□徐亮

檔案具有對(duì)事實(shí)的考證作用，這種考證作用發(fā)揮了檔案部門(mén)作為第三方的鑒證作用，但是對(duì)于檔案本體的鑒別證明仍然是一大研究空白。這種鑒證作用的研究一般都局限于對(duì)于檔案的鑒定，而檔案的鑒定和鑒證是有很大區(qū)別的。檔案鑒定是指判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程，它指的是一種流程，意味著一個(gè)完整的操作過(guò)程，具有時(shí)間的延續(xù)性；檔案鑒證則是檔案鑒定的結(jié)果，即表達(dá)第三方判定、確認(rèn)、證明最終結(jié)果的結(jié)論性判斷，具有結(jié)果判定性的特點(diǎn)。

檔案本體的鑒證一般認(rèn)為是屬于檔案館的責(zé)任。但是事實(shí)上，檔案館對(duì)于檔案本體的檢查只是形式上的，即材料的齊全完整和是否符合檔案的統(tǒng)一要求，而對(duì)于檔案內(nèi)容及事實(shí)的真實(shí)性、有效性，主要責(zé)任屬于形成部門(mén)的檢查還不完備，因此保存立卷人筆跡就顯得尤為重要。在檔案館的規(guī)章制度中，一般都要求“立卷人和檢查人簽字”，以明確立卷部門(mén)的責(zé)任。

隨著電子時(shí)代的到來(lái)，大批檔案信息采取了電子化的形式。目前多數(shù)檔案館均采取雙套制的做法，理論上雖然是紙質(zhì)版保存為主，電子版查詢利用為主，但是實(shí)際上紙質(zhì)版仍然是電子版本的打印稿形式，因此在實(shí)際上仍然屬于電子版為主，而紙質(zhì)版為輔的變化。電子打印稿檔案和手寫(xiě)紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)在于具有統(tǒng)一的格式，打印字跡清晰，查詢方便，便于辨認(rèn)。但是其缺點(diǎn)也是非常明顯的，即失去了筆跡作為檔案的鑒證作用，因而弱化了立卷部門(mén)的責(zé)任，這一點(diǎn)值得檔案學(xué)界的進(jìn)一步重視和研究。

一、檔案立卷強(qiáng)調(diào)檔案形成部門(mén)及立卷人對(duì)于檔案的責(zé)任

檔案本體的鑒證一般沒(méi)有嚴(yán)格的形式，而是采取事實(shí)默認(rèn)的規(guī)則，即簽字即為確認(rèn)檔案本體移交者和檢查者的責(zé)任在我。2006年頒布的《人民法院執(zhí)行文書(shū)立卷歸檔辦法（試行）》第二十六條明確規(guī)定：“卷內(nèi)備考表，由本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、驗(yàn)收人、立卷日期等項(xiàng)目組成?！揪砬闆r說(shuō)明’欄內(nèi)填寫(xiě)卷內(nèi)文書(shū)缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況；‘立卷人’由立卷人簽字；‘檢查人’由承辦執(zhí)行法官或執(zhí)行員簽字；‘驗(yàn)收人’由檔案部門(mén)接收人簽字；‘立卷日期’填寫(xiě)立卷完成的日期。”①這一規(guī)定明確了“立卷人、檢查人、驗(yàn)收人”三個(gè)行為主體在檔案文件形成過(guò)程中的不同作用。

