呂 輝

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院,哈爾濱 150025)

新時期高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)探討

呂 輝

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院,哈爾濱 150025)

對高校學(xué)生檔案的信息資源內(nèi)容進(jìn)行了劃分,指出了當(dāng)前對高等學(xué)校學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā)的必要性,并提出合理開發(fā)建議。

高校;學(xué)生檔案;信息開發(fā)

高等學(xué)校學(xué)生檔案 (以下簡稱高校學(xué)生檔案),是記錄高校學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的,能全面客觀反映學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、政治面貌、品德修養(yǎng)、知識結(jié)構(gòu)、能力特長、社會實(shí)踐等情況的第一手材料。它是聯(lián)系學(xué)生、高校、社會的重要紐帶之一,是全社會重要信息資源的一部分。以下筆者將對高校學(xué)生檔案的信息資源內(nèi)容進(jìn)行劃分,指出了當(dāng)前對高等學(xué)校學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā)的必要性,并提出合理開發(fā)建議。

1 高校學(xué)生檔案信息內(nèi)容類型

1.1 個人基本信息

包括新生入學(xué)登記表、歷年體檢表、畢業(yè)生登記表、大學(xué)生體育合格標(biāo)準(zhǔn)卡、身份證明、戶籍證明、政治面貌 (入黨入團(tuán)材料等)主要家庭成員及社會關(guān)系情況。

1.2 在校學(xué)習(xí)情況

此部分是高校學(xué)生檔案的組成主體,其內(nèi)容主要是學(xué)生在高校學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)記錄、學(xué)籍變動情況、學(xué)號、所學(xué)專業(yè)、歷年成績單及畢業(yè)論文成績評定表、所獲各種榮譽(yù)稱號及證書、獎學(xué)金、助學(xué)金、助學(xué)貸款記錄和違紀(jì)處分等。

1.3 社會實(shí)踐記錄

此部分信息主要是高校學(xué)生在校期間參加的各種社會實(shí)踐活動的信息記錄,如實(shí)習(xí)鑒定、參加志愿者活動、支邊支教、“三下鄉(xiāng)”和各種學(xué)術(shù)類和非學(xué)術(shù)類競賽,進(jìn)行自主創(chuàng)業(yè)等。

2 高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的必要性

高校學(xué)生檔案,關(guān)系到高校學(xué)生、高校和社會的共同利益。高校學(xué)生檔案是高校學(xué)生在校期間個人成長經(jīng)歷,能較為全面客觀的反映一個人在求學(xué)期間德智體各方面情況的記錄,為今后個人人事檔案的形成打下基礎(chǔ)。因此,高校學(xué)生檔案在當(dāng)前乃至今后相當(dāng)長的時期內(nèi),對國家、單位和個人都有不可替代的重要作用。因此,對高校學(xué)生檔案信息資源進(jìn)行全面收集、合理分類和有效開發(fā),具有重要意義。

首先,全面收集高校學(xué)生在校期間的信息資料,是反映學(xué)生在校期間全面發(fā)展的真實(shí)寫照。高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、學(xué)術(shù)科研、社會實(shí)踐中形成的各種登記表、自傳、自我評定等,是一個人在接受高等教育期間最全面、直接、生動的寫照。通過這些材料,高校學(xué)生可以正確認(rèn)識自我,自覺規(guī)范行為,進(jìn)行自我約束、自我調(diào)整,不斷提高自身素質(zhì),發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn),改正不足,逐漸成為適應(yīng)社會需求的高素質(zhì)人才;同時,將學(xué)生的個人經(jīng)濟(jì)、科研創(chuàng)新、社會實(shí)踐信息全面收集到學(xué)生檔案中,能更加詳盡地反映不同學(xué)生在校期間的不同成長經(jīng)歷,避免學(xué)生檔案“千人一面”、評語雷同的情況發(fā)生。

