楊寶瑞

(鄭州科學(xué)技術(shù)館,河南鄭州 450007)

新時期科技檔案管理存在的問題及對策

楊寶瑞

(鄭州科學(xué)技術(shù)館,河南鄭州 450007)

科技檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作,深刻把握科技檔案的特性,是提高科技檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此,我們有必要從科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益分析入手,揭示科技檔案管理工作的存在問題,探尋提高科技檔案管理質(zhì)量的對策。

科技檔案管理;問題;對策

科技檔案作為檔案的一大門類,是社會組織在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的圖紙、文字材料、錄音、錄像、磁盤、光盤等,是有保存價值的科技文件,對指導(dǎo)科技生產(chǎn)建設(shè)起著非常重要的作用?？萍紮n案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的管理工作,深刻把握科技檔案的特性,是提高科技檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。因此,我們有必要對其進(jìn)行研究和分析,不斷加深對科技檔案運(yùn)行規(guī)律的認(rèn)識,實(shí)現(xiàn)對科技檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用,為經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展地提供服務(wù)。

一、科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益

科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益,是指通過利用科技檔案使科技檔案信息在以盡量少的價值投入創(chuàng)造出更多的物質(zhì)財富的科技生產(chǎn)活動中起到的作用?？萍紮n案的經(jīng)濟(jì)效益很難以貨幣的形式表現(xiàn),其效益的大小往往取決于科技檔案所記載和反映的科技水平的狀況?？萍紮n案的經(jīng)濟(jì)效益必須滿足三個基本要求:一是利用科技檔案信息取得諸如提高生產(chǎn)率或產(chǎn)品的質(zhì)量所帶來的經(jīng)濟(jì)效益;二是利用科技檔案信息創(chuàng)造更先進(jìn)的科技成果;三是利用科技檔案信息降低科研和生產(chǎn)的物質(zhì)消耗。有效利用科技檔案的各種信息,可以啟發(fā)思路,開闊眼界,少走彎路,減少不必要的重復(fù)勞動、節(jié)約人財物,收到事半功倍的效果。例如,建設(shè)一個項(xiàng)目,從調(diào)研、設(shè)計、建設(shè)到驗(yàn)收使用的各個環(huán)節(jié)內(nèi)容不同,但每個環(huán)節(jié)對科技檔案信息的利用意義是相同的,所取得的效益是互為關(guān)聯(lián)、密不可分的。因此,科技檔案與經(jīng)濟(jì)效益息息相關(guān),沒有對科技檔案的利用,就沒有科學(xué)技術(shù)和生產(chǎn)活動的延深擴(kuò)展,科技檔案的經(jīng)濟(jì)效益實(shí)質(zhì)就是利用科技檔案發(fā)揮出的經(jīng)濟(jì)效用。

二、科技檔案管理存在的問題

改革開放以來,傳統(tǒng)的科技檔案管理模式受到了沖擊。一些單位多年形成和積累的大量的科技文件,包括設(shè)計文件、科研文件和工藝文件等仍處于分散管理狀態(tài)。特別是一些民營企業(yè)由于創(chuàng)業(yè)初期工作較忙亂,或因保密、或因?qū)n案工作規(guī)律認(rèn)識不夠,普遍存在著建檔工作滯后、管理不規(guī)范的問題,甚至認(rèn)為科技檔案是自己企業(yè)的事,如何管理也是自己的事,致使企業(yè)科技檔案管理工作頭緒紊亂或無人管理。另外,由于長時間對科技檔案工作的認(rèn)識不足,總感到科技檔案歸檔繁瑣復(fù)雜,以致單位形成的科技文件大多分散在各部門或工作人員個人手里。有的單位領(lǐng)導(dǎo)還認(rèn)為由個人分管或者各個科室分管用起來更為方便、自由,那種正規(guī)的繁瑣復(fù)雜的歸檔、借閱手續(xù)會占用科研人員大量的時間和精力,影響科技項(xiàng)目的總體進(jìn)度。這種觀點(diǎn)是錯誤的。因?yàn)橹挥薪ｉT的檔案集中保管部門,才能查閱方便,從而提升檔案信息自由、快捷的利用水平,促進(jìn)生產(chǎn)效益和社會效益的不斷提高。

此外,不少科研人員總想把科研成果據(jù)為己有,作為自己的私有財產(chǎn),這實(shí)際上也反映了一些單位的檔案法制觀念薄弱,工作責(zé)任心差等因素。表面上看,許多科技成果的文字資料、圖紙資料、聲像資料以及各種檢測、驗(yàn)收報告都一應(yīng)俱全,很難找出什么不妥,但實(shí)際上這些科研項(xiàng)目的關(guān)鍵環(huán)節(jié)的尺寸、工藝、配方、數(shù)據(jù)等已被“隱形化”或偷梁換柱,真正有價值的東西散落在科研人員手中。這樣形成的檔案缺乏真實(shí)性和準(zhǔn)確性,自然也就失去了檔案的利用價值。因此,科技檔案的歸檔工作仍然是一個需要認(rèn)真對待的重要問題。

