○連紅

一、以改革主導(dǎo)研究，提升檔案管理水平

（一）檔案管理人員需要積累交叉學(xué)科知識

社會的迅速發(fā)展向檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)?；鶎訖n案管理者首先應(yīng)是一位檔案工作的“研究者”，因此需要具備廣博的知識。特別是作為服務(wù)教學(xué)、研究第一線的基層檔案管理者，不僅要有一定的檔案專業(yè)知識，而且要熟悉教學(xué)環(huán)節(jié)，了解教學(xué)動態(tài)。因此，筆者便通過參加研究生課程進(jìn)修班，學(xué)習(xí)課程教學(xué)論、教育心理學(xué)、教育學(xué)、美學(xué)理論、管理學(xué)、檔案學(xué)、圖書情報(bào)，電腦編輯等多種學(xué)科，不斷地為自己充電，逐漸地增長相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)識。同時在檔案管理實(shí)踐中邊學(xué)邊干邊研究，虛心向?qū)＜彝袑W(xué)習(xí)，借鑒其他管理領(lǐng)域的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。這樣才能有助于高?；鶎咏虒W(xué)研究檔案管理工作的創(chuàng)新。

（二）運(yùn)用創(chuàng)新思維改革基層圖書檔案管理

隨著教學(xué)改革的不斷深入，教師對信息資料的需求越來越大。那種被動的管理已不能適應(yīng)當(dāng)今高等教育的發(fā)展，為了轉(zhuǎn)變這種局面，開展適合教學(xué)改革的檔案管理調(diào)研活動是理論研究的第一步，而邁出這一步需要管理者具有聰睿敏捷的思路和捕捉問題的創(chuàng)新能力。筆者申報(bào)了相關(guān)研究課題并進(jìn)行了廣泛的調(diào)研活動，在走訪國內(nèi)二十幾所高校資料室后，發(fā)現(xiàn)普遍存在的共性，人員編制問題使大部分二級學(xué)院圖書檔案管理面臨著無人管理的尷尬境地，重點(diǎn)高校的二級學(xué)院雖然有專人管理資料室，但是檔案工作仍不被重視，無專門的檔案室和工作人員的情況屢見不鮮。處于兼職的檔案員無暇顧及，專職的資料員也只是一般性日常服務(wù)。此事難就難在兼職，是敢為人先迎難而上，還是回到原位順其自然。人的精力是有限的，超越自我，超越極限，本身是對自己的挑戰(zhàn)。顯然，在復(fù)雜多樣的工作環(huán)境中創(chuàng)新，是一種能力的提高，選擇超越更有價值。筆者根據(jù)實(shí)際情況，從以下幾方面考慮并加以實(shí)踐：

1、對分散的二級學(xué)院檔案采取集中管理，原來由各教研室分管的教學(xué)檔案統(tǒng)一集中學(xué)院管理。

2、實(shí)行圖書檔案一體化管理。筆者以為檔案工作與資料室管理之間存在著天然的聯(lián)系，都屬于信息資料，特別是占據(jù)二級學(xué)院資料管理主導(dǎo)地位的教學(xué)檔案。于是，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上確立了以服務(wù)教學(xué)研究為中心的圖書檔案一體化管理的目標(biāo)。

3、將改革列入學(xué)院發(fā)展規(guī)劃，全面建立學(xué)院檔案管理，為教學(xué)科研服務(wù)。有計(jì)劃、有目標(biāo)地開展，打破了原先被動的工作狀態(tài)。

4、采取互動的方式，調(diào)動教師積極性，共同建設(shè)資料室、檔案室。其一，將集體智慧融入檔案管理，號召廣大師生參與，共同營造嶄新的研究型檔案資料室；運(yùn)用集群的方式進(jìn)行創(chuàng)新，達(dá)到功能互補(bǔ)，以學(xué)科團(tuán)隊(duì)來豐富資料室內(nèi)涵，使之進(jìn)入互動交流的良好狀態(tài)。其二，改革的切入點(diǎn)亦很關(guān)鍵，根據(jù)分院實(shí)際情況，筆者因地制宜地開辟了“學(xué)術(shù)信息服務(wù)窗”，并設(shè)計(jì)了多個欄目征求師生的意見，得到眾多師生的積極響應(yīng)。

