曾洋

（重慶大學 計算機學院，重慶 400030；重慶電子工程職業(yè)學院，重慶401331）

EXCEL VBA在數(shù)據(jù)表處理中的應用

曾洋

（重慶大學 計算機學院，重慶 400030；重慶電子工程職業(yè)學院，重慶401331）

Excel是辦公自動化軟件Office的套件之一，VBA則是Office中提供的一項重要功能。本文通過對Excel中數(shù)據(jù)表處理的實例，展現(xiàn)VBA在拓展Excel功能方面起到的重大作用。

Excel；VBA；數(shù)據(jù)表處理

1 引言

VBA是Office辦公軟件套件內(nèi)嵌的編程語言。它采用Visual Basic的語言和面向對象技術，能夠很方便地增強宿主的功能，實現(xiàn)用戶定制化的便捷技術。本文使用VBA對Excel功能進行了拓展，編制了相應功能的程序和函數(shù)，并與Excel自帶函數(shù)作比較，使大家了解VBA在拓展Excel功能、提高工作效率、減少錯誤發(fā)生機會等方面起到的作用。

2 實驗

假設一個系的學生會副部長以上的成員共有25人，在學期考核時相互進行打分，因此就會產(chǎn)生25張原始數(shù)據(jù)表（如圖1所示）。

現(xiàn)在要將每張表中每個學生干部的綜合得分算出來，然后再把每張表相同位置單元格的數(shù)據(jù)求平均值填入?yún)R總表中對應的單元格內(nèi)（如圖2所示），

最后按匯總表的綜合等分分出等級（90～100分為優(yōu)秀，80～89為良好，70～79為中等，60～69為合格，60以下為不合格）。

2.1 用Excel自帶的函數(shù)來完成以上功能

首先，我們求每個人的綜合得分，即在每張表的L3單元格中輸入公式“=SUM(B3:K3)”然后通過引用依次計算出下面每個人的分數(shù)。然后在匯總表的B3單元格中輸入“=AVERAGE(應夢姣:廖超!L3)”計算出25張表對該項打分的平均值，再通過引用計算出其他單元格的結果。最后在匯總表的M3單元格中輸入公式“=IF(0R(L3<0，L3> l00)，“數(shù)據(jù)有誤”，IF(L3<6O，“不及格”，IF(L3<70，“及格”，IF(L3<80，“中等”，IF(L3<90，“良好”，IF(L3<=100，“優(yōu)秀”))))))”得出第一個學生干部的等級，再使用引用得到其他人的等級。

2.2 用VBA自定義程序完成以上功能

在Excel菜單中選擇 “工具一>宏一>Visual Basic編輯器”，它是VBA程序設計的開發(fā)環(huán)境，在這里可以進行代碼的編寫以及對話框的設計等。然后單擊“插入”菜單下的“模塊”，在代碼窗口中輸入下列自定義代碼：

通過運行以上程序，可以得到每張原始表綜合得分的數(shù)據(jù)，并同時計算出匯總表中除等級以外的所有數(shù)據(jù)。然后我們再定義一個函數(shù)來劃分等級，該函數(shù)定義為“grade(綜合得分)”具體代碼如下：

進入Excel工作簿界面，在對應的要計算某個人等級的單元格插入自定義函數(shù)（如圖3所示），即“等級=grade (綜合得分)”，然后填充序列（如圖4所示），可得出所有學生的等級。

3 比較與分析

首先，在我們對每張考核表進行綜合得分計算的時候，如果用Excel自帶的函數(shù)來完成，就需要對每張表重復設置公式，表越多，重復次數(shù)就越多，這樣效率很低。當表的數(shù)量達到一定數(shù)量的時候，手工操作將成為不可能完成的工作。而運用VBA語言編寫的程序則不用關心工作表數(shù)量多少的問題，它會遍歷所有的表并完成相應的計算。

其次，在對匯總表進行統(tǒng)計的時候，我們輸入的公式為 “=AVERAGE(應夢姣:廖超!L3)”，由此可知，只有當所有原始數(shù)據(jù)表排列在表“應夢姣”和表“廖超”之間，且匯總表的位置不在它們中間時，才能正確統(tǒng)計所有的原始數(shù)據(jù)表，一旦位置發(fā)生變化，統(tǒng)計結果就會有誤。而運用VBA程序來操作，則可避免因表的排列順序不同引起的錯誤。

第三，根據(jù)計算過程和結果發(fā)現(xiàn)，Excel自帶的IF函數(shù)不僅在書寫公式時繁瑣。公式結構不清晰，難于記憶，而且可用性也較差。對于每個月工資表的制作，都需要計算個人所得稅。當需要再次計算時，雖然可以復制公式，但卻必須每次都要確認公式中單元格地址引用的正確性，而需要確認的單元格地址就多達7處（如圖5所示）。

這樣的操作既繁瑣又容易出錯，對操作人員的要求較高。而使用VBA語言自己定義的函數(shù)可以代替一個長而復雜的公式或者系統(tǒng)自帶函數(shù)，增強了可讀性，層次清晰，易于理解。

第四，VBA編制的自定義函數(shù)或程序的可用性也是很強的。對于同一個 Excel工作簿文件，當編制完成后，不同工作表之間都可以自由使用，無論計算多少次，都無需更改任何操作；對基于多個 Excel工作簿文件來完成同樣的計算，也不需要在沒有編制代碼的工作簿中再次書寫代碼，只需在VBA編輯器中將該模塊拖拽至相應的工作簿中即可，實現(xiàn)了一次編寫，多次使用，無需修改無需校對的便利。

第五，使用VBA安全性高也是一個優(yōu)點。對于代碼編寫者而言，有很多程序及代碼編制的思想理念都是需要保密的。使用VBA編寫的自定義函數(shù)或程序，只能讓用戶看到其名稱，而不是直接將代碼或公式展現(xiàn)在用戶面前，起到了一定的保密作用；而對于用戶來說，只是使用其完成所需的功能，無需去了解和掌握其中的結構、原理，簡化了操作，也可有效減少因誤操作改變了公式結構，導致計算結果出錯等事情的發(fā)生。

4 結 語

VBA在辦公自動化軟件中的使用能夠達到簡化操作、提高工作效率，減少錯誤發(fā)生的目的。此外，VBA還有很多其他方面的用途，只要我們?nèi)フJ識它、使用它，它將給我們帶來更多的方便與快捷。

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[2]蓋凱軍，劉忠譯.Scott D F.Visual Basic for Applications6實用大全[M].北京：中國水利水電出版社，1999.

[3]北京博彥科技發(fā)展有限責任公司譯.Microsoft Corporation.Office 2000應用程序開發(fā)[M].北京：清華大學出版社,2000.

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[5]嚴麗，鄧哲.基于VBA的Office二次開發(fā)[J].通化師范學院學報,2006(7).

[6]方文英.Excel宏編程的應用[J].辦公自動化，2008(7).

[7]萬鴻儒.Excel VBA程序設計[M].北京：中國鐵道出版社，2004.

責任編輯 王榮輝

Application of the Data Table Processing by Excel VBA

ZEGN Yang
（College of Computer Science,Chongqing University,Chongqing 400030，China; Chongqing College of Electronic Engineering,Chongqing,401331,China）

Excel is one of office automation software.VBA as an important function is provided by Office.By using a example of the data table processing in Excel,the paper reveals that VBA helps a lot to extend the function of Excel.

Excel;VBA;data table processing

TP39

A

1674-5787（2010）03-0161-03

2010-04-27

曾洋，男，重慶市人，重慶大學計算機學院在讀碩士研究生，重慶電子工程職業(yè)學院，講師。