王振

（中國(guó)林業(yè)科學(xué)研究院 北京 100091）

一、引言

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物。在第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃討論會(huì)上提出辦公自動(dòng)化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人——機(jī)信息處理系統(tǒng)。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動(dòng)化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位叫OA。

辦公自動(dòng)化（OA）技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機(jī)或簡(jiǎn)單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；第二個(gè)層次是信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫(kù)）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)；決策支持型OA系統(tǒng)是第三個(gè)層次，它建立在信息管理級(jí)OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)所提供的信息，針對(duì)所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，做出相應(yīng)的決策。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)一般均以公文處理和事務(wù)管理為核心，同時(shí)提供信息通信與服務(wù)等重要功能。具體表現(xiàn)為以下六大常見功能需求：提供電子郵件功能、處理復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)、支持工作流的應(yīng)用、支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet[1]。

二、辦公自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀

1、國(guó)內(nèi)發(fā)展現(xiàn)狀

辦公自動(dòng)化（OA）是20世紀(jì)50年代提出的一種新型辦公理念，伴隨著計(jì)算機(jī)軟硬件的發(fā)展，目前已經(jīng)發(fā)展成為集合了通信技術(shù)、信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、芯片技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的綜合技術(shù)體系。它可以簡(jiǎn)化辦公流程，提高工作效率，縮短辦公流程時(shí)間[2]。辦公自動(dòng)化（Office Automation-OA）是美國(guó)通用公司的D.S.哈德于1936年首創(chuàng)，在20世紀(jì)70年代中期，計(jì)算機(jī)已經(jīng)普遍應(yīng)用起來(lái)之后才開始有了較大發(fā)展，90年代獲得廣泛的應(yīng)用[3]。

到目前為止，辦公自動(dòng)化共經(jīng)歷了三分發(fā)展階段：1）傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公模式，這個(gè)階段主要以紙和低容量軟盤作為辦公的媒介。這個(gè)時(shí)期的辦公自動(dòng)化技術(shù)局限于計(jì)算機(jī)軟硬件的發(fā)展，沒有通信和協(xié)同工作能力，缺少統(tǒng)一的平臺(tái)和相應(yīng)的軟件；2）網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化模式，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特別是局域網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和成熟，辦公自動(dòng)化技術(shù)日益成熟。形成了工作流的概念，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合高效協(xié)同技術(shù)、輔助決策技術(shù)等新興技術(shù)，可以方便高效的實(shí)現(xiàn)群體交流和協(xié)作，極大的改變了辦公自動(dòng)化的工作形式，降低而來(lái)工作強(qiáng)度，提高的工作效率；3）辦公自動(dòng)化綜合服務(wù)階段，以行業(yè)的基礎(chǔ)信息支撐環(huán)境（包含MIS系統(tǒng)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等）和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，有效的將各種內(nèi)外部信息綜合起來(lái)形成信息流，為單位內(nèi)部的管理過(guò)程服務(wù)[4]。主要包含溝通、協(xié)作、控制、管理等服務(wù)一體化的公文處理和日常事務(wù)管理技術(shù)[5]。

現(xiàn)在國(guó)內(nèi)的各個(gè)單位和大中型企業(yè)基本實(shí)現(xiàn)了不同程度的企業(yè)信息化運(yùn)作，并且隨著應(yīng)用與需求不斷增長(zhǎng)和變化，各個(gè)單位和企業(yè)也不斷對(duì)其信息化系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級(jí)[6]。

2、國(guó)外發(fā)展現(xiàn)狀

20世紀(jì)70年代后期，美、英、日等發(fā)達(dá)資本主義國(guó)家開始辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)的研究。美國(guó)是推行辦公自動(dòng)化最早的國(guó)家，其發(fā)展大致經(jīng)歷了4個(gè)階段：1）單機(jī)設(shè)備階段（1975年前）以采用單級(jí)設(shè)備，已完成單項(xiàng)工作為目標(biāo)。這時(shí)的辦公自動(dòng)化可以稱為“秘書級(jí)別”；2）局域網(wǎng)階段（1975-1982年）開始采用部分綜合設(shè)備，如專用交換機(jī)、局域網(wǎng)等，將許多單級(jí)設(shè)備融入到局域網(wǎng)絡(luò)中，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、設(shè)備的共享。這時(shí)的辦公自動(dòng)化可以成為“主任級(jí)別”[7]；3）一體化階段（1983-1990年）采用以數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息傳輸、處理、存儲(chǔ)的廣域網(wǎng)為手段，實(shí)現(xiàn)非常先進(jìn)的辦公自動(dòng)化。這一階段的辦公自動(dòng)化進(jìn)入了“決策級(jí)別”；4）多媒體信息傳輸階段（20世紀(jì)90年代以后）

