陳鐵建

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量管理

陳鐵建

(武漢冶金管理干部學(xué)院 管理教研部,湖北武漢430081)

企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題主要表現(xiàn)為物資本身的質(zhì)量問(wèn)題和供應(yīng)商的質(zhì)量問(wèn)題。為了減少和消除企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)不良影響,采購(gòu)方企業(yè)應(yīng)從健全企業(yè)采購(gòu)管理體系和建立良好的供應(yīng)商管理體系兩方面采取措施,加強(qiáng)物資采購(gòu)全過(guò)程的質(zhì)量管理。

供應(yīng)商;物資采購(gòu);質(zhì)量管理

企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題主要來(lái)自兩個(gè)方面:物資本身的質(zhì)量問(wèn)題和供應(yīng)商的質(zhì)量問(wèn)題。物資本身的質(zhì)量問(wèn)題主要體現(xiàn)在產(chǎn)品的品質(zhì)和交貨方面。原材料的品質(zhì)問(wèn)題表現(xiàn)在兩方面:一是購(gòu)入的原材料本身品質(zhì)低劣,某些性能指標(biāo)不能達(dá)到采購(gòu)方的規(guī)格要求。二是由于客戶或采購(gòu)方變更采購(gòu)要求,而使現(xiàn)有的元器件無(wú)法滿足新的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。在產(chǎn)品交貨方面,質(zhì)量問(wèn)題主要表現(xiàn)在:運(yùn)輸過(guò)程中造成的產(chǎn)品損壞、來(lái)料包裝破損、來(lái)料標(biāo)識(shí)破損或缺失、貨物錯(cuò)發(fā)和來(lái)料混裝。供應(yīng)商的質(zhì)量問(wèn)題則主要包括四個(gè)方面:一是供應(yīng)商運(yùn)作不良導(dǎo)致供應(yīng)物資品質(zhì)及交貨期不穩(wěn)定。二是供應(yīng)商背棄誠(chéng)信,違反采購(gòu)合同。三是供應(yīng)商的投資方或合作方改變投資方向,導(dǎo)致轉(zhuǎn)產(chǎn)或退出采購(gòu)方所需物資的生產(chǎn)。四是供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)不善導(dǎo)致破產(chǎn),致使物資供應(yīng)終斷。以上各種類型的問(wèn)題一旦發(fā)生,都會(huì)給采購(gòu)方帶來(lái)麻煩和損失。

但在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中,質(zhì)量與成本之間存在著矛盾:采購(gòu)方希望在滿足質(zhì)量要求的前提下,盡可能降低采購(gòu)成本。然而采購(gòu)成本的一味降低卻導(dǎo)致供應(yīng)商選用質(zhì)量較差的原材料,質(zhì)量問(wèn)題頻繁發(fā)生,成本增加。如何在采購(gòu)中平衡成本與質(zhì)量的關(guān)系、如何保證采購(gòu)物資的質(zhì)量成為了采購(gòu)經(jīng)理們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。

為了減少和消除企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題給企業(yè)帶來(lái)不良影響,采購(gòu)方企業(yè)應(yīng)從健全企業(yè)采購(gòu)管理體系和建立良好的供應(yīng)商管理體系兩方面采取措施,加強(qiáng)物資采購(gòu)全過(guò)程的質(zhì)量管理。

