□費(fèi)曉玲

政府采購(gòu)也稱公共采購(gòu)，是指各級(jí)政府及其所屬機(jī)構(gòu)為了開(kāi)展日常政務(wù)活動(dòng)或?yàn)楣娞峁┕卜?wù)的需要，在財(cái)政部門(mén)和其他有關(guān)政府部門(mén)和社會(huì)公眾的監(jiān)督下,以法定的方式、方法和程序，采購(gòu)貨物、工程或服務(wù)的行為。政府采購(gòu)作為一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，全方位、多層面、真實(shí)記錄和反映其活動(dòng)的全過(guò)程，形成完整、科學(xué)的檔案資料，對(duì)于政府采購(gòu)來(lái)說(shuō)具有深遠(yuǎn)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。完整的政府采購(gòu)檔案既能為處理各種事項(xiàng)提供了重要的證據(jù)，又是確保政府采購(gòu)健康發(fā)展的基礎(chǔ)，更是提高政府采購(gòu)工作的前提；完善政府采購(gòu)檔案管理也是有利于政府采購(gòu)監(jiān)督的一項(xiàng)重要工作，因此，在政府采購(gòu)中加強(qiáng)檔案建設(shè)與管理是各級(jí)政府采購(gòu)部門(mén)必須重視的工作。本文試就這一問(wèn)題談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)。

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力提高對(duì)政府采購(gòu)檔案的認(rèn)識(shí)

政府采購(gòu)雖然在我國(guó)實(shí)行只有幾年的時(shí)間，可這一制度最早形成于18世紀(jì)的西方自由資本主義國(guó)家，已經(jīng)有200多年的歷史。其主要特點(diǎn)就是對(duì)政府采購(gòu)行為進(jìn)行法制化的管理。政府采購(gòu)不僅是指具體的采購(gòu)過(guò)程，而且是采購(gòu)政策、采購(gòu)程序、采購(gòu)過(guò)程及采購(gòu)管理的總稱，是一種對(duì)公共采購(gòu)管理的制度。因?yàn)楣?、公正、公開(kāi)的原則，使得政府采購(gòu)又有著反腐倡廉的性質(zhì)。政府采購(gòu)制度作為源頭遏制腐敗的陽(yáng)光工程，受到了社會(huì)各界和廣大人民群眾的關(guān)心和支持。因此政府采購(gòu)被比喻為“陽(yáng)光下的交易”。由此可以說(shuō)明政府采購(gòu)公平、公正、公開(kāi)的特性，這也是政府采購(gòu)的核心原則。

政府采購(gòu)的運(yùn)行過(guò)程中，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。政府采購(gòu)檔案作為全面反映政府采購(gòu)操作過(guò)程的原始記錄，是采購(gòu)行為合法性的證據(jù)材料，不可缺失。完整妥善地保存政府采購(gòu)工作這些文件記載，可以為政府采購(gòu)的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、提高政府采購(gòu)人員素質(zhì)、處理政府采購(gòu)糾紛等項(xiàng)工作提供客觀真實(shí)的依據(jù)。因而加強(qiáng)檔案管理需要我們提高認(rèn)識(shí)，充分看清這項(xiàng)工作在政府采購(gòu)運(yùn)行機(jī)制中的重要地位。采購(gòu)檔案質(zhì)量的高低從側(cè)面反映了政府采購(gòu)工作成效的高低。做好政府采購(gòu)檔案資料的歸集、整理，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，是檔案管理工作人員義不容辭的責(zé)任。各級(jí)工作人員都必須加強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)檔案管理工作服務(wù)性、科學(xué)性、政治性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立政府采購(gòu)檔案建設(shè)與管理工作重要性的觀念。

二、認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)采購(gòu)檔案的管理

政府采購(gòu)工作在我國(guó)是一件新生事物，如何加強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)檔案的管理，是新形勢(shì)下面臨的新課題，是亟待解決的問(wèn)題。政府采購(gòu)活動(dòng)的資料是政府采購(gòu)檔案的重要資源，經(jīng)高起點(diǎn)、高質(zhì)量歸集整理形成內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、真實(shí)的政府采購(gòu)案卷是政府采購(gòu)成果的歷史延續(xù)和見(jiàn)證。政府采購(gòu)行為與政府采購(gòu)檔案管理應(yīng)同行，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地留下珍貴的政府采購(gòu)歷史記錄。

做好采購(gòu)檔案的管理工作的前提必須做好收集、整理、分類、立卷、歸檔、保存等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

1.檔案資料的收集是做好檔案工作的前提

豐富的檔案資源是做好檔案工作的前提。沒(méi)有豐富的檔案資源，就談不上檔案的整理和分類，更談不上檔案的利用,這一點(diǎn)是勿庸置疑的。為此，必須拓展檔案收集渠道，擴(kuò)大收集范圍，廣辟檔案信息之源，豐富檔案信息之寶藏，并根據(jù)《政府采購(gòu)法》、《檔案法》的有關(guān)要求，高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)、高質(zhì)量地確定檔案的收集范圍。

