李云江

(云南大學(xué)圖書(shū)館,云南昆明 650091)

隨著社會(huì)的進(jìn)步和人們意識(shí)的提高,越來(lái)越多的個(gè)人、單位組織和社會(huì)團(tuán)體向高校圖書(shū)館捐贈(zèng)圖書(shū),高校圖書(shū)館接收的贈(zèng)書(shū)種類和數(shù)量呈逐年上升的趨勢(shì)。作為豐富高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源有效和重要的途徑之一,如何有效地利用和管理贈(zèng)書(shū)文獻(xiàn)已經(jīng)成為各高校圖書(shū)館面臨的問(wèn)題。

1 贈(zèng)書(shū)及贈(zèng)書(shū)種類

1.1 贈(zèng)書(shū)的概念

贈(zèng)書(shū)是指?jìng)€(gè)人、單位組織和社會(huì)團(tuán)體等不以營(yíng)利為目的,無(wú)償或半無(wú)償向圖書(shū)館捐贈(zèng)其著述、收藏、編撰的紙質(zhì)文獻(xiàn)和非紙質(zhì)文獻(xiàn)。半無(wú)償捐贈(zèng)大多是指捐贈(zèng)者同意無(wú)償捐贈(zèng)文獻(xiàn)資料,但需要圖書(shū)館承擔(dān)因此所發(fā)生的郵費(fèi)、運(yùn)費(fèi)等。通常情況下,半無(wú)償捐贈(zèng)多為大宗文獻(xiàn)資料的捐贈(zèng),如云南大學(xué)圖書(shū)館接受復(fù)旦大學(xué)圖書(shū)館捐贈(zèng)的三十萬(wàn)冊(cè)圖書(shū),該批贈(zèng)書(shū)從復(fù)旦大學(xué)運(yùn)抵云南大學(xué)的運(yùn)費(fèi)由云南大學(xué)圖書(shū)館承擔(dān)。

1.2 贈(zèng)書(shū)的種類

贈(zèng)書(shū)的種類按照不同的劃分原則有不同的分法,各館的分法也不盡相同。較為普遍的分法是按照贈(zèng)書(shū)的來(lái)源劃分,分為個(gè)人贈(zèng)書(shū)、單位贈(zèng)書(shū)、社會(huì)組織贈(zèng)書(shū)、國(guó)外贈(zèng)書(shū)等等。

2 贈(zèng)書(shū)的現(xiàn)狀和問(wèn)題

社會(huì)文明程度的提高,一定程度上刺激和促進(jìn)了大眾汲取知識(shí)的欲望,伴隨而來(lái)的是大眾素質(zhì)提升后回饋社會(huì)的實(shí)際行動(dòng),越來(lái)越多的個(gè)人和團(tuán)體熱衷社會(huì)需要和圖書(shū)館事業(yè)的建設(shè),捐贈(zèng)圖書(shū)成為他們付諸行動(dòng)的一種方式。作為高校圖書(shū)館來(lái)講,高校擴(kuò)招,學(xué)生讀者大量增加,圖書(shū)館文獻(xiàn)資源供需矛盾日益突出,在國(guó)內(nèi)外書(shū)刊價(jià)格日益上漲和文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)緊張的雙重壓力下,接收贈(zèng)書(shū)無(wú)疑是豐富文獻(xiàn)資源和擴(kuò)大館藏最重要和最有效的途徑之一,但是由于贈(zèng)書(shū)具有很大的不確定性,致使贈(zèng)書(shū)工作面臨很多的問(wèn)題。