檔案立卷之所以強(qiáng)調(diào)立卷單位及立卷人的對(duì)于檔案鑒證的責(zé)任，根本原因在于檔案學(xué)遵循歷史主義的原則。來(lái)源原則是檔案學(xué)最重要的理論原則，世界各國(guó)的手冊(cè)都以相當(dāng)多的篇幅對(duì)該項(xiàng)原則及其應(yīng)用問(wèn)題展開(kāi)了論述。可以說(shuō)幾乎所有的手冊(cè)都肯定了來(lái)源原則的科學(xué)性。加拿大的G·康圖爾和J·魯斯安教授在他們的著作中指出：“尊重來(lái)源原則，對(duì)檔案文件的證據(jù)價(jià)值是必要的。”②意大利的E·洛多里尼教授更在其名著《檔案學(xué)：原則和問(wèn)題》中指出：“總之，檔案整理原則，按我們的意見(jiàn)，就是絕對(duì)地恢復(fù)原來(lái)的順序。”又說(shuō)：“這一點(diǎn)對(duì)任何形式、種類(lèi)的檔案都是適用的，不管是近東神廟中的泥板檔案，中世紀(jì)商人的家庭檔案，還是現(xiàn)代國(guó)家檔案館中的檔案；也不管是用西方拉丁字母書(shū)寫(xiě)的文件，還是東方文字書(shū)寫(xiě)的文件，都應(yīng)如此?！雹鄹鶕?jù)這一原則，在西方國(guó)家的檔案館都采取了尊重來(lái)源的整理方法，將檔案管理工作的焦點(diǎn)集中于檢索工具的完善和如何更好地保存，從而不過(guò)分地干預(yù)檔案立卷的過(guò)程。

我國(guó)的檔案事業(yè)有著自身的特殊性，一般意義上強(qiáng)調(diào)立卷部門(mén)的責(zé)任，這比西方檔案學(xué)的來(lái)源原則更加強(qiáng)化了立卷部門(mén)作為檔案來(lái)源的主體以及他們應(yīng)對(duì)檔案鑒證負(fù)有主要責(zé)任的特征。如《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令）第十六條規(guī)定：“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學(xué)校各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門(mén)的教學(xué)、科研和管理等人員及時(shí)整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào)，制作卷內(nèi)目錄，交本部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機(jī)構(gòu)移交?！钡沁@一規(guī)定顯然沒(méi)有觸及檔案材料形成單位對(duì)于檔案文件內(nèi)容的責(zé)任問(wèn)題，而是采取了默認(rèn)的敘述方式。

檔案立卷主要從以下幾個(gè)方面強(qiáng)調(diào)立卷單位及立卷人的對(duì)于檔案鑒證的責(zé)任：

（1）作為檔案材料形成單位，確保檔案形成內(nèi)容為真。即不“失真”，沒(méi)有偽造、編造、夸大、有意隱瞞的內(nèi)容。

（2）作為檔案材料的形成單位，在確保檔案齊全、完整、有效方面具有第一責(zé)任人的特點(diǎn)。檔案館作為檔案質(zhì)量的把關(guān)部門(mén)，一般來(lái)說(shuō)都不了解該檔案材料形成單位的具體工作，只能對(duì)一些形式上的和明顯內(nèi)容上的疏漏進(jìn)行檢查，但是對(duì)于隱含在文件材料本身內(nèi)容的是否齊全、完整、有效，顯然根據(jù)來(lái)源原則，應(yīng)具有第一責(zé)任部門(mén)的特點(diǎn)。

（3）作為檔案材料形成單位的立卷人和檢查人，對(duì)檔案內(nèi)容真實(shí)性具有代表該檔案材料形成部門(mén)的權(quán)限，具有“證人”式的效力。檔案材料是實(shí)際工作實(shí)踐的產(chǎn)物，是檔案材料形成部門(mén)從事各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄。如果要想反映出檔案材料形成部門(mén)工作活動(dòng)的全貌，就要把檔案材料形成部門(mén)全年各項(xiàng)重要工作中產(chǎn)生的材料收集齊全、完整。立卷時(shí)，必須尊重客觀實(shí)踐形成的文件材料，決不可憑主觀愿望進(jìn)行舍取或虛構(gòu)。本單位受到上級(jí)表?yè)P(yáng)的文件要立卷，受到上級(jí)批評(píng)的文件也要立卷；單位形成的正確文件要立卷，形成的錯(cuò)誤文件也要立卷?？傊?，保持文件的真實(shí)性和本來(lái)面貌，是立卷人員必須遵循的原則，切不可隨人的意志把已經(jīng)成為歷史的文書(shū)案卷加以更改。