江蘇省徐州市政府采購(gòu)中心自一九九八年十二月成立以來(lái)，已經(jīng)走過(guò)了近十二年的時(shí)間。采購(gòu)中心成立初期，所有的采購(gòu)檔案一直在經(jīng)辦人手中，經(jīng)辦人對(duì)自已所辦理的采購(gòu)項(xiàng)目心中比較清楚，查閱調(diào)用也較為方便。隨著工作量的不斷增大，形成的采購(gòu)檔案也愈來(lái)愈多，采購(gòu)檔案的管理也隨之不斷的加大起來(lái)。采購(gòu)檔案存放在經(jīng)辦人手中，還屬于比較低檔的管理辦法，很難適應(yīng)發(fā)展的需要。市財(cái)政局、采購(gòu)中心的領(lǐng)導(dǎo)非常重視采購(gòu)檔案管理工作，及時(shí)調(diào)整工作方法，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，安排專人負(fù)責(zé)檔案的管理工作，并對(duì)收集的政府采購(gòu)檔案，按其形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行條理化的分類、排列、編目，使政府采購(gòu)檔案系統(tǒng)化，由分散到集中、有序，消除了各種可能損壞檔案的不利因素，最大限度的延長(zhǎng)檔案載體的壽命，維護(hù)其系統(tǒng)性和完整性，保證了政府采購(gòu)檔案的齊全、真實(shí)、完整；更便于政府采購(gòu)檔案的管理和利用，并能夠全面、歷史地反映政府采購(gòu)活動(dòng)的全貌。

2.檔案整理是做好檔案工作的基礎(chǔ)

檔案的整理、編目在于了解熟悉檔案的內(nèi)容，強(qiáng)化檔案的有序性和規(guī)律性。檔案所載信息，有一些是零散的、不成系統(tǒng)的，要使這成為對(duì)人們有利用價(jià)值的檔案信息，就必須進(jìn)行整理和加工，就要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、研究、綜合，選擇具有一定價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)字等材料，編輯加工成為能夠說(shuō)明某一主題的索引、匯編、簡(jiǎn)介、專題資料等，儲(chǔ)存于各種載體中，通過(guò)各種渠道予以輸出，為利用者服務(wù)。

徐州市政府采購(gòu)中心成立的最初幾年中，一直是按照采購(gòu)方式即公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行整理、歸檔、立卷的。當(dāng)某一采購(gòu)項(xiàng)目因客觀原因而改變采購(gòu)方式時(shí)，所形成的采購(gòu)檔案就自然被分開(kāi)了，這樣就給查找利用帶來(lái)諸多的不便。自二零零三年《政府采購(gòu)法》實(shí)施后，根據(jù)《政府采購(gòu)法》的有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，客觀、完整地保存整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)所有記錄的要求，我們及時(shí)調(diào)整了以往的歸檔立卷方法，將以往按采購(gòu)方式分類的裝訂方法調(diào)整為按采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行收集、整理、裝訂，切實(shí)保證采購(gòu)文件的完整性、安全性和保密性。自采購(gòu)登記開(kāi)始，到整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束，包括驗(yàn)收、結(jié)算，所有的采購(gòu)資料形成一套完整的采購(gòu)檔案。不僅保證了采購(gòu)文件的客觀性與完整性，而且為查閱調(diào)用檔案資料提供了極大的方便，同時(shí)也大大的提高了工作效率。

經(jīng)過(guò)幾年的積累與沉淀，徐州市政府采購(gòu)中心的檔案已初具規(guī)模，形成了門(mén)類齊全資料完整的檔案庫(kù)。涵蓋了貨物、工程、服務(wù)三大類，包括汽車(chē)、電梯、消防、計(jì)算機(jī)、中央空調(diào)等72個(gè)類別的8000多家供應(yīng)商庫(kù)；同時(shí)形成了中央空調(diào)、電梯、消防、電信傳輸?shù)?2個(gè)專業(yè)門(mén)類460多人的評(píng)標(biāo)專家?guī)?；以及近幾年?lái)所形成的萬(wàn)余卷的采購(gòu)項(xiàng)目檔案庫(kù)。

3.利用是檔案工作的最終目的

完善政府采購(gòu)檔案建設(shè)與管理工作，必須根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高政府采購(gòu)檔案管理的水平和效能。隨著時(shí)代的進(jìn)步，創(chuàng)新政府采購(gòu)檔案管理需要強(qiáng)化的制度觀念和信息觀念，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案建設(shè)與管理的制度規(guī)范化和信息化。

