林曉丹

辦公自動化對高校秘書工作的利弊分析

林曉丹

閩江學(xué)院黨政辦公室

辦公自動化對開展高校辦公室秘書工作具有積極的作用，但同時也帶來了消極影響。因此，高校辦公室秘書要合理應(yīng)用辦公自動化，揚長避短，化被動為主動，實現(xiàn)既定的管理目標(biāo)。

辦公自動化 高校 秘書 利弊

1 辦公自動化的內(nèi)涵

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是一項綜合性技術(shù)，是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來的一種新型的辦公模式。辦公自動化直接應(yīng)用于高校秘書工作，有助于高校辦公室秘書人員充分利用信息資源，提高工作效率，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供高效的決策輔助，達(dá)到既定的管理目標(biāo)，實現(xiàn)學(xué)校更快更好發(fā)展。同時，實行辦公自動化也對辦公室秘書人員提出了更高的要求，要在工作中不斷學(xué)習(xí)、更新知識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，具備現(xiàn)代化科學(xué)管理知識與能力，不斷促進(jìn)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2 辦公自動化對開展秘書工作的積極作用

2.1 有利于提高辦公室秘書人員辦理公文的效率

傳遞、辦理公文是高校辦公室秘書人員的常規(guī)工作。秘書人員要將辦公室收到的來自上級不同單位的文件整理、分類，及時、準(zhǔn)確地傳給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱，并遵照領(lǐng)導(dǎo)指示向?qū)W校各部門傳達(dá)文件精神。

在應(yīng)用辦公自動化之前，高校通常采取人工的方式完成這一過程，登記收文時間、收文編號后，再按時間先后、緊急程度等次序分別傳到領(lǐng)導(dǎo)手中。有時一份文件需要經(jīng)過多個校級領(lǐng)導(dǎo)傳閱后才能作出決策，這樣文件就得在傳閱途中逗留較長的時間，容易耽誤工作進(jìn)度，甚至有的文件在領(lǐng)導(dǎo)還未傳閱時就過了文件規(guī)定的辦理時限，直接造成嚴(yán)重影響。應(yīng)用辦公自動化后，辦公室秘書人員可以在第一時間將收到的文件掃描，通過學(xué)校的辦公自動化系統(tǒng)分別或同時發(fā)送給不同的領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地對文件進(jìn)行瀏覽、批示，即使領(lǐng)導(dǎo)在外出差、開會，也能充分利用網(wǎng)絡(luò)處理學(xué)校事務(wù)，不會影響工作進(jìn)展，極大地提高了工作效率。

2.2 方便文件歸檔、查閱

辦公室秘書人員在工作中經(jīng)常需要查閱大量文件等資料，有時甚至需要涉及到多年前的文件材料。應(yīng)用辦公自動化之前，高校的文件等資料基本以紙質(zhì)檔案的形式存儲在學(xué)校檔案室，秘書人員每次查閱都給檔案室的工作人員造成很大麻煩，同時也不利于及時有效地查找到所需的文件資料。應(yīng)用辦公自動化后，除了紙質(zhì)存檔之外，秘書人員也可以直接在計算機(jī)上對文件進(jìn)行電子歸檔，方便自己以及其他秘書人員日后查閱，提高秘書人員的工作質(zhì)量和效率，同時也有效提高了文件的規(guī)范化管理，避免了因為文件過多而造成文件丟失和查找困難。

2.3 有利于提高辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公自動化需要以計算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，廣泛迅速地收集整理、加工存儲和提取使用信息，使辦公室秘書人員方便快捷地共享信息，但同時它也對辦公室秘書人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，不僅要求秘書人員具備秘書專業(yè)知識，還要熟練掌握應(yīng)用自動化辦公設(shè)備和技術(shù)的能力。辦公室秘書人員要有針對性地參加辦公室業(yè)務(wù)知識的進(jìn)修和培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，掌握現(xiàn)代化科學(xué)管理技術(shù)，這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代辦公自動化的需要。

2.4 有利于辦公室秘書人員之間的協(xié)同合作

辦公室工作涉及到多個環(huán)節(jié)，常常需要多個辦公室秘書之間相互協(xié)作才能完成。比如緊急通知或文件，需要多個秘書人員共同處理，如果采用傳統(tǒng)的模式，就需要傳遞多個環(huán)節(jié)，耽誤處理的時間。應(yīng)用辦公自動化后，可以直接在學(xué)校內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)上進(jìn)行文件的群發(fā)和共享，在最快的時間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門和人員，為秘書工作的及時性提供有力保證。