其次,科學(xué)管理高校學(xué)生檔案,也是反映高校在培養(yǎng)造就高級人才程序以及學(xué)生管理工作水平、高校工作水平的重要標(biāo)志。高校學(xué)生檔案不僅詳細(xì)生動地記錄了學(xué)生的成長經(jīng)歷,也能相應(yīng)地反映出一所學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的高低,是高校在教育教學(xué)管理全過程中較為真實(shí)、可靠的信息來源。高等學(xué)校通過對不同時期形成的學(xué)生檔案進(jìn)行全面比較、綜合分析,可以總結(jié)出學(xué)校的發(fā)展歷史和不同時期培養(yǎng)學(xué)生方式的全過程。因此,高校學(xué)生檔案不僅能為反映一所高校的歷史沿革、教學(xué)發(fā)展、學(xué)生培養(yǎng)等情況提供寶貴的憑證,更是學(xué)校政策、管理?xiàng)l例的制訂,學(xué)科、專業(yè)建設(shè)與調(diào)整等各方面重要的情報(bào)來源,為促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展提供具有參考價值的信息。高校學(xué)生檔案還是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生管理部門和輔導(dǎo)員、專業(yè)教師對學(xué)生進(jìn)行科學(xué)、有針對性管理的重要依據(jù)。高校檔案館將從學(xué)校學(xué)生管理部門收集到的學(xué)生檔案進(jìn)行全面收集、科學(xué)管理,合理分類,從中做出盡可能科學(xué)、準(zhǔn)確、詳細(xì)的分析歸納,再將所得出的數(shù)據(jù)、資料等反饋給有關(guān)學(xué)生管理人員,以便他們對學(xué)生有全面的掌握和了解,在工作中做到情況明了、心中有數(shù)、有的放矢,有利于實(shí)現(xiàn)“以生為本”的高校教育模式的實(shí)現(xiàn),從而對高校學(xué)生進(jìn)行“個性化培養(yǎng)”。

第三,合理開發(fā)高校學(xué)生檔案,可以為社會選擇人才提供有力參考?！吨泄仓醒雵鴦?wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定》中明確指出要堅(jiān)持改革創(chuàng)新,努力形成科學(xué)的人才評價和使用機(jī)制?！敖⒁阅芰蜆I(yè)績?yōu)閷?dǎo)向、科學(xué)的社會化的人才評價機(jī)制。堅(jiān)持走群眾路線,注重通過實(shí)踐檢驗(yàn)人才。完善人才評價標(biāo)準(zhǔn),克服人才評價中重學(xué)歷、資歷,輕能力、業(yè)績的傾向。根據(jù)德才兼?zhèn)涞囊?從規(guī)范職位分類與職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)入手,建立以業(yè)績?yōu)橐罁?jù),由品德、知識、能力等要素構(gòu)成的各類人才評價指標(biāo)體系。改革各類人才評價方式,積極探索主體明確、各具特色的評價方法。完善人才評價手段,大力開發(fā)應(yīng)用現(xiàn)代人才測評技術(shù),努力提高人才評價的科學(xué)水平?！备咝W(xué)生檔案記載著學(xué)生從中學(xué)到大學(xué),特別是大學(xué)這一個人成長關(guān)鍵時期的學(xué)習(xí)成長全過程,是對在校學(xué)生思想品德、學(xué)習(xí)成績、組織協(xié)調(diào)能力、學(xué)術(shù)科研能力、獎懲情況、社會實(shí)踐活動、家庭和社會關(guān)系以及身體健康狀況等綜合素質(zhì)記錄。高校學(xué)生檔案為用人單位提供了能全面反映畢業(yè)生整體綜合素質(zhì)的權(quán)威性材料,為用人單位考察、選拔、聘用畢業(yè)生提供可靠的依據(jù),對發(fā)現(xiàn)人才、識別人才、培養(yǎng)人才和使用人才都具有十分重要的意義。用人單位通過對學(xué)生檔案材料進(jìn)行分析研究,可以從中發(fā)現(xiàn)學(xué)生成長的某些特點(diǎn)和規(guī)律,合理預(yù)測學(xué)生的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

