山西北方晉東化工有限公司 董孝華

淺述財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)試運(yùn)行期間常見(jiàn)的問(wèn)題及解決措施

山西北方晉東化工有限公司 董孝華

本文首先簡(jiǎn)要闡述了財(cái)務(wù)信息化的必要性，其次針對(duì)中小企業(yè)在初次推行財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)過(guò)程中遇到的各種常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了評(píng)述；同時(shí)，對(duì)產(chǎn)生這些問(wèn)題的原因和影響進(jìn)行了詳細(xì)分析，最后針對(duì)性地提出了問(wèn)題的解決措施與方法。

財(cái)務(wù)信息化 試運(yùn)行 問(wèn)題 措施

當(dāng)前，信息化日益與我們的生活與工作息息相關(guān)．面臨信息時(shí)代大潮和企業(yè)的生存和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的挑戰(zhàn)，推行財(cái)務(wù)信息化成為眾多中小企業(yè)的必然選擇，財(cái)務(wù)信息化水平高低也正在成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力強(qiáng)弱的重要標(biāo)志之一。下文我將結(jié)合本人在推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目實(shí)施到驗(yàn)收試運(yùn)行期間的實(shí)際工作中遇到的一些常見(jiàn)的問(wèn)題與大家共同分析研究，以供借鑒。

一、財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)試運(yùn)行期間常見(jiàn)的困擾、問(wèn)題與現(xiàn)狀

中小企業(yè)初次推行財(cái)務(wù)信息化，往往存在對(duì)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)了解不深、一時(shí)不知從何下手的問(wèn)題，由于對(duì)財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目沒(méi)有系統(tǒng)性的設(shè)計(jì)，往往會(huì)在財(cái)務(wù)信息化初始化階段自覺(jué)不自覺(jué)地投入大量的時(shí)間和人力，而且，在系統(tǒng)初始化階段經(jīng)常會(huì)有一些反復(fù)。常言道，萬(wàn)事開(kāi)頭難，系統(tǒng)初始化作為財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)首先要完成的第一項(xiàng)工作，具有很大的復(fù)雜性，搞不好，經(jīng)常會(huì)將企業(yè)拖入想盡快甩掉手工，卻又無(wú)奈于初始化工作的繁瑣與復(fù)雜，限于兩難境地。通過(guò)分析研究，我認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化試運(yùn)行階段常會(huì)面臨以下問(wèn)題：

1．企業(yè)的基礎(chǔ)管理水平難以適應(yīng)財(cái)務(wù)信息化規(guī)范和科學(xué)的管理基礎(chǔ)要求。

企業(yè)沒(méi)有對(duì)基礎(chǔ)信息進(jìn)行分類(lèi)及編碼，且缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，不統(tǒng)一。然而，客戶(hù)編碼、供應(yīng)商編碼和會(huì)計(jì)科目設(shè)置等企業(yè)基礎(chǔ)信息分類(lèi)與編碼的標(biāo)準(zhǔn)化水平，將直接影響財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)的進(jìn)程，最終影響信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享程度。

2．財(cái)務(wù)信息化軟件提供商在制定項(xiàng)目實(shí)施方案方面欠缺針對(duì)性，與企業(yè)實(shí)際結(jié)合性不強(qiáng)，導(dǎo)致初始化工作不能一次性完成，以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整，結(jié)果影響到相關(guān)功能的使用。軟件實(shí)用性在短期內(nèi)體現(xiàn)不出來(lái)，項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間的多次延長(zhǎng)直接影響工作人員的動(dòng)力與耐心。

3．企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)信息化的思想認(rèn)識(shí)不到位。

一方面，表現(xiàn)為對(duì)財(cái)務(wù)信息化初始化工作不夠重視，另一方面，表現(xiàn)為企業(yè)實(shí)施人員主動(dòng)性不強(qiáng)，存在觀望與畏難情緒。

4．人員素質(zhì)不高，缺乏既精通計(jì)算機(jī)又熟悉會(huì)計(jì)的復(fù)合型人才，極大地影響著中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的進(jìn)程和工作質(zhì)量。

5．舊有的操作習(xí)慣短期內(nèi)難以改變,技術(shù)性和操作性錯(cuò)誤不斷，影響數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。

系統(tǒng)試運(yùn)行過(guò)程中，我們經(jīng)常遇到的操作性問(wèn)題就是手工賬與系統(tǒng)賬的數(shù)據(jù)核對(duì)問(wèn)題。由于軟件系統(tǒng)開(kāi)放性、靈活性較強(qiáng)，操作人員在錄入等操作過(guò)程中，有很多無(wú)意識(shí)的操作錯(cuò)誤，如現(xiàn)金和銀行存款等會(huì)計(jì)科目經(jīng)常會(huì)相互錄入錯(cuò)誤，給對(duì)賬增添了麻煩。

