鄧珊妮

(湖南工業(yè)大學(xué)圖書館，湖南株洲412000)

走出圖書招標(biāo)采購“低價中標(biāo)”誤區(qū)＊

鄧珊妮

(湖南工業(yè)大學(xué)圖書館，湖南株洲412000)

當(dāng)前，高校圖書館在圖書招標(biāo)采購中，由于對這一新型的圖書采購方法的實際運作經(jīng)驗不足，往往容易陷入“低價中標(biāo)”誤區(qū)。高校圖書館應(yīng)該通過制定規(guī)范的采購合同和合理的評分標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格考察書商的實力，嚴(yán)把圖書驗收質(zhì)量關(guān)等有效措施，走出“低價中標(biāo)”誤區(qū)，提高圖書招標(biāo)采購質(zhì)量。

高校圖書館;招標(biāo)采購;低價中標(biāo);圖書供應(yīng)商;采購合同;圖書驗收

圖書采購工作是高校圖書館信息資源建設(shè)的一項核心工作，圖書的采購質(zhì)量直接影響到圖書館的藏書質(zhì)量和館藏結(jié)構(gòu)，還會影響到教師的科研活動和圖書館的服務(wù)水平。

自《中華人民共和國政府采購法》實施以來，我國為數(shù)眾多的高校圖書館紛紛采用招標(biāo)方式進行圖書采購。將招標(biāo)機制運用到圖書的資金分配與管理中，不僅能使圖書經(jīng)費得以規(guī)范，購書成本得以降低，而且還可增強圖書采購資金使用的透明度，有效地防止采購過程中的腐敗行為，同時還有利于圖書館獲得價廉質(zhì)優(yōu)的館配服務(wù)，從而使圖書館工作人員從以往繁重的勞動壓力中解脫出來，使圖書館的整體工作效率得到提高。

圖書招標(biāo)采購方法作為一種科學(xué)、高效的采購方法，在我國各大高校圖書館廣泛使用，但由于圖書招標(biāo)采購方法尚屬于一種新型的圖書采購方法，實際運作經(jīng)驗尚淺，目前的市場機制還不完善，招標(biāo)采購方式還不健全，書商實力良莠不齊等諸多原因，在圖書招標(biāo)采購的運作過程中還存在許多的問題。其中，“低價中標(biāo)”問題現(xiàn)象已成為業(yè)內(nèi)人士關(guān)注的焦點。

一 圖書招標(biāo)采購“低價中標(biāo)”的原因

“低價中標(biāo)”有許多原因，其中最為重要的原因之一，是將圖書采購與貨物采購混為一談，將圖書采購作為普通的、各種指標(biāo)可明確比較的普通商品，將適用于標(biāo)準(zhǔn)定制商品及通用服務(wù)項目的最低價評標(biāo)法用于圖書館圖書采購。圖書是一種特殊的標(biāo)的，與其它物品招標(biāo)采購有著很大的區(qū)別。圖書的采購招標(biāo)的標(biāo)的物具有不確定性，它一般是某一段時間已經(jīng)出版的圖書和未來一段時間陸續(xù)出版的圖書，是一個分次分批、持續(xù)進行的過程，不可能像其它貨物采購的標(biāo)的物一樣在招標(biāo)時提供具體的品牌、具體的型號、具體的性能參數(shù)，也不可能標(biāo)明具體的到貨期及到貨數(shù)量。因此，在圖書招標(biāo)實踐中，圖書作為特殊標(biāo)的物的特性決定了作為招標(biāo)單位的圖書館只能在一定時間內(nèi)、按購書經(jīng)費總量來確定合作書商，在不能標(biāo)明具體的交貨數(shù)量和交貨期的情況下，只能確定供貨書商的采購資格。另外，圖書采購招標(biāo)不僅應(yīng)關(guān)注供貨商是否能按圖書館的需求在一定的時效期內(nèi)以適當(dāng)?shù)膬r格采購某一品種圖書，更應(yīng)該關(guān)注供貨商是否具備按照圖書館的需求處理圖書信息、提供館配服務(wù)的能力。［1］