3 高校學(xué)生檔案信息資源開發(fā)的措施

全面收集、合理分類和有效開發(fā)高校學(xué)生檔案信息資源,需要高校學(xué)生、高校以及全社會的共同努力。

3.1 加大對學(xué)生檔案管理工作重要性的宣傳力度

高等學(xué)校要增大對學(xué)生檔案重要性的宣傳力度。高校檔案管理部門要發(fā)揮在學(xué)生檔案收集整理工作中的主體作用,不斷提高自己的工作效率和業(yè)務(wù)水平,加強(qiáng)對學(xué)生檔案的收集整理工作。高校學(xué)生檔案管理人員在平時就要注意對學(xué)生檔案的收集與整理,使學(xué)生的檔案“各得其所”,避免在畢業(yè)生離校和新生報(bào)到的檔案流動高峰時期,學(xué)生檔案材料發(fā)生混雜,造成丟失或遺漏,影響學(xué)生檔案的完整與真實(shí)。高校檔案館還可以編印“高校學(xué)生檔案整理手冊”,將我國現(xiàn)行的與人事檔案、學(xué)生檔案有關(guān)的法規(guī)、政策、功能、作用、轉(zhuǎn)遞程序等編入其中,便于學(xué)生在平時對自己的材料進(jìn)行主動整理,使其內(nèi)容和規(guī)格基本符合檔案收集標(biāo)準(zhǔn),使高校檔案館在整理收集到學(xué)生材料時無需再對材料規(guī)格進(jìn)行重新統(tǒng)一,減少不必要的重復(fù)勞動,減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。高校中的其他部門要協(xié)助高校檔案館做好檔案教育宣傳工作,通過校園網(wǎng)、廣播站、櫥窗、學(xué)生公共課等多種途徑,宣傳學(xué)生檔案對個人的重要意義和“棄檔”的危害,使學(xué)生的檔案意識得到提高,對自己的個人檔案的重要性有一個清楚的認(rèn)識。

3.2 強(qiáng)化對學(xué)生的引導(dǎo)工作,進(jìn)行學(xué)生檔案資源開發(fā)

高校學(xué)生要樹立正確的檔案價值觀,保存并整理好自己在平時形成的各種能反映自己成長情況的有價值材料,并在合適的時候主動上交學(xué)校檔案館進(jìn)行鑒定并歸檔保存。高校檔案館雖設(shè)有學(xué)生檔案專職管理人員,但也大多是一名學(xué)生檔案管理員要管理數(shù)千份學(xué)生檔案。這種情況,在客觀上給學(xué)生管理人員和學(xué)生檔案管理人員造成了較大的工作強(qiáng)度和管理壓力,使他們難以對每一名學(xué)生的檔案進(jìn)行細(xì)致有效的主動征集。因此,這就要求高校學(xué)生在平時做好自己的相關(guān)材料、獎勵證明等的整理和積累工作,在適當(dāng)?shù)臅r候主動向?qū)W校檔案館提供這些材料,讓學(xué)校檔案管理人員對這些材料進(jìn)行鑒定,將有價值的材料進(jìn)行收集歸檔,使自己的人事材料豐富完整、反映內(nèi)容生動具體,有利于自己以后的就業(yè)與深造。

3.3 強(qiáng)化社會對學(xué)生檔案資源的科學(xué)利用工作

全社會要普遍提高對學(xué)生檔案的重視程度。用人單位在招聘畢業(yè)生時,也要重視對應(yīng)聘者檔案進(jìn)行內(nèi)容的真實(shí)性和完整性的考察,優(yōu)先考慮那些檔案材料完整、內(nèi)容真實(shí)可信、具有發(fā)展?jié)摿Φ那舐氄?。這樣,既能增強(qiáng)高校畢業(yè)生對自己檔案的重視,又可以使用人單位達(dá)到考查畢業(yè)生的目的,公正地選拔人才,合理地利用人才,實(shí)現(xiàn)“任人唯賢”、“人盡其才”的社會效益。

[1]教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法 (第 27號)[Z].2008-09-01.

[2]中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)人才工作的決定[Z].2003-12-26.

[3]周冀.開發(fā)學(xué)生檔案信息 提高學(xué)生綜合素質(zhì)——談高校學(xué)生檔案的管理與利用[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2004,(11).

G271

A

1674-6341(2010)01-0144-02

2009-11-25

呂輝 (1977-),女,黑龍江哈爾濱人。

責(zé)任編輯:李增華