日本辦公自動(dòng)化的起步稍晚于美國(guó)，并針對(duì)本國(guó)的國(guó)情制定了一系列發(fā)展本國(guó)辦公自動(dòng)化的規(guī)劃，并建立了相應(yīng)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，組建了辦公自動(dòng)化的教育培訓(xùn)中心。隨后完成的日本東京都政府辦公大樓，成為一座綜合利用了各種先進(jìn)技術(shù)的智能大廈，是當(dāng)代辦公自動(dòng)化先進(jìn)水平的代表[8]。

電子政務(wù)（SOA，Service Oriented Architecture）是辦公自動(dòng)化應(yīng)用最廣泛、最具潛力的一個(gè)領(lǐng)域。早在1996年，Gartner Group就已經(jīng)提出了SOA的預(yù)言，不過(guò)當(dāng)時(shí)僅僅是一個(gè)“預(yù)言”，軟件發(fā)展水平和信息化程度還不足以支撐這樣的概念走進(jìn)實(shí)質(zhì)性應(yīng)用階段[9]。

三、辦公自動(dòng)化相關(guān)技術(shù)

1、信息交換、傳輸加密技術(shù)、公文傳輸

信息資源的共享是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要方面。為了提高辦公自動(dòng)化的效率，需要建設(shè)統(tǒng)一、安全、高效的信息資源共享交換平臺(tái)。信息交換平臺(tái)提供一整套規(guī)范、高效、安全的數(shù)據(jù)交換機(jī)制。由集中部署的數(shù)據(jù)交換服務(wù)器以及各類數(shù)據(jù)接口適配器共同組成，解決數(shù)據(jù)采集、更新、匯總、分發(fā)、一致性等數(shù)據(jù)交換問(wèn)題，解決按需查詢、公共數(shù)據(jù)存取控制等問(wèn)題[10]。

信息傳輸加密技術(shù)是信息安全的核心和關(guān)鍵技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)加密技術(shù)，可以在一定程度上提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，保證傳輸數(shù)據(jù)的完整性[11]。信息傳輸加密技術(shù)主要是對(duì)傳輸中的數(shù)據(jù)流進(jìn)行加密，常用的有節(jié)點(diǎn)加密、鏈路加密和端到端加密三種方式[12]。

電子公文傳輸系統(tǒng)代替了多年來(lái)傳統(tǒng)的上呈下達(dá)以紅頭文件傳遞的法定方式，是一條方便快捷、安全可靠的公文傳輸途徑，具有速度快、保密性好的特點(diǎn)。電子公文傳輸系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、版面處理與控制技術(shù)、安全技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了部門與部門之間，單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發(fā)、接收、閱讀、打印、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文傳輸模式[13]。對(duì)公文進(jìn)行排版，再將其轉(zhuǎn)換成為不可篡改的版式文件，并通過(guò)該系統(tǒng)直接發(fā)送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過(guò)專用的版式閱讀器來(lái)閱讀內(nèi)容和版面與發(fā)送方完全一樣的公文文件，最后在權(quán)限允許范圍內(nèi)用彩色打印機(jī)打印出具有正式效力的含有紅頭的公文。整個(gè)過(guò)程通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，安全與保密得到有效保障，大大縮短了公文傳輸?shù)臅r(shí)間[14]。

2、業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制

數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化是辦公自動(dòng)化發(fā)展的潮流，而多維度，多領(lǐng)域的“協(xié)同辦公”成為了辦公自動(dòng)化發(fā)展的新方向[15]。協(xié)同最基本的含義是協(xié)同工作，也就是由多人互相配合完成同一工作目標(biāo)[16]。依據(jù)此定義，可以說(shuō)為了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化中各業(yè)務(wù)信息的交流、組合以及信息共享等都可以看作是協(xié)同辦公[17]。90年代末期開始，隨著辦公環(huán)境的變化和協(xié)同管理的興起，更多的強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同，但此時(shí)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的協(xié)同也僅僅是局部、淺層次的，更多的信息及資源依然處于離散和難以管理的狀態(tài)[18]。

