羅金莉

(河北大學(xué) 人事處,河北 保定 071002)

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的問題及對(duì)策研究

羅金莉

(河北大學(xué) 人事處,河北 保定 071002)

在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的環(huán)境影響下,加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)步伐勢在必行。本文通過分析高校教學(xué)檔案信息化的現(xiàn)狀及主要問題,進(jìn)一步提出了高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策。

高校;教學(xué)檔案;信息化

高校教學(xué)檔案是記錄高校教學(xué)活動(dòng)的最真實(shí)材料,是在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理過程中直接形成的,是教學(xué)人員、教輔人員和教學(xué)管理人員在教學(xué)實(shí)踐中通過收集、鑒定、分類、加工、整理、立卷、保管等過程中形成的具有運(yùn)用和保存價(jià)值的文本資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案是以文獻(xiàn)材料為主,在今天信息技術(shù)、Internet網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的影響下,傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式受到了很大的沖擊,高校教學(xué)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)迫在眉睫。

一、加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)步伐的必要性

隨著信息化時(shí)代的到來,信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的方方面面,計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校教學(xué)中的普遍應(yīng)用和校園數(shù)字化建設(shè)的迅猛發(fā)展,為高校教學(xué)工作提供了更為廣闊的空間。由于高校電子文件的不斷增多,使得傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時(shí)代電子文件的海量存儲(chǔ)和檔案信息的檢索利用要求。目前,高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)今高校教學(xué)工作的熱門話題,加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)步伐勢在必行。

第一,我國近年來已經(jīng)開始重視高校檔案的信息化建設(shè)工作。《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三十八條就明確規(guī)定:高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》也明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則,加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設(shè),開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù),加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。

第二,高校教學(xué)檔案管理需要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。高校教學(xué)檔案的建設(shè)從某種意義上來說,是衡量高校教學(xué)管理水平的重要材料之一,也是高校教學(xué)評(píng)估工作中的重點(diǎn)評(píng)估對(duì)象。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在教學(xué)工作中的應(yīng)用,高校教學(xué)活動(dòng)的模式也發(fā)生著很大的變化,教學(xué)活動(dòng)的豐富以及教學(xué)方法手段的多樣化造成高校教學(xué)檔案管理面臨著工作量大大增加、某些教學(xué)活動(dòng)無法以傳統(tǒng)方式形成教學(xué)檔案等問題。高校教學(xué)檔案管理必須加快信息化建設(shè)步伐,以文獻(xiàn)和數(shù)字化管理相結(jié)合的模式進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作。

第三,高校教學(xué)檔案價(jià)值體現(xiàn)要求加快信息化建設(shè)。高校教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)活動(dòng)及過程客觀的反映,是一種概括,同時(shí)也是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平的一個(gè)重要指標(biāo)。此外,教學(xué)檔案信息資源還有很大的利用價(jià)值。一是對(duì)于今后教學(xué)管理工作的借鑒和提高。如:通過教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教學(xué)方法等手段改革教學(xué)檔案資源,既可以對(duì)年輕教師給予教學(xué)指導(dǎo)又可以作為研究基礎(chǔ)提供給教學(xué)經(jīng)驗(yàn)豐富的教師。二是為教師學(xué)生提供便捷的教學(xué)檔案資源查詢。如:學(xué)生學(xué)籍信息、成績單、畢業(yè)論文、課程表、教學(xué)計(jì)劃等教學(xué)檔案。上述兩點(diǎn)紙質(zhì)文獻(xiàn)型教學(xué)檔案難以有效的實(shí)現(xiàn)其價(jià)值,而數(shù)字化、信息化的教學(xué)檔案能夠非常有效率的實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案應(yīng)有的價(jià)值。

二、高校教學(xué)檔案信息化存在的問題

目前我國各高校教學(xué)檔案信息化的水平參差不齊,教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系也有差別。部分院校已經(jīng)實(shí)施教學(xué)檔案信息化:有的院校自行編制了現(xiàn)代化的教學(xué)檔案管理系統(tǒng),有的購買了教學(xué)檔案管理系統(tǒng),如:“南大之星”(NDZX)多媒體檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用,清華同方數(shù)字圖書館建設(shè)與管理平臺(tái)的應(yīng)用;而部分院校則還沒有形成科學(xué)的教學(xué)檔案管理體系。

檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段,以檔案資源為對(duì)象,以檔案工作為依托,以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo),按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。所謂高校教學(xué)檔案信息化,就是將教學(xué)活動(dòng)中形成的檔案信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工,以便進(jìn)行文件的接收、查找和借閱,更好地實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源的共享。高校教學(xué)檔案信息化的目的是為在保證教學(xué)檔案信息安全的前提下,為利用者提供快速、有效、安全、全面、準(zhǔn)確的檔案信息。因此,教學(xué)檔案信息化的實(shí)施必須遵循總體規(guī)劃、分布實(shí)施、需求驅(qū)動(dòng)、突出重點(diǎn)等四項(xiàng)原則。由于傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理理念根深蒂固和對(duì)信息化認(rèn)識(shí)的程度不同,高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)工作過程中仍存在著不少問題。

第一,對(duì)教學(xué)檔案的信息化重視程度不夠。長期以來,許多高校在教學(xué)第一線投入了大量的人力、物力、財(cái)力,通過教學(xué)硬件、教學(xué)軟件等方面提高教學(xué)質(zhì)量,而對(duì)于教學(xué)檔案的收集整理、開發(fā)利用程度不夠。在教學(xué)水平評(píng)估工作的影響下,教學(xué)檔案管理工作在評(píng)估工作中擔(dān)任了重要的角色,因此教學(xué)檔案的信息化建設(shè)才逐漸被高校重視起來。

第二,教學(xué)檔案的內(nèi)容及分類體系不一致。教學(xué)檔案是對(duì)教學(xué)活動(dòng)過程的客觀的記錄,但由于各高校教學(xué)機(jī)構(gòu)及教學(xué)活動(dòng)的內(nèi)容不同,再加上主觀認(rèn)知的差異,造成許多高校教學(xué)檔案的內(nèi)容及分類體系不一致。有的高校按照教學(xué)活動(dòng)的歸屬范圍進(jìn)行教學(xué)檔案的分類,如:校職能部門的管理文件,由各職能部門歸檔,典型的有教務(wù)處、學(xué)生處、財(cái)務(wù)處等等。教學(xué)單位的管理文件及教學(xué)活動(dòng)由各教學(xué)單位存檔,如學(xué)生的成績單、學(xué)生的畢業(yè)論文、教師的教案、教學(xué)大綱等等。有的高校則按照教學(xué)檔案的屬性進(jìn)行分類,如:教學(xué)管理文件類、教學(xué)過程及教學(xué)結(jié)果、教學(xué)研究類、師資隊(duì)伍檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等。

第三,教學(xué)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高,信息管理水平低下。許多高校的教學(xué)檔案管理者都是由教學(xué)秘書、部分教師兼職,沒有專門的教學(xué)檔案管理人員。有的高校則是把一些在其他部門競聘下來的人員安排到檔案館或者負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作。因此,許多院校都出現(xiàn)了教學(xué)檔案管理人員數(shù)量少、教學(xué)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)及計(jì)算機(jī)水平較低的問題。

第四,教學(xué)檔案的收集整理不規(guī)范、數(shù)字化水平不高。目前教學(xué)活動(dòng)對(duì)于各高校都存在著學(xué)科多、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn),因此教學(xué)檔案收集也存在著教學(xué)檔案內(nèi)容多、門類復(fù)雜的特點(diǎn)。教學(xué)檔案的收集一般貫穿于教學(xué)活動(dòng)的整個(gè)過程,在實(shí)際教學(xué)活動(dòng)中,往往會(huì)出現(xiàn)教學(xué)檔案記錄不完整、教學(xué)檔案分類錯(cuò)誤的現(xiàn)象。如:教學(xué)會(huì)議記錄不全、教學(xué)存檔文件丟失、教師上交材料不齊全、教學(xué)檔案分類錯(cuò)誤等。此外,教學(xué)檔案的數(shù)字化水平不高。許多教師因?yàn)橛?jì)算機(jī)水平的限制,造成其教學(xué)檔案內(nèi)容陳舊更新較慢,沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