二、簽字和字跡是檔案立卷單位及立卷人責(zé)任的重要體現(xiàn)

在明確了來(lái)源原則和誰(shuí)是檔案內(nèi)容鑒證的第一責(zé)任部門(mén)、第一責(zé)任人之后，采取某種方式昭示、明確這種責(zé)任就顯得尤為重要了。很顯然，多數(shù)的檔案館都采取了立卷人和檢查人簽字的方法來(lái)明確責(zé)任歸屬。在立卷過(guò)程中，立卷人或立卷檢查人發(fā)現(xiàn)該案卷的問(wèn)題及需要說(shuō)明的情況，都應(yīng)該寫(xiě)在備考表上。例如，卷內(nèi)文件是否完整，是否缺張少頁(yè)，立卷后插卷的文件，請(qǐng)示件隔年批復(fù)情況等等，立卷人和立卷檢查人都要親自簽名，以示負(fù)責(zé)。案卷移交檔案部門(mén)后，卷內(nèi)文件有何變動(dòng)或發(fā)現(xiàn)需要說(shuō)明的情況，可由檔案管理人員隨時(shí)在備考表上注明，填注者也應(yīng)簽名并注上填寫(xiě)日期，以示負(fù)責(zé)。

由于傳統(tǒng)的立卷方法煩瑣、復(fù)雜，主觀隨意性較大，很難把握案卷質(zhì)量，使得每年的立卷歸檔成為文書(shū)立卷人員的一項(xiàng)負(fù)擔(dān)，降低了檔案管理的效率。國(guó)家檔案局從1997年開(kāi)始著手制定《歸檔文件整理規(guī)則》，經(jīng)過(guò)了六個(gè)階段和八次易稿，最后于2001年1月1日正式實(shí)施了《歸檔文件整理規(guī)則》。其中規(guī)定：“備考表項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期，置于盒內(nèi)文件之后。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期?！睔w檔文件目錄、備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目要填寫(xiě)清楚、規(guī)范，字跡材料要符合要求。這都說(shuō)明書(shū)寫(xiě)字跡不僅起到明確責(zé)任者的作用，還起到了字跡確系本人書(shū)寫(xiě)的鑒別性作用。

隨著現(xiàn)代社會(huì)向信息化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展，檔案材料形成部門(mén)基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)信息化，電子打印文件已經(jīng)普及到機(jī)關(guān)部門(mén)，而且正在向真正的電子檔案邁進(jìn)，這將對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起到積極的促進(jìn)作用。但在相當(dāng)多的檔案材料形成部門(mén)，印章電子化、簽名電子化、打印簽字，甚至缺少簽字，造成手續(xù)不齊全、無(wú)效的情況日益增多，嚴(yán)重影響了立卷單位、立卷人作為責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，損害了檔案文件的鑒證效果。

簽字和字跡是檔案立卷單位及立卷人責(zé)任的重要體現(xiàn)，體現(xiàn)在三個(gè)方面：

（1）簽字和字跡能夠證明檔案形成材料確系該部門(mén)形成，具有認(rèn)證作用。

（2）簽字和字跡本身即是歷史時(shí)代的證明，應(yīng)該尊重歷史檔案形成的歷史過(guò)程，不應(yīng)追溯電子化，將原有歷史檔案的封皮、封底、簽字一概地更新，從而抹除了立卷人的證人地位。

