葉進(jìn)

（江蘇蘇微微生物研究有限公司，江蘇 無(wú)錫 214063）

檔案作為人類(lèi)重要信息的載體，承載了許多人類(lèi)文明的成果，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。在當(dāng)今信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的時(shí)代，檔案的重要性得到進(jìn)一步的凸顯。生物資源保護(hù)檔案，即生物保護(hù)檔案，屬于環(huán)境保護(hù)檔案中自然保護(hù)類(lèi)別，主要收錄的內(nèi)容是生物保護(hù)范圍中的數(shù)據(jù)及文字資料，它對(duì)特色生物資源保護(hù)策略的制定、微生物工程的開(kāi)發(fā)、研究以及維護(hù)生物多樣性和有效解決并防止生態(tài)系統(tǒng)受損等工作有著非常重大的參考價(jià)值。而實(shí)現(xiàn)生物保護(hù)檔案信息的數(shù)字化對(duì)于工作的進(jìn)行以及科學(xué)研究的輔助有著十分重要的意義，這是傳統(tǒng)檔案管理方式所無(wú)法比擬的。

1 生物保護(hù)檔案及其特點(diǎn)

生物資源是目前社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件下人類(lèi)可以利用與可能利用的生物，包括動(dòng)植物資源和微生物資源等。生物資源保護(hù)的范圍包括：特色生物的物種與遺傳多樣性、資源微生物利用的基礎(chǔ)理論與關(guān)鍵技術(shù)、生物多樣性的生態(tài)功能與修復(fù)等。因此，生物保護(hù)檔案與其他門(mén)類(lèi)的檔案相比，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)。

1.1 廣泛性

隸屬于環(huán)境科學(xué)這一學(xué)科的生物保護(hù)，其內(nèi)容具有很強(qiáng)的綜合性，涉及到多種自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)，其工作也涉及到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。生物保護(hù)檔案的來(lái)源，涉及到工業(yè)、農(nóng)業(yè)、能源、生態(tài)等各個(gè)方面，生物保護(hù)工作者根據(jù)進(jìn)行生物多樣性保護(hù)和研究、生態(tài)系統(tǒng)的保護(hù)和修復(fù)、微生物的研究與開(kāi)發(fā)等工作過(guò)程中所取得的大量的資料，都是形成生物保護(hù)檔案的原始記錄材料，來(lái)源十分廣泛，內(nèi)容也十分豐富。

1.2 實(shí)用性

系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整的生物保護(hù)檔案，能全面的記錄生物保護(hù)部門(mén)在工作中是否按照科學(xué)規(guī)律辦事，是否執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)的真實(shí)憑據(jù)，因此，生物保護(hù)檔案在使用上具有實(shí)用性。當(dāng)然，生物保護(hù)檔案的實(shí)用價(jià)值也決定了它永久保存或長(zhǎng)期保存的價(jià)值，長(zhǎng)期甚至永久地保存這些檔案資料對(duì)于長(zhǎng)遠(yuǎn)地探索生物資源、改善生物生存環(huán)境、維護(hù)生態(tài)平衡有著十分重要的意義。

1.3 原型性

生物保護(hù)檔案是人們?cè)趶氖律锉Ｗo(hù)工作中直接形成的原始記錄，詳細(xì)地記錄著生物資源生存和發(fā)展的過(guò)去和現(xiàn)實(shí)狀況，以及人類(lèi)治理、改善生物資源狀況的成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。它是人類(lèi)生存的環(huán)境中客觀的、直接的產(chǎn)物，而不是人為地事后編造，具有很強(qiáng)的原型性和可靠性。同時(shí)檔案的原型性決定了它的珍貴性，因?yàn)樯锉Ｗo(hù)檔案在形成后便作為永久的真實(shí)記錄留存且成為孤本不可再生。因?yàn)槟撤N現(xiàn)象可能只出現(xiàn)一次，記錄也不能再早，一旦損失，無(wú)法彌補(bǔ)。這就要求生物保護(hù)工作者、檔案管理人員要具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和使命感，以免造成永久的遺憾。