三、高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策分析

高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)有利于教學(xué)檔案的形成、開發(fā)與利用,也是衡量高校教學(xué)管理工作質(zhì)量和水平的重要標(biāo)志,同時(shí)也為教學(xué)管理工作的進(jìn)一步開展提供高質(zhì)量的服務(wù)。進(jìn)行高校教學(xué)檔案信息化建設(shè),可以采取以下措施:

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

高校教學(xué)檔案管理雖然不是科研教學(xué)活動(dòng),但卻如實(shí)的記錄下科研教學(xué)工作的結(jié)果,教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用能夠減少重復(fù)性的教學(xué)活動(dòng),為教學(xué)活動(dòng)及教學(xué)管理提供了有益的幫助。教學(xué)檔案的信息化建設(shè),通過教學(xué)檔案資源的數(shù)字化、教學(xué)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化,使教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用更有效率。各高校應(yīng)加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)檔案信息化工作的重視,制定計(jì)劃,逐級(jí)逐步的實(shí)施。

(二)加大對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的力量投入

目前我國高校教學(xué)檔案信息化水平總體偏低,其主要原因就是大部分高校對(duì)此工作投入較少,應(yīng)加大對(duì)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的資金設(shè)備的投入。如:購買計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,組建局域網(wǎng);自行開發(fā)或購買教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)軟件,聘請(qǐng)軟件公司的專業(yè)人員對(duì)使用維護(hù)系統(tǒng)軟件的教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

(三)穩(wěn)定教學(xué)檔案管理隊(duì)伍,提高整體素質(zhì)水平

高校應(yīng)該充分重視教學(xué)檔案管理隊(duì)伍,采取有力措施穩(wěn)定教學(xué)檔案管理隊(duì)伍,提高整體素質(zhì)水平。如:招聘專業(yè)人員負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作;增加教學(xué)檔案管理的人員數(shù)量;增加工資待遇;采用專職與兼職并存的工作方式;舉辦定期的人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)班,優(yōu)化教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu);定期或不定期舉行教學(xué)檔案信息管理的技術(shù)大比武,采取有力的激勵(lì)措施等等。

(四)加快教學(xué)檔案的數(shù)字化

在教學(xué)檔案的范圍中,包括管理類文件檔案和教學(xué)類文件檔案。隨著在高校中OA系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)及電子郵件的應(yīng)用,許多教學(xué)管理類的工作都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,對(duì)這些管理類的文件應(yīng)安排專門人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)整理,這部分檔案可以系統(tǒng)的歸類并數(shù)字化。對(duì)于教學(xué)類文件檔案,應(yīng)加強(qiáng)教師計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的能力,盡量把教師的教案、教學(xué)方法手段、教學(xué)大綱等內(nèi)容數(shù)字化,既有利于教師學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)共享資源,同時(shí)也提高了教學(xué)檔案數(shù)字化水平。此外,可以利用系統(tǒng)軟件,對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息、課程信息、考試成績等檔案資源形成數(shù)據(jù)庫從而達(dá)到數(shù)字化管理。

(五)健全教學(xué)檔案的管理制度,建立信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系

目前國家已經(jīng)對(duì)檔案信息化管理提供了指導(dǎo)思想,但有些方面還不夠全面。教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式,要考慮到它與教學(xué)管理方面的相互作用,根據(jù)國家的有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況,制定和適時(shí)調(diào)整教學(xué)檔案的各項(xiàng)管理制度。此外,各高校對(duì)于信息化的理解不同,高校信息化建設(shè)的水平和標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)出現(xiàn)不一致。因此,應(yīng)制定統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系參考執(zhí)行。

[1]劉 萍,楊 俊.高校教學(xué)檔案信息化管理分析[J].管理觀察,2009(5):2—4.

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1008-6471(2010)02-0104-02

2010-03-24

本文為河北省教育廳基金項(xiàng)目“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)研究”(編號(hào):SZ090210)的研究成果。

羅金莉 (1959—),女,河北高陽人,河北大學(xué)人事處高級(jí)經(jīng)濟(jì)師,研究方向?yàn)榻虒W(xué)管理。