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高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理效力提升的機(jī)理分析與實(shí)踐探索

2010-04-22 00:45仝永剛
關(guān)鍵詞:經(jīng)費(fèi)支出額度科研經(jīng)費(fèi)

仝永剛

一、高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理失范的表象與機(jī)理分析

在科研計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施課題制管理模式下,由于片面強(qiáng)調(diào)課題負(fù)責(zé)人制,課題負(fù)責(zé)人的經(jīng)費(fèi)使用權(quán)肆意擴(kuò)大,導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)使用管理效力低下。這種主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)項(xiàng)目預(yù)算編制缺乏科學(xué)性,約束力弱化。課題負(fù)責(zé)人根據(jù)經(jīng)驗(yàn)估計(jì)自行編制預(yù)算,盲目性較大,缺乏預(yù)算應(yīng)有的嚴(yán)肅性,預(yù)算僅僅為項(xiàng)目申報(bào)而編,偏離了對(duì)實(shí)際支出的預(yù)測(cè)性和指導(dǎo)性。(2)項(xiàng)目支出結(jié)構(gòu)不合理,隨意性較大。在項(xiàng)目支出結(jié)構(gòu)中,與課題研究相關(guān)的直接費(fèi)用較少,招待費(fèi)、通訊費(fèi)、辦公耗材等間接費(fèi)用所占比例過大。(3)課題負(fù)責(zé)人“一支筆”審批,缺乏監(jiān)管。為鼓勵(lì)開展科研活動(dòng),過分強(qiáng)調(diào)課題負(fù)責(zé)人制,經(jīng)費(fèi)支出由課題負(fù)責(zé)人審批后直接報(bào)銷,缺少相關(guān)職能部門的監(jiān)管環(huán)節(jié)。(4)間接費(fèi)用核算困難,科研支出擠占教學(xué)經(jīng)費(fèi)。高校由于教學(xué)與科研工作密切聯(lián)系、相互交叉,人員費(fèi)、水電費(fèi)、設(shè)施使用、房屋占用等均為教學(xué)、科研共用開支,難以嚴(yán)格合理劃分,科研間接費(fèi)用核算困難,因此形成這些費(fèi)用全部計(jì)入教學(xué)開支,產(chǎn)生科研經(jīng)費(fèi)的部分結(jié)余,并成為課題負(fù)責(zé)人的“自留地”。(5)項(xiàng)目結(jié)題不結(jié)賬,隨意開支。項(xiàng)目通過驗(yàn)收評(píng)估后,結(jié)余資金不作結(jié)賬處理,成為課題負(fù)責(zé)人隨意支取的“活期存折”,違背了專項(xiàng)資金的管理要求。

高校科研經(jīng)費(fèi)管理失范的主要原因是基于信息的不對(duì)稱形成的管理盲區(qū)。不對(duì)稱性可能發(fā)生在當(dāng)事人簽約之前,也可能發(fā)生在簽約之后,分別稱為事前不對(duì)稱和事后不對(duì)稱。事前不對(duì)稱信息形成逆向選擇問題,事后不對(duì)稱信息產(chǎn)生道德風(fēng)險(xiǎn)問題。在高??蒲薪?jīng)費(fèi)管理上,涉及的主要是簽約之后的事后不對(duì)稱信息所引發(fā)的道德風(fēng)險(xiǎn)問題。體現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)管理上就是科研經(jīng)費(fèi)使用管理效力低下,經(jīng)費(fèi)支出不合理,隨意性較大,不能形成開展科研活動(dòng)的有力支撐。