以上信息管理改革措施經(jīng)過幾年的實(shí)施，漸露成效。譬如，圍繞學(xué)院中心工作，資料室成功舉辦了科研成果展、學(xué)術(shù)交流、如何申報(bào)課題、申報(bào)精品課程等名師講座；開辟了教學(xué)評估專欄——“如何編寫教案講稿”、“讀書月”等活動；出版了“外國語學(xué)院論文集”上下兩冊?！皩W(xué)術(shù)信息服務(wù)窗”被學(xué)校科技處評為十大科技新聞獎。教師參與的個人業(yè)務(wù)檔案的建立、畢業(yè)設(shè)計(jì)、試卷整理等教學(xué)檔案的匯總，逐步形成了圖書檔案一體化管理的新模式。由于師生參與其中，學(xué)院的學(xué)術(shù)研究逐年升溫，學(xué)科團(tuán)隊(duì)參與資料室建設(shè)更加踴躍。信息服務(wù)產(chǎn)生的效果是營造了外國語學(xué)院的學(xué)術(shù)氛圍，促進(jìn)了教學(xué)和科研活動的開展，在校內(nèi)外產(chǎn)生了較大影響。這種檔案管理改革舉措，是對高校基層資料室管理模式的新突破。

二、以理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)研究成果價值

高?；鶎訖n案管理是門學(xué)問，在當(dāng)今越來越激烈的高校競爭中，如何建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的二級學(xué)院基層檔案管理模式，為教學(xué)科研服務(wù)，值得深入研究。特別是高校二級學(xué)院的檔案管理沒有先進(jìn)模式可參照，有些改革舉措在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)其缺乏系統(tǒng)性和連貫性。為追求卓越的基層檔案管理新模式，結(jié)合課題進(jìn)行研究是最好的辦法，是提升檔案管理品質(zhì)的重要途徑。為此，2007年筆者主持申報(bào)了“基于高校外語資料室特色的集成管理模式研究”獲得了校級課題立項(xiàng)。

（一）以課題研究為依托，實(shí)施檔案目標(biāo)管理

目前我國高校二級學(xué)院檔案管理普遍存在的問題有：一是缺乏規(guī)范化的制度；二是無系統(tǒng)化的管理模式；三是管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等，造成了教學(xué)檔案束之高閣，無人問津等現(xiàn)象。筆者認(rèn)為開發(fā)教學(xué)檔案，與圖書資料鏈接一體，形成一個龐大的分院資料庫，統(tǒng)一實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)管理，這種教學(xué)檔案管理目標(biāo)是學(xué)院發(fā)展的長久之計(jì)。

以教學(xué)評估為契機(jī)，筆者結(jié)合校級課題“構(gòu)建高校系級教學(xué)檔案體系的新思路”，把課題研究與教學(xué)檔案管理工作捆在了一起，按照課題計(jì)劃進(jìn)行管理改革，同時在改革實(shí)踐中不斷完善理論研究，以研究成果來實(shí)施檔案的目標(biāo)管理。整個過程是動態(tài)的，發(fā)動師生參與建設(shè)教學(xué)檔案新體系；聯(lián)合其它分院共同探索改革途徑；著重抓住教學(xué)檔案的主體部分——試卷、畢業(yè)論文、教案講稿的收集及管理，以此成果為樣板，創(chuàng)建教學(xué)檔案管理新體制。

（二）邊學(xué)習(xí)邊研究，力求管理模式推陳出新

為把課題做到位，讓教學(xué)評估專家滿意，真正實(shí)現(xiàn)研究成果的價值，為教學(xué)研究的中心工作服務(wù)，課題組終于探索出一條高校系級教學(xué)檔案管理的新途徑。

1、積極探索研究方法，創(chuàng)新信息儲存載體。例如：將教學(xué)檔案匯編成冊，這樣既便于查閱，又有利于管理。于是，筆者在傳統(tǒng)編纂的方法上進(jìn)行了創(chuàng)造，將每個項(xiàng)目的材料進(jìn)行整理、分類、編目做成匯編數(shù)百冊，既有專題性的單行本，又有綜合性的合訂本。在此基礎(chǔ)上，又借鑒了教學(xué)評估材料的某些整理方法，提煉了每項(xiàng)材料的內(nèi)容，撰寫概況，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分類編輯目錄等。把死材料變成活信息，方便了教師查閱，這就使得管理層次又提升了一步。最近編輯的《外國語學(xué)院近三年教學(xué)檔案縱覽》一書，是教學(xué)檔案六大體系的濃縮，也是對課題成果的總結(jié)，是整個教學(xué)檔案管理的品質(zhì)升華。