要實(shí)現(xiàn)良好的協(xié)作，首先需要突破地理邊界和組織邊界，讓處于不同地理位置，不同部門的人員可以進(jìn)行無(wú)障礙的交流；其次，需要對(duì)整個(gè)協(xié)作過(guò)程進(jìn)行管理，讓相互協(xié)作的部門內(nèi)部以及部門與部門之間為共同目標(biāo)進(jìn)行一致的、協(xié)調(diào)的運(yùn)作，并將協(xié)作過(guò)程中產(chǎn)生的信息完整的保留、整理后，以知識(shí)的形式實(shí)現(xiàn)再利用[18]。總的來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公可以從流程、人員、知識(shí)以及應(yīng)用等四個(gè)角度來(lái)考慮。

從流程協(xié)同角度分析，需要強(qiáng)化跨部門、跨組織的流程自動(dòng)化。依靠全面的系統(tǒng)處理邏輯與相關(guān)工具，實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)據(jù)處理與交互，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部之間、組織外部之間、相同或不同組織內(nèi)外部之間的各種業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的協(xié)同辦公；從人員協(xié)同角度分析，人員協(xié)同的終極目標(biāo)就是“零距離”。員工之間的溝通越簡(jiǎn)單、越方便，企業(yè)的工作效率就越高。通過(guò)提供綜合通訊，文檔交換以及電子會(huì)議等群組協(xié)作環(huán)境，建立合理的團(tuán)隊(duì)管理模式，最大限度地強(qiáng)化人員之間的溝通，協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)；從知識(shí)協(xié)同角度分析，通過(guò)提供綜合文檔管理，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)處理，高效整合分散于各部門內(nèi)外的各類文檔，數(shù)據(jù)資料與其他信息，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。通過(guò)挖掘信息的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，形成一套適用于不同部門的協(xié)同辦公知識(shí)體系，使協(xié)同辦公進(jìn)一步規(guī)范化；從應(yīng)用角度分析，通過(guò)提供具有擴(kuò)展能力的協(xié)同辦公應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)方便快捷地開發(fā)，實(shí)施與集成各種應(yīng)用系統(tǒng)，并使之相互配合，通過(guò)階段性地功能擴(kuò)充與系統(tǒng)升級(jí)，滿足各部門辦公自動(dòng)化發(fā)展的要求[19]。

3、工作流技術(shù)

工作流技術(shù)（workflow）的概念形成于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，是計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域的一個(gè)新的研究熱點(diǎn)。國(guó)際工作流管理聯(lián)盟（WorkflowManagement Coalition，WfMC）對(duì)工作流的定義是：一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，根據(jù)一系列過(guò)程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間傳遞、執(zhí)行.工作流實(shí)施的三個(gè)基本步驟分別是：映射、建模和管理[20]。工作流技術(shù)是辦公自動(dòng)化中的重要技術(shù)，通過(guò)對(duì)獨(dú)立零散的計(jì)算機(jī)應(yīng)用進(jìn)行綜合化和集成化，工作流管理系統(tǒng)可提高業(yè)務(wù)工作效率，改進(jìn)和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的有序性，提高競(jìng)爭(zhēng)能力[21]。

在辦公自動(dòng)化中，工作流技術(shù)的實(shí)施是通過(guò)工作流管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。工作流管理系統(tǒng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，它通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持完成工作流的定義和管理，并按照在計(jì)算機(jī)中預(yù)先定義好的工作流邏輯推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行，工作流管理系統(tǒng)將現(xiàn)實(shí)世界中的業(yè)務(wù)過(guò)程轉(zhuǎn)化成某種計(jì)算機(jī)化的形式表示，并在此形式表示的驅(qū)動(dòng)下完成工作流的執(zhí)行和管理[22]。

工作流技術(shù)是管理軟件和辦公自動(dòng)化兩大類軟件發(fā)展過(guò)程中的重要標(biāo)志。辦公自動(dòng)化的發(fā)展過(guò)程主要分為文檔型OA、流程型OA和知識(shí)型OA三個(gè)階段[23]，其中流程型OA是當(dāng)前辦公自動(dòng)化的主流應(yīng)用，它正是利用了工作流的概念和技術(shù)作為其一大基礎(chǔ)架構(gòu)。在自動(dòng)化系統(tǒng)中，工作流技術(shù)已經(jīng)成功地運(yùn)用到圖書館、電信、物流、金融、政府機(jī)構(gòu)等各個(gè)行業(yè)，特別是工業(yè)領(lǐng)域中的制造業(yè)。隨著辦公自動(dòng)化的日漸成熟，工作流技術(shù)在高校和科研單位的事務(wù)處理中也得到了廣泛的應(yīng)用，在促進(jìn)科研單位信息化建設(shè)，提高工作效率和管理效能等方面發(fā)揮了重要作用[24，25，26]。

4、辦公門戶技術(shù)

