摘要：隨著內(nèi)部審計(jì)領(lǐng)域的不斷拓展，內(nèi)部審計(jì)的地位和作用日益提升。但是，多數(shù)企業(yè)在加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作的同時(shí)，卻對(duì)審計(jì)資料整理歸檔工作重視不夠，存在著“重審計(jì)、輕歸檔”的觀念，內(nèi)部審計(jì)檔案管理相對(duì)薄弱，管理水平不高。本文擬就如何改善企業(yè)內(nèi)審檔案管理談幾點(diǎn)淺見(jiàn)。
　　關(guān)鍵詞：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案管理
　　
　　一、內(nèi)審檔案在企業(yè)審計(jì)工作中的作用
　　
　　企業(yè)內(nèi)審檔案是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的重要組成部分，它是內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究?jī)?nèi)部審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。建立完整而系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)審檔案具有重要的作用。
　　
　　(一)為企業(yè)內(nèi)部的連續(xù)審計(jì)提供資料
　　企業(yè)內(nèi)審檔案包括企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作中的所有重要資料，它系統(tǒng)而完整地反映了企業(yè)內(nèi)部審計(jì)過(guò)程的基本情況。它可以作為審計(jì)工作結(jié)束后復(fù)核和備查的依據(jù)，也可以為有關(guān)部門(mén)和人員了解審計(jì)情況提供證明材料。企業(yè)中有些審計(jì)項(xiàng)目如財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、基建預(yù)決算項(xiàng)目審計(jì)等，連續(xù)性很強(qiáng)，為了縮短審計(jì)周期，審計(jì)人員可以充分利用以前年度的審計(jì)檔案進(jìn)行審計(jì)，從而提高工作效率，起到事半功倍的作用。
　　
　　(二)為提高企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量積累資料
　　目前，我國(guó)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量還沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的水準(zhǔn)，需要進(jìn)一步提高和完善。通過(guò)建立企業(yè)內(nèi)部審計(jì)檔案，可以較為系統(tǒng)地總結(jié)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷探索企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)律，為企業(yè)的規(guī)范管理創(chuàng)造條件。
　　
　　(三)為企業(yè)內(nèi)部審計(jì)理論的研究提供素材
　　審計(jì)理論來(lái)源于審計(jì)實(shí)踐，而審計(jì)實(shí)踐的具體詳細(xì)記錄就體現(xiàn)在審計(jì)檔案中。企業(yè)內(nèi)審檔案所積累的各種案例資料，為企業(yè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)學(xué)術(shù)理論研究提供了豐富的素材。我公司在審計(jì)工作中用到的事前審計(jì)調(diào)查不僅提供了數(shù)字依據(jù)，還對(duì)審計(jì)過(guò)程中的事項(xiàng)作了詳細(xì)記錄。
　　
　　二、企業(yè)內(nèi)審檔案管理工作現(xiàn)狀
　　
　　目前，企業(yè)在履行內(nèi)部審計(jì)職能過(guò)程中，越來(lái)越強(qiáng)烈地意識(shí)到審計(jì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性。但是，由于起步較晚，研究探索較少及領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從總體上說(shuō)，審計(jì)檔案的歸檔、管理工作還比較落后，處于不完善狀態(tài)，還有許多方面不適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求。主要存在以下一些問(wèn)題。
　　
　　(一)對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠
　　有的單位領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)人員對(duì)審計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠充分，常常忽視文件材料的整理歸檔工作。只注重內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目的實(shí)施，認(rèn)為只要出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見(jiàn)，作出了審計(jì)決定，該審計(jì)項(xiàng)目就結(jié)束了。相對(duì)而言忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認(rèn)為審計(jì)工作過(guò)程中大量原始憑證的整理是一件浪費(fèi)時(shí)間和精力的事情，不把審計(jì)資料的整理歸檔工作列入議事日程。
　　
　　(二)內(nèi)審檔案管理工作不規(guī)范
　　首先是缺少專(zhuān)職人員。許多單位沒(méi)有專(zhuān)職的內(nèi)審檔案管理人員，很多重要的審計(jì)工作資料都存放在個(gè)人手里，沒(méi)有統(tǒng)一歸檔保存。隨著時(shí)間的推移和人員的變動(dòng)，許多重要資料逐漸散失。其次是職責(zé)不明確。有的單位雖有專(zhuān)門(mén)的審計(jì)檔案人員，但沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟悉，對(duì)審計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，工作隨意性較大，很多應(yīng)該歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)收集起來(lái)。再次是設(shè)施不完善。文件資料到處堆放，時(shí)間稍長(zhǎng)，難免丟失。