2.1 贈(zèng)書(shū)來(lái)源渠道廣泛,不易掌握

目前高校圖書(shū)館贈(zèng)書(shū)來(lái)源主要有個(gè)人贈(zèng)書(shū)、機(jī)關(guān)團(tuán)體和社會(huì)組織贈(zèng)書(shū)等幾類。機(jī)關(guān)團(tuán)體和社會(huì)組織贈(zèng)書(shū)主要是指國(guó)內(nèi)的大型出版機(jī)構(gòu)、圖書(shū)館、藏書(shū)的編纂委員會(huì)、企事業(yè)單位和國(guó)外的基金會(huì)贈(zèng)書(shū)等等,這類贈(zèng)書(shū)通常數(shù)量和種類都比較多。個(gè)人贈(zèng)書(shū)包括校友、專家學(xué)者、外國(guó)友人、離校畢業(yè)生以及社會(huì)各界人士等,他們捐贈(zèng)的圖書(shū)包括自己的著述、藏書(shū)和各種資料,由于這些贈(zèng)書(shū)來(lái)源廣泛,捐贈(zèng)者捐贈(zèng)圖書(shū)有很大的隨機(jī)性和自主性,加之大部分高校圖書(shū)館都是被動(dòng)接受贈(zèng)書(shū),贈(zèng)書(shū)的來(lái)源、時(shí)間、數(shù)量等不易掌握,為接收贈(zèng)書(shū)工作帶來(lái)一定的困難。

2.2 贈(zèng)書(shū)質(zhì)量不一

高校圖書(shū)館大量接收贈(zèng)書(shū)的同時(shí),贈(zèng)書(shū)的質(zhì)量問(wèn)題也不容忽視。贈(zèng)書(shū)質(zhì)量在一定程度上受贈(zèng)書(shū)渠道影響比較大,贈(zèng)書(shū)渠道的廣泛性也造成贈(zèng)書(shū)質(zhì)量的不確定性,從而暴露出諸多的問(wèn)題。如所接受的贈(zèng)書(shū)不符合高校圖書(shū)收館藏范圍,所贈(zèng)圖書(shū)資料陳舊破損、殘缺不全,贈(zèng)書(shū)復(fù)本量過(guò)大等;有部分受贈(zèng)圖書(shū)是失去時(shí)效性或時(shí)效性較差的呆滯書(shū),內(nèi)容陳舊,知識(shí)老化,利用價(jià)值不高。贈(zèng)書(shū)質(zhì)量問(wèn)題直接影響?zhàn)^藏質(zhì)量。

2.3 捐贈(zèng)者對(duì)高校圖書(shū)館缺乏必要的了解和溝通,造成高校圖書(shū)館被動(dòng)接收贈(zèng)書(shū)的局面

高校圖書(shū)館主要是為了滿足高校師生教學(xué)和科研的需要,藏書(shū)結(jié)構(gòu)和特點(diǎn)不同于公共圖書(shū)館,對(duì)藏書(shū)入藏有一定的要求。捐贈(zèng)者往往不了解高校圖書(shū)館的藏書(shū)結(jié)構(gòu)和特點(diǎn),捐贈(zèng)圖書(shū)存在很大的盲目性和隨意性。所捐贈(zèng)的圖書(shū)缺乏針對(duì)性,利用率非常低。高校圖書(shū)館為了不傷害捐贈(zèng)者的積極性和熱情,避免引起不必要的誤會(huì),往往來(lái)者不拒,毫無(wú)限制地全部接受,長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.4 缺乏有效具體的贈(zèng)書(shū)管理機(jī)制,造成贈(zèng)書(shū)管理工作滯后

我國(guó)高校圖書(shū)館大多沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的贈(zèng)書(shū)工作崗位和專人管理,而是由圖書(shū)館的采編部門(mén)兼職處理。由于圖書(shū)館的采編部門(mén)每年都有大量的文獻(xiàn)資源采購(gòu)和編目加工任務(wù),還要抽出一定的時(shí)間和精力來(lái)處理各種各樣的贈(zèng)書(shū),這就導(dǎo)致了圖書(shū)館一方面不能很好地完成贈(zèng)書(shū)接收工作;一方面也不能及時(shí)地處理到館贈(zèng)書(shū),導(dǎo)致贈(zèng)書(shū)長(zhǎng)期積壓,贈(zèng)書(shū)的價(jià)值和利用率得不到發(fā)揮,有悖于贈(zèng)書(shū)者“以饗讀者”的初衷。

