劉晨光 宋 楊韓英軍

(華北煤炭醫(yī)學(xué)院人事處,①學(xué)院辦公室 河北唐山 063000)

人事檔案的重要性及管理中存在的問題

劉晨光 宋 楊①韓英軍

(華北煤炭醫(yī)學(xué)院人事處,①學(xué)院辦公室 河北唐山 063000)

干部人事檔案 管理 作用 問題與對(duì)策

人事檔案是檔案學(xué)的一個(gè)重要分支,它是個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的,以個(gè)人為單元,按歸檔制度整理、保管,以備查考的信息載體是全面考察、了解和正確評(píng)價(jià)員工能力和業(yè)績(jī)的重要依據(jù)。人事檔案記錄著干部個(gè)人成長(zhǎng)的“軌跡”,是最可靠的固化記錄物,最具有權(quán)威性和憑證性。本文闡述了干部人事檔案的管理模式,通過探討人事檔案對(duì)干部本人及其所在單位的作用,分析了檔案材料的完備與否對(duì)員工個(gè)人的影響,進(jìn)而結(jié)合工作實(shí)際,對(duì)當(dāng)前干部檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了深入剖析并在此基礎(chǔ)上提出了切實(shí)可行的建議。

1 干部人事檔案的形成

中國現(xiàn)代人事檔案制度成型、推廣于 1949年以后。在幾十年的時(shí)間里,人事檔案在諸多方面發(fā)揮了重要作用。人事檔案是一個(gè)人生平經(jīng)歷的記載,也是用人單位給予個(gè)人的種種記載。目前我國人事檔案主要載體是 16K檔案紙,經(jīng)過裝訂形成一本有封皮、目錄、內(nèi)容的一冊(cè)個(gè)人人事檔案。在人事檔案管理過程中,干部無法接觸到自己的檔案,個(gè)人人事檔案雖然歸個(gè)人所有,但是干部本人不能翻閱自己的檔案,人事檔案只能由人事部門和組織部門查閱。近年來,人事檔案管理模式由單一的組織人事部門集中統(tǒng)一管理模式逐步發(fā)展到多元化管理模式。一般中國公民的檔案最先是由初中畢業(yè)學(xué)校發(fā)送到高中的,由高中再轉(zhuǎn)到大學(xué),然后再轉(zhuǎn)至工作單位或人才交流中心。一般來講,比較大的行政、企業(yè)、事業(yè)單位有人事管理權(quán),可以由組織部門或人事部門保管人事檔案,這些單位存放檔案一般是免費(fèi)的?，F(xiàn)在更普遍的做法是交由人才交流中心代管,這樣方便流動(dòng)和管理,但要收取一定的費(fèi)用。由此可見,根據(jù)人事檔案檔案歸口管理部門的不同,干部檔案有組織部門管理模式、人事部門管理模式、人才中心代管理模式。

2 干部人事檔案的作用

人事檔案既是人事管理的查考憑據(jù),又是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的法律依據(jù)。人事檔案的基本價(jià)值是其憑證和參考作用。其中,憑證作用是其區(qū)別于其他材料的根本特征。隨著社會(huì)的發(fā)展,個(gè)人人事檔案的作用似乎弱化了,“單位電子檔案”、“人檔分離”已經(jīng)逐漸成為了社會(huì)的主流。但是紙質(zhì)的個(gè)人人事檔案還是有其重要的作用,由于每個(gè)人只有一本份人人事檔案,其不可替代性具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 干部檔案對(duì)個(gè)人的作用 現(xiàn)階段,在檔案的憑證、參考等諸多作用中,普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用,所以它有極強(qiáng)的法律效益。它不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研和管理等工作服務(wù),同時(shí)也為干部的切身利益服務(wù),可以毫不夸張地說,沒有人事檔案,個(gè)人權(quán)益就無從得到保障。每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫著自己的歷史,同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。對(duì)于個(gè)人來說,無論是工作調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整、職稱評(píng)審、出國政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)、加入黨團(tuán)組織以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都是以檔案材料的審核為重要依據(jù)。按照國家相關(guān)規(guī)定,凡在各級(jí)政府人事部門、人才交流中心等機(jī)構(gòu)保留人事關(guān)系及檔案的人員,檔案管理部門將保障其合法權(quán)益,并為其出具各類基于檔案材料的相關(guān)法律證明以保障其合法權(quán)益和政治待遇。如果違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門、機(jī)構(gòu)或個(gè)人持有,各級(jí)人事部門將不承認(rèn)其原有身份,這樣必然損害其自身利益,使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。例如,沒有人事檔案在失業(yè)后將無法領(lǐng)取失業(yè)救濟(jì)金,辦理社會(huì)保險(xiǎn)也成難題;單位公派出國,沒有檔案就無法進(jìn)行出國政審;結(jié)婚生子,沒有檔案開不成相關(guān)證明;遺產(chǎn)繼承,沒有檔案就無法證實(shí)親屬關(guān)系,繼而無法順利完成公正證明;沒有檔案,符合國家照顧政策人員也無法享受國家的優(yōu)惠政策。此外,一些特殊行業(yè)的從業(yè)人員還需要檔案的管理和約束,如律師、醫(yī)生等,從事這些行業(yè)的人員很看重檔案,因?yàn)檫@些行業(yè)沒有檔案不準(zhǔn)進(jìn)入。既然有此規(guī)定,說明這些行業(yè)有其特殊性,人事檔案制度也是規(guī)范這些從業(yè)人員相對(duì)有效的措施之一。