三、提高科技檔案管理質(zhì)量的思路

1.要堅(jiān)持以《檔案法》為依據(jù),建立健全科技檔案的規(guī)章制度,實(shí)行規(guī)范化管理?！稒n案法》是開展檔案工作的法律依據(jù),檔案管理部門必須堅(jiān)持以《檔案法》為核心,包括以《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《開發(fā)利用科學(xué)技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》等一系列科技檔案工作法規(guī)為依據(jù),結(jié)合本部門科技生產(chǎn)的實(shí)際情況,制定更為具體的、具有可操作性的規(guī)章制度。從科技檔案的形成、積累、歸檔到整理、鑒定、保管、利用等每一個環(huán)節(jié),都應(yīng)有具體而明確的規(guī)定。對嚴(yán)格遵守規(guī)章制度,科技檔案工作成效顯著者,要給予表彰獎勵;對不按規(guī)章制度辦事,科技檔案收集不齊全,歸檔不及時,整理不規(guī)范,不積極主動提供利用的,要給予批評教育并限時整改。同時,要從強(qiáng)化基礎(chǔ)工作入手,建立科技檔案的檢索體系,編制實(shí)用、系統(tǒng)、多功能、多角度的檔案檢索工具,為全面準(zhǔn)確開發(fā)利用檔案信息創(chuàng)造條件。各單位、部門領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)重視科技檔案工作,變分散式為集中式管理,變傳統(tǒng)式為現(xiàn)代式管理,配備事業(yè)心強(qiáng)、責(zé)任感強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)人才,對檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化管理,為利用者提供完善的服務(wù)。

2.更新思維和意識,提高科技檔案管理水平。社會的進(jìn)步和形勢的發(fā)展需要檔案部門用科學(xué)的思維方式思考問題,用創(chuàng)造性思維、逆向思維等多種思維方式指導(dǎo)科技檔案管理工作。要確立機(jī)遇意識、發(fā)展意識、競爭意識、溝通合作意識、責(zé)任意識、時效意識、終身學(xué)習(xí)意識、人才資源意識等,以適應(yīng)當(dāng)今科技生產(chǎn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。要利用新的縮微復(fù)制技術(shù),提高檔案的存儲密度,縮小檔案的體積,解決空間不足的問題,配備適當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)軟硬件設(shè)備,實(shí)現(xiàn)科技文件的信息化處理。文件數(shù)據(jù)的歸檔要移交軟盤、光盤或硬盤,或建立域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,從時間、空間上為利用者提供方便。

3.應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段,搞好電子科技文件的歸檔工作。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔相比,電子科技文件的歸檔難度較大,其主要原因是大多數(shù)電子科技文件的形成者或由于傳統(tǒng)觀念,誤認(rèn)為電子科技文件不是檔案而忽視其歸檔;或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作;或由于電子科技文件對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性,使其必須借助計算機(jī)編目歸檔,這對不熟悉計算機(jī)操作技術(shù)的立卷人來說,不像從事傳統(tǒng)紙質(zhì)文件立卷工作那樣駕輕就熟,容易產(chǎn)生畏難情緒。紙質(zhì)科技文件是采用人眼可識讀的記錄符號形成的,其載體較為穩(wěn)定安全;而電子科技文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體且依賴計算機(jī)系統(tǒng)才能識別和利用,其載體穩(wěn)定性差、易損壞。因而,歸檔方式的選擇至關(guān)重要。實(shí)踐證明,利用磁盤,脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失,如質(zhì)量較差的磁盤會影響檔案的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失就需制作多份備份盤存檔,這樣一來不僅加大了工作量,也增加了存貯磁盤的數(shù)量。為此,簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔并利用光盤存貯。

4.堅(jiān)持服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新,主動開發(fā)科技檔案信息。目前,科技檔案服務(wù)方式一般都停留在以科技檔案閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、制發(fā)科技檔案證明服務(wù)、科技檔案目錄信息服務(wù)等為主的被動服務(wù)方式上。隨著形勢的發(fā)展,必須在做好原有服務(wù)方式的基礎(chǔ)上,開辟更多的新方式,如網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、電話服務(wù)等,為社會基層服務(wù)。通過建立愛國主義教育基地、拍攝檔案文獻(xiàn)專題片等實(shí)現(xiàn)文件與科技檔案的集中管理。在科技檔案中介服務(wù)、重大活動專題服務(wù)、檔案人力資源開發(fā)服務(wù)等活動中采取各種靈活方式,由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。

[1]石滸瀧等.檔案管理新論 [M].北京:中國人事出版社,2002.

[2]趙汝周,趙志英.論檔案服務(wù)創(chuàng)新的主要方式[J].成都行政學(xué)院學(xué)報,2005.(6).

[責(zé)任編輯 陳 靜 ]

C931.2

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1671-6701(2010)05-0056-02

2010-07-28

楊寶瑞 (1972-),女,河南鄭州人,本科,鄭州科學(xué)技術(shù)館助理經(jīng)濟(jì)師。