江佩瓊

（梧州學(xué)院，廣西 梧州 543002）

關(guān)于做好新升本科院校檔案工作的幾點(diǎn)思考

江佩瓊

（梧州學(xué)院，廣西 梧州 543002）

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)校的檔案材料會大量地產(chǎn)生，在為教學(xué)、科研服務(wù)中如何提升檔案管理能力，是新建本科院校普遍面臨的問題之一。新建本科院校應(yīng)該以服務(wù)科研、服務(wù)社會為發(fā)展目標(biāo)，以滿足教學(xué)需求為導(dǎo)向，在人文社會科學(xué)成果轉(zhuǎn)化中發(fā)揮作用，以實(shí)現(xiàn)檔案管理水平在短期內(nèi)快捷提升。

新建本科院校；檔案管理；思考

隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，近年新升本科院校也得到了長足的發(fā)展，這是高等教育發(fā)展到一定歷史階段的普遍趨勢，是高等教育在新形勢下全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，實(shí)現(xiàn)教育公平、辦人民滿意的高等教育、建設(shè)高等教育強(qiáng)國、深入實(shí)施科教興國戰(zhàn)略和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的重要舉措。2005年12月，全國高校設(shè)置評議委員會通過了以廣西大學(xué)梧州分校為基礎(chǔ)，設(shè)立梧州學(xué)院的申請，梧州學(xué)院的發(fā)展從此翻開嶄新的一頁。

隨著梧州學(xué)院教育事業(yè)的不斷發(fā)展，學(xué)院的檔案工作也得到了發(fā)展，在工作軟硬件環(huán)境、管理制度和隊(duì)伍建設(shè)等方面均取得了很好的成績。但必須實(shí)事求是地看到，檔案工作與學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的需要還有很大的距離，還有很多亟需改進(jìn)和完善的地方。據(jù)筆者觀察和與一些外地高校檔案工作人員的交流，這些情況各地均有不同程度的存在，這也是新升本科院校所碰到的通病。如何在實(shí)踐中不斷地提升檔案部門的功能，以適應(yīng)學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的需要，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，是檔案工作人員必須認(rèn)真面對的、又是十分迫切的課題。

為此，筆者嘗試以梧州學(xué)院檔案工作為例，就正確認(rèn)識檔案工作對新升格為本科院校的發(fā)展意義，并通過建立高效實(shí)用的檔案工作機(jī)制、打造高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍、不斷地提升檔案工作的功能，為科研教學(xué)服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)和為社會服務(wù)，促進(jìn)新升本科院校教育事業(yè)發(fā)展等問題，談?wù)勛约旱幕舅悸贰?/p>

一、檔案工作是促進(jìn)新升本科院校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，提高認(rèn)識，充分理解檔案工作對促進(jìn)學(xué)校教育發(fā)展的重要性和必要性，并讓這一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義

學(xué)校的檔案能真實(shí)地反映學(xué)校不同時期的教學(xué)工作和管理工作的情況，獨(dú)具“原始記錄”屬性和憑證作用，學(xué)校檔案對領(lǐng)導(dǎo)的決策、對學(xué)校的教學(xué)科研、對教師職稱評定，以及為學(xué)生提供學(xué)歷證明等方面均發(fā)揮著不可替代的作用[1]。因此，高校檔案工作，既是促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，也是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)十分重要的工作。

但是，由于種種原因，當(dāng)前很多人對高校檔案工作的認(rèn)識和理解還十分模糊，檔案工作得不到足夠的重視和支持，檔案工作相對滯后于迅猛發(fā)展的教育事業(yè)。而這種情況在有些新升本科院校更加明顯。學(xué)校普遍將工作的重點(diǎn)放到教學(xué)科研方面，對檔案工作方面的投入則大都只停留在硬件設(shè)施上，對檔案工作軟環(huán)境建設(shè)重視不夠，對戰(zhàn)略性規(guī)劃，以及檔案工作的連續(xù)性、工作人員的安排欠缺長遠(yuǎn)發(fā)展地考慮。不少人認(rèn)為收集、整理檔案是件單純而簡單的事情，無多少學(xué)問，誰都能干，致使檔案工作人員變動頻繁，工作難以連續(xù)系統(tǒng)地開展，檔案工作的質(zhì)量自然是大打折扣。在具體的工作安排上，容易受到其他工作的沖擊，如經(jīng)常是通知下發(fā)了很長時間，各系、部移交的檔案材料總不能按時完成，嚴(yán)重地影響了整理檔案材料的進(jìn)度。一些從事檔案工作的人員也認(rèn)為承擔(dān)的不是學(xué)校的主要工作，做好做不好對學(xué)校影響不大，所以工作熱情不高，工作作風(fēng)、工作態(tài)度不夠認(rèn)真。近年來，學(xué)生的在校生人數(shù)逐年上升，而收集回來的學(xué)生成績表和學(xué)生學(xué)籍表卻逐年減少，這一現(xiàn)象足以說明檔案工作沒有得到足夠的重視。

