□孔凡麗

近年來，全省國土系統(tǒng)將信息化建設作為提升國土資源管理水平的突破口，大力實施“數(shù)字國土”工程，各種信息技術在國土資源管理中得到廣泛應用，發(fā)揮了重要作用，推動了國土管理檔案數(shù)字化建設快速發(fā)展，形成了檔案工作發(fā)展的新契機。

一、國土管理檔案數(shù)字化建設的必要性

1.檔案數(shù)字化，是“數(shù)字國土”工作的必然要求。首先，國土管理工作既形成各類土地檔案文件材料，又依賴于這些土地檔案文件材料開展日常工作，要建設“數(shù)字國土”，必須要建設數(shù)字檔案室；其次，電子文件的歸檔工作已成為檔案數(shù)字化建設的重要內(nèi)容；第三，國土管理工作的辦公自動化及土地申報、審批等工作的網(wǎng)上辦公，必然要求檔案工作緊隨其后，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。

2.檔案數(shù)字化，可以極大地提高檔案管理工作的效率。原始的、手工的檔案保管、檢索、利用，已難以適應國土管理工作發(fā)展的需要，也難以適應檔案數(shù)量越來越多、信息貯量越來越大的需要，迫切需要借助于各種信息技術，開展電子文件的采集、歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)工作質(zhì)的飛躍。更為重要的是檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的科學配置、合理組合，以適應檔案信息資源開發(fā)開放，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。

3.檔案數(shù)字化，適應了社會發(fā)展對檔案工作要求。社會的發(fā)展對檔案的利用需求，已從過去的點信息、片信息的需求，逐步向全面信息的需求轉(zhuǎn)變，對信息的需求量不斷增大。所有重大的城市規(guī)劃、建設，都將以土地資源來支撐，以全面的土地信息來判斷、決策。只有數(shù)字化的檔案工作才能滿足這種社會需要。

二、國土管理檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容

1.國土管理檔案數(shù)字化的標準體系建設。各級國土部門對土地管理檔案的數(shù)字化建設目前還處于試驗和探索階段，采用的方式方法也不盡相同。因此在國土管理檔案的數(shù)字化建設中，標準體系的確立就顯得尤其重要，它是建設高質(zhì)量國土管理檔案數(shù)字化工程的堅實基礎。在實行統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化的技術標準體系方面應遵循：標準化建設為主，制度管理為輔；標準體系既要科學，又要貼切實際；建設基于internet網(wǎng)絡的信息管理平臺等原則。

2.國土管理檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡系統(tǒng)建設。網(wǎng)絡是信息傳輸、交換和共享的基礎。國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)建設大體可分為四個發(fā)展階段。

第一是推廣普及“國土管理檔案工程”的網(wǎng)絡系統(tǒng)階段。目前，國土管理系統(tǒng)已建立了土地利用現(xiàn)狀數(shù)、土地利用規(guī)劃、土地利用遙感動態(tài)監(jiān)測、建設用地與補充耕地、地籍數(shù)據(jù)庫等土地管理信息系統(tǒng)，開發(fā)了綜合統(tǒng)計、大調(diào)查項目管理等綜合管理軟件。各級國土管理部門要廣泛推廣應用，并注意探索總結(jié)經(jīng)驗，不斷豐富和完善系統(tǒng)功能，規(guī)范操作程序，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標準。

第二是國土管理部門的內(nèi)部局域網(wǎng)建設階段。即在現(xiàn)行的辦公自動化系統(tǒng)中，利用微機與局域網(wǎng)模式，實現(xiàn)國土管理部門內(nèi)部的信息處理與信息共享。

第三是國土管理檔案的數(shù)字化階段。即運用多媒體技術、光處理技術、數(shù)據(jù)庫技術和數(shù)字化信息傳播技術，使館藏檔案數(shù)字化、傳遞信息化和網(wǎng)絡化，存貯信息和服務利用快捷化、信息資源共享化。這階段的關鍵是館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設。

此外，國土管理檔案數(shù)字化建設要把保密、安全工作擺到重要位置充分考慮，要廣泛應用可靠、先進的信息安全技術，確保整個信息系統(tǒng)的正常運行和所藏資料的安全。

3.國土管理檔案數(shù)字化的人才隊伍建設。國土管理檔案數(shù)字化建設過程中必須考慮培養(yǎng)的人才有以下幾類：國土管理專業(yè)、系統(tǒng)開發(fā)與維護、數(shù)字化加工與管理、標準化建設、數(shù)據(jù)庫運行管理等方面的人才。

三、國土管理檔案數(shù)字化建設的步驟

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入案卷級和文件級目錄。凡涉及國土管理的各類檔案資料，應將案卷級目錄、文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，重點保證檔案數(shù)據(jù)庫的準確性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2.建立國土管理檔案網(wǎng)站。建立國土管理檔案網(wǎng)站，并與地方政府政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢，舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地經(jīng)濟建設和依法管理、合理開發(fā)利用土地的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)亟?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，各部門只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，實現(xiàn)檔案數(shù)字化就要求各部門實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，如將電子文件拷貝兩套，異地保存等。

4.加大檔案管理軟件的研發(fā)及推廣力度。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國土檔案數(shù)字化的核心和基礎，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。數(shù)據(jù)庫建立中要注重面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，從而使檔案數(shù)字化系統(tǒng)的使用效率大大提高。