近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，單位部門使用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來(lái)往函件，許多日常工作可以直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進(jìn)的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。
　　從電子文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、歸檔階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的歸檔仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門的必然選擇?，F(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。每個(gè)文件形成部門為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理這條路，由專業(yè)的檔案部門去管理。
　　電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復(fù)雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。
　　一、電子文件檔案化管理
　　電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本單位、部門的電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，集中地保存和管理電子文件，使這些電子文件有優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為以后的利用、查閱提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以開放、靈活的手段來(lái)管理電子文件檔案。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門，由檔案部門進(jìn)行分類、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問。檔案部門對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。
　　因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
　　二、電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
　　（1）電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來(lái)查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
　?。?）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。
　?。?）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、 統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。
　?。?）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。
　?。?）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，才能注冊(cè)、登記，借閱者可以通過登錄等方式，經(jīng)電子文件檔案部門確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，可以查詢有關(guān)的電子檔案信息。
　　電子文件檔案化管理對(duì)檔案部門、對(duì)電子文件形成部門都具有現(xiàn)實(shí)意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化管理的同時(shí)，應(yīng)和文件形成部門及單位各部門人員密切配合，增強(qiáng)他們的檔案管理、檔案法制意識(shí)，共同推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。