同時，向計(jì)算機(jī)專家學(xué)習(xí)制作教學(xué)信息網(wǎng)站，由于較好地把美學(xué)等學(xué)科綜合地運(yùn)用到網(wǎng)站制作中，使外國語學(xué)院“資料——檔案在線”網(wǎng)站達(dá)到功能全、視覺美、優(yōu)雅而實(shí)用的效果，受到廣大師生歡迎；這種教學(xué)信息網(wǎng)站，在國內(nèi)高校二級學(xué)院中仍屬罕見。

2、課題研究需要鏈接所有的知識信息庫。從理論到實(shí)踐，再從實(shí)踐上升至理論；筆者體會到只有充分利用自己儲存的知識，將文學(xué)、美學(xué)、檔案學(xué)、管理學(xué)等知識融合一體，才能達(dá)到教學(xué)檔案內(nèi)容和形式的完美統(tǒng)一。這種理念為教學(xué)檔案管理改革注入了新鮮血液，由于國內(nèi)檔案學(xué)界目前尚無涉及高?；鶎咏虒W(xué)檔案管理改革實(shí)踐領(lǐng)域研究，因此此項(xiàng)研究成果在管理改革實(shí)踐中，獲得了視覺效果和使用效果的雙豐收。這種新穎的集成管理模式，也受到教育部教學(xué)評估專家、浙江省檔案學(xué)專家、各兄弟院校以及學(xué)校各部門領(lǐng)導(dǎo)、師生的一致好評，成為中國計(jì)量學(xué)院教學(xué)評估的亮點(diǎn)。它是以研究促工作帶來的成果之一。

（三）凝練課題成果，推廣高校教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)

豐碩的課題研究成果，得到專家認(rèn)可，更值得推廣應(yīng)用。筆者申報(bào)的“高校教學(xué)檔案系統(tǒng)開發(fā)集成管理模式研究”獲得了浙江省檔案局科技項(xiàng)目計(jì)劃立項(xiàng)后，便在原有基礎(chǔ)上建立了外國語學(xué)院“資料——檔案在線”網(wǎng)站，分門別類地創(chuàng)設(shè)了圖書、音像、檔案、學(xué)術(shù)信息服務(wù)窗等模塊，下設(shè)若干個資料庫；同時開展了多樣化的編研形式，充分利用檔案信息資源，為中國計(jì)量學(xué)院30周年校慶撰寫了院志，編成畫冊，做成展板，以大型櫥窗展覽的形式營造校慶氛圍，通過多媒體在網(wǎng)上進(jìn)行對外宣傳，充分發(fā)揮了檔案資料室的功能。

課題研究的目的是為了解決工作中的問題，拓寬視野，在實(shí)踐中尋求理論支撐；但無論在課題研究或改革實(shí)踐中，往往會出現(xiàn)沒有先例可以參照的情形，這就需要以實(shí)踐創(chuàng)新來提煉理論，再由實(shí)踐來檢驗(yàn)理論。例如：課題“構(gòu)建高校系級教學(xué)檔案體系的新思路”，最初沒有任何具體理論的指引，但課題組借鑒并利用了其他管理方法及相關(guān)學(xué)科知識，奠定了檔案管理理論創(chuàng)新的基礎(chǔ)。在結(jié)題時發(fā)現(xiàn)創(chuàng)新的理論缺乏高度，還有邏輯漏洞，后來查找了各門類管理文章，得到了啟發(fā)，經(jīng)過思考與鑒定，終于從已建立體系的一些改革成果中提煉出集成管理模式。為大力推廣研究成果，課題組又提升出適用于各行各業(yè)基層檔案管理的方法，創(chuàng)設(shè)了“3部曲10步法基層檔案集成管理模式”。該成果經(jīng)驗(yàn)還被撰寫成講稿，制作成PPT多媒體課件向兄弟院校進(jìn)行推廣；并得到浙江省檔案局有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和浙江大學(xué)檔案學(xué)專家的肯定和贊賞；課題品質(zhì)的提升還孕育了實(shí)用新型專利的誕生。各地慕名來參觀考察的高校絡(luò)繹不絕，應(yīng)國內(nèi)部分高校的邀請，課題主持人所作的二級學(xué)院檔案管理工作改革的專題報(bào)告，受到廣泛好評。