1.4 系統(tǒng)性

生物保護(hù)檔案是通過(guò)一定的科學(xué)程序在實(shí)際工作中長(zhǎng)期積累形成的，它可以全面地、系統(tǒng)地、準(zhǔn)確地反映人類(lèi)社會(huì)環(huán)境活動(dòng)的過(guò)去和現(xiàn)在，進(jìn)而通過(guò)科學(xué)的分析預(yù)測(cè)未來(lái)，因此，生物保護(hù)檔案具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，使相關(guān)人員在檔案管理過(guò)程中更具科學(xué)性和嚴(yán)肅性?？梢哉f(shuō)生物保護(hù)檔案的形成凝聚著工作人員艱辛的勞動(dòng)，積累了人類(lèi)研究生物資源的豐富知識(shí)，具體體現(xiàn)了檔案自身的繼承性。

2 生物保護(hù)檔案管理工作的現(xiàn)狀

自我國(guó)的檔案工作管理體制逐步規(guī)范健全以來(lái)，生物保護(hù)檔案工作的設(shè)施不斷更新、完善，取得了一定的工作成果，但是仍與社會(huì)的發(fā)展、和時(shí)代的要求存在較大的差距，主要表現(xiàn)在：

2.1 管理模式陳舊落后

由于沒(méi)有統(tǒng)一要求和嚴(yán)格的規(guī)范管理，生物保護(hù)的檔案工作往往容易忽視文件材料的形成、積累、整理和歸檔，造成信息分散、系統(tǒng)不配套，大大降低了檔案效益發(fā)揮。另外，部門(mén)也缺少硬件設(shè)備和相應(yīng)的軟件，也沒(méi)有懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用的人才為檔案管理服務(wù)，至今多用傳統(tǒng)的手工操作模式進(jìn)行檢索、編目，操作模式十分落后。這種管理顯然不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需求，因此，檔案管理模式應(yīng)隨著時(shí)代的發(fā)展以及技術(shù)的更新而不斷的完善和改進(jìn)。

2.2 經(jīng)費(fèi)不足 硬件設(shè)施差

任何類(lèi)別的檔案工作都少不了一定的物質(zhì)基礎(chǔ)，生物保護(hù)檔案工作也不例外。都需要一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于諸如檔案庫(kù)房設(shè)施的建設(shè)和完善、檔案管理信息化的研究等工作來(lái)提高檔案管理水平。這些不足之處具體表現(xiàn)為：沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)固定的檔案庫(kù)房、管理不規(guī)范、缺少保護(hù)檔案的設(shè)備（如防磁柜、去濕機(jī)、空調(diào)等）、缺少計(jì)算機(jī)管理手段等。

2.3 檔案意識(shí)薄弱

現(xiàn)代社會(huì)，人們對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)十分不足，片面認(rèn)為檔案部門(mén)是沒(méi)有經(jīng)濟(jì)地位、社會(huì)地位、政治地位的無(wú)足輕重的單位，是可有可無(wú)的部門(mén)。大多數(shù)人認(rèn)為所謂的檔案工作無(wú)非就是收集、整理、保管一些已成為歷史的東西。而且相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)淡薄。這樣一來(lái)，生物保護(hù)檔案的工作受到了極大的限制，得不到良好的發(fā)展，影響了檔案管理工作的提高。

3 檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)生物保護(hù)檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)，必須從各種基礎(chǔ)工作做起。首先，要做好生物保護(hù)檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、修復(fù)等基礎(chǔ)工作，為生物保護(hù)檔案的管理工作在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上向數(shù)字化邁進(jìn)奠定基礎(chǔ)；然后，著手進(jìn)行信息資源的數(shù)字化建設(shè)，關(guān)鍵步驟如下：

3.1 選用軟件平臺(tái)

選用軟件平臺(tái)是生物保護(hù)檔案信息數(shù)字化管理的前期工作，大量的生物保護(hù)電子文件產(chǎn)生以后，軟件平臺(tái)是首先需要解決的問(wèn)題。生物保護(hù)檔案部門(mén)對(duì)于軟件平臺(tái)的選擇大致有以下幾種方案：如與軟件公司合作開(kāi)發(fā)；選用當(dāng)?shù)貦n案局推薦的檔案管理軟件；選擇國(guó)家推薦的文檔一體化系統(tǒng)軟件。目前采用最多的是國(guó)家統(tǒng)一選用的軟件系統(tǒng)，這樣可以避免重復(fù)開(kāi)發(fā)、建設(shè)，使國(guó)家資源得到最大限度地有效利用，為今后系統(tǒng)內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)和信息資源的共享創(chuàng)造條件?？偟膩?lái)說(shuō)，在軟件平臺(tái)的選擇上，要重點(diǎn)把握好標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、通用性、支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、后續(xù)擴(kuò)充等，同時(shí)樹(shù)立成本效益觀念，根據(jù)生物保護(hù)工作的特色處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系。

