薛惠芬，孫濤

（國家海洋信息中心 天津市 300171）

影響海洋科研文件材料歸檔工作的幾個問題

薛惠芬，孫濤

（國家海洋信息中心 天津市 300171）

結(jié)合《海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范》（HY/T 056—2010）的頒發(fā)實施，針對海洋科研文件材料歸檔工作實際，詮釋海洋科研文件材料的概念，提出確定歸檔文件材料范圍的基本方法和要求，闡述海洋科研文件材料的歸檔原則。

海洋檔案 科研文件 歸檔

“十一五”期間，在全國省際間海域勘界、西北太平洋海洋環(huán)境調(diào)查、我國近海海洋環(huán)境綜合調(diào)查等國家海洋專項檔案建設的推動下，海洋檔案工作“四同步”管理得到了進一步的落實，海洋科研文件材料歸檔工作成為海洋科研工作中不可忽視的一部分。為了更好地適應海洋科研工作的需要，國家海洋局組織實施了對《海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范》（HY/T 056—2001）的修訂工作，修訂后的《海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范》（HY/T 056—2010）于2010年10月1日正式實施。新規(guī)范中的第五章、第六章、第七章分別對海洋科研文件材料歸檔工作提出了要求，并占據(jù)正文近 1／2 的篇幅，其中附錄 A 和附錄B.1 都是與歸檔工作直接相關的內(nèi)容。但規(guī)范畢竟不是操作手冊，覆蓋內(nèi)容的面雖廣，不夠具體化。因此，科研檔案工作人員須結(jié)合本單位科研業(yè)務工作和科研檔案的工作實際，發(fā)現(xiàn)并解決影響科研文件歸檔工作中的問題，與科研業(yè)務人員共同實施科研文件材料的歸檔。

1 海洋科研文件材料

正確理解和認識海洋科研文件材料是實施歸檔工作的首要條件。海洋科研文件材料是國家機構(gòu)、社會組織或個人在海洋科學與技術研究活動中形成的各種形式的信息記錄[1]，表現(xiàn)在記錄內(nèi)容、記錄形式和記錄載體3個方面。記錄內(nèi)容由海洋科研業(yè)務工作內(nèi)容和方式?jīng)Q定，如項目申請活動中形成的申請記錄，海洋數(shù)據(jù)處理中產(chǎn)生的處理記錄，系統(tǒng)測試中形成的測試記錄等。相同工作內(nèi)容可以用不同的方式來完成，由此也出現(xiàn)不同的記錄方式，形成不同的文件材料，如確定科研任務可以通過簽訂合同書、協(xié)議書、委托書等來完成，也可以通過一份函、一個通知或者一個電話、一份電子郵件來完成。同一事件記錄中有不同的表現(xiàn)形式，如會議活動產(chǎn)生通知、會議日程、會議紀要等文字材料，也會產(chǎn)生錄音、錄像和照片等音像材料；外業(yè)調(diào)查除形成調(diào)查報告、原始記錄報表等文字材料外，還有通過各種手段直接獲取的海洋調(diào)查數(shù)據(jù)、海洋樣品樣本等；科學研究形成研究報告、圖件、論文等，也形成電子形態(tài)的海洋數(shù)據(jù)產(chǎn)品、數(shù)學模型、運行軟件等。同一事件同一形式的記錄也可以存儲在不同的載體上，一般有紙張、膠片和各種電子文件存儲設備。

在理解和認識海洋科研文件材料時，不僅要從記錄方式、記錄形式和存儲載體等多方面來考慮，更要將記錄形成范圍貫穿于海洋科研工作的整個周期內(nèi)，一般有申請立項、組織實施、總結(jié)驗收、成果應用和鑒定報獎等5個環(huán)節(jié)。當然，由于科研工作要求和習慣的問題，并非科研工作中的任何一件事情都會產(chǎn)生有形的或有效的記錄，也并不是所有科研工作都經(jīng)過每個環(huán)節(jié)。因此，在科研工作過程中，一方面要注意收集積累各種形式、各種載體的信息記錄；另一方面要加強重要環(huán)節(jié)和關鍵環(huán)節(jié)科研文件材料的形成，實施“前端控制”。

2 海洋科研文件材料歸檔范圍

在海洋科研工作中，只有直接形成的且具有價值的文件材料才能歸檔并作為檔案得以保管和利用，這些文件材料稱之為歸檔文件材料。因此，海洋科研工作中需要一個規(guī)定，明確科研文件材料歸檔范圍?！逗Ｑ罂茖W技術研究檔案業(yè)務規(guī)范》（HY/T 056—2010）提出了累計 130 條的歸檔類目名稱和內(nèi)容，但仍不能列出具體的文件材料名稱?？蒲袠I(yè)務人員應結(jié)合科研工作具體情況，確定應歸檔的科研文件材料，安排專、兼職檔案人員做好相關輔助工作。