（3）簽字和字跡具有檢索作用和查考作用。簽字的立卷人和檢查人往往是歷史事件的親歷者，能夠回憶起事件的基本細(xì)節(jié)和過(guò)程，因此能夠根據(jù)簽字尋找到歷史事件的知情者。2009年投入使用的“甘肅省衛(wèi)生廳政務(wù)辦公系統(tǒng)”就可以提供根據(jù)案卷立卷人實(shí)現(xiàn)信息查詢的作用，顯然已經(jīng)意識(shí)到了立卷人的作用。某高校檔案館在查詢五·一六事件處理某學(xué)生的意見(jiàn)時(shí)陷入信息海洋中，多次檢索、尋找均沒(méi)有相關(guān)信息，后根據(jù)某相關(guān)檔案的立卷人，找到了已經(jīng)退休的原部門(mén)立卷人，經(jīng)過(guò)他的回憶，該校檔案部門(mén)順利找到了含有對(duì)該名學(xué)生處理意見(jiàn)的檔案。

三、檔案移交后鑒證責(zé)任的部分轉(zhuǎn)移

檔案形成部門(mén)在立卷完成，檔案部門(mén)檢查無(wú)誤后會(huì)將檔案材料移交檔案部門(mén)。進(jìn)入這一階段后，檔案本體的鑒證責(zé)任就部分轉(zhuǎn)移到了檔案部門(mén)。

（1）檔案的鑒證責(zé)任在檔案形成過(guò)程中已經(jīng)有檔案部門(mén)的參與。檔案部門(mén)作為檔案法律法規(guī)的監(jiān)督執(zhí)行者，對(duì)檔案的形成全過(guò)程具有監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的作用。因此，立卷人的工作本身就體現(xiàn)了檔案部門(mén)的意志和權(quán)限。檔案的鑒證主要體現(xiàn)在檔案的鑒定工作上，涉及立卷、收集整理、保管利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)。“確定文件檔案的質(zhì)量、價(jià)值和去向，這是鑒定工作的直接目標(biāo)與任務(wù)。質(zhì)量包括質(zhì)與量，一個(gè)全宗的文件檔案是否完整齊全、真?zhèn)?、損毀等情況如何。價(jià)值包括對(duì)文件檔案保管期限的劃分。去向即歸檔、進(jìn)館或銷(xiāo)毀等。”④做好鑒定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質(zhì)量，把檔案優(yōu)化問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，使檔案資源得以優(yōu)化，而且減輕了以后存毀鑒定的負(fù)擔(dān)，有利于減輕日后檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力。

（2）檔案移交后，鑒證責(zé)任部分轉(zhuǎn)移到了檔案部門(mén)，檔案部門(mén)始終對(duì)檔案的完整、齊全、有效性進(jìn)行保護(hù)，確保信息載體不退化，信息內(nèi)容不損耗。如《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定：“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)采用先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對(duì)已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制?！比绻霈F(xiàn)類(lèi)似的情況，不僅會(huì)損害檔案本體的權(quán)威性，還使檔案失去可靠性。1989年，吉林省檔案局和長(zhǎng)春市檔案局在檔案執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，某市檔案館從1979年至1989年的10年間共丟失檔案46卷。為了應(yīng)付聯(lián)合調(diào)查組的檢查，該館領(lǐng)導(dǎo)居然采取將館藏檔案一卷拆成兩卷、到立卷單位尋找與原卷內(nèi)容并不相關(guān)的材料湊卷、涂改原來(lái)的案卷目錄等所謂的補(bǔ)救辦法，制作了9個(gè)內(nèi)容失真的案卷來(lái)頂替丟失的案卷，在已丟失檔案的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大了損失范圍。以上違法行為均已觸犯了《檔案法》。

但是檔案部門(mén)的責(zé)任畢竟是有限的。一般而言，檔案形成部門(mén)移交檔案以后，檔案管理部門(mén)會(huì)將該檔案作為真實(shí)可靠的憑據(jù)而加以采信，基本上不再對(duì)檔案材料本身的內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)疑。只有當(dāng)多個(gè)檔案材料提供的信息發(fā)生沖突時(shí)才會(huì)進(jìn)一步尋找當(dāng)事人，尤其是立卷人、檢查人進(jìn)行情況的核實(shí)。

