[摘要]高等學校財務(wù)制度實行收支兩條線，每年年終需要將收入與支出相抵得到結(jié)余。在會計電算化下，結(jié)余的計算和分配是通過自動轉(zhuǎn)賬憑證的編制來實現(xiàn)的。文章分析了傳統(tǒng)年終沖轉(zhuǎn)處理方式存在的問題，系統(tǒng)地研究了年終沖轉(zhuǎn)前對財務(wù)數(shù)據(jù)進行處理的方法，以減少年終結(jié)轉(zhuǎn)前財務(wù)數(shù)據(jù)的錯誤，保證年終沖轉(zhuǎn)的成功率。
　　[關(guān)鍵詞]高等學校；財務(wù)制度；年終沖轉(zhuǎn)；預處理
　　
　　按照《高等學校財務(wù)制度》的規(guī)定，高等學校將所有的收入納入學校的收入，將所有的支出納入學校支出，實現(xiàn)了收入與支出的分離，形成了高等學校財務(wù)的收支兩條線。每年年終結(jié)賬前(一般為12月31日)需要將年度收入與支出相抵得到年終結(jié)余，并對年終結(jié)余按照《高等學校財務(wù)制度》的規(guī)定進行分配，也就是要做年終沖轉(zhuǎn)。在會計電算化條件下，年終沖轉(zhuǎn)往往是通過會計電算化軟件提供的自動轉(zhuǎn)賬功能來實現(xiàn)的?；镜牟僮髁鞒淌牵菏紫榷x自動轉(zhuǎn)賬分錄；然后按照規(guī)定的順序使用自動轉(zhuǎn)賬分錄編制自動轉(zhuǎn)賬憑證。當所有的自動轉(zhuǎn)賬憑證都編制完成后也就實現(xiàn)了年終結(jié)余的計算和分配。
　　
　　一、傳統(tǒng)的年終沖轉(zhuǎn)處理方式存在的問題
　　
　　在會計電算化環(huán)境下，理論上如果自動轉(zhuǎn)賬分錄的定義是準確和完整的，并且所有的自動轉(zhuǎn)賬分錄都是按照正確的順序執(zhí)行。那么就可以正確地計算出年終結(jié)余、完成年終結(jié)余的分配。在實際的財務(wù)處理中。由于經(jīng)費項目定義錯誤或憑證編制錯誤，對于所有正確的完整的自動轉(zhuǎn)賬分錄，按照正確的順序編制完所有的自動轉(zhuǎn)賬憑證后，并不能正確地計算出年終結(jié)余或不能正確地分配年終結(jié)余。在執(zhí)行完所有的自動轉(zhuǎn)賬分錄后。往往會發(fā)現(xiàn)支出的余額不為零、收入的余額為負值等等。針對這些現(xiàn)象，在傳統(tǒng)的處理方式中首先是按正確的順序編制各種自動轉(zhuǎn)賬憑證，再檢查科目余額表以檢驗自動轉(zhuǎn)賬是否達到了預期的效果。如果結(jié)轉(zhuǎn)不成功，再根據(jù)出錯的科目，詳細檢查自動轉(zhuǎn)賬憑證、項目屬性和相關(guān)的記賬憑證等找出不成功的原因。改正錯誤后再將相應的自動轉(zhuǎn)賬分錄重新執(zhí)行一次，檢查科目余額表，直至達到自動轉(zhuǎn)賬的預期效果為止。這種方法往往需要重復地編制自動轉(zhuǎn)賬憑證和檢查科目余額表，效率比較低，同時又無法檢查出結(jié)轉(zhuǎn)方向互相調(diào)換同時總金額又相等的兩筆或多筆不合理的會計分錄。
　　
　　二、高校財務(wù)年終沖轉(zhuǎn)的預處理
　　
　　針對會計電算化環(huán)境下傳統(tǒng)年終沖轉(zhuǎn)處理方式存在的問題，為了減少工作強度，提高年終沖轉(zhuǎn)的效率，本研究以天津市神州浩天科技有限公司的“高校財務(wù)4.0”為會計電算化軟件系統(tǒng)。以某高等學校財務(wù)處的實際財務(wù)處理情況為依據(jù)，以會計原理為指導，結(jié)合電子計算機技術(shù)系統(tǒng)地研究高校財務(wù)年終沖轉(zhuǎn)的預處理措施。
　　
　　(一)經(jīng)費項目收入控制科目的檢驗