為什么存在這些問題？根本原因是人們對檔案工作在教育事業(yè)發(fā)展中的地位和作用認(rèn)識不足。為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，2008年9月，教育部根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的宗旨頒發(fā)實(shí)施了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。明確了高校檔案工作在高校教育事業(yè)發(fā)展中的性質(zhì)、地位和作用。2012年，梧州學(xué)院將迎來學(xué)校升格本科以后，教育部規(guī)定的對學(xué)校的辦學(xué)條件、教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理等進(jìn)行綜合評估和審核，檔案工作的好壞，直接影響到我校能否順利通過評估審核，毫無疑問，這既是對學(xué)校工作的一次檢驗(yàn)，更是對檔案工作的一次重要考驗(yàn)。

因此，提高認(rèn)識，充分理解檔案工作對促進(jìn)學(xué)校教育發(fā)展的重要性和必要性，并讓這一理念根深蒂固地根植到教育工作者的思想中，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。如何達(dá)到目的，我們認(rèn)為：一要加強(qiáng)宣傳。檔案工作作為基礎(chǔ)性的工作，它有賴于各部門的配合與支持，因此，各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工要增強(qiáng)檔案意識，要從檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，是教育事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源的高度去認(rèn)識檔案工作。二應(yīng)結(jié)合相關(guān)法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，積極主動地開展《高等學(xué)校檔案管理辦法》學(xué)習(xí)宣傳活動，充分利用學(xué)校的網(wǎng)站、刊報(bào)、工作簡報(bào)及宣傳墻報(bào)等傳播工具進(jìn)行宣傳，使檔案工作深入人心。三是以明年教育部對學(xué)校升格本科以后，進(jìn)行綜合評估和審核為契機(jī)，嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，認(rèn)真做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，為學(xué)校完滿通過評估和審核而加分，不但要按評估達(dá)標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)及時進(jìn)行必要的整改和人員調(diào)整，健全完善檔案工作制度，更要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，著眼學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展，建設(shè)高效實(shí)用的檔案工作機(jī)制，形成有鮮明特色的“梧州經(jīng)驗(yàn)”。

二、健全完善檔案工作機(jī)制，是新升本科院校可持續(xù)發(fā)展的重要保障，因此，我們必須把準(zhǔn)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，建立科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案工作機(jī)制，從組織上制度上確保檔案工作順利開展

高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)工作，是學(xué)校教育發(fā)展不可或缺的重要組成部分，但是，目前的情況是檔案工作這個基礎(chǔ)很不牢固，遠(yuǎn)滯后于學(xué)校的發(fā)展。檔案工作機(jī)制仍不盡人意，只重視人員編制機(jī)構(gòu)的設(shè)置，卻忽視了人員配備和作用的合理性；工作人員多有兼職，容易受到其他事務(wù)的沖擊，以至檔案的收集、保管銜接不暢；對教學(xué)、科研的檔案歸檔不重視、不及時、不規(guī)范[2]。這些都說明我們現(xiàn)行的檔案工作機(jī)制不完善、不合理、不科學(xué)、不規(guī)范。

健全完善檔案工作機(jī)制，是新升本科院校不斷發(fā)展的重要保障，因此，必須把準(zhǔn)檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，建立科學(xué)、規(guī)范、合理的檔案工作機(jī)制，從組織上制度上確保檔案工作順利開展。一是認(rèn)真貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》，使人們真正從思想上重視檔案工作，從行動上自覺做好和配合檔案部門的各項(xiàng)工作。二是建全完善高效的檔案管理制度，包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責(zé)范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，特別要嚴(yán)格明確各級檔案管理人員，及其工作目標(biāo)和工作要求。三是實(shí)行檔案管理責(zé)任制。讓所有教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，收集和整理各自的教學(xué)檔案，定期或不定期地移交檔案管理員，統(tǒng)一驗(yàn)收合格后存檔，從制度上保證教學(xué)檔案長期有效地收集和保存。

三、檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，因此，建立一支政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的檔案工作隊(duì)伍，是新升格為本科院校檔案工作上新臺階，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)不斷發(fā)展的關(guān)鍵

客觀地說，目前梧州學(xué)院的檔案工作人員素質(zhì)狀況是不適應(yīng)不斷變化發(fā)展的形勢的，這種不適應(yīng)是全方位的，比較突出的問題是：一方面隊(duì)伍的政治覺悟、職業(yè)道德素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高，知識結(jié)構(gòu)和年齡結(jié)構(gòu)不盡合理，業(yè)務(wù)水平和工作能力不盡人意。