在科研契約形成的委托代理關(guān)系中,代理人既包括簽署合同的高校法人,也包括具體完成課題的課題負(fù)責(zé)人。科技處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、審計(jì)處、紀(jì)檢等部門分別代表學(xué)校行使相應(yīng)的管理職能,其中科技處和財(cái)務(wù)處是科研經(jīng)費(fèi)管理的主要部門??萍继幹饕獙?shí)行項(xiàng)目管理,注重科研項(xiàng)目的立項(xiàng)、申報(bào)、結(jié)題驗(yàn)收以及一些程序性的工作,對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用情況不予掌握,不能跟蹤經(jīng)費(fèi)使用的合理性。財(cái)務(wù)處往往只強(qiáng)調(diào)報(bào)銷票據(jù)的合法性,對(duì)具體課題的經(jīng)費(fèi)支出范圍不予掌握,對(duì)經(jīng)費(fèi)支出的合理性無暇顧及。課題負(fù)責(zé)人誤認(rèn)為項(xiàng)目是依靠自身能力獲得的,夸大了自身的資金支配權(quán)力,同時(shí)學(xué)校為發(fā)展科研而制定相對(duì)寬松的政策更助長了課題負(fù)責(zé)人的權(quán)力,導(dǎo)致項(xiàng)目開支的無序性,甚至違背了國家政策與財(cái)經(jīng)法規(guī)。作為委托代理關(guān)系中的代理人,高校對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用情況負(fù)有不可推卸的監(jiān)管責(zé)任,各職能部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào),履行監(jiān)管職責(zé),課題負(fù)責(zé)人則必須遵守財(cái)經(jīng)法規(guī),在課題支出預(yù)算內(nèi)合理使用科研經(jīng)費(fèi)。

二、高??蒲薪?jīng)費(fèi)實(shí)行課題合同負(fù)責(zé)制的科學(xué)性分析

根據(jù)委托代理理論,在不對(duì)稱信息情況下,委托人不能觀測(cè)到代理人的行為,最優(yōu)的激勵(lì)合同是需要滿足代理人參與約束和激勵(lì)兼容約束的激勵(lì)合同。在科研項(xiàng)目合同中,需要包括有顯性激勵(lì)和隱性激勵(lì)雙重機(jī)制,隱性激勵(lì)是顯性激勵(lì)的延伸。顯性激勵(lì)就是要求課題組按照立項(xiàng)內(nèi)容完成既定目標(biāo),按照項(xiàng)目預(yù)算合理支配科研經(jīng)費(fèi),否則收回經(jīng)費(fèi)中止合同。項(xiàng)目完成后進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì),并將情況要在科研管理網(wǎng)絡(luò)等媒體上予以公示,構(gòu)成了隱性激勵(lì),激勵(lì)課題組為申報(bào)后期的科研課題而放棄只顧眼前隨意開支的的行為,按照科研合同科學(xué)合理的使用科研經(jīng)費(fèi)。這就要求重新審視目前實(shí)行的課題負(fù)責(zé)人制,在經(jīng)費(fèi)開支上對(duì)課題負(fù)責(zé)人有一定的限制。

從科研合同管理來看,科研合同中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算是較好的切入口。實(shí)行課題合同負(fù)責(zé)制,是對(duì)課題負(fù)責(zé)人制的一種修正,一種約束,一種發(fā)展。在合同負(fù)責(zé)制下,課題負(fù)責(zé)人對(duì)課題研究、經(jīng)費(fèi)開支仍有著主導(dǎo)權(quán)力,但在經(jīng)費(fèi)開支上受到預(yù)算的嚴(yán)格限制,受到科技處、財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處、審計(jì)處等部門的監(jiān)管,保證科研經(jīng)費(fèi)科學(xué)合理的使用,保障課題研究的有序開展。

在編制課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí),必須由課題負(fù)責(zé)人、科技處、財(cái)務(wù)處三方共同參與、探討,形成科學(xué)的具有可執(zhí)行性的經(jīng)費(fèi)預(yù)算,在實(shí)際開支過程中保證預(yù)算的剛性。整個(gè)項(xiàng)目的支出以科研預(yù)算為綱要,杜絕支出的隨意性,避免套取科研經(jīng)費(fèi)的違法行為。在此過程中,課題負(fù)責(zé)人的經(jīng)費(fèi)支出的權(quán)力并不是完全被否定,只是受到應(yīng)有的合理的制約,要求符合科學(xué)研究的實(shí)際需要,符合預(yù)算,符合財(cái)經(jīng)法規(guī)。對(duì)科研預(yù)算確需根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整的,必須重新審定并報(bào)項(xiàng)目管理部門的審批后方可調(diào)劑。