另外，在憑證錄入時(shí)，現(xiàn)金流量分配開(kāi)放性較大，同樣導(dǎo)致了錄入差錯(cuò)率較大，一方面，在選擇現(xiàn)金流項(xiàng)目時(shí)，點(diǎn)擊時(shí)很容易點(diǎn)錯(cuò)造成分配錯(cuò)誤；另一方面，在憑證數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤時(shí)，因?yàn)樵纫堰M(jìn)行過(guò)現(xiàn)金流分配，進(jìn)行數(shù)據(jù)修改后，系統(tǒng)不自動(dòng)提示現(xiàn)金流分配，往往導(dǎo)致操作人員忽略現(xiàn)金流分配的數(shù)據(jù)修改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。針對(duì)這一問(wèn)題，我們采取的措施是，指定專(zhuān)人定期復(fù)核現(xiàn)金流的分配，充分利用軟件提供的現(xiàn)金流工作底稿功能，對(duì)錯(cuò)誤分配現(xiàn)金流進(jìn)行逐筆更正，并逐一通知相關(guān)人員，提高其責(zé)任心，錄入錯(cuò)誤現(xiàn)象也由此而逐步減少。

二、基于上述問(wèn)題和原因分析，我們通過(guò)實(shí)踐中的積極探索和創(chuàng)新性地采取針對(duì)性措施，逐步解決了在財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)過(guò)程中問(wèn)題，圓 滿(mǎn)完成了上級(jí)部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)信 息化項(xiàng)目的驗(yàn)收

首先，成立財(cái)務(wù)信息化項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)組，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自抓財(cái)務(wù)信息化工作，領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和積極參與是財(cái)務(wù)信息化成功的保證。

企業(yè)負(fù)責(zé)人必須重視財(cái)務(wù)信息化工作，把此項(xiàng)工作作為企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來(lái)抓，集中人力和財(cái)力積極推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化，把財(cái)務(wù)信息化作為提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)持續(xù)發(fā)展的有效措施。科學(xué)制定整體規(guī)劃、分步實(shí)施，以及切實(shí)可行的信息化實(shí)施方案。

其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化基礎(chǔ)管理工作。

把系統(tǒng)初始化工作放在信息化工作的首位。系統(tǒng)初始化是財(cái)務(wù)信息化工作的基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)信息化初始化工作將構(gòu)建本單位財(cái)務(wù)信息化的基本框架，確定擬采用的核算程序、方法、規(guī)則以及將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄人電腦，使財(cái)務(wù)軟件能適應(yīng)本單位的核算與管理需要。

系統(tǒng)初始化設(shè)置工作量大、難度高、且對(duì)系統(tǒng)日后影響極大，初始設(shè)置項(xiàng)目一旦確定，以后便難以更改。系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)，一定要慎重、考慮周全，留有余地。建立一套適合本企業(yè)實(shí)際情況的會(huì)計(jì)科目體系和科學(xué)的輔助核算項(xiàng)目體系，以實(shí)用的核算形式和統(tǒng)計(jì)方法為管理者提供準(zhǔn)確全面的信息。組織機(jī)構(gòu)編碼、人事編碼、供應(yīng)商編碼、客戶(hù)編碼、物資編碼等關(guān)鍵性編碼、名稱(chēng)，各個(gè)子系統(tǒng)要完全一致。

再者，加大財(cái)務(wù)信息化培訓(xùn)力度。提高會(huì)計(jì)信息化應(yīng)用水平在財(cái)務(wù)信息化的應(yīng)用過(guò)程中，必須做好員工的教育培訓(xùn)工作：（1）有計(jì)劃、分層次地對(duì)員工進(jìn)行信息化管理理念、計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息化管理系統(tǒng)等方面知識(shí)的教育培訓(xùn)工作。使員工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能給自己、給企業(yè)帶來(lái)的實(shí)惠。使廣大員工自覺(jué)參與信息化管理的實(shí)施。

（2）強(qiáng)化財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)操作方法和操作技能的培訓(xùn)，規(guī)范操作人員的操作行為，將培訓(xùn)貫穿于系統(tǒng)運(yùn)行全過(guò)程。

（3）定期組織財(cái)務(wù)信息化業(yè)務(wù)骨干到行業(yè)內(nèi)兄弟企業(yè)參觀學(xué)習(xí)以取長(zhǎng)補(bǔ)短。

總的來(lái)說(shuō)，就財(cái)務(wù)管理信息化工作而言，與行業(yè)內(nèi)兄弟單位相比，我們尚有不足，但可喜的是通過(guò)財(cái)務(wù)信息化軟件系統(tǒng)試運(yùn)行，大多數(shù)同志從剛開(kāi)始的無(wú)所謂、不積極，到現(xiàn)在很上心、離不開(kāi)，在思想上、工作上發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)已融入到我們的日常財(cái)務(wù)工作當(dāng)中，成為我們財(cái)務(wù)工作的重要一部分。今后，我們將進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化工作，逐步深入開(kāi)展，努力完成企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化工作目標(biāo)，將企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化工作提高到一個(gè)新的水平。

[1]王瑩.中小企業(yè)財(cái)務(wù)信息化現(xiàn)狀及對(duì)策.中小企業(yè)管理與科技,2009;10

[2]張明明.企業(yè)會(huì)計(jì)信息化深入發(fā)展的規(guī)律與方向;財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì),2010;09

（責(zé)任編輯：袁曉軍）