3 解決的方法和對(duì)策

贈(zèng)書(shū)作為高校圖書(shū)館文獻(xiàn)資源的重要補(bǔ)充,其質(zhì)量比數(shù)量更為重要,贈(zèng)書(shū)管理問(wèn)題和質(zhì)量問(wèn)題直接影響?zhàn)^藏的質(zhì)量和贈(zèng)書(shū)作用的發(fā)揮。高校圖書(shū)館要正視贈(zèng)書(shū)工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題,本著實(shí)事求是的客觀態(tài)度,建立起一整套完善的科學(xué)管理機(jī)制,正確引導(dǎo)捐贈(zèng)者的捐贈(zèng)行為,提高贈(zèng)書(shū)質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)物盡其用和豐富館藏的“雙贏”目的。

3.1 制定贈(zèng)書(shū)入藏原則

高校圖書(shū)館根據(jù)本館自身的特點(diǎn)和藏書(shū)結(jié)構(gòu),結(jié)合讀者需求和學(xué)校學(xué)科發(fā)展的需要,有針對(duì)性地制定贈(zèng)書(shū)入藏原則是提高贈(zèng)書(shū)質(zhì)量的關(guān)鍵。遵照符合本館的選書(shū)標(biāo)準(zhǔn),明確本館接收贈(zèng)書(shū)的范圍、層次、數(shù)量等,在接贈(zèng)文獻(xiàn)資料時(shí),應(yīng)向捐贈(zèng)者說(shuō)明本館入藏原則、入藏范圍和數(shù)量,不符合入藏原則的文獻(xiàn),應(yīng)當(dāng)委婉拒絕,或退還捐贈(zèng)者本人,或經(jīng)捐贈(zèng)者同意轉(zhuǎn)贈(zèng)其它需要此文獻(xiàn)的單位,改變以往對(duì)贈(zèng)書(shū)來(lái)者不拒的做法,在規(guī)范入藏的同時(shí)也不至于影響捐贈(zèng)者的積極性,從而在一定程度上保證了贈(zèng)書(shū)的質(zhì)量。

3.2 實(shí)行贈(zèng)書(shū)登記和回執(zhí)制度

接受贈(zèng)書(shū)文獻(xiàn)資料,應(yīng)當(dāng)貫徹認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,如實(shí)記錄捐贈(zèng)者情況和捐贈(zèng)圖書(shū)情況,包括捐贈(zèng)者姓名、捐贈(zèng)文獻(xiàn)名稱及數(shù)量、捐贈(zèng)和接收日期、聯(lián)系方式等,作為接收贈(zèng)書(shū)核對(duì)的依據(jù);建立贈(zèng)書(shū)回執(zhí)制度,對(duì)捐贈(zèng)單位和捐贈(zèng)個(gè)人及時(shí)回贈(zèng)捐贈(zèng)證書(shū)或榮譽(yù)證書(shū)以表感謝,對(duì)贈(zèng)書(shū)量較大的單位和個(gè)人可舉辦贈(zèng)書(shū)儀式等。

3.3 建立贈(zèng)書(shū)篩選制度

高校圖書(shū)館有時(shí)接收的贈(zèng)書(shū)屬于成批成量的捐贈(zèng),其中有些文獻(xiàn)并不符合館藏的要求,如果不加選擇地全部接收入藏,勢(shì)必占用圖書(shū)館有限的空間資源,耗費(fèi)大量的贈(zèng)書(shū)分編、加工、典藏等方面的人力、物力和財(cái)力。要根據(jù)入藏原則對(duì)贈(zèng)書(shū)進(jìn)行篩選,成立專門(mén)的篩選小組,對(duì)贈(zèng)書(shū)作出客觀正確的選擇,避免個(gè)人篩選所帶來(lái)的主觀性和片面性。將篩選出來(lái)的贈(zèng)書(shū)文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)贈(zèng)其它單位,實(shí)現(xiàn)物盡其用。