3.2 收集歸檔

收集歸檔工作是實(shí)現(xiàn)生物保護(hù)檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)工作，為此，從事生物保護(hù)檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)建立相應(yīng)的電子文件的收集制度，對(duì)電子文件內(nèi)容、原始性、保存識(shí)讀等技術(shù)狀況進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定——剔除不應(yīng)歸檔的電子文件、對(duì)重要文件打上歸檔標(biāo)記，處理好利用與建庫(kù)成本的關(guān)系。同時(shí)，也要注重對(duì)于電子文件從產(chǎn)生至結(jié)束的整個(gè)生命周期的控制，有效地實(shí)現(xiàn)歸檔、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等各方面的工作。另外，還要預(yù)防數(shù)據(jù)的丟失和泄密以及文件的偽造，保障檔案的安全和原始性。

3.3 建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是生物保護(hù)檔案信息數(shù)字化管理的核心步驟。關(guān)于生物環(huán)保這一類(lèi)別的檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，其中檔案目錄最受部門(mén)重視。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，首先，工作人員應(yīng)遵循科學(xué)性原則來(lái)確定數(shù)字化的范圍，優(yōu)先對(duì)那些重要的、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的、利用頻率高的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫(kù)；其次，在建設(shè)過(guò)程中，要始終體現(xiàn)生物保護(hù)工作的專(zhuān)業(yè)特色，保證具有實(shí)際參考、利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)文件的全文錄入；第三，應(yīng)遵循“能導(dǎo)入則導(dǎo)入，不能導(dǎo)入則掃描”的原則，重視備份并且異地保存，避免因系統(tǒng)癱瘓或硬盤(pán)、服務(wù)器等硬件系統(tǒng)的意外損壞使數(shù)據(jù)庫(kù)受到損害；第四，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立還應(yīng)遵守國(guó)家、行業(yè)頒布的各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際和國(guó)內(nèi)通用的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議和格式、數(shù)據(jù)加工等標(biāo)準(zhǔn)原則與要求。

3.4 開(kāi)發(fā)利用

開(kāi)發(fā)利用工作是生物保護(hù)檔案信息數(shù)字化管理的目的，其出發(fā)點(diǎn)是要滿(mǎn)足檔案使用者的需要，提高社會(huì)利用率。因此，檔案部門(mén)需要將工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向檔案信息的重組和創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案信息的潛能。具體說(shuō)，可以利用計(jì)算機(jī)中的各類(lèi)圖表處理軟件和多媒體技術(shù)對(duì)已經(jīng)數(shù)字化了的生物保護(hù)檔案信息再一次或多次的開(kāi)發(fā)，同時(shí)通過(guò)建立檢索體系為用戶(hù)提供更高效便捷的檔案信息服務(wù)。

與此同時(shí)，生物保護(hù)檔案信息數(shù)字化管理對(duì)檔案工作者也提出了更高的要求。精通計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)、及時(shí)解決運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的各種技術(shù)問(wèn)題、對(duì)數(shù)字化檔案的安全保管具有高度的責(zé)任感和保密意識(shí)等。此時(shí)，檔案工作人員不僅是檔案信息的管理者，同時(shí)也是檔案信息的組織者、傳播者和信息利用的導(dǎo)航者。

4 對(duì)生物保護(hù)工作的作用

生物保護(hù)檔案的管理工作本身不僅是一項(xiàng)專(zhuān)門(mén)的管理業(yè)務(wù)，還是生物保護(hù)部門(mén)工作管理的組成部分，檔案室工作是相應(yīng)的部門(mén)工作活動(dòng)的內(nèi)容之一。作為反映和記錄生物保護(hù)事業(yè)發(fā)展變化歷史與現(xiàn)狀的生物保護(hù)檔案，既是有關(guān)部門(mén)在工作、活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖像、圖表等不同形式的歷史記錄，同時(shí)也是研究未來(lái)生物保護(hù)工作的重要載體，對(duì)生物保護(hù)事業(yè)的發(fā)展起著極其重要的促進(jìn)作用。具體表現(xiàn)在：