評標(biāo)時無法對投標(biāo)商的服務(wù)承諾做出真?zhèn)闻袛嗯c專家不專等等因素是造成“低價中標(biāo)”的另一個重要原因。高校圖書館圖書招標(biāo)委員會成員組成結(jié)構(gòu)存在很大的弊端:一般情況下，其成員組成基本上是由學(xué)校的主管領(lǐng)導(dǎo)、圖書館的領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校的財務(wù)部門、審計部門等等組成，圖書館方面專家代表比例相對較少。由于非圖書館領(lǐng)域的代表對圖書市場信息掌握不全面，對圖書招標(biāo)采購的特點和各種館配服務(wù)要求不熟悉、不了解，因而無法判斷書商所做出服務(wù)承諾的真?zhèn)?，他們往往只會從學(xué)校利益出發(fā)，過多注重圖書的折讓率。

2007年財政部下發(fā)的《財政部關(guān)于加強政府采購貨物和服務(wù)項目價格評審管理的通知》明確指出:“綜合評分法中的價格分，統(tǒng)一采用低價優(yōu)先法計算”;和“服務(wù)項目評審過程中，不得去掉最低報價”。［2］《通知》的此項內(nèi)容也是造成圖書招標(biāo)“低價中標(biāo)”的重要因素之一。應(yīng)當(dāng)承認，這些規(guī)定對于貨物招標(biāo)采購是科學(xué)的、合理的，但對于圖書這個特殊商品的招標(biāo)采購來說卻是不夠科學(xué)、不夠合理的，因為圖書采購具有不同于貨物采購的特性。

無可否認，降低采購成本是圖書實施采購招標(biāo)的一個重要目的，但在當(dāng)前圖書供應(yīng)商能夠提供的折扣空間相差不大的情形下，在價格與質(zhì)量、貨品與服務(wù)之間做到盡可能的平衡，甚至更多地向質(zhì)量和服務(wù)傾斜以做到最優(yōu)化選擇，是構(gòu)建高質(zhì)量館藏，更好地服務(wù)于教學(xué)和科研需要的當(dāng)然之選。但在實踐中，能實現(xiàn)這樣的優(yōu)化、均衡的情形并不多見。［3］在競標(biāo)時，不少供應(yīng)商為了成為贏家，會以低價和提供多項服務(wù)贏取高分。而實際上，他們多數(shù)是投標(biāo)時承諾多，中標(biāo)后兌現(xiàn)少。其實“低價中標(biāo)”后導(dǎo)致的這種現(xiàn)象是可以預(yù)期的。投標(biāo)商為了要千方百計維持一定的利潤，在優(yōu)惠率提高了的前提下，必然導(dǎo)致館配服務(wù)相對下降，因而在中標(biāo)后的實際履約過程中總是出現(xiàn)這樣那樣的問題，最終造成圖書館館藏的相對低質(zhì)。諸如:圖書館所需求的質(zhì)量高、學(xué)術(shù)性強的專業(yè)書籍到貨率低，而小說類、休閑娛樂類的圖書比例太多;書商為求降低成本，將一些時效性強的計算機類書籍故意拖延時間，延長圖書到貨周期，使時效性圖書利用價值大打折扣，甚至出現(xiàn)特價書、盜版書、大量再版書混雜的現(xiàn)象，最終影響圖書館藏書質(zhì)量和藏書體系的建設(shè)。

二 走出“低價中標(biāo)”誤區(qū)，提高圖書招標(biāo)采購質(zhì)量的對策

為了改變片面追求低扣率的做法，筆者認為在圖書招標(biāo)采購前應(yīng)該邀請圖書館方面的專家為評標(biāo)委員會成員進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，以使評標(biāo)委員會成員了解“圖書”作為標(biāo)的物不同于其它標(biāo)的物的特性，了解圖書發(fā)行市場的行情，了解圖書作為特殊標(biāo)的物的其它配套服務(wù)，如圖書加工服務(wù)、CNMARC數(shù)據(jù)配送等，解決好評標(biāo)委員會成員專家不專的狀況。

