流和人流的高級(jí)表現(xiàn)形式，信息流的高效協(xié)調(diào)運(yùn)動(dòng)是促進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。在實(shí)際收費(fèi)工作過程中，存在著信息流程混亂、數(shù)據(jù)編碼不統(tǒng)一、無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享等現(xiàn)象。收費(fèi)線現(xiàn)場(chǎng)的工作展臺(tái)布置也不合理，大多采用單元式布局，各部門自成工作單元，沒有考慮人流和物流的有效協(xié)調(diào)運(yùn)動(dòng)，人流通道、物流傳遞路線混雜交叉，減慢了物流和人流的流動(dòng)速度，造成現(xiàn)場(chǎng)堵塞和混亂，降低了現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)工作的效率。

4.缺乏便利高效的收費(fèi)管理軟件

（1）目前大多數(shù)高校的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)仍然采取手工填制收費(fèi)票據(jù)的辦法，書寫考試號(hào)、姓名、收費(fèi)項(xiàng)目、大小寫金額等收費(fèi)信息容易出錯(cuò)，給后續(xù)工作留下隱患；現(xiàn)場(chǎng)手工填制單據(jù)需要人員多，效率低，不利于現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)的高效進(jìn)行，會(huì)造成與其他部門的脫節(jié)，影響工作的整體推進(jìn)。

（2）由于需要事先打印好空白票據(jù)，預(yù)計(jì)與現(xiàn)實(shí)有差距，會(huì)造成票據(jù)浪費(fèi)。大批量的作廢發(fā)票，即會(huì)造成經(jīng)濟(jì)損失，也不利于發(fā)票的正常管理。

（3）流程不合理，按照開單、繳費(fèi)、對(duì)賬的流程，看似合理，但由于開單人員和出納存在多對(duì)多的關(guān)系，而且開出繳費(fèi)單據(jù)后，繳費(fèi)人員不一定即時(shí)繳費(fèi)，有些可能不繳費(fèi)而帶走票據(jù)，即有可能造成發(fā)票丟失，又會(huì)給對(duì)賬工作帶來很大困難，對(duì)賬時(shí)需要手工按發(fā)票序列號(hào)排序，才能找出丟失的發(fā)票，耽誤大量的時(shí)間和精力。收費(fèi)完成后由于沒有電子數(shù)據(jù)，手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)匯總收費(fèi)金額會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，在任務(wù)重，時(shí)間緊的情況下會(huì)對(duì)工作造成很大的被動(dòng)，無法及時(shí)統(tǒng)計(jì)匯報(bào)收費(fèi)信息，給領(lǐng)導(dǎo)的調(diào)度帶來不便。

（4）后續(xù)數(shù)據(jù)處理需要手工錄入，浪費(fèi)人力，容易發(fā)生錯(cuò)誤，收費(fèi)后所有的收費(fèi)數(shù)據(jù)都要錄入收費(fèi)管理系統(tǒng)，與其他方式的繳費(fèi)合并，錄入的信息量很大，在錄入時(shí)很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，為日后的收費(fèi)管理留下隱患，不利于財(cái)務(wù)信息的嚴(yán)謹(jǐn)和準(zhǔn)確。

四、基于財(cái)務(wù)收費(fèi)平臺(tái)的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理具體措施

1.必須樹立全局觀念，摒棄部門利益，以大局為重

溝通與協(xié)調(diào)是現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)中的重要工作，各個(gè)部門都有自己的工作思路和方法，單獨(dú)實(shí)行起來可能很好，但是由于缺少整合，不能通盤考慮，往往會(huì)產(chǎn)生矛盾和沖突。在整體工作中，既要堅(jiān)持工作原則，又要靈活與其他部門配合，不能因?yàn)闀?huì)增加本部門的工作量就推諉扯皮。要做好事前準(zhǔn)備，召開有關(guān)部門會(huì)議、確定工作方案，誰牽頭誰負(fù)責(zé)，做好分工與協(xié)調(diào)，各部門各司其職，互相配合，保證工作有條不紊。

2.人員及設(shè)備配備

人員配備要挑選工作能力強(qiáng)、處理能力快的人員；要注意同其他部門的協(xié)調(diào)，不是越多越好，否則易造成人員設(shè)備閑置；同時(shí)要做好應(yīng)急準(zhǔn)備，防止出現(xiàn)大規(guī)模報(bào)名時(shí)，沒有人員設(shè)備準(zhǔn)備，要準(zhǔn)備好后備人員，隨叫隨到。