4.1 有利于多部門(mén)之間進(jìn)行信息共享

生物保護(hù)檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于促進(jìn)政府及部門(mén)決策的科學(xué)化與民主化，也有利于打破部門(mén)界限與地區(qū)界限，從而避免盲目建設(shè)和重復(fù)建設(shè)。為此，應(yīng)貫徹執(zhí)行環(huán)境保護(hù)和環(huán)境監(jiān)測(cè)有關(guān)的法律、法規(guī)和管理制度，以促進(jìn)生物保護(hù)事業(yè)的發(fā)展。另外，檔案的數(shù)字化建設(shè)，可以將生物檢測(cè)的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行一個(gè)匯總，可以及時(shí)的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和掌控生物資源的數(shù)據(jù)動(dòng)向，準(zhǔn)確及時(shí)地向部門(mén)和上級(jí)部門(mén)匯報(bào)各類(lèi)生物資源監(jiān)測(cè)報(bào)表或報(bào)告。

4.2 改變服務(wù)方式，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

在新形勢(shì)下，生物保護(hù)檔案的數(shù)字化使工作人員將過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)方式改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)方式，主動(dòng)面向社會(huì)服務(wù)。因?yàn)闄n案收集、整理、保存的出發(fā)點(diǎn)和最終目的在于它能否為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。檔案管理人員可以在對(duì)內(nèi)掌握資料、對(duì)外了解需求的基礎(chǔ)上，編選檔案史料、文摘、簡(jiǎn)報(bào)、專(zhuān)題參考等，積極為需求者提供信息。同時(shí)，檔案人員也可以通過(guò)信息資源的數(shù)字化掌握經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)的動(dòng)向，使生物保護(hù)檔案的信息資源得到最大限度地開(kāi)發(fā)利用。

4.3 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

生物檔案工作是整個(gè)生物保護(hù)工作的重要部分，而檔案室就相當(dāng)于領(lǐng)導(dǎo)決策的信息庫(kù)。進(jìn)行了檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)以后，檔案工作人員可以依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的決策目標(biāo)和對(duì)檔案資料的要求，及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)了解歷史、認(rèn)清現(xiàn)狀、預(yù)測(cè)未來(lái)，拓寬視野和思路，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定出生物保護(hù)工作的目標(biāo)和管理方法提供了最佳的途徑。

4.4 加強(qiáng)了生物資源管理和生物保護(hù)部門(mén)的工作

生物保護(hù)檔案的數(shù)字化建設(shè)，改善了生物保護(hù)檔案管理在生物保護(hù)工作中的地位，使檔案部門(mén)加強(qiáng)了與生物保護(hù)其他部門(mén)的協(xié)作，聯(lián)合它們開(kāi)展生物保護(hù)與社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略和政策研究，為宏觀決策和生物資源管理服務(wù)。另外，做好檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，還可以強(qiáng)化生物保護(hù)的監(jiān)督力度，跟蹤重大生物多樣性問(wèn)題的研究與建檔，并利用檔案為防止生物資源的破壞提供信息和技術(shù)支持，全面推進(jìn)我國(guó)生物保護(hù)事業(yè)的發(fā)展。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，作為生物保護(hù)的基礎(chǔ)工作，生物保護(hù)檔案的管理面臨著新的形勢(shì)、新的任務(wù)以及新的要求。傳統(tǒng)的管理理念和方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)的需要。要想高效、快捷地進(jìn)行管理和利用，必須通過(guò)不斷地創(chuàng)新來(lái)獲取發(fā)展的動(dòng)力，為生物保護(hù)檔案管理和利用水平的提高奠定思想、組織基礎(chǔ)。因此，檔案的信息資源數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)之舉，有利于檔案管理水平的提高。不過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，不是一朝一夕就能完成的，這需要檔案管理部門(mén)充分調(diào)動(dòng)各方面的資源并培養(yǎng)新型的檔案管理人才。同時(shí)，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，還應(yīng)遵循優(yōu)先化、標(biāo)準(zhǔn)化、協(xié)作化、安全化、檢索高效化以及注重人才培養(yǎng)等原則。相信在不久的將來(lái)，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)會(huì)為生物保護(hù)工作帶來(lái)巨大的便利和福祉，相關(guān)工作的水平也會(huì)得到很到的提高，進(jìn)而為社會(huì)為人類(lèi)做出更大的貢獻(xiàn)。

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