門戶技術(shù)是整合內(nèi)容與應(yīng)用程序，以及隨意創(chuàng)作統(tǒng)一的協(xié)同工作場(chǎng)所的新興技術(shù)[27]。信息門戶技術(shù)提供了個(gè)性化的信息集成平臺(tái)，能夠根據(jù)需要進(jìn)行全方位的信息資源整合。門戶提供可擴(kuò)展的框架，使應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)內(nèi)容、人員和業(yè)務(wù)流程可以實(shí)現(xiàn)互動(dòng)。門戶技術(shù)屏蔽了分布在不同地域的異構(gòu)系統(tǒng)訪問(wèn)難度，將機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)不同應(yīng)用系統(tǒng)界面和用戶權(quán)限管理統(tǒng)一集成到一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的信息門戶平臺(tái)上，提供信息平臺(tái)的統(tǒng)一入口，用戶登錄一次即可快速便捷地訪問(wèn)到分布在不同應(yīng)用系統(tǒng)的信息資源。除此之外，門戶技術(shù)還針對(duì)安全性、文件管理、WEB內(nèi)容發(fā)布、搜索、個(gè)性化、協(xié)作服務(wù)、應(yīng)用集成、移動(dòng)設(shè)備支持和網(wǎng)站分析提供較為便捷的解決方法。

企業(yè)信息門戶系統(tǒng)就是指EIP（Enterprise Information Portal）是指在Internet的環(huán)境下，把各種應(yīng)用系統(tǒng)（諸如ERP、CRM、OA等）、數(shù)據(jù)資源和互聯(lián)網(wǎng)資源統(tǒng)一集到企業(yè)信息門戶之下，根據(jù)每個(gè)用戶使用特點(diǎn)和角色的不同，形成個(gè)性化的應(yīng)用界面，并通過(guò)對(duì)事件和消息的處理、傳輸把用戶有機(jī)地聯(lián)系在一起。EIP是“一站式”全面解決企業(yè)信息化問(wèn)題的最佳選擇，是企業(yè)信息化的核心。一個(gè)企業(yè)的信息門戶對(duì)外是企業(yè)網(wǎng)站，對(duì)內(nèi)則是管理和查詢?nèi)粘I(yè)務(wù)的公用系統(tǒng)。

在辦公自動(dòng)化中門戶網(wǎng)站以及門戶系統(tǒng)是較常用的兩種表現(xiàn)形式。例如根據(jù)企業(yè)的需求建立企業(yè)門戶系統(tǒng)[28]，應(yīng)用不同技術(shù)建立的基于門戶技術(shù)的電子辦公系統(tǒng)[27，29]，以及根據(jù)不同需要建立的門戶網(wǎng)站等。

5、輔助決策技術(shù)

輔助決策系統(tǒng)，以決策主題為重心，以互聯(lián)網(wǎng)搜索技術(shù)、信息智能處理技術(shù)和自然語(yǔ)言處理技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建決策主題研究相關(guān)知識(shí)庫(kù)、政策分析模型庫(kù)和情報(bào)研究方法庫(kù)，建設(shè)并不斷完善輔助決策系統(tǒng)，為決策主題提供全方位、多層次的決策支持和知識(shí)服務(wù)。為行業(yè)研究機(jī)構(gòu)以及政府部門提供決策依據(jù)，起到幫助、協(xié)助和輔助決策者的目的。

將決策問(wèn)題分為三個(gè)層次：最上層為目標(biāo)層，中間層為準(zhǔn)則層，即用什么標(biāo)準(zhǔn)去衡量方案的優(yōu)劣，最下層為方案層，即要評(píng)審的方案，各層間的聯(lián)系直線相連表示。通過(guò)相互比較確定各準(zhǔn)則對(duì)于目標(biāo)的權(quán)重以及各個(gè)方案對(duì)于每一準(zhǔn)則的權(quán)重。這些權(quán)重不同的人可能會(huì)給予不同的值，而在層次分析法中則要盡可能最大客觀性的給出權(quán)重的定量方法。將方案層對(duì)準(zhǔn)則層以及準(zhǔn)則層對(duì)目標(biāo)層的權(quán)重進(jìn)行綜合，最終確定方案層對(duì)目標(biāo)層的權(quán)重。在層次分析法中要給出進(jìn)行綜合的計(jì)算方法。

四、當(dāng)前存在問(wèn)題及發(fā)展趨勢(shì)