3.4 完善贈(zèng)書(shū)編目加工制度

高校圖書(shū)館對(duì)接收的贈(zèng)書(shū)應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理,以免積壓。在贈(zèng)書(shū)的驗(yàn)收、加工、編目等環(huán)節(jié),應(yīng)該采用與正常經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的文獻(xiàn)相同的流程,贈(zèng)書(shū)加工時(shí),應(yīng)特別加蓋贈(zèng)書(shū)章,使贈(zèng)書(shū)和采購(gòu)圖書(shū)區(qū)分別開(kāi)來(lái);贈(zèng)書(shū)編目時(shí),按照《中國(guó)文獻(xiàn)編目規(guī)則》進(jìn)行著錄、標(biāo)引和數(shù)據(jù)加工,并根據(jù)各館實(shí)際進(jìn)行索取號(hào)和種次號(hào)的標(biāo)注,在610字段添加“贈(zèng)送者”和“贈(zèng)書(shū)”的著錄,如果贈(zèng)書(shū)為非正式出版物或內(nèi)部資料,在200字段和300字段給予著錄。

3.5 改變贈(zèng)書(shū)入藏管理方式

目前高校圖書(shū)館對(duì)于贈(zèng)書(shū)入藏普遍采取的是專架或?qū)Ｊ谊惲?。專架陳列適用于大型套書(shū)的入藏,如國(guó)家清史編撰委員會(huì)贈(zèng)送云南大學(xué)圖書(shū)館一套國(guó)家清史工程系列叢書(shū),專架陳列便于讀者索取查閱;專室陳列適用于大型機(jī)構(gòu)和個(gè)人大量贈(zèng)書(shū)的入藏,如云南大學(xué)趙仲牧先生去世后,將畢生收藏的二萬(wàn)多冊(cè)圖書(shū)捐贈(zèng)給云南大學(xué)圖書(shū)館,為了保持其學(xué)術(shù)思想的系統(tǒng)性和完整性,以及這批贈(zèng)書(shū)的價(jià)值,圖書(shū)館專門(mén)開(kāi)設(shè)了“趙仲牧?xí)荨?其它零散贈(zèng)書(shū)應(yīng)實(shí)行科學(xué)的管理,根據(jù)實(shí)際情況將捐贈(zèng)圖書(shū)按照中圖法分類后歸入相關(guān)書(shū)庫(kù),納入圖書(shū)館館藏體系,提高捐贈(zèng)圖書(shū)的利用率。

3.6 必須保留贈(zèng)書(shū)的處理權(quán)

由于贈(zèng)書(shū)工作具有很大的不確定性,高校圖書(shū)館必須擁有對(duì)受贈(zèng)圖書(shū)的處理權(quán),捐贈(zèng)圖書(shū)一經(jīng)接受并辦理相關(guān)手續(xù),即視為其所有相關(guān)權(quán)益歸圖書(shū)館所有,圖書(shū)館有權(quán)將不符合本館入藏原則的書(shū)刊轉(zhuǎn)贈(zèng)或拍賣,避免因捐贈(zèng)圖書(shū)所有權(quán)引發(fā)的糾紛和爭(zhēng)議。

4 結(jié)語(yǔ)

贈(zèng)書(shū)管理工作是高校圖書(shū)館館藏建設(shè)的重要組成部分,科學(xué)合理地管理贈(zèng)書(shū),更好地控制贈(zèng)書(shū)質(zhì)量,提高贈(zèng)書(shū)利用率,能夠優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),完善圖書(shū)館藏書(shū)體系,極大地豐富高校圖書(shū)館館藏資源,促進(jìn)贈(zèng)書(shū)工作健康蓬勃地發(fā)展,是每一所高校圖書(shū)館都需要解決的問(wèn)題。

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