3.現(xiàn)場(chǎng)布置要合理，保證人流、物流、信息流通暢

收費(fèi)現(xiàn)場(chǎng)布置，最好按照?qǐng)?bào)到報(bào)名手續(xù)的流程，各單位依次排列，既相互分離又互相連接，能夠讓人流物流通暢，既能保持現(xiàn)場(chǎng)良好的秩序，又能使工作順利協(xié)調(diào)開展；

這兩種現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)布置方式，第一種方式，從財(cái)務(wù)繳費(fèi)開始，有一名財(cái)務(wù)人員根據(jù)繳費(fèi)人提供的信息，從事先設(shè)置好的收費(fèi)管理系統(tǒng)中查找到繳費(fèi)人員信息，繳費(fèi)票據(jù)直接從出納面前的打印機(jī)中輸出，不經(jīng)過繳費(fèi)人員過渡，避免了票據(jù)丟失，不會(huì)產(chǎn)生票據(jù)開具人員與出納的多對(duì)多關(guān)系，保證出納手中的票據(jù)按序號(hào)排列，便于對(duì)賬；按照現(xiàn)場(chǎng)工作的手續(xù)流程，各部門依次排列，在場(chǎng)地允許的情況下，直接布置成直線型，場(chǎng)地不允許的時(shí)候，可以布置成回形，繳費(fèi)人員依次進(jìn)行即可完成所有的手續(xù)，無需回頭無需多次排隊(duì)，人流、物流、信息流通暢。第二種方式，各部門獨(dú)立設(shè)立場(chǎng)地，形成獨(dú)立的工作單元，繳費(fèi)人員辦理完一個(gè)部門的手續(xù)后需要到另一個(gè)部門重新排隊(duì)，比如繳費(fèi)完成后需退回才能到其他部門，與正在排隊(duì)的人員形成沖突，擾亂了秩序，不利于現(xiàn)場(chǎng)的有序運(yùn)行。

4.建立簡(jiǎn)單高效的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理軟件系統(tǒng)

不管是新生報(bào)到還是專業(yè)測(cè)試報(bào)名或者其他收費(fèi)，在現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)之前各部門一般都能夠獲得報(bào)名報(bào)到人員的電子數(shù)據(jù)，建立信息一體化的報(bào)到流程就成為解決現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理的重要組成部分。

建立現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。建立現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)管理軟件程序，事先導(dǎo)入交費(fèi)人員數(shù)據(jù)，用“報(bào)名序號(hào)”、“考試號(hào)”或者“姓名”作為索引速查碼，設(shè)置好套打票據(jù)模板窗體，財(cái)務(wù)收費(fèi)人員錄入索引速查信息，自動(dòng)填充其他信息，現(xiàn)場(chǎng)打印票據(jù)，打印的同時(shí)自動(dòng)追加或者標(biāo)記一條收費(fèi)記錄，票據(jù)一式三聯(lián)，直接從出納面前的打印機(jī)輸出，打印票據(jù)后，不繳費(fèi)的人員，其發(fā)票由財(cái)務(wù)人員留存，結(jié)賬時(shí)還未能繳費(fèi)的，作廢處理；對(duì)于繳費(fèi)后退費(fèi)的，從系統(tǒng)中做退費(fèi)標(biāo)記，不能直接刪除，以留下清晰可查的交易痕跡；收款結(jié)束，分別統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中的收費(fèi)金額和單據(jù)份數(shù)，與出納對(duì)賬；后續(xù)的數(shù)據(jù)處理也極為方便，只需從現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)系統(tǒng)中導(dǎo)出電子數(shù)據(jù)，并庫到學(xué)校的收費(fèi)管理系統(tǒng)即可，方便快捷，不會(huì)出錯(cuò)。為了應(yīng)對(duì)出現(xiàn)爆發(fā)性繳費(fèi)人流，一般應(yīng)準(zhǔn)備兩套收費(fèi)系統(tǒng)，一套啟用，一套備用。

如果技術(shù)開發(fā)能力強(qiáng)，可以建立報(bào)名報(bào)到系統(tǒng)和財(cái)務(wù)收費(fèi)系統(tǒng)的集成模式，收費(fèi)數(shù)據(jù)直接同步到報(bào)名報(bào)到系統(tǒng)，更加減少了信息流的傳遞障礙，使現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)工作更加高效準(zhǔn)確。

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