王 瑞

（遼寧科技大學(xué)黨政辦公室 鞍山 114051）

加快辦公自動(dòng)化建設(shè)提高高校辦公效率

王 瑞

（遼寧科技大學(xué)黨政辦公室 鞍山 114051）

隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動(dòng)化逐步在高校得以普遍應(yīng)用，提高了高校辦公的效率，但也面臨著一些制約的因素和問(wèn)題。本文結(jié)合目前高校辦公自動(dòng)化建設(shè)情況闡述高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性，分析高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀，并對(duì)高校目前存在的問(wèn)題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

高校 辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

一、概述

辦公自動(dòng)化，即電子政務(wù)，是用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)的符合各級(jí)政府和有關(guān)部門(mén)的具體業(yè)務(wù)、事務(wù)、會(huì)務(wù)需求的應(yīng)用信息系統(tǒng)。它是地方各級(jí)政府和有關(guān)部門(mén)利用信息和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開(kāi)、提高效率、科學(xué)決策、改進(jìn)和完善服務(wù)職能的重要手段，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)重要陣地的高校，無(wú)論教學(xué)、科研還是管理、服務(wù)工作都有大量的業(yè)務(wù)、政務(wù)、事務(wù)、信息要處理，在社會(huì)信息化進(jìn)程中同樣面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)于高校而言，廣義講，對(duì)于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及辦公軟件都可以成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。狹義上講，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是處理學(xué)校內(nèi)部的事務(wù)性處理，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

二高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的必要性

1、提高工作效率

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)置公文辦理、會(huì)議通知、日程安排、信息發(fā)布、外出登記、校內(nèi)論壇等模塊。使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以后，上級(jí)單位或?qū)W校黨政下發(fā)的文件、交辦的事宜，流轉(zhuǎn)到了哪一個(gè)步驟、哪一個(gè)環(huán)節(jié)，都可以實(shí)施跟蹤，并被記錄下來(lái)。通過(guò)健全行政辦公自動(dòng)化管理制度，使大家養(yǎng)成了及時(shí)查閱文件和辦理相關(guān)事宜的良好習(xí)慣，對(duì)改進(jìn)高校工作作風(fēng)會(huì)起到極大的促進(jìn)作用。不僅給學(xué)校的管理工作注入了生機(jī)與活力，也有力地促進(jìn)了工作效率的提升。

2、異地化辦公

首先是多校區(qū)遠(yuǎn)程辦公。近幾年來(lái)，隨著高校管理體制改革和布局結(jié)構(gòu)調(diào)整的進(jìn)行，現(xiàn)有高校數(shù)量減少而規(guī)模擴(kuò)大，合并高校一般都有多個(gè)校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)的辦公方式難以做到各類(lèi)信息迅速上傳下達(dá)并得到處理或辦理，這就要求有校區(qū)間的新型辦公方式出現(xiàn)。

3、增強(qiáng)管理的科學(xué)性，提高學(xué)校的管理水平

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，是決策的支持系統(tǒng)和信息工具。由于全面實(shí)施了辦公自動(dòng)化，使信息渠道更加暢通，領(lǐng)導(dǎo)決策變得更加迅速科學(xué)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也增強(qiáng)了廣大教職工參與管理的民主性、積極性。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下教職員工可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)了解和關(guān)注每一項(xiàng)決策、制度出臺(tái)的基本過(guò)程，以及學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，并可向有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)提出合理化的意見(jiàn)、建議，使學(xué)校管理工作更能反映教職員工的意愿和要求。