　　不同類型的經(jīng)費項目其資金來源不同，在會計電算化環(huán)境下表現(xiàn)為不同類型的經(jīng)費項目其收入控制科目不同，而不同的收入控制科目對應不同的自動轉(zhuǎn)賬分錄，因此經(jīng)費項目的收入控制科目對年終沖轉(zhuǎn)的效果具有重要的作用。在該財務(wù)處，財務(wù)人員采用群碼的方式來區(qū)分不同類型的經(jīng)費項目。所有經(jīng)費項目的編碼均是六位至八位的混合碼，用混合碼的第一位來區(qū)分不同類型的經(jīng)費項目，同時對于國庫集中支付的科研經(jīng)費項目在項目名稱前添加由“零”和代表資金來源的長度為三位的混合碼組成的宇段。部分類型經(jīng)費項目對應的收入控制科目見表1。
　　
　　根據(jù)不同類型經(jīng)費項目與收入控制科目的對應關(guān)系，可以檢驗經(jīng)費項目的收入控制科目是否正確。其方法是在“高校財務(wù)4.0”軟件使用的項目經(jīng)費表zwxmzd中，尋找某種類型的經(jīng)費項目的收入控制科目與應有的收入控制科目不同的項目。如果沒有找到說明該類型經(jīng)費項目的收入控制科目的設(shè)置是正確的。否則將找到的經(jīng)費項目在軟件中修改。例如對于學校資助的科研經(jīng)費項目的檢驗方法是：在表zwxmzd中尋找項目代碼的第一位為“K”且收入控制科目不為“601 602 603 212”的項目，轉(zhuǎn)換成sql語句就是se-lect*from zwxmzd where left (xmbh，1 l=‘K’and srkrnl=‘601 602 603 212’。
　　
　　(二)經(jīng)費項目支出控制科目的檢驗
　　不同類型的經(jīng)費項目其資金的支出范圍也不同，在會計電算化下表現(xiàn)為不同類型的經(jīng)費項目其支出控制科目不同，同樣不同的支出控制科目對0a3ea3652d95b24a7628d96afb3aafb567828bc39819a414b672d3a265a7fe2d應不同的自動轉(zhuǎn)賬分錄。部分類型經(jīng)費項目對應的支出控制科目見表2。
　　檢驗經(jīng)費項目的支出控制科目是否正確的方法與檢驗收入控制科目的方法相同，只需要將收入控制科目變?yōu)橹С隹刂瓶颇?，對應的在sql語句中將srkm變?yōu)閦ckm，同時將收入控制科目變?yōu)橄鄳闹С隹刂瓶颇俊Ｈ鐂elect*from zwxmzd whereleft(xmbh，1]=‘K’and zckm!=‘52101 112’。
　　
　　(三)經(jīng)費項目轉(zhuǎn)賬類型的檢驗
　　在做年終沖轉(zhuǎn)時。不同類型經(jīng)費項目的沖轉(zhuǎn)方式不盡相同。有些不需要做年終沖轉(zhuǎn)的項目只需要保持不動；需要結(jié)轉(zhuǎn)的像專0c63274895d6129be97ca04f8b8bddb6a66bb10a132b51b4d023fd00838fac51項經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費等經(jīng)費需要將支出沖收入，余額留在收入科目上不轉(zhuǎn)入事業(yè)結(jié)余；需要結(jié)轉(zhuǎn)的非專項經(jīng)費轉(zhuǎn)入事業(yè)結(jié)余。同時，由于專項經(jīng)費有著不同的資金來源，在做年終沖轉(zhuǎn)時，不同類型的專項經(jīng)費項目沖轉(zhuǎn)的科目也不相同。
　　在軟件中，不同的自動轉(zhuǎn)賬分錄對應不同的“轉(zhuǎn)賬分類”并依此編制自動轉(zhuǎn)賬憑證完成年終沖轉(zhuǎn)。這就要求經(jīng)費項目的轉(zhuǎn)賬分類必須正確。部分類型經(jīng)費項目對應的轉(zhuǎn)賬分類見表3。
　　
　　檢驗某類項目的轉(zhuǎn)賬分類是否正確的方法是在表zwxmzd中尋找轉(zhuǎn)賬分類不為應有轉(zhuǎn)賬分類的項目。如果沒有找到說明該類經(jīng)費項目的轉(zhuǎn)賬分類設(shè)置是正確的，否則將找到的經(jīng)費項目在軟件中修改。如select*from zwxmzd where left(xmbh，1)=‘A’and zzlx!=‘07’。