有的雖然擁有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，但未接受過專門的檔案管理方面的教育，知識更新緩慢，專業(yè)性和規(guī)范性較差；有的服務(wù)意識落后、不能滿足日常工作的需要，成為檔案工作順應(yīng)信息化社會發(fā)展的嚴(yán)重障礙。近年雖有一些專業(yè)人才充實(shí)進(jìn)來，也因其工作不被重視，進(jìn)來后難以留住，極不利于高校檔案工作的發(fā)展。另一方面是檔案兼職人員數(shù)量多，這些人員工作崗位變化很大，對檔案業(yè)務(wù)又不太熟悉，一定程度上阻礙了檔案工作整體水平的提高。目前，學(xué)校各系、部的檔案員由系、部的秘書擔(dān)任，其管理員雖然具有其他方面的專業(yè)特長，有的檔案員學(xué)歷還相當(dāng)高，但因缺少檔案管理技術(shù)知識，對檔案材料的形成、檔案的歸檔范圍、檔案的保管期限不熟悉，無法滿足高校檔案管理的工作的需要。例如：對于學(xué)校的基本建設(shè)檔案，系、部的檔案員是按他們的想法去進(jìn)行整理歸檔，而不是按照檔案的歸檔類型、歸檔范圍、保管期限等進(jìn)行保管。基本建設(shè)檔案內(nèi)容豐富，主體復(fù)雜，各施各法的管理很不規(guī)范，這樣勢必會給日后查閱檔案造成很大困難，給日后的保管和利用帶來隱患。

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，因此，建立一支政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的檔案工作隊(duì)伍，是新升格為本科院校檔案工作上新臺階、進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)不斷發(fā)展的關(guān)鍵。那么，新升格為本科院校的檔案工作隊(duì)伍，應(yīng)該如何適應(yīng)迅猛發(fā)展的形勢、并跟上形勢，把握新形勢下檔案工作的主動呢？筆者認(rèn)為，應(yīng)著重做好這幾個方面的工作。

一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一方面工作人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)的意識，提高專業(yè)理論知識、語言表達(dá)能力及應(yīng)用文寫作能力，計(jì)算機(jī)管理能力和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力；另一方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，或定期在本校進(jìn)行多種形式的學(xué)習(xí)講座活動，或是創(chuàng)造機(jī)會，積極選派人員參加區(qū)域性或全國性的參觀、學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)交流活動，通過多種途徑提升檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力。

二是加強(qiáng)檔案工作人才的培養(yǎng)、引進(jìn)和調(diào)整充實(shí)工作，優(yōu)化檔案工作人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的檔案工作團(tuán)隊(duì)，夯實(shí)高校檔案事業(yè)的基礎(chǔ)。

三是引入競爭機(jī)制和獎勵機(jī)制，改變“安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取”的狀況，形成拔尖人才脫穎而出，激勵人們奮發(fā)向上的工作環(huán)境，制定切實(shí)可行的崗位考核標(biāo)準(zhǔn)與管理辦法，把考核與評優(yōu)和晉級掛鉤。充分調(diào)動檔案人員的積極性，進(jìn)而增強(qiáng)緊迫感和使命感[3]。

四是建立穩(wěn)定的各級檔案工作隊(duì)伍，各系、部配備素質(zhì)較高的專職或兼職檔案人員，以保障檔案工作有序、高效地開展。

總之，做好高校檔案工作是學(xué)校管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，必須千方百計(jì)采取各種措施，使高校檔案的管理納入規(guī)范化的管理軌道，使新升本科院校的檔案管理形成一個完整的、準(zhǔn)確的、便于使用的檔案系統(tǒng)，推動檔案資源的開發(fā)和利用，提升高校檔案的社會功能，讓其更好地為學(xué)校服務(wù)、為社會大眾服務(wù)。

[1]藺海波.高校檔案工作如何由邊緣走向中心[N].中國檔案報(bào),2008-05-29（9）.

[2]以高校評估為契機(jī)加強(qiáng)高校檔案工作[EB/OL]./[2009-4-1]www.bgsyw.com.

[3]劉孝峰.如何提高高校檔案管理者的素質(zhì)[N].經(jīng)濟(jì)導(dǎo)報(bào)，2010-10-29（3）.

G275

A

1673-8535（2011）03-0105-04

2011-01-20

江佩瓊（1961-），女，廣西梧州市人，梧州學(xué)院綜合檔案室檔案館員，研究方向：檔案管理。

高 堅(jiān)）