確定科研文件材料歸檔范圍可分3個步驟。首先，按照科研工作的規(guī)律，將科研工作過程和結(jié)果“文件化”，用文件形式記錄科研工作的過程和成果。第二，結(jié)合文件材料的內(nèi)容和形式，對科研文件材料進行“列表化”，列出科研工作中形成的文件材料名稱及其表現(xiàn)形式。第三，根據(jù)相關管理規(guī)定和規(guī)范，實施科研文件材料“價值化”，確定列出的科研文件材料是否應歸檔以及歸檔文件材料的保管期限。決定科研文件價值的因素有兩個：一是科研工作的重要性，通常分為重大、重要和一般3個級別，由科研業(yè)務管理部門組織相關人員給予確認；二是科研文件材料自身在科研工作中的重要性，一般技術成果文件、海洋原始數(shù)據(jù)文件和科研工作依據(jù)性文件的價值要高于其他文件，具體確定時可參考《海洋科學技術研究檔案業(yè)務規(guī)范》（HY/T 056—2010）。

確定科研文件材料歸檔范圍要把握好“直接形成的”和“有價值的”兩個關鍵點，同時要注意科研文件材料是否歸檔與文件材料是否保密無關，科研文件材料形成的時間和人員也不是歸檔和不歸檔的決定因素；要掌握科研工作規(guī)律，了解科研工作過程中可能或應該形成的文件材料；要注意科研文件材料之間的依賴關系和海洋科研工作的特殊性，對科研工作成果有影響或起決定因素的收集的資料，應給予歸檔?？蒲袡n案管理部門可采取由小到大、由細到粗的方式，對各項、各類科研工作的文件材料歸檔范圍進行歸納和總結(jié)，如標準規(guī)劃類、方法研究類、調(diào)查研究類、產(chǎn)品開發(fā)類、系統(tǒng)建設類、報告公報類、編輯出版類等，形成較為通用的并符合本單位實際的科研文件材料歸檔范圍和保管期限。

3 海洋科研文件材料歸檔制度

歸檔是辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程[2]，歸檔是文件處理的終點，更是檔案管理的起點。同時，“先歸檔，后驗收”的檔案工作制度更加凸顯了歸檔工作在科研業(yè)務工作中的重要性。因此，海洋科研文件材料歸檔制度是否合理，不僅直接影響海洋科研檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，還會影響到海洋科研業(yè)務工作。海洋科研文件材料歸檔制度應遵守以下幾個原則：

3.1 堅持以人為本

由于專職檔案員的數(shù)量及其所掌握的知識結(jié)構(gòu)的限制，海洋科研文件歸檔工作一般由科研業(yè)務人員完成。因此，應簡化歸檔文件整理要求，重視科研文件材料的形成、積累和收集，將“整理規(guī)范性”目標轉(zhuǎn)向“文件齊全性”目標。同時，積極推進科研文件整理工作改革，要淡化“卷”的概念，推行“件”的操作，讓科研業(yè)務人員遠離繁瑣的整理工作，發(fā)揮專、兼職檔案員的支撐服務作用。

3.2 遵循海洋科研工作規(guī)律

首先，歸檔科研文件材料必須與科研工作實際形成保持一致，不能為“歸檔”而偽造文件材料，尤其是要尊重有些科研文件材料未形成的事實，對投入使用的、不能移交實體的科研成果應采用元數(shù)據(jù)歸檔方式。其次，要把握好歸檔時間，不能簡單地將歸檔時間控制在科研項目驗收前，對被中止的、業(yè)務化運行的、臨時性的等一些不發(fā)生常規(guī)驗收環(huán)節(jié)的科研工作的文件材料應給予及時歸檔，對運行周期較長（一般為2年以上）的科研工作，應采用階段歸檔制度，避免因人員變動而帶來科研文件材料積累和不銜接的問題。

3.3 與業(yè)務管理工作協(xié)調(diào)同步

一方面要將科研文件材料歸檔工作與科研業(yè)務工作同時布置、落實和檢查，強化“四同步”管理；另一方面要劃分好歸檔整理單元，明確科研文件材料整理歸檔責任人。歸檔整理單元劃分過小，容易造成歸檔文件材料重復，并影響科研檔案的系統(tǒng)性；歸檔整理單元過大，必然加大歸檔文件材料整理強度，容易忽略過程性文件材料，從而影響科研檔案的完整性和真實性。一般來說，歸檔整理單元應與本單位科研業(yè)務管理部門下達的任務單元保持一致。其中，非常規(guī)性的科研工作以獨立分解的任務所形成的歸檔文件作為一個整理單元，常規(guī)性的科研工作以年度所形成的文件為一個整理單元[1]。

4 結(jié)語

正確理解和認識海洋科研文件材料，明確海洋科研文件材料的歸檔范圍，建立合理的海洋科研文件材料歸檔制度，是解決海洋科研文件材料歸檔工作中問題的基本方法，而海洋科研檔案利用則是影響海洋科研文件材料歸檔工作的關鍵問題。在維護國家利益和集體利益的同時，應充分尊重科研人員的知識產(chǎn)權，給予科研人員利用其自身產(chǎn)出科研成果的最大權限和快捷途徑，并向科研人員定期公布科研檔案目錄和科研檔案利用情況，對利用效果好、價值高的科研檔案給予充分的肯定，激發(fā)科研人員歸檔工作積極性。逐步將檔案工作“四同步”管理下的被動行為逐步轉(zhuǎn)化為自覺行為，從而促進海洋科研檔案工作的健康發(fā)展，保障科研軌跡及其成果的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

[1]?！ぱ罂茖W技術研究檔案業(yè)務規(guī)范[S]. HY/T 056—2010.國家海洋局，2010-10-01.

[2]檔案工作基本術語[S]. DA/T1-2000.中華人民共和國國家檔案局，2001-01-01.

2011年1月25日