　　
　　(四)會計憑證正確性檢驗
　　會計憑證實際上記錄了項目經(jīng)費的各項資金收入與支出情況，如果會計憑證發(fā)生錯誤，那么將影響整個財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準確性，勢必對相關(guān)的操作產(chǎn)生巨大的影響。在會計電算化環(huán)境下，雖然憑證的制作過程受到相應的經(jīng)費項目的收入控制科目和支出控制科目的嚴格控制，但還是會出現(xiàn)一些偶然性的錯誤。一方面在經(jīng)費項目定義時收入控制科目或支出控制科目定義錯誤或不準確，致使制作會計憑證的時候不應該發(fā)生的會計業(yè)務(wù)沒有被檢測出來，并順利通過審核與記賬。如某經(jīng)費項目正確的收入科目是411020101(財政補助收入的高等教育專項)，經(jīng)費項目定義時，收入控制科目只是定義為4110201，以至于將經(jīng)費項目的收入做到411020102(財政補助收入的“211”專項)而沒有被檢測出來。另一方面，經(jīng)費項目在定義時是完全正確的，只是后來由于某種原因致使經(jīng)費項目的收入控制科目或支出控制科目需要修改，這樣也要調(diào)整相應的收入會計憑證和支出控制憑證。如果在改變項目的收入控制科目或支出控制科目后沒有及時修改相應的會計憑證或是沒有完全修改，就會造成財務(wù)數(shù)據(jù)中部分會計憑證不合理。如果憑證的借方科目或貸方科目是錯誤的，那么以此為基礎(chǔ)的各科目余額表也將不準確，相應的年終沖轉(zhuǎn)結(jié)果也將不準確。
　　憑證正確性檢驗的方法是檢驗每一條會計分錄的科目是否正確。如果會計分錄沒有對應的項目，則不需要檢查該會計分錄；如果會計分錄有項目且會計分錄的業(yè)務(wù)是支出業(yè)務(wù)，需要檢驗會計分錄的科目是否在相應的項目的支出控制科目的控制范圍內(nèi)；如果會計分錄有項目且會計分錄的業(yè)務(wù)是收入業(yè)務(wù)，需要檢驗會計分錄的科目是否在相應項目的收入控制科目的控制范圍內(nèi)。
　　檢查有項目的會計分錄的正確性的方法是以項目部門編號和項目編號為組合條件在表zwpzfl和表zwxmzd中查找憑證編號、憑證日期、項目部門編號、項目編號、科目編號、借方金額、貸方金額、收入控制科目和支出控制科目，將查詢結(jié)果存放在一個新表B中。遍歷表B中的每一條記錄，檢查會計分錄的科目是否正確。如果借方金額不為零。則以‘。’為分隔符將收入控制科目分割成一個字符串數(shù)組，驗證科目代碼是否包含該數(shù)組中的一項，假如是則該會計分錄正確，否則該會計分錄不正確；如果貸方金額不為零，則以‘，’為分隔符將支出控制科目分割成一個字符串數(shù)組，驗證科目代碼是否包含該數(shù)組中的一項。假如是則該會計分錄正確。否則該會計分錄不正確。記錄出錯的會計憑證號，再在賬務(wù)系統(tǒng)中進行相應的修改。
　　
　　三、結(jié)論
　　
　　本研究突破傳統(tǒng)的高校財務(wù)年終沖轉(zhuǎn)的處理方式，在年終沖轉(zhuǎn)前對相應的財務(wù)數(shù)據(jù)進行預處理，盡可能完整地找到財務(wù)數(shù)據(jù)中存在的錯誤或是不合理的數(shù)據(jù)。再在賬務(wù)系統(tǒng)中對錯誤或是不合理的數(shù)據(jù)進行相應的處理。這樣就保證了年終沖轉(zhuǎn)前數(shù)據(jù)的準確性，提高了年終沖轉(zhuǎn)的成功率和年終沖轉(zhuǎn)的效果，同時也消除了傳統(tǒng)處理方式中不易發(fā)現(xiàn)的像結(jié)轉(zhuǎn)方向互相調(diào)換同時金額又相等的兩筆或多筆不合理的會計分錄這樣的錯