2.2 檔案對(duì)用人單位的作用 個(gè)人檔案體現(xiàn)了干部本人的基本信息、社會(huì)關(guān)系、培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷等等,為用人單位能人盡其才提供了可靠的依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄,通過利用檔案,可以清楚地了解員工過去的工作軌跡、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。人才是單位的靈魂,用人單位為了做到知人善任、選賢舉能,將盡可能的全面、準(zhǔn)確的了解員工,通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總,歸入本人檔案,作為考核依據(jù)。因此用人單位在人事任免、考核時(shí),都經(jīng)常要用到員工人事檔案,考察其德、能、勤、績(jī)等情況,從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況,對(duì)人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。

3 個(gè)人人事檔案管理中存在的問題及其對(duì)策

3.1 存在的問題 在每年整理新引進(jìn)人員人事檔案時(shí),筆者都會(huì)發(fā)現(xiàn)這些檔案材料或多或少都存在一些問題,例如,檔案填寫不規(guī)范、手續(xù)不全、內(nèi)容不實(shí)、部分重要材料遺失、缺損等等。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1.1 內(nèi)容不真實(shí)。為數(shù)不少的人事檔案材料內(nèi)容前后不一致,且錯(cuò)誤較多。如人名用字不規(guī)范。同音不同字的隨意填寫,有的名字前后填寫顛倒,不知哪個(gè)是現(xiàn)在用的真實(shí)名字。出生年月前后不一致,甚至出現(xiàn)多個(gè)年齡,有的因入伍、入團(tuán)、結(jié)婚等個(gè)人需要隨意改大或改小,參加工作時(shí)間前后不一,無任何依據(jù)材料。有的學(xué)歷填寫不真實(shí),學(xué)習(xí)經(jīng)歷前后填寫不一致。有些材料隨意涂改,致使檔案材料失去了它的真實(shí)性。造成用人單位確認(rèn)個(gè)人關(guān)鍵信息錯(cuò)誤,不但給人事檔案管理工作造成諸多不便,同時(shí)對(duì)干部本人也可能會(huì)帶來無法彌補(bǔ)的損失,導(dǎo)致無法出具各種人事證明,影響本人切身利益。造成檔案失真的原因有兩方面:①干部本人因功利因素而有意摻假。②因疏忽筆誤或因時(shí)間久遠(yuǎn)記不清楚導(dǎo)致填寫錯(cuò)誤。

3.1.2 字跡不規(guī)范、手續(xù)不完整。材料不規(guī)范問題具有普遍性,材料規(guī)格設(shè)置存在隨意性,紙張、字體不符合要求,缺公章、少簽字、字跡不合規(guī)定的材料普遍存在,檔案材料字跡有圓珠筆的、有純藍(lán)墨水的等等。這些不合格的檔案材料增加了檔案管理的難度。

3.1.3 材料缺失、毀損。要發(fā)揮人事檔案的作用,材料必須齊全,必須能全方位反映一個(gè)人的全部歷史。由于人事檔案材料特別是反映個(gè)人能力、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況的材料最初多是分散形成于各個(gè)部門,各部門因缺少歸檔意識(shí)或受本位因素影響,不愿意將手中的檔案交給收集者,這樣時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)造成歸檔材料遺失、缺損等情況。大量有價(jià)值的反映人“能、績(jī)”等方面的材料,分散在各個(gè)部門或者個(gè)人手中。這不僅破壞了人事檔案的整體性,而且大大降低了綜合利用檔案的價(jià)值。檔案管理的地區(qū)差異也是造成檔案材料缺失的重要原因之一。尤其是大量引進(jìn)碩士生、博士生的單位,由于有些省份的研究生培養(yǎng)機(jī)制的差異,造成研究生檔案材料的不統(tǒng)一,甚至?xí)霈F(xiàn)有些關(guān)鍵表格的缺失,比如有些院校不提供研究生的答辯材料,這會(huì)影響到這些干部員工將來的繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)。畢業(yè)生就業(yè)時(shí)未及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)移或托管手續(xù),是造成檔案丟失的最主要原因。到行政、事業(yè)單位和國有企業(yè)工作的,檔案一般會(huì)隨之轉(zhuǎn)到單位。而非公有制企業(yè)工作的畢業(yè)生應(yīng)當(dāng)委托就業(yè)部門進(jìn)行檔案托管,否則檔案就仍保存在學(xué)校,或寄回到省大中專畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),還有的寄回戶籍所在地。隨著畢業(yè)生就業(yè)方式越來越靈活,檔案管理也呈現(xiàn)多樣性和復(fù)雜性,許多畢業(yè)生對(duì)檔案不重視或不加過問,等到需要檔案時(shí),卻不知所蹤,或者因檔案空置多年,內(nèi)容沒有及時(shí)更新和補(bǔ)充,許多空白的履歷已無法補(bǔ)救,造成許多不必要的麻煩。例如,許多畢業(yè)生無檔案或?qū)n案存入街道,會(huì)導(dǎo)致干部身份丟失。所謂干部身份是高校畢業(yè)生,在見習(xí)期滿一年時(shí),通過轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)后獲得的身份。目前,進(jìn)入部分事業(yè)單位或?qū)艨谶w入北京、上海等大中型城市都需采用干部調(diào)動(dòng)的方式才能實(shí)現(xiàn)。干部身份的丟失無疑給其求職路中人為地設(shè)置了不必要的障礙。