三、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的現(xiàn)狀

國(guó)內(nèi)高校由于校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)展不平衡，目前在信息系統(tǒng)方面同時(shí)并存3種模式。第一種模式是單機(jī)管理模式。在一些學(xué)校里，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)還沒(méi)有建立起來(lái)，計(jì)算機(jī)之間不能進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和信息共享，這些學(xué)校仍然停留在面向部門(mén)的單項(xiàng)事務(wù)處理的水平上。這種狀況決定他們的系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，容易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)感染病毒等問(wèn)題。第二種模式是局域網(wǎng)管理模式，可以開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)上的工作。比如建立局域網(wǎng)上的信息管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)集中在部門(mén)服務(wù)器上，為本部門(mén)的管理人員提供數(shù)據(jù)共享，這種方式對(duì)于部門(mén)內(nèi)部的管理工作起到了促進(jìn)作用，解決了部門(mén)內(nèi)部的數(shù)據(jù)冗余和不一致的問(wèn)題，但是應(yīng)用軟件都在工作站上完成，工作站負(fù)擔(dān)過(guò)重，服務(wù)器只是實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和打印共享，網(wǎng)絡(luò)利用率較低。校內(nèi)很多單位都有自己的局域網(wǎng)，各行其是，不能實(shí)現(xiàn)不同單位間的數(shù)據(jù)共享，更不能實(shí)現(xiàn)信息資源的合理流動(dòng)。第三種模式是校園網(wǎng)上的全校信息系統(tǒng)，這個(gè)信息系統(tǒng)以各部門(mén)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，各部門(mén)管理的數(shù)據(jù)除了滿(mǎn)足部門(mén)內(nèi)部人員的使用之外，還可以為其他部門(mén)甚至全校教職員工提供信息服務(wù)。

四、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)推廣應(yīng)用，雖然大大提高了高校的辦公效率和管理水平，但仍然存在以下問(wèn)題。

1、管理問(wèn)題。

不少高校已陸續(xù)建立了自己的Web服務(wù)器和網(wǎng)站，但目前我國(guó)高校信息化建設(shè)之所以效果不佳，主要不是技術(shù)問(wèn)題，而是一個(gè)管理問(wèn)題，主要原因是高校管理層缺乏既懂信息技術(shù)和業(yè)務(wù)，又懂管理的領(lǐng)導(dǎo)人才。由于各相關(guān)單位在信息化建設(shè)中的管理和經(jīng)驗(yàn)欠缺，辦公自動(dòng)化并未在真正意義上得以實(shí)現(xiàn)，相反，不少辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在規(guī)劃建設(shè)、管理維護(hù)以及嚴(yán)格落實(shí)制度化、規(guī)范化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化方面還有待建立一整套行之有效的管理模式和技術(shù)平臺(tái)。

2、缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員問(wèn)題。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化建設(shè)中的重要組成部分。目前，高?；蛸?gòu)買(mǎi)成熟軟件，或自我開(kāi)發(fā)軟件，但無(wú)論是購(gòu)買(mǎi)成熟軟件還是自我開(kāi)發(fā)軟件都要建立和培養(yǎng)自己的技術(shù)隊(duì)伍，有些高校由于缺乏自己的技術(shù)人員，在辦公自動(dòng)化運(yùn)行中可能會(huì)遇到一些技術(shù)故障，不能夠及時(shí)解決，影響了人們使用的熱情和領(lǐng)導(dǎo)的信心，辦公自動(dòng)化就很難得到推廣應(yīng)用。

3、推廣應(yīng)用難問(wèn)題。

辦公自動(dòng)化是一種技術(shù)、一種工具，是一門(mén)應(yīng)用學(xué)科和技術(shù)。離開(kāi)了應(yīng)用，辦公自動(dòng)化就毫無(wú)價(jià)值，就不能提高辦公效率、提高辦公質(zhì)量。很多高校雖然結(jié)合工作實(shí)際，滿(mǎn)足了實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化的硬件設(shè)備和軟件技術(shù)需求，但是在教職工的思想上，并沒(méi)有從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公方式的思想觀(guān)念，未能明確辦公自動(dòng)化的目的和意義，缺乏實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的信心，這很大程度的阻礙了辦公自動(dòng)化的推廣應(yīng)用。