　　
　　(三)內(nèi)審檔案管理方法不科學(xué)
　　由于內(nèi)審檔案管理人員大多數(shù)是兼職的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，使得整理出來(lái)的審計(jì)檔案既不便于查找利用。
　　
　　三、改善企業(yè)內(nèi)審檔案管理的建議
　　
　　(一)增強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)審檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
　　企業(yè)內(nèi)審檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)到它在企業(yè)發(fā)展中的作用。要改變過(guò)去“重審計(jì)、輕歸檔”的觀念，不斷完善內(nèi)部審計(jì)的歸檔工作。要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)和員工樹(shù)立起良好的審計(jì)檔案意識(shí)，按照《關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法，實(shí)行誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、邊審計(jì)邊收集整理、審結(jié)卷成的原則，認(rèn)真做好這項(xiàng)工作。
　　
　　(二)加強(qiáng)內(nèi)審檔案的領(lǐng)導(dǎo)管理
　　隨著企業(yè)內(nèi)部審計(jì)范圍的不斷擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)審業(yè)務(wù)量逐年增加，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將內(nèi)審檔案管理當(dāng)作一項(xiàng)重要的工作來(lái)抓。要安排既懂審計(jì)業(yè)務(wù)又懂檔案業(yè)務(wù)的專(zhuān)人從事這項(xiàng)工作，明確內(nèi)審檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，組織檔案人員學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗(yàn)。
　　
　　(三)培養(yǎng)管理人員的歸檔意識(shí)
　　審計(jì)工作人員在進(jìn)行審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，要時(shí)刻注意積累審計(jì)資料，把在審計(jì)活動(dòng)中形成的文件、信函、筆錄、憑證的原件及復(fù)印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片收集齊全，并且把審計(jì)后的各類(lèi)資料按檔案單元的項(xiàng)目、內(nèi)容一一分理出來(lái)，確定需要立卷歸檔的材料。專(zhuān)(兼)職檔案人員在檔案的整理過(guò)程中，要嚴(yán)格按照立卷歸檔內(nèi)容的具體要求認(rèn)真做好立卷歸檔工作：同時(shí)，還要積極參與審計(jì)組卷，加深對(duì)案卷內(nèi)容的了解，熟悉審計(jì)檔案內(nèi)容，為本單位正常開(kāi)展各項(xiàng)審計(jì)工作和提高工作效率服務(wù)。
　　
　　(四)健全管理制度
　　要使內(nèi)審檔案工作上規(guī)格、上水平，首先要建立內(nèi)審檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。
　　
　　(五)建立激勵(lì)和約束機(jī)制
　　各單位要定期組織對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，并與工資晉升、職務(wù)升遷、評(píng)選先進(jìn)等掛鉤，這樣可以改善內(nèi)審檔案人員的待遇，發(fā)揮他們積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。
　　
　　(六)改進(jìn)企業(yè)內(nèi)審檔案管理方法
　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在檔案的搜集、整理、信息加工、編制索引等方面具有高效率的優(yōu)勢(shì)，因此，企業(yè)內(nèi)審檔案管理必須借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)。當(dāng)前各企業(yè)對(duì)審計(jì)文件的管理和利用仍然采用“雙軌制”，即文件電子數(shù)據(jù)與文件實(shí)物載體同時(shí)并存。但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的成熟、數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的解決，電子文件將大量增加，很有可能取代紙質(zhì)文件。傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應(yīng)審計(jì)工作的發(fā)展要求，必須轉(zhuǎn)變文件、檔案的管理方式。要增加經(jīng)費(fèi)投入，改善管理方式。
　　
　　(七)提高企業(yè)內(nèi)審檔案管理人員的素質(zhì)
　　做好內(nèi)審檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，制度健全是保障，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。審計(jì)檔案是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、內(nèi)容繁雜瑣碎的工作，需要一支業(yè)務(wù)熟練、工作細(xì)致、相對(duì)穩(wěn)定的專(zhuān)(兼)職審計(jì)檔案員隊(duì)伍。同時(shí)，還要加強(qiáng)審計(jì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。為適應(yīng)電子文件和電子檔案管理的需要，必須對(duì)檔案人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，否則無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　
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