3.2 人事檔案管理的對(duì)策與思考 干部人事檔案管理工作處于改革、開放、發(fā)展的新時(shí)期,面臨著人事檔案管理出現(xiàn)的新特點(diǎn)和各種制度改革所帶來的新問題,這就需要檔案工作者應(yīng)勤于思考,不斷發(fā)現(xiàn)新問題并積極探索解決問題的新方法、新思路。

3.2.1 通過宣傳和培訓(xùn),提高干部員工檔案意識(shí)。造成檔案不規(guī)范、殘次不全甚至丟失的最重要原因是員工本人對(duì)人事檔案沒有給予足夠的重視,個(gè)人檔案歸檔意識(shí)淡薄。作為人事檔案管理部門,應(yīng)當(dāng)通過多種形式對(duì)檔案重要性進(jìn)行宣傳教育,從思想上提高員工對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),養(yǎng)成及時(shí)歸檔和規(guī)范檔案行為的良好習(xí)慣,統(tǒng)一用紙,字體、字跡應(yīng)規(guī)范,并堅(jiān)決避免檔案造假行為;高校的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門也應(yīng)擔(dān)負(fù)起相應(yīng)的培訓(xùn)責(zé)任,使馬上走上工作崗位的畢業(yè)生們對(duì)于人事檔案的流轉(zhuǎn)、管理等知識(shí)有一個(gè)明確、清醒的認(rèn)識(shí)。剛剛進(jìn)入工作崗位的畢業(yè)生們,應(yīng)當(dāng)主動(dòng)到人事部門確認(rèn)一下自己的檔案材料是否完備,如果有缺失的材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊,并謹(jǐn)防因未進(jìn)行托管而造成人事檔案丟失。促使人事檔案工作良性發(fā)展。

3.2.2 加強(qiáng)檔案材料的收集工作,確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)與相關(guān)部門的溝通,保證相關(guān)材料形成部門歸檔途徑暢通,做到不積壓、不丟失、準(zhǔn)確無誤。采取“重點(diǎn)收集與普通收集相結(jié)合”、“集中收集和經(jīng)常性收集相結(jié)合”、“上門收集”等方式,及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料,力爭(zhēng)檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人檔案信息。檔案工作人員在收集材料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),對(duì)于內(nèi)容不實(shí)的材料堅(jiān)決不予歸檔。保證檔案材料形成規(guī)范真實(shí)、收集齊全、歸檔及時(shí)。

3.2.3 加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn),對(duì)人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求,將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績(jī)等檔案材料上;檔案管理人員在接收人事檔案材料時(shí)要嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān),從紙張規(guī)格到字體都要嚴(yán)格要求,拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料,提高人們規(guī)范檔案行為的認(rèn)識(shí),養(yǎng)成規(guī)范檔案行為的良好習(xí)慣;進(jìn)一步落實(shí)人事檔案的相關(guān)管理制度,在查閱、流轉(zhuǎn)等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中,嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理,做好簽收、登記工作,不允許本人自行查閱檔案,檔案在轉(zhuǎn)遞時(shí)必須密封,加蓋騎縫章并嚴(yán)格按照規(guī)定途徑轉(zhuǎn)遞,以免檔案在轉(zhuǎn)遞過程中失真。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),采用科學(xué)方法和技術(shù)收集、整理、利用人事檔案材料,完善干部人事檔案管理系統(tǒng)。通過掃描儀把利用頻率高,易磨損的檔案材料傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中。實(shí)現(xiàn)管理的信息化和現(xiàn)代化,提高檔案管理和利用效率,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價(jià)值,為決策層提供有力信息支持。

綜上所述,就國家而言,搞好人事檔案管理工作是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置、合理使用,保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施;就用人單位而言,認(rèn)真審閱擬接收人員檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù);就人員自身而言,人事檔案能全面地反映一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)的情況,將伴隨人一生。人事檔案在現(xiàn)階段和將來相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期,將起到全方位、多元化的立體作用,而非作用越來越小。人事檔案對(duì)國家、單位和個(gè)人都有不可替代的作用,并不是可以隨便丟棄的“身外之物”。各級(jí)部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,提高干部人事檔案現(xiàn)代化管理水平,為選拔、培養(yǎng)、任用干部提供可供參考的依據(jù)。

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(2009-12-15 收稿)(陳 遷 編輯)

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