五、如何加快高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的兩點(diǎn)建議

1、合理配置辦公自動(dòng)化專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

如何加快高校辦公自動(dòng)化建設(shè)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的配置工作很重要。最好由一位具有一定技術(shù)背景的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任“信息主管”，領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)一管理高校的信息資源；負(fù)責(zé)管理高校信息技術(shù)部門(mén)和信息服務(wù)部門(mén)，制定信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；參與高校的高層決策，包括信息化建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃、教育信息系統(tǒng)的研發(fā)、項(xiàng)目投資決策、信息系統(tǒng)升級(jí)改造等；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)部門(mén)與其他部門(mén)之間的信息溝通和協(xié)作。同時(shí)設(shè)信息化辦公室，配有一定計(jì)算機(jī)技術(shù)背景的工作人員。學(xué)校各部（處）、院（系、所、中心）有一名負(fù)責(zé)人任本單位的“信息主管”，同時(shí)設(shè)一位專(zhuān)職或兼職的“信息網(wǎng)絡(luò)管理員”，負(fù)責(zé)本單位的系統(tǒng)維護(hù)、操作培訓(xùn)等工作。

2、重視培訓(xùn)工作

即先要實(shí)現(xiàn)學(xué)校教師、技術(shù)人員和管理人員的全員培訓(xùn)。教職工的素質(zhì)、態(tài)度、應(yīng)用積極性等非技術(shù)因素對(duì)辦公自動(dòng)化能否正常運(yùn)行影響很大。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)用戶(hù)涉及面廣，包括校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、基層人員等，要對(duì)不同的用戶(hù)做好培訓(xùn)工作，針對(duì)每類(lèi)用戶(hù)的不同需求分別編寫(xiě)使用說(shuō)明書(shū)。對(duì)校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)，應(yīng)針對(duì)其工作的特點(diǎn)，以單獨(dú)培訓(xùn)為主。對(duì)部門(mén)的培訓(xùn)，不可能具體到每個(gè)人，要先做好部門(mén)信息管理員的培訓(xùn)，然后由他們?nèi)ソM織本部門(mén)的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，采用講解和上機(jī)操作相結(jié)合的方式，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平不同的用戶(hù)要分期分批進(jìn)行。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作技能，還要包括辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)知識(shí)、信息安全保密等。通過(guò)培訓(xùn)，使辦公人員對(duì)辦公自動(dòng)化有正確的認(rèn)識(shí)，提高他們的操作技能和素質(zhì)。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校實(shí)施辦公自動(dòng)化，不僅是學(xué)校信息化建設(shè)的必經(jīng)階段，更是高校綜合實(shí)力與管理水平的重要標(biāo)志之一。因此，這是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的工作，人們需要在思維、管理、制度等方面經(jīng)歷一次深層次的全面的轉(zhuǎn)變，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)廣泛應(yīng)用到高校管理的實(shí)際工作中，進(jìn)而有效整合學(xué)校資源，提升管理水平。

[1]張 煒.淺議高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的條件和成效[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008.

[2]李光文.學(xué)校辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].辦公自動(dòng)化，2007.

[3]王麗霞.高校辦公室辦公自動(dòng)化的建設(shè)和面臨的問(wèn)題[J].中山大學(xué)學(xué)報(bào)，2002.

[4]辛惠娟.辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)[M].北京：科學(xué)出版社，2005.

Accelerating Construction ofOA and Im prove O ffice Efficiency of Universities

Wang Rui
（President’sOfficeof University of Science and Technology Liaoning Anshan 114051）

Along w ith the rapid development of the computer and network technology，OA is gradually used to improve thework efficiency in universities，but italso faced some restriction factorsand problems.This textelaborate the necessity of OA which based on the construction of OA in universities，and analyzes the presentsituation of OA，and elaboratemy own opinions for our existing problemsaboutOA.

Universities OA The computernetwork

TP317.1

A

100911-5533

王瑞（1982～），女，遼寧省鞍山市人，職稱(chēng)：工程師，學(xué)位：碩士，研究方向：數(shù)據(jù)庫(kù)及其應(yīng)用。