三、愛崗敬業(yè)才能有所作為

社會發(fā)展需要現(xiàn)代化管理，信息時代一方面給檔案事業(yè)提供了良好的發(fā)展平臺，另一方面也為檔案管理人員提出了更高的要求。因此檔案管理者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念，用新的管理學(xué)理念武裝自己，要有敢為人先的勇氣和鍥而不舍的忘我工作精神，只有這樣檔案管理工作才能與時俱進(jìn)，才能在平凡的崗位上有所成就。

筆者始終認(rèn)為，高校二級學(xué)院的檔案管理承擔(dān)著為學(xué)院中心工作、為師生服務(wù)的應(yīng)盡責(zé)任，在教學(xué)改革和提高教學(xué)質(zhì)量中發(fā)揮著重要的作用；特別是教學(xué)評估對檔案的需求越來越大，分院檔案發(fā)展勢頭前景無量。作為基層兼職檔案員要胸懷寬廣目光遠(yuǎn)大，應(yīng)把自己定位得高一些，以科學(xué)發(fā)展觀建設(shè)基層檔案。只要有心，理論研究方面肯下功夫，是完全可以出創(chuàng)新成果。中國計(jì)量學(xué)院外國語學(xué)院教學(xué)檔案管理工作改革的成功經(jīng)驗(yàn)就是一個典范。

筆者在課題研究和改革實(shí)踐中體驗(yàn)了研究工作的全過程，概括為八個字：執(zhí)著、堅(jiān)持、充實(shí)、快樂。首先要熱愛本職工作。要把檔案管理作為自己的事業(yè)來干，做得越深入越感受其中的樂趣。其次要打破舊框框，敢于創(chuàng)新。教學(xué)檔案大部分是在教學(xué)第一線的二級學(xué)院，有著得天獨(dú)厚的資源和條件，既然從未有人開辟教學(xué)檔案的系統(tǒng)編研，但是探索了而且做到精益求精就是創(chuàng)新。

善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)也是檔案管理人員必備的一項(xiàng)技能。筆者將課題研究的每個階段成果都撰寫成論文，目前已在全國檔案學(xué)核心期刊上發(fā)表了25篇，其中有2篇論文被人大復(fù)印資料全文轉(zhuǎn)載；4篇論文在2007年和2009年分別獲得浙江省檔案學(xué)會、浙江省高校檔案學(xué)會優(yōu)秀論文成果1-3等獎，其中2篇獲一等獎。2009年課題成果還獲得了國家實(shí)用新型專利3項(xiàng)，外觀專利1項(xiàng)；2008年編研成果《外國語學(xué)院教學(xué)檔案縱覽》獲得了浙江省檔案局優(yōu)秀編研成果三等獎；課題項(xiàng)目成果《高校院系教學(xué)檔案集成管理模式初探》獲得浙江省檔案局優(yōu)秀科技成果三等獎；2009年論文類成果《高校檔案集成管理模式系列研究》獲浙江省教育廳高等學(xué)校優(yōu)秀科研成果三等獎。

結(jié)語

俗話說：一分耕耘一分收獲。近幾年由于中國計(jì)量學(xué)院外國語學(xué)院檔案管理和科學(xué)研究的重視，促進(jìn)了基層教學(xué)檔案管理工作的改革，因此也提高了檔案管理品質(zhì)，無論集體還是個人在其中都獲得了“雙贏”。檔案管理改革改變了過去師生對教學(xué)檔案工作的看法，分院領(lǐng)導(dǎo)也更加重視了此項(xiàng)工作，專門建設(shè)了分院檔案室，改善了師生查閱文獻(xiàn)資料的條件，從而更有效地發(fā)揮了高?；鶎游墨I(xiàn)檔案資料為教學(xué)科研服務(wù)的作用。