首先，建立健全政府采購(gòu)檔案管理責(zé)任制度，實(shí)現(xiàn)依法管理。加強(qiáng)制度建設(shè)是根本前提和重要保證。從國(guó)家檔案管理的法律和政策看“，依法建檔”是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，制度管“檔”是規(guī)范管理的核心問(wèn)題。在這方面，國(guó)家都有明確的法

徐州市政府采購(gòu)中心十分重視政府采購(gòu)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，把開(kāi)發(fā)利用工作擺在首位，視為生命線。在實(shí)際工作中切實(shí)做好了政府采購(gòu)檔案的開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮了檔案的歷史憑證作用，并用以指導(dǎo)日常的實(shí)際工作。因?yàn)槔檬菣n案工作的基本職責(zé)之一,是檔案工作的核心，是檔案管理的價(jià)值所在。利用是在安全保密的前提下，堅(jiān)持主動(dòng)服務(wù)、開(kāi)放服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的思想，充分發(fā)揮職能作用，為利用者提供方便，做到積極、熱情，高質(zhì)量地做好服務(wù)工作。搞好檔案利用是檔案管理人員的份內(nèi)職責(zé)，是體現(xiàn)檔案管理效益的重要標(biāo)志。開(kāi)發(fā)利用工作做得越好，才能更多地發(fā)揮采購(gòu)檔案潛藏的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，充分體現(xiàn)采購(gòu)檔案和采購(gòu)檔案工作的價(jià)值；也只有這樣，政府采購(gòu)檔案和政府采購(gòu)檔案工作才能倍加受到重視，才能有自身的生存和發(fā)展條件，才能擴(kuò)大自身在政府采購(gòu)工作中的活動(dòng)舞臺(tái)?？梢哉f(shuō)，政府采購(gòu)檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，集中體現(xiàn)著政府采購(gòu)檔案工作的生命力和競(jìng)爭(zhēng)力。這就是中國(guó)廣大檔案工作者常說(shuō)的，檔案工作重在管理，貴在利用。利用是檔案工作的生命，是檔案工作的最終目的。只有通過(guò)檔案利用，檔案自身的價(jià)值才能得到社會(huì)的認(rèn)可，檔案工作才能發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。否則，價(jià)值再高、再珍貴的檔案也都是沒(méi)有生命力的。檔案利用工作既是宣傳檔案工作的窗口，也是檔案價(jià)值體現(xiàn)的重要方式。因此，必須把檔案利用工作擺在重要的戰(zhàn)略地位來(lái)認(rèn)真加以對(duì)待。

三、積極創(chuàng)新，做好檔案管理的制度化和信息化

律規(guī)定。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《政府采購(gòu)法》中有關(guān)檔案管理的要求，我們?cè)趯?shí)際工作中制定了一套完整的檔案管理制度，具體有：《檔案人員崗位制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案調(diào)閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》等。按照法律法規(guī)的要求，規(guī)范工作程序，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家歸檔、管理、利用等方面的政策，保證了檔案工作順暢，也促進(jìn)了檔案工作水平的提高。

其次，加強(qiáng)檔案信息管理，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案建設(shè)與管理的信息化。檔案信息管理作為知識(shí)資源的作用，側(cè)重于將知識(shí)從來(lái)源、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、整理到流動(dòng)、傳播、交流，直至學(xué)習(xí)、利用、共享、評(píng)估的一系列過(guò)程，整合成一個(gè)完整的知識(shí)管理體系。作為信息社會(huì)眾多信息源中最基礎(chǔ)的部分，檔案信息資源對(duì)推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和促進(jìn)科技創(chuàng)新極為重要，其科學(xué)管理和有效使用，對(duì)科學(xué)決策、資源共享、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、提高效率都產(chǎn)生著積極影響。調(diào)適檔案管理行為，逐步建立起與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型檔案管理體系是檔案管理工作發(fā)展的迫切要求。徐州市政府采購(gòu)中心重視信息管理工作，充分利用現(xiàn)有的信息管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，把檔案的潛力通過(guò)檔案信息的輸出充分發(fā)揮出來(lái)，基本實(shí)現(xiàn)了方便快捷的自動(dòng)化辦公。知識(shí)就是力量，知識(shí)在于積累，積累依靠檔案。這就是社會(huì)、知識(shí)和檔案的聯(lián)系。

我們相信，只要不斷提高采購(gòu)檔案管理水平，認(rèn)真做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，牢固樹(shù)立服務(wù)政府采購(gòu)的思想理念，改變檔案工作“養(yǎng)在深閨無(wú)人識(shí)”的局面，使檔案工作真正成為“各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和必不可少的重要環(huán)節(jié)”，我們的檔案工作就一定能夠做好，必定能促進(jìn)政府采購(gòu)的發(fā)展。