1．嚴(yán)格考察書商的實力。近年來，各大高校正處于多校合并的風(fēng)潮，高校的擴張造成圖書采購數(shù)量的相應(yīng)增大，給圖書采購工作帶來很大的難度。高校圖書館采購的圖書一般涉及的出版社多，對附加服務(wù)要求也偏多，加上付款的周期較長，如果圖書供應(yīng)商沒有一定的規(guī)模和實力應(yīng)該很難做到按時、按量配送圖書，因此，對書商進行資格考察就成為招標(biāo)工作的關(guān)鍵。因為只有選擇了有資信的書商，圖書的招標(biāo)采購工作才能順利地進行。為避免投標(biāo)商魚目混珠，在選擇書商時，應(yīng)把公司規(guī)模、業(yè)績、信譽度、服務(wù)等因素同折扣一起加以考慮，如注冊資金、投標(biāo)商的工作場地以及出示出版社相關(guān)供貨合同及授權(quán)書等，只有這樣，圖書館才能順利、及時地完成采訪工作任務(wù)。［4］

2．制定規(guī)范的采購合同。制定規(guī)范、詳細的合同是圖書采購工作順利進行的保證。要充分依照有關(guān)法律、法規(guī)編寫合同，各項合同條款都要合理合法，要明確地規(guī)定雙方的權(quán)力和義務(wù)。由于圖書配套加工服務(wù)是圖書采購不同于其它商品采購的重要區(qū)分點，因此，我們在制定合同時，應(yīng)該將圖書加工條項列于重點工作條款，詳細精準(zhǔn)地予以說明。對于圖書加工質(zhì)量、CNMARC編目數(shù)據(jù)、圖書的到館時間、到貨率以及退貨細則等等也必須詳細精準(zhǔn)地注明。對于一些優(yōu)質(zhì)的出版社的圖書定單率在合同上也要明確規(guī)定;對于不能履約的書商應(yīng)及時終止合同等。

3．合理制定評分標(biāo)準(zhǔn)。高校圖書招標(biāo)采購前應(yīng)先討論制定出合理的評標(biāo)原則，按照價格與質(zhì)量并重的原則進行評標(biāo)，盡可能地防止招標(biāo)時片面追求低價。筆者認為，以平均價為基準(zhǔn)價的評分方法比較科學(xué)，將高于和低于平均價的分數(shù)遞減。同時加大質(zhì)量方面的分數(shù)權(quán)重，將圖書量、圖書加工質(zhì)量、CNMARC編目數(shù)據(jù)質(zhì)量等也要列入計分行列，這樣，就可以選擇質(zhì)量與價格的最佳交叉點，最終選擇出最佳的圖書供應(yīng)商。［5］

4．嚴(yán)把圖書驗收質(zhì)量關(guān)。圖書的驗收工作是圖書采訪質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，是圖書采購質(zhì)量控制的最后一道防線。高校圖書館圖書招標(biāo)采購從招標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、確定中標(biāo)圖書供應(yīng)商，直到與供應(yīng)商簽訂合同，這些工作都屬于招標(biāo)采購的前期工作。圖書招標(biāo)采購中這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題，都可能在驗收的階段被發(fā)現(xiàn)，因此圖書館驗收工作人員的選擇至關(guān)重要。首先，驗收人員應(yīng)選擇相當(dāng)有責(zé)任心和有豐富業(yè)務(wù)知識和經(jīng)驗的人來擔(dān)任。驗收工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同的條款及細則對新書進行驗收，對于有質(zhì)量問題的圖書(污損、散頁、缺頁、倒裝及套書不全等圖書)要堅決予以退貨;對于與訂單不相符的書籍(訂單書目中沒有的，或者是因書商提供的書目不全而導(dǎo)制本科院校選購了高職高專書籍、中小學(xué)書籍等等)也要堅決拒收。