2.5 有利于促進(jìn)科學(xué)管理

應(yīng)用辦公自動化后, 傳統(tǒng)的辦公室結(jié)構(gòu)和工作方式將發(fā)生重大變化，辦公自動化系統(tǒng)自動按照預(yù)先設(shè)定的指令開展各項工作。原來塞滿辦公室的檔案柜、文件夾，辦公桌上成堆的文件和紙張將逐步被現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和電子文件所取代，極大提高了辦公室的科學(xué)管理水平。如，學(xué)校基本上每天都要安排多個會議，由不同的領(lǐng)導(dǎo)、工作人員參加，如果由辦公室秘書一個個打電話通知，就可能造成較大的工作負(fù)擔(dān)，影響其他工作的開展。應(yīng)用辦公自動化后,系統(tǒng)就能根據(jù)事先設(shè)置的指令，自動、及時地發(fā)出信號, 提醒參會者不要遲到或忘記會議，還能科學(xué)地調(diào)配會議室、接送用車和會務(wù)安排，極大地提高了工作效率，實現(xiàn)辦公室工作的科學(xué)管理。

3 辦公自動化對開展秘書工作帶來的消極影響

3.1 辦公自動化給高校秘書工作的保密性帶來隱患

辦公自動化將現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，具有很高的數(shù)據(jù)共享性，這給高校的保密工作帶來了隱患。若辦公自動化系統(tǒng)在硬件或軟件上缺乏保密技術(shù)防范或技術(shù)防范級別不夠高，防范不夠嚴(yán)密，就極易造成辦公自動化系統(tǒng)被黑客攻擊、侵害，導(dǎo)致電子文件中的信息被惡意增刪或修改，甚至造成泄密。此外，辦公室秘書人員的一些疏忽也會造成泄密。如，廢棄的打印紙和用過的磁盤、U盤等移動存儲介質(zhì)上，可能留有秘密信息資料，卻沒有妥善處理；在對外交流過程中，向無關(guān)者展示不該公開的涉密數(shù)據(jù)和信息；計算機(jī)送去維修、報廢時沒有及時清除掉硬盤中的涉密數(shù)據(jù)和信息；公用計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備不加密碼等，都可能造成泄密。因此，加強(qiáng)保密工作是辦公自動化建設(shè)中一項不可忽視的工作。

3.2 辦公自動化給公章使用帶來難題

高校每天都有大量的文件等材料需要使用公章，而高校也制定了嚴(yán)格的管理制度來規(guī)范公章的使用。應(yīng)用辦公自動化后，除了繼續(xù)使用紙質(zhì)公章外，也有部分文件等材料需要使用電子印章。而電子印章是通過技術(shù)手段實現(xiàn)，因此也就容易通過技術(shù)手段被竊取，如何確保電子印章的安全性成為辦公自動化亟須解決的問題。

3.3 辦公自動化造成溝通不良的問題

辦公室事務(wù)性工作錯綜復(fù)雜，辦公室秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，需要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策輔助，一般通過面對面的傳統(tǒng)溝通模式。辦公自動化引入了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備后，改變了辦公室秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)之間、秘書與秘書之間傳統(tǒng)的溝通模式。過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，單純點擊幾下鼠標(biāo)，忽視了語言、表情、肢體等面對面的交流，容易造成溝通不良，甚至造成彼此間的誤會，不利于及時有效地開展工作。

3.4 辦公自動化對辦公室秘書人員的身體健康和生理健康帶來危害

辦公自動化是借助計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等自動化辦公設(shè)備來實現(xiàn)的。這些先進(jìn)的辦公設(shè)備雖然操作便捷，效率高，但是帶給辦公室秘書人員的負(fù)面影響也是不容忽視的，它們往往帶有很強(qiáng)的輻射性，秘書人員長時間接觸這些輻射性強(qiáng)的電子設(shè)備會產(chǎn)生各種疾病，造成身體上的危害。同時，辦公室秘書人員因工作的特殊性會長時間保持坐姿，也難免會產(chǎn)生頸椎病等職業(yè)病，對身體健康帶來危害。

3.5 過分依賴辦公自動化將使秘書工作陷入被動局面

辦公自動化使辦公室秘書工作離不開計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，因此，計算機(jī)帶來的安全問題就成了秘書工作不容忽視的問題。特別是網(wǎng)絡(luò)安全問題，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展也日益凸現(xiàn)。如果辦公室秘書人員平時沒有養(yǎng)成資料存盤備份的良好習(xí)慣，那么一旦計算機(jī)發(fā)生故障或遭受病毒攻擊，計算機(jī)里的信息資料完全消失，就將無法正常開展工作，甚至導(dǎo)致工作癱瘓。如果辦公室秘書過分依賴辦公自動化系統(tǒng)，將文字工作當(dāng)成完成任務(wù)，長期不動腦筋就到網(wǎng)上復(fù)制、粘貼，就會養(yǎng)成惰性，不但降低秘書工作的積極性和主動性，也會使自身的創(chuàng)造性思維得不到良好的發(fā)展，長此以往必定會使秘書工作處于一種被動的局面，也不利于自身發(fā)展。