一、建立健全企業(yè)采購(gòu)管理體系

1.建立分工明確的組織機(jī)構(gòu)。目前,越來(lái)越多的大型OEM公司把供應(yīng)商開(kāi)發(fā)和供應(yīng)商管理職能從采購(gòu)管理中分開(kāi),分別成立獨(dú)立的資源開(kāi)發(fā)與資源管理部門(mén),并設(shè)置專人對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量進(jìn)行管理。供應(yīng)商質(zhì)量管理包括與供應(yīng)商績(jī)效相關(guān)的原材料品質(zhì)、成本、交貨期及服務(wù)等各項(xiàng)指標(biāo)的管理。明確的分工帶來(lái)明確的職責(zé):供應(yīng)商開(kāi)發(fā)工程師負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品符合性及技術(shù)工藝能力進(jìn)行初步評(píng)估;供應(yīng)商質(zhì)量工程師會(huì)在生產(chǎn)過(guò)程中運(yùn)用各種系統(tǒng)工具對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量績(jī)效進(jìn)行有效的管理和定期的評(píng)估。這樣的管理結(jié)構(gòu)有效地控制和預(yù)防了采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.提高采購(gòu)人員的素質(zhì)。高素質(zhì)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)能使供應(yīng)管理具有高效率,并能在追求成本降低的同時(shí),科學(xué)地判斷和預(yù)防采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。良好的溝通能力、對(duì)原材料市場(chǎng)的熟悉程度及市場(chǎng)敏感度決定了采購(gòu)人員能否有效控制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。有些采購(gòu)人員為達(dá)到降低成本的目的,沒(méi)有針對(duì)現(xiàn)有成本進(jìn)行認(rèn)真分析,而采取一味打壓供應(yīng)商價(jià)格的方法,往往迫使供應(yīng)商選擇未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)的廉價(jià)材料進(jìn)行生產(chǎn),或降低生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),結(jié)果導(dǎo)致質(zhì)量事故頻繁發(fā)生,這使采購(gòu)方用來(lái)處理質(zhì)量問(wèn)題的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了原材料降價(jià)帶來(lái)的成本節(jié)約,得不償失。因此,培養(yǎng)和提高采購(gòu)人員的素質(zhì),建立高效率的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)是非常重要的一環(huán)。

3.加強(qiáng)采購(gòu)文件的管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為采購(gòu)工作增添了許多不穩(wěn)定因素,故而一定要嚴(yán)密采購(gòu)文件,堵塞管理漏洞。在與分承包方建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí),必須在所有的采購(gòu)資料中把各項(xiàng)技術(shù)要求毫不含糊地用文字形式在訂貨合同或技術(shù)協(xié)議中表達(dá)。包括執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)條件,質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),抽樣檢驗(yàn)方法及判定原則,不合格品的處理辦法,質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任和權(quán)限,關(guān)鍵質(zhì)量特性的控制,產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題的仲裁和索賠,產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)、包裝、運(yùn)輸與交付。所有采購(gòu)資料都須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批方可生效。

4.加強(qiáng)采購(gòu)物資倉(cāng)儲(chǔ)管理。在物資倉(cāng)儲(chǔ)管理程序中明確規(guī)定供應(yīng)部負(fù)責(zé)對(duì)物資入庫(kù)、貯存及出庫(kù)日常業(yè)務(wù)的管理工作。各庫(kù)房均設(shè)立待驗(yàn)區(qū)、隔離區(qū)。物資在未驗(yàn)收前存放于待驗(yàn)區(qū)。不合格物資要放置隔離區(qū)進(jìn)行隔離,及時(shí)辦理退貨及退修處理,杜絕未經(jīng)檢驗(yàn)或檢驗(yàn)不合格品流入現(xiàn)場(chǎng)。物資貯存嚴(yán)格按其特性、類別分庫(kù)、分區(qū)域定置存放,其中危險(xiǎn)品、貴金屬設(shè)專庫(kù)存放。庫(kù)存物資要做到三清(數(shù)量清、材質(zhì)清、規(guī)格清)、兩齊(庫(kù)容整齊、堆碼整齊),保持庫(kù)內(nèi)通道暢通和存放現(xiàn)場(chǎng)整潔。做到帳卡物“三一致”,“日清月結(jié)”。要定期組織采購(gòu)物資盤(pán)點(diǎn),同時(shí)檢查質(zhì)量狀況,并做出有效處理。

二、建立良好的供應(yīng)商管理體系

1.選擇合適的供應(yīng)商。最合適的供應(yīng)商應(yīng)具備很多條件,能提供合適的品質(zhì)、充分的數(shù)量及準(zhǔn)時(shí)交貨,合理的價(jià)格以及熱情的服務(wù),應(yīng)該是共同的要求。為了更好地選擇供應(yīng)商、選擇合適的供應(yīng)商,遵循以下的步驟,則能甄選到較合適的供應(yīng)商:

(1)成立評(píng)選小組。成立調(diào)查小組,對(duì)合格供應(yīng)商各項(xiàng)資格或條件進(jìn)行分析審議。小組成員由采購(gòu)部門(mén)、工程部門(mén)、使用部門(mén)、質(zhì)檢部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等人員組成。