根據(jù)以上的分析，我們可以得出幾點(diǎn)重要的啟示：

第一，應(yīng)建立健全立卷人、檢查人的責(zé)任制度，保障檔案本身可靠性、可信性。在目前的簽字默認(rèn)機(jī)制的基礎(chǔ)上，應(yīng)該進(jìn)一步明確立卷人、檢查人的責(zé)任、權(quán)限，從而使檔案信息更加可靠，更加具有權(quán)威性。

第二，盡量采取檔案形成部門(mén)和立卷人相一致的原則，謹(jǐn)慎采取檔案部門(mén)協(xié)助形成部門(mén)歸檔。一些檔案部門(mén)為了省去指導(dǎo)檢查的麻煩，采取了將文件材料統(tǒng)一到檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)的檔案員進(jìn)行統(tǒng)一整理的辦法。這種方法雖然減少了兼職檔案員頻繁變動(dòng)，指導(dǎo)收集困難的問(wèn)題，卻模糊了立卷責(zé)任，使檔案形成部門(mén)逃脫了應(yīng)負(fù)的責(zé)任，是不當(dāng)之舉。

第三，盡量保存原始檔案封皮、封底、卷內(nèi)備考表上的原始筆跡，盡量不要因?yàn)樾问缴系拿烙^或是應(yīng)付檢查，任意拆卷、補(bǔ)卷，造成立卷人轉(zhuǎn)移、立卷人簽字丟失的現(xiàn)象發(fā)生。檔案管理中允許出現(xiàn)拆卷的情況，但一般只有在確有必要的情況下才需要進(jìn)行。拆卷使立卷人和檢查人發(fā)生變化，使原有的立卷人逃脫責(zé)任，是不尊重歷史的做法。

第四，檔案的立卷人、檢查人務(wù)必本人親自書(shū)寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)要提出“工整、利于辨認(rèn)”的要求。在這個(gè)基礎(chǔ)上，應(yīng)該對(duì)檔案的封皮、封底的書(shū)寫(xiě)都盡量采用手工書(shū)寫(xiě)的方式，以增加、提升筆跡對(duì)檔案本體的鑒證效果。

第五，在信息管理系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)和增加以立卷人進(jìn)行檢索的模塊，從而按照立卷人進(jìn)行歷史資料的整理和研究，拓寬研究的視野。

總之，檔案實(shí)質(zhì)上是一種歷史的憑證，能夠?yàn)闄n案形成部門(mén)的行政管理、人事變動(dòng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、職稱(chēng)評(píng)定、個(gè)人信用認(rèn)定等方面提供法律上的證明。但是如果檔案本體無(wú)法得到有效的鑒證，那么將影響到檔案的權(quán)威性和可靠性，充分重視立卷人的筆跡保存，分清責(zé)任，值得學(xué)界的重視和思考。

注釋?zhuān)?/p>

①最高人民法院印發(fā)《關(guān)于執(zhí)行案件督辦工作的規(guī)定》等三項(xiàng)執(zhí)行工作制度的通知。附：關(guān)于執(zhí)行案件督辦工作的規(guī)定（試行）、關(guān)于執(zhí)行款物管理工作的規(guī)定（試行）、人民法院執(zhí)行文書(shū)立卷歸檔辦法（試行），法發(fā)[2006]11號(hào)。

②Canl Couture and Jcan-yvcs Roussean：《Los Archrios enelSiglo ZZ》,Primeledieionenespanol,1988，Archrivo Generaldela Nacion，Secre tariade golernacion,MercicO,p.190.

③Elio Lodolini：《 Arehivistiea,Principrisy Problemas》，Edicion espanla de 1a Aseiaeion Espan01a dc Archriesos,BU—liotecarios museolo gosyDocumcntalistas,1993,p.204.

④劉國(guó)能：《檔案鑒定工作內(nèi)容、原則、標(biāo)準(zhǔn)與方法》，《中國(guó)檔案》，2005年第9期：第32頁(yè)。