4 合理應(yīng)用辦公自動化，實現(xiàn)既定管理目標(biāo)

4.1 轉(zhuǎn)變觀念，學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動化技術(shù)

在高校辦公自動化大發(fā)展的新形勢下，過去那種不合時宜的舊觀念、舊模式、老做法已經(jīng)不能適應(yīng)辦公室秘書工作的需要。辦公室秘書人員要充分認(rèn)識到辦公自動化的利弊，積極轉(zhuǎn)變思想觀念，跟上形勢和時代的發(fā)展步伐，拋棄對辦公自動化系統(tǒng)的抵觸和畏難情緒，從思想觀念上充分認(rèn)識到實現(xiàn)辦公自動化的必要性和長遠(yuǎn)性，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的辦公自動化技術(shù)，不斷提高辦公自動化水平，保證秘書工作高效、有序地開展。

4.2 提高素質(zhì)，熟練掌握辦公自動化技能

辦公自動化是一個人機(jī)交互系統(tǒng)，要使辦公自動化系統(tǒng)更趨于合理，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理和操作，必須依靠具備現(xiàn)代思想和技能的主體，也就是辦公室秘書人員來實現(xiàn)。因此，辦公室秘書必須具備辦公自動化所要求的素質(zhì)與技能。例如，發(fā)文流程中，辦公室秘書人員不僅要熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)化的公文格式，更要掌握計算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用辦公自動化軟件，并在使用辦公自動化系統(tǒng)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，與技術(shù)開發(fā)人員探討、解決問題，從而不斷完善辦公自動化系統(tǒng)在發(fā)文流程設(shè)計、運作方式、運行流程等方面的要求，使辦公自動化系統(tǒng)能夠滿足標(biāo)準(zhǔn)化公文的更高要求。

4.3 踏實作風(fēng)，增強(qiáng)秘書工作的主動性

辦公室秘書工作既要辦文辦事，收發(fā)傳遞文件信息，又要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，主動服務(wù)，實行科學(xué)管理，這就要求辦公室秘書深入基層，深入一線，聽取廣大師生意見，掌握第一手材料，并科學(xué)有效地建立辦公自動化條件下的秘書工作規(guī)范，嚴(yán)格規(guī)范秘書工作制度和程序，逐漸把傳統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)和先進(jìn)的自動化手段相結(jié)合，真正提高工作效率，如公文辦理中的擬辦、批辦、承辦等核心環(huán)節(jié)，檔案管理中的鑒定、分類、整理等核心環(huán)節(jié)，即使在辦公自動化環(huán)境下仍要堅持規(guī)范處理，使辦公自動化與傳統(tǒng)秘書工作有效結(jié)合。

4.4 增強(qiáng)安全防范意識，做好保密工作

保密工作是高校辦公室秘書工作的重要組成部分，保守國家秘密是秘書人員肩負(fù)的職責(zé)和義務(wù)。辦公自動化使秘書人員的保密工作呈現(xiàn)出新的特點，增加了保密的難度，尤其網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使文件檔案資料的傳播途徑和泄密渠道日益增多，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)成為“黑客”攻擊的對象。同時，竊密手段也日益現(xiàn)代化，甚至利用人造衛(wèi)星、激光技術(shù)、紅外遙感等各種高科技手段進(jìn)行竊密。因此，高校辦公室秘書人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識，培養(yǎng)嚴(yán)守秘密的職業(yè)道德，積極參加有關(guān)保密技能的教育培訓(xùn)活動，了解辦公自動化設(shè)備方面竊密與反竊密的情況，熟練掌握、運用各種辦公自動化設(shè)備，提高做好辦公自動化中保密工作的自覺性和技術(shù)水平。同時，高校要從制度上對辦公自動化系統(tǒng)的安全進(jìn)行規(guī)范和保護(hù)，制定具體的管理制度，如對辦公自動化系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，涉密信息不得在辦公自動化系統(tǒng)里進(jìn)行加工、傳遞和存儲，對重要的文件和數(shù)據(jù)要及時備份。

綜上所述，辦公自動化在高校秘書工作中的運用是新形勢和高校日新月異發(fā)展的需求。辦公室秘書人員既要充分利用辦公自動化給工作帶來的便利，也要避免辦公自動化帶來的負(fù)面危害，揚長避短，同時端正工作態(tài)度，積極發(fā)揮自己的主觀能動性, 化被動為主動，才能實現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。

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