(2)決定評(píng)審的項(xiàng)目。不同的供應(yīng)商的條件必定不同,因此,必須有客觀的評(píng)分項(xiàng)目。成立的評(píng)選小組應(yīng)對(duì)供應(yīng)商以下各項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估:a.一般經(jīng)營(yíng)狀況。b.制造能力。c.技術(shù)能力。d.管理能力之績(jī)效。e.品質(zhì)能力等。

(3)設(shè)定評(píng)審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)。針對(duì)每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目,權(quán)衡彼此的重要性,分別給予不同分?jǐn)?shù)。

(4)合格供應(yīng)商分類分級(jí)。依據(jù)分?jǐn)?shù)按各專業(yè)程度予以分類,分級(jí)是將各采購(gòu)的合格供應(yīng)商按其能力劃分等級(jí)。分類的目的避免供應(yīng)商包辦各種采購(gòu)物資,預(yù)防外行人做內(nèi)行事;分級(jí)的目的,防止供應(yīng)商大小通吃,配合采購(gòu)的需求,選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商。

2.執(zhí)行清晰的供應(yīng)商認(rèn)證程序。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真的審核與認(rèn)證是全面了解供應(yīng)商能力的最好手段。通過(guò)供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)審核,采購(gòu)方可以全面了解供應(yīng)商的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)狀況、技術(shù)水平、研發(fā)能力、管理體系及信息化程度,這為避免采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生奠定了基礎(chǔ)。審核的內(nèi)容包括質(zhì)量認(rèn)證體系、設(shè)備與工藝能力、研發(fā)能力、生產(chǎn)流程及過(guò)程控制、生產(chǎn)能力及生產(chǎn)飽和度、財(cái)務(wù)狀況、訂單管理、客戶管理及客戶服務(wù)、原材料管理、員工素質(zhì)和環(huán)保措施等。

3.定期評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估可以使采購(gòu)方及時(shí)了解和把握供應(yīng)商各方面的情況變化,以便隨時(shí)對(duì)其技術(shù)能力、管理能力、供應(yīng)能力及各種風(fēng)險(xiǎn)做出科學(xué)的推斷。科學(xué)地考評(píng)供應(yīng)商的業(yè)績(jī),首先應(yīng)建立科學(xué)的指標(biāo)體系,企業(yè)可依據(jù)自身的需要合理運(yùn)用這些指標(biāo),進(jìn)行科學(xué)的評(píng)審。主要評(píng)估的指標(biāo)包括供應(yīng)能力、國(guó)際化與本土化能力、研發(fā)與創(chuàng)新能力、主動(dòng)性與靈活性、信息化能力、品質(zhì)績(jī)效、運(yùn)送績(jī)效、倉(cāng)儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)、服務(wù)績(jī)效、價(jià)格方法、財(cái)務(wù)優(yōu)勢(shì)、利潤(rùn)與庫(kù)存周轉(zhuǎn)率及潛在風(fēng)險(xiǎn)。這些指標(biāo)真正發(fā)揮作用在于歷史數(shù)據(jù)的收集、整理及數(shù)據(jù)的真實(shí)性。所以,維護(hù)供應(yīng)商績(jī)效資料的工作量比較大,但這些資料對(duì)采購(gòu)決策的支持,起著重要的作用。在當(dāng)前激烈的全球性競(jìng)爭(zhēng)中,物料質(zhì)量問(wèn)題不僅帶來(lái)質(zhì)量成本,更重要的是他讓企業(yè)在隨之而引發(fā)的加工成本、有效利用資本、停工成本、風(fēng)險(xiǎn)成本、周期成本、轉(zhuǎn)換成本、非增值成本、后置所有權(quán)成本等等方面付出了比質(zhì)量成本本身更為嚴(yán)重的代價(jià)。因此,評(píng)價(jià)供應(yīng)商質(zhì)量時(shí),要站在戰(zhàn)略的高度看到質(zhì)量問(wèn)題引發(fā)的這些帶來(lái)所有權(quán)總成本的方方面面,而不僅僅是看到眼前的利益。