三、高??蒲薪?jīng)費(fèi)實(shí)行課題合同負(fù)責(zé)制的實(shí)踐探索——額度控制

科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)到賬后,按照項(xiàng)目批復(fù)或合同約定,需要將科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行明晰的支出劃分并嚴(yán)格執(zhí)行,保證科研經(jīng)費(fèi)的科學(xué)合理使用與管理??衫锰熵?cái)高校財(cái)務(wù)管理軟件的項(xiàng)目額度控制模塊實(shí)施精細(xì)化管理。

1.將科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)合理的細(xì)化,這是實(shí)施精細(xì)化管理的前提和條件。根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)中的經(jīng)費(fèi)預(yù)算,將經(jīng)費(fèi)總額劃分為儀器設(shè)備費(fèi)、圖書資料費(fèi)、調(diào)研差旅費(fèi)、版面費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)、協(xié)作加工費(fèi)、助研勞務(wù)費(fèi)、管理費(fèi)等不同的支出類別,明確各類別的最高支出限額。該支出預(yù)算需符合合同的要求和學(xué)校管理的規(guī)定,經(jīng)課題負(fù)責(zé)人、科技處、財(cái)務(wù)處的共同審定。

2.按照項(xiàng)目額度內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置,這是進(jìn)行精細(xì)化管理的基礎(chǔ)和平臺(tái)。首先設(shè)置項(xiàng)目額度的具體內(nèi)容,搭建所有科研項(xiàng)目管理的共有平臺(tái),它涵蓋了所有性質(zhì)課題的開支范疇。其次是設(shè)置項(xiàng)目額度控制對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目,建立支出科目和控制額度的對(duì)應(yīng)關(guān)系。額度必須和支出科目綁定,這樣當(dāng)用到支出科目時(shí),系統(tǒng)才知道它有項(xiàng)目額度控制而予以約束。額度和支出科目的關(guān)系可以是“一對(duì)一”或“一對(duì)多”的關(guān)系。

3.對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行額度設(shè)置,這是進(jìn)行精細(xì)化管理的核心。天財(cái)高校財(cái)務(wù)管理軟件提供了比例法和定額法兩種額度控制的模式,由于不同來源的科研課題經(jīng)費(fèi)有不同的管理辦法,經(jīng)費(fèi)構(gòu)成差異較大,結(jié)合實(shí)際情況主要采用定額法進(jìn)行額度控制。對(duì)不同的科研項(xiàng)目,根據(jù)審批后的支出預(yù)算內(nèi)容,選擇對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目,錄入額度金額,確定每一種支出的數(shù)量限額。在制單時(shí)當(dāng)用到該項(xiàng)目時(shí),就會(huì)有額度顯示。

4.嚴(yán)格控制項(xiàng)目支出超支情況,這是進(jìn)行精細(xì)化管理的關(guān)鍵。在憑證錄入時(shí),輸入支出科目和項(xiàng)目后,其對(duì)應(yīng)的控制額度就會(huì)自動(dòng)提示,并進(jìn)行超支控制。當(dāng)科目支出超過此額度時(shí),系統(tǒng)就會(huì)顯示信息“憑證分錄第*行項(xiàng)目的支出控制科目額度出現(xiàn)超支,不能支出!”。這樣就能夠嚴(yán)格控制不按預(yù)算隨意支出的情況,控制資金使用方向,規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)的合理開支,完善管理的薄弱環(huán)節(jié)。

5.進(jìn)行額度匯總計(jì)算,這是保障精細(xì)化管理的延續(xù)性。額度控制也有獨(dú)立的總賬,記錄每個(gè)項(xiàng)目、每項(xiàng)額度的年初數(shù)、發(fā)生額和余額,對(duì)應(yīng)科研周期跨年的項(xiàng)目,就需在“年終轉(zhuǎn)賬”前做一次額度匯總計(jì)算,保證讓額度的結(jié)余過到下一年,實(shí)現(xiàn)控制的延續(xù)性。

實(shí)施課題合同負(fù)責(zé)制模式,對(duì)于治理目前高??蒲薪?jīng)費(fèi)支出管理混亂的現(xiàn)象有著重要的意義,既規(guī)范了經(jīng)費(fèi)管理,又對(duì)科研活動(dòng)的順利開展提供了保障。

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