□徐婧

做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的職責。下面根據(jù)筆者在檔案管理這一崗位的實踐經(jīng)驗談談對檔案交接工作的認識。

一、檔案交接工作中存在的問題

（一）存在于領導層方面的問題

一些單位領導對檔案交接工作不夠重視，認為檔案交接工作僅僅是新老檔案人員之間的事，與他無關，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位；有的領導雖然重視交接工作，但是對其專業(yè)性和復雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有辦法規(guī)定具體的交接手續(xù)；有的領導在監(jiān)督辦理交接工作時把關不嚴，導致應交未交，交接不及時；部分單位的領導還把檔案交接當作事務性的工作，對檔案交接準備工作很少過問，并且也不安排專人負責監(jiān)交，使得單位檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。

（二）存在于老檔案員方面的問題

1、前任老檔案人員對所管理的各類檔案資料未妥善整理就倉促移交，造成工作的遺留和積壓，甚至使檔案資料遭受損失。比如某些特殊種類的檔案，像基建檔案、照片檔案等，因整理時間不規(guī)律、不固定,整理方法較為復雜，材料收集有一定難度等原因，往往不能及時歸檔。離崗時若不收集齊全、整理妥善,就草草移交,往往造成材料的積壓和損失,把許多問題遺留給了后任，甚至后任的后任。工作越積越多，難度越來越大,真是“前人不干,后人遭難”。若碰到不明情況或馬虎粗心的，也許會把遺留多年的有價值的材料當作多余的廢物，或賣掉，或付之一炬,造成無可彌補的損失。

2、有的檔案人員帶著情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬,聽到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成工作前后無法銜接。交接過程中，還有許多檔案人員因重視不夠或責任心不強，僅是帶著接管人員走馬觀花地看看檔案室的有關櫥具和資料,或者只簡單地介紹一番,就把鑰匙一交了之，使后任對檔案室里到底有幾類檔案,哪些檢索工具,其數(shù)量、狀況、功用、存放何處等摸不清底細，造成工作上的被動與失誤。

3、辦理嚴格的交接手續(xù)實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員無法辦理正式交接手續(xù)，尤其是換人過于頻繁的單位，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹?shù)慕唤邮掷m(xù)。

（三）存在于新檔案員方面的問題

從目前情況看，檔案工作領域尚未實現(xiàn)先持證后上崗，絕大多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時都對檔案工作一無所知，即使交接制度制定得再細致,手續(xù)規(guī)定得再嚴密，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，對應當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題，也難以完成各項清點核對工作。

二、如何解決檔案交接工作中存在的問題

（一）檔案交接要納入單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中

檔案交接是單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起單位的重視，尤其是單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程。在檔案人員離崗或調(diào)離工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)，對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位。要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。如從事檔案管理的人員在離職時需移交全部所管檔案，對于逾期不交或移交不全的后果要寫清楚，以免造成責任不清而相互推委。

（二）檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作

檔案交接分為移交和接收兩個方面，而認真做好檔案移交前的準備工作是確保檔案交接工作順利進行的前提。

對于移交方來說，在正式移交之前主要做好五項工作：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的，要在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫檔案移交說明。

對于接收方來說在接收之前要做好三項工作：一是了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況；二是向前任檔案人員了解檔案工作情況；三是要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分才能保證交接工作順利進行。

(三)明確職責，建立良性運行的工作機制

第一，單位檔案人員調(diào)動工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過三個月的，都應當在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時被抽調(diào)或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續(xù)性。應特別強調(diào)，這種情況不但要有人代管，時間較長的還應進行正式交接。

第二，檔案行政管理部門應通過多種形式的宣傳，使各單位領導認識到檔案工作交接責任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件。如有準備、有計劃地調(diào)換檔案人員，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”、“斷檔”現(xiàn)象;將做好交接工作列入檔案人員的崗位責任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。

第三，交接雙方均應有相對合理而明確的職責分工。移交人員應完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符，檔案工作存在其他明顯問題的，須注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應請示領導明確下一步工作的完成人員。

接管人員則應做好接交工作：學習有關文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機構設置等情況；對移交人員開列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷(件)核查檔案數(shù)量，對不明事項向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學習檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫、檔案安全保管設施設備的使用方法；向監(jiān)交人員報告接交的具體情況。

當移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續(xù)時，接管人員應在到崗后立即清點核對檢索工具和檔案數(shù)量等重要項目，存在疑問的向移交人員或有關領導問明情況，并形成書面材料經(jīng)有關領導審查簽字。

另外，工作交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經(jīng)驗和方法也是十分重要的方面。前任的一句話、一個提醒往往能讓后任少走不少彎路。因此，要增強新任檔案員從前任那里最大限度地獲取信息和經(jīng)驗的意識，以盡快熟悉本崗位工作。

（四）認真做好檔案監(jiān)交工作

檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監(jiān)交；檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符、手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。交接工作結束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

三、必須正確認識和妥善做好檔案交接工作

第一，交接雙方要對交接工作有一個充分、全面、正確的認識。首先,交方要杜絕“甩包袱”、“撂挑子”的思想，接方要防止馬虎和依賴思想。雙方在交接過程中要密切配合，緊密協(xié)作。交方做到“知無不言，言無不盡”，接方做到謙虛、謹慎、細致,有疑必問，有漏必查，有缺必補，不接“糊涂帳”，不接“爛攤子”。其次，不能把交接工作僅僅看作交物、交鑰匙。完整的交接工作應該包括工作經(jīng)驗、工作方法乃至責任心、事業(yè)心的傳、幫、帶。

第二，離任者要做好交接的準備工作，辦好交接手續(xù)。應把該歸檔的材料及時歸檔、整理好。該收回的收回，該補充的補充。對檔案資料、檢索工具的數(shù)量、狀況、存放地點以及有關重要事項加以說明，列出交接清冊，辦好交接手續(xù)。

第三，離任者要帶領、幫助接任者熟悉工作環(huán)境，摸透工作情況，了解工作特點，掌握職責范圍。檔案工作是一項細致的工作，頭緒多、內(nèi)容雜、標準高、要求細，這就要求前任盡心盡力地幫助后任熟悉掌握情況，通過言傳身教，使其在盡量短的時間內(nèi)進入角色，學到一定的工作經(jīng)驗。接方對一些必要內(nèi)容應主動做好筆記，以便借鑒。

第四，前任要結合自己的工作實踐，把事業(yè)心、責任心傳給后任。前任要結合自己的工作實踐，通過具體事例，把對本職工作的熱愛，對檔案工作認真負責的精神言傳身教給后任。通過真誠的幫助、嚴謹細致的態(tài)度、謙虛謹慎的作風，為后任樹立榜樣，共同上好責任心和事業(yè)心這一課，使交接工作成為單位檔案工作向前邁進的一個新起點。