4.監(jiān)控供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力,協(xié)助供應(yīng)商改善產(chǎn)品質(zhì)量。清晰明確的需求是與供應(yīng)商溝通過(guò)程中的關(guān)鍵。在很多時(shí)候,標(biāo)準(zhǔn)不清楚是導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)量問(wèn)題的主要原因,造成了修改和更新費(fèi)用的增加及交貨期延遲。采購(gòu)方應(yīng)該制定明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),并及時(shí)傳達(dá)給供應(yīng)商。企業(yè)在與供應(yīng)商合作的過(guò)程中,為確保供應(yīng)商所提供物資的質(zhì)量,防止供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力出現(xiàn)下降,企業(yè)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力實(shí)施必要的監(jiān)控。而且企業(yè)在供應(yīng)商遇到質(zhì)量、技術(shù)難題時(shí),應(yīng)與供應(yīng)商共同尋找質(zhì)量改進(jìn)的切入點(diǎn),在更高層次上創(chuàng)造價(jià)值。在很多情況下,采購(gòu)方派出質(zhì)量控制或技術(shù)人員與供應(yīng)商共同探討改善產(chǎn)品質(zhì)量的途徑,能有效提高質(zhì)量改進(jìn)的效率。雖然,這種做法表面上增加了一些成本,但它卻加快了產(chǎn)品質(zhì)量的改善速度,使企業(yè)的整體質(zhì)量成本得以下降。

5.保持供應(yīng)商之間適度競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)采購(gòu)管理往往傾向于一種物料有多個(gè)供應(yīng)商,感覺(jué)上比較保險(xiǎn)。而現(xiàn)代管理的趨勢(shì)是減少供應(yīng)商,并建立互信、互利、互助的長(zhǎng)期穩(wěn)定合作伙伴關(guān)系。這樣做帶來(lái)好處是:簡(jiǎn)化采購(gòu)計(jì)劃及調(diào)配;可以形成經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量,爭(zhēng)取優(yōu)惠;減少供方的專用工藝裝備費(fèi)用;簡(jiǎn)化運(yùn)輸管理;減少庫(kù)存,從而有利于控制質(zhì)量,降低成本。對(duì)于供應(yīng)商的選擇,可以獨(dú)家供應(yīng),也可多家供應(yīng)。獨(dú)家供應(yīng)易于管理,也能以大批量的優(yōu)勢(shì)增強(qiáng)自己的談判能力,以獲得更優(yōu)惠的價(jià)格。但不容易把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài),供應(yīng)商也會(huì)因?yàn)闆](méi)有競(jìng)爭(zhēng)的壓力而形成惰性,不去提升產(chǎn)品品質(zhì)、提高自身管理。對(duì)供應(yīng)商實(shí)施動(dòng)態(tài)的選擇、比較和淘汰機(jī)制,可從本質(zhì)上提高整個(gè)供應(yīng)鏈的能力,提升供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

6.構(gòu)建與戰(zhàn)略供應(yīng)商的合作伙伴關(guān)系。采購(gòu)管理的貢獻(xiàn)并不是采購(gòu)中價(jià)格方面的節(jié)省,更重要的是還可以使企業(yè)與戰(zhàn)略供應(yīng)商建立聯(lián)盟,以縮減新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)成本與時(shí)間。傳統(tǒng)采購(gòu)管理傾向于一種物資有多個(gè)供應(yīng)商,而現(xiàn)代采購(gòu)管理的趨勢(shì)是減少供應(yīng)商,并建立穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系,從戰(zhàn)略高度認(rèn)識(shí)供應(yīng)商、管理供應(yīng)商。由于企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)已從企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng),發(fā)展到供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng),這就要求企業(yè)實(shí)施有效的供應(yīng)商管理,同供應(yīng)商建立長(zhǎng)期良好的伙伴關(guān)系,實(shí)施一定程度的縱向整合,形成“虛擬企業(yè)聯(lián)盟”,使企業(yè)得到長(zhǎng)期穩(wěn)定的物資供應(yīng)和及時(shí)回饋的市場(chǎng)信息,這是企業(yè)物資采購(gòu)過(guò)程中質(zhì)量管理的更高境界。

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責(zé)任編輯:雷三容

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1009-1890(2010)03-0022-03

2010-08-28

陳鐵建(1979-),男,河北唐山人,武漢冶金管理干部學(xué)院管理教研部講師。