1、辦公自動(dòng)化當(dāng)前存在的問(wèn)題

我國(guó)自上世紀(jì)70年代開始辦公自動(dòng)化的研究以來(lái)，歷經(jīng)近40年四個(gè)階段的發(fā)展，建立起各種各樣的的辦公系統(tǒng)，取得了信息化建設(shè)的重要成就，但從辦公自動(dòng)化的應(yīng)用現(xiàn)狀以及需求來(lái)看，現(xiàn)有OA系統(tǒng)存著一些共性的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）信息孤島和應(yīng)用孤島

由于種種原因，在一個(gè)企業(yè)的各個(gè)部門間完全或部分孤立，各種信息無(wú)法順暢地在部門間流動(dòng)?，F(xiàn)有的國(guó)內(nèi)企業(yè)OA系統(tǒng)，無(wú)論是獨(dú)立的應(yīng)用軟件還是集成的解決方案，大多是孤島型的應(yīng)用，或者是業(yè)務(wù)功能模塊的簡(jiǎn)單累加。一些企業(yè)OA系統(tǒng)與企業(yè)其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能緊密集成，企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立、數(shù)據(jù)不一致、信息共享程度不高、管理分散、維護(hù)工作量大，各部門各系統(tǒng)變成一個(gè)個(gè)“應(yīng)用孤島”[30]。

（2）對(duì)OA內(nèi)涵理解不夠，重硬輕軟

很多OA用戶僅僅把辦公自動(dòng)化理解為辦公過(guò)程中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用，目的是提高辦公效率，卻不知辦公自動(dòng)化發(fā)展必須依賴管理基礎(chǔ)和信息積累的基礎(chǔ)，技術(shù)只是企業(yè)OA的一種手段，只有對(duì)管理及業(yè)務(wù)流程有著深刻的理解，才會(huì)使企業(yè)OA有用武之地，脫離二者中任何一個(gè)，都不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的辦公自動(dòng)化[31]。

（3）OA系統(tǒng)的安全性不高

隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，Internet的深入同時(shí)也意味著外部威脅的到來(lái)。辦公系統(tǒng)中存儲(chǔ)和傳輸信息都具有很高的價(jià)值和保密性，系統(tǒng)的安全性是OA發(fā)展和應(yīng)用中不得不面對(duì)的問(wèn)題[32]。

2、辦公自動(dòng)化的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

伴隨著信息化發(fā)展的浪潮，組織流程的固化、改進(jìn)、知識(shí)的積累、應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新、提升，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也在不斷求新求變，辦公自動(dòng)化將更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識(shí)挖掘、商業(yè)智能等全面系統(tǒng)服務(wù)。針對(duì)目前的辦公自動(dòng)化發(fā)展，未來(lái)辦公自動(dòng)化發(fā)展的主要方向：

（1）商業(yè)智能化

用戶對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及其他數(shù)據(jù)的處理，需要辦公自動(dòng)化具備商業(yè)智能分析能力，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的處理和發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律和機(jī)會(huì)，提高用戶的工作績(jī)效，將對(duì)用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。未來(lái)的企業(yè)OA系統(tǒng)將同企業(yè)其它信息資源有效地融為一體，更為智能地為企業(yè)決策提供依據(jù)[30]。

（2）協(xié)同化

強(qiáng)調(diào)協(xié)同，不僅僅是OA內(nèi)部的協(xié)同，而應(yīng)該是OA與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的協(xié)同、無(wú)縫對(duì)接[8]，協(xié)同辦公自動(dòng)化能整合各個(gè)系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件成了大勢(shì)所趨，未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將向協(xié)同辦公平臺(tái)大步前進(jìn)。

（3）門戶化

未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更加強(qiáng)調(diào)人性化，強(qiáng)調(diào)易用性、穩(wěn)定性、開放性，強(qiáng)調(diào)人與人溝通、協(xié)作的便捷性[33]。在基于企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過(guò)類似“門戶”的技術(shù)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，轉(zhuǎn)變成為“一點(diǎn)即通”的企業(yè)綜合性管理支撐門戶。

（4）知識(shí)化

所謂辦公自動(dòng)化的知識(shí)化，就是辦公自動(dòng)化與知識(shí)管理相結(jié)合，具體是將知識(shí)管理的思想融入到日常辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，同時(shí)整合進(jìn)以團(tuán)隊(duì)協(xié)作和項(xiàng)目管理為目標(biāo)的溝通協(xié)作軟件工具；實(shí)時(shí)電話會(huì)議，視頻會(huì)議；群組協(xié)作管理；以及相關(guān)信息安全產(chǎn)品加密及身份認(rèn)證[34]。

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王 振 中國(guó)林科院林業(yè)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)碩士，1998年參加工作，現(xiàn)任中國(guó)林科院辦公室副主任，從事行政辦公管理工作6年。