對一些未能及時采購到的圖書，采訪人員應(yīng)要求書商每隔一段時間提供一次反饋信息并注明其原因，以確保圖書的數(shù)量和質(zhì)量，并根據(jù)其錯誤程度，扣除履約保證金。

5．建立科學(xué)的館藏質(zhì)量評價體系。采購的圖書入館后，對館藏圖書質(zhì)量的科學(xué)評價尤其重要。評價的指標(biāo)可以以入館的圖書是否符合學(xué)校的學(xué)科建設(shè)，重點學(xué)科與一般學(xué)科的比例是否適當(dāng)，入館圖書的利用率怎么樣，讀者的評價如何，館配商到書率高與低以及館藏是否具有連續(xù)性等指標(biāo)作為參考物，根據(jù)調(diào)研和統(tǒng)計得出的客觀數(shù)據(jù)進行綜合分析判斷。對于缺乏誠信的書商，建立不誠信檔案，作為下次招標(biāo)的參考依據(jù);對于學(xué)科比例失衡，進行及時調(diào)整;對于讀者的客觀評價要及時有效地采取應(yīng)對措施;對于圖書利用率低效問題要及時進行原因分析，如果牽涉到人為因素就必須啟動問責(zé)機制。對館藏圖書質(zhì)量的評價，需要定期不間斷地執(zhí)行，最好成立館藏質(zhì)量評價委員會，其成員由圖書館、讀者、紀(jì)檢、審計及財務(wù)等相關(guān)人員組成。只有這樣，圖書館的圖書采購質(zhì)量才能真正優(yōu)化和提高。

高校圖書館圖書招標(biāo)采購的目的，就是要最終選擇到最優(yōu)秀的圖書供應(yīng)商，從而使圖書館能夠最快、最全、最經(jīng)濟地采購到高質(zhì)量的圖書以及得到最好的配套服務(wù)。而要真正達到這一目的，需要我們不斷地總結(jié)經(jīng)驗，徹底走出“低價中標(biāo)”的誤區(qū)，在圖書館及書商雙贏的前提下，切實提高圖書采購的質(zhì)量。

［1］韓鳳華．高校圖書館圖書招標(biāo)采購質(zhì)量控制對策［J］．情報檢索，2010(8):116－118．

［2］馬啟花．圖書招標(biāo)方式下高校圖書館圖書采訪質(zhì)量保障策略［J］．圖書館，2009(5):103－104．

［3］鄧珊妮．高校圖書館采訪質(zhì)量控制實證研究［J］．圖書學(xué)研究:理論版，2010(11):64－66．

［4］田利．警惕圖書招標(biāo)采購中的低價“陷阱”［J］．河北圖書館學(xué)刊，2009(2):81－82．

［5］李大林．高校圖書館中文圖書采購招標(biāo)質(zhì)量控制研究［J］．河南圖書館學(xué)刊，2009(8):86－88．

Be Off the Misunderstanding of the Low Price Tender of Inviting Tenders and Purchasing Books

DENG Shanni

(Library，Hunan University of Technology，Zhuzhou Hunan 412000，China)

Nowadays，owing to lack of experience in actual operation the new type of inviting tenders and purchasing books in libraries of universities and colleges，we often prone to fall into the mistaken ideas which named“l(fā)ower price tender”．In order to free ourselves of the mistaken ideas and improve the quality of books purchase，libraries of universities and colleges should drawing up a series of effective measures，such as draw up normative procurement contract and reasonable standard for evaluation to inspect book wholesaler’s strength and strict control the quality of book acceptance．

libraries of universities and colleges;open tender;lower price tender;book wholesaler;procurement contract;book acceptance

G253

A

1674－117X(2011)03－0150－03

2011－03－01

株洲市社科聯(lián)基金項目“圖書采購質(zhì)量控制研究”(ZZSK1158)

鄧珊妮(1974－)，女，湖南攸縣人，湖南工業(yè)大學(xué)圖書館館員，主要從事文獻采訪、分編研究。

責(zé)任編輯:黃聲波