王桂玲

（慶安縣農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理站，黑龍江 慶安 152400）

1 前言

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作最基礎(chǔ)、最根本的工作，也是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作。規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案，對做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)有著舉足輕重的作用、事半功倍的效果。在規(guī)范監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作方面，我們做了大量深入細(xì)致的工作，但與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的要求相比，還有一定的差距。那么，要如何做好監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理、規(guī)范監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案呢？

2 農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案的定義及檔案信息化建設(shè)的目的

所謂農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案是各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的并作為原始記錄保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其它各種形式的原始記錄。它是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)代表國家對農(nóng)業(yè)機(jī)械及其駕駛操作人員進(jìn)行管理，核發(fā)牌證，處理事故的依據(jù)和憑證，具有法律效力。原始記錄性是它的本質(zhì)特征。

隨著人類社會(huì)的發(fā)展、進(jìn)步與更替，當(dāng)今信息時(shí)代悄然而至。我們的工作、生活越來越依賴于信息，我們諸多的行為過程就是對信息的接收、處理、參考、判斷和決策的過程，迫使檔案管理工作必須適應(yīng)信息時(shí)代的要求。

農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理檔案的信息化建設(shè)，其實(shí)質(zhì)就是促使塵封的檔案變?yōu)轷r活的服務(wù)于農(nóng)機(jī)安全生產(chǎn)管理，這無疑對檔案管理工作提出了更高的要求。正確使用檔案資料，將“歷史遺產(chǎn)”用之于日常管理，幫助解決現(xiàn)實(shí)問題，是檔案信息化建設(shè)的重要目的。筆者以為：農(nóng)機(jī)監(jiān)理檔案管理工作中的科學(xué)性與服務(wù)性是實(shí)現(xiàn)檔案信息化，發(fā)揮檔案服務(wù)功能的基本要求，只有在整個(gè)檔案管理工作中注重其科學(xué)性，同時(shí)明確檔案的信息化最終須靠服務(wù)于安全生產(chǎn)管理而得以實(shí)現(xiàn)，將科學(xué)性、服務(wù)性完美結(jié)合起來，檔案管理工作就完成了其時(shí)代的使命。

3 做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案管理工作的要求

3.1 提高認(rèn)識(shí)，高度重視，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的前提

農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作所要填寫的表格多，工作很繁瑣，特別是在辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)過程中，是直接面對廣大機(jī)手的，很多機(jī)手業(yè)務(wù)忙時(shí)間緊。因此，提高認(rèn)識(shí)，高度重視，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作的前提，就要求我們?nèi)w監(jiān)理人員，在思想上要有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí)，要把做好規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案工作做為我們工作的出發(fā)點(diǎn)。首先是領(lǐng)導(dǎo)高度重視和支持，上至領(lǐng)導(dǎo)下至工作人員，在思想上都要有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，要把規(guī)范業(yè)務(wù)檔案工作當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓；其次是每位工作人員都要帶頭執(zhí)行業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范，提高業(yè)務(wù)檔案寫作效率，大家要充分認(rèn)識(shí)到做好業(yè)務(wù)檔案工作的重要性；再次要認(rèn)識(shí)到規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要工作。

3.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的關(guān)鍵

要想做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作，關(guān)鍵在于從事這項(xiàng)工作的人員素質(zhì)。首先，要求農(nóng)機(jī)部門要合理配備穩(wěn)定的農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)工作人員，不要隨意調(diào)換崗位，在確保監(jiān)理工作人員的穩(wěn)定性同時(shí)，要求業(yè)務(wù)工作人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，充實(shí)專業(yè)知識(shí)，更要時(shí)常加強(qiáng)政治思想教育，做到業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和思想認(rèn)識(shí)“兩抓兩不誤”；其次，要求農(nóng)機(jī)監(jiān)理人員要熱愛自已的本職工作，要有良好的職業(yè)道德，恪守工作紀(jì)律和業(yè)務(wù)工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，工作認(rèn)真細(xì)致，同時(shí)要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心和主動(dòng)性，明確自已工作的重要性；三是受理業(yè)務(wù)人員要對自已的業(yè)務(wù)工作負(fù)責(zé)，要書寫整潔，表格有序排放；四是根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的工作安排，及時(shí)派員參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；五是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)要求，填寫一張檔案目錄，做到業(yè)務(wù)工作人員人手一份，要求業(yè)務(wù)工作人員及時(shí)把零亂的檔案進(jìn)行整理并按照辦理監(jiān)理業(yè)務(wù)流程要求，有序排列，保證業(yè)務(wù)檔案的完整性；六是要求受理業(yè)務(wù)人員，每次受理后都要做到善始善終，做到新車上戶“三有三不少”即：有合格證、有購車發(fā)票、有身份證；表格不少、相片不少、檔案袋不少。

過戶車做到“三個(gè)有”即：有協(xié)議、有保單、有身份證。

3.3 嚴(yán)格要求，依法辦事，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的保證

嚴(yán)格要求，依法辦事，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的重要手段和措施。規(guī)范業(yè)務(wù)檔案，我們嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部第42、43號(hào)令以及《拖拉機(jī)登記工作規(guī)范》和《駕駛證業(yè)務(wù)工作規(guī)范》的要求辦理業(yè)務(wù)工作，同時(shí)，還結(jié)合本單位實(shí)際，對具體的辦事人員，要求嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)范，做到依法辦事，做到“手續(xù)不齊者不辦”。

3.4 抓好源頭，嚴(yán)格程序，是我們規(guī)范農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的有效措施

業(yè)務(wù)檔案是否規(guī)范，必須從源頭抓起，嚴(yán)格程序，明確責(zé)任，建立業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的長效機(jī)制。一是受理申請必須手續(xù)齊全；二是所有表格必須有各崗位人員的簽字；三是所有表格必須書寫完整；四是所有資料必須及時(shí)整理并有序排放。只有從檔案形成或產(chǎn)生的源頭（如檔案的立卷、歸檔）把好關(guān)，才能做到檔案管理工作的科學(xué)性。立卷歸檔是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)。這項(xiàng)工作的開展是否科學(xué)，將直接關(guān)系到檔案管理的其它環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案能否最大限度的實(shí)現(xiàn)其服務(wù)的功能。但在實(shí)際工作中，我們往往會(huì)遇到一些意想不到的問題，如果有的部門能按歸檔制度的要求按時(shí)上交檔案，而有的部門立卷歸檔時(shí)間到了仍不能上交，就會(huì)產(chǎn)生“關(guān)卡”現(xiàn)象。因此，檔案管理部門在制訂制度時(shí)，應(yīng)該根據(jù)不同部門的特點(diǎn)，區(qū)別對待地確定歸檔時(shí)間。各級(jí)農(nóng)機(jī)監(jiān)理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的并作為原始記錄保存起來的以備查考的資料形成文字、資料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶等文件、聲像、實(shí)物材質(zhì)等檔案后一般要在次年六月以前向檔案管理部門移交歸檔，有些專門文件還可以采取按項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間歸檔、按工作階段歸檔、按子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔、按年度歸檔和隨時(shí)歸檔的方式進(jìn)行科學(xué)歸檔。

3.5 加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互交流，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的“助推器”

在規(guī)范業(yè)務(wù)檔案工作中，由于各單位實(shí)際情況不同，人員素質(zhì)也有差別，因此，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，相互交流，有效的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，是我們做好農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作的“助推器”。采取邀請上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門常下來進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、對在辦理業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)糾正、對個(gè)別的問題采取向別的縣市交流學(xué)習(xí)的形式，做到業(yè)務(wù)常新、方法常新，相互指導(dǎo)、相互學(xué)習(xí)，推進(jìn)我們的農(nóng)機(jī)監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案工作上水平、上臺(tái)階。

[1]《檔案工作文件匯集》.第六集.第217頁，中國檔案出版社1997年版.