彭國南

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高職院校低值易耗品管理探析

彭國南

（漳州職業(yè)技術學院 總務處，福建 漳州 363000）

隨著信息化辦公以及職業(yè)技術的發(fā)展，職業(yè)院校的辦公與教學的低值易耗品消耗較多，對這些易耗品的采購、保管與進出登記是提高使用效率，減少浪費的關鍵。但是，當前很多高校在這些低值易耗品的管理上比較隨意，造成了學校財產(chǎn)的嚴重浪費。針對這種實際情況，結合各個高校在管理上的有效舉措，進行了深入思考。

高職院校；易耗品；后勤管理；

低值易耗品是指一次性使用即消耗或不能復原的物質，如教學辦公的紙筆耗材，實驗活動中消耗的各種材料、燃料、試劑、面料、紗線等，以及容易破碎或消耗的物品如玻璃器皿、元件、零配件等。低值易耗品是高職院校辦公、實驗以及學生技能訓練的物質基礎，是高職院校資產(chǎn)的重要組成部分，應加強實驗易耗品的科學化管理，提高管理人員的綜合素質，充分發(fā)揮其效益，減少學校財產(chǎn)的流失[1]。隨著市場體制的建立及辦學規(guī)模的逐步擴大，及時、準確地從價值和實物形態(tài)上加強對易耗品的科學化管理，充分發(fā)揮其效益已成為高職院校管理工作的一個重要課題。

一、管理好低值易耗品的重要意義

對于高等職業(yè)院校來講，培養(yǎng)的是有較強職業(yè)能力、實踐能力的高等應用性人才，實驗實訓教學是培養(yǎng)學生實踐能力的重要環(huán)節(jié)。由于對辦公、實驗以及技能訓練所需要的易耗品的數(shù)量和品種的需求量逐年增加，因此，易耗品管理對于職業(yè)院校顯得十分重要。

1.提高學校物資使用率

對于高職院校來講，低值易耗品的消耗量較大，主要原因是使用過程中存在著采購與需求不吻合、使用浪費嚴重、庫存保管不善等等問題，加強對低值易耗品的有效管理，可以提高易耗品的使用效率。從大的方面來講，還有利于減少資源的浪費，培養(yǎng)學生的良好習慣，落實科學發(fā)展觀，也是學校管理文化水平的反映。

2.有力地保障教學工作的正常開展

高職低值品數(shù)量大，品種多，型號雜，范圍廣，采購周期短，技術條件高，質量標準嚴，對物資供應的要求是時間急，計劃變化快。在教學中，低值易耗品使用頻繁、使用的人員多、損壞率極大、容易遺失，這樣就形成時常購置，而實驗中卻是有物不能用、想用沒有物的局面，嚴重地影響了實驗教學的進程[2]。所以，對這些物資的精細管理，可以使這些物品的使用、庫存情況一目了然，保證及時對物品進行補充，防止影響到教學工作的需要。

3.防止經(jīng)濟腐敗行為的發(fā)生

物品的采購環(huán)節(jié)是腐敗行為發(fā)生的高發(fā)地段，隨著現(xiàn)代化辦公方式以及高職實驗技能訓練的加強，低值易耗品的消耗量越來越大，但管理較不規(guī)范。同時，低值易耗品不僅僅是教學所需要的，而且其中大部分物資使用頻繁。所以，低值易耗品的采購、登記、保管環(huán)節(jié)都存在著渾水摸魚、徇私舞弊、貪贓腐敗的可能，一些部門人員與供應商相互勾結，侵害學校的利益，滋生腐敗行為。通過科學規(guī)范的手段對低值易耗品進行規(guī)范的制度化管理，進行規(guī)范、公開、公平、公正的采購制度，可以防止腐敗行為的發(fā)生，還校園一片凈土。

二、低值易耗品管理中存在的主要問題

從程序上講，學校易耗品管理屬于院系和后勤管理部門雙重領導。在材料管理上，任課教師與部門人員依據(jù)計劃填寫耗材名稱、數(shù)量等，匯總后交給后勤部門去購置、驗收保管、領取耗材。但是在細節(jié)管理上尚有許多具體問題值得探討，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.物資耗材管理意識不夠，隨意性大

低值品由于涉及面廣、品種繁多、單位價值小，許多單位往往重視不足、疏于管理。個別教師往往不能夠提前提出計劃，而是到用時才想到要購買實驗材料，這樣就造成了低值品采購的無計劃性，使低值品的采購和管理處于無序狀態(tài)，造成低值品管理困難[1]。加上在教學活動過程中，部分教師對學生要求低，學生的道德觀念不強，不愛護公共財產(chǎn)，隱瞞損壞情況，庫房的保管人員缺乏科學管理意識。老師與學生對于所缺物品隨用隨拿，使用完后隨處放置，沒有較好的規(guī)范管理制度，使得低值易耗品的管理尤為困難。

2.物資采購、登記管理不夠規(guī)范

長久以來，低值易耗品重采購、輕管理，很多物品游離于審計范疇外，管理中常出現(xiàn)以下漏洞：采購過程虛報價格、以次充好、以舊冒新，冒領變賣現(xiàn)象時有發(fā)生[3]。由于對耗材的使用去向可管可不管或者干脆不管，領用或維修單據(jù)可有可無，資產(chǎn)便在這種松懈的管理中悄悄流失；即使對耗材的領用和維修有單據(jù)的，單據(jù)內(nèi)容的真實性和必要性，設備維修的可行性，耗材的質量，也缺乏相應的監(jiān)管，這種缺乏監(jiān)管的后果必然滋生腐敗。

3.缺少規(guī)范的管理監(jiān)督機制

目前大部分高校的耗材采購存在多頭管理現(xiàn)象，即由各耗材使用部門自行聯(lián)系供貨商，定期送貨，按供貨商報出的價格結算。有的單位實行集中采購，但因耗材市場管理的不規(guī)范和耗材品種、數(shù)量的復雜化，使集中采購也僅流于形式。如：后勤設備維修配件和耗材往往由后勤部門自行采購、保管和領用；實驗設備耗材及維修配件通常由設備管理處或實驗中心自行采購、保管和領用；各系部處室辦公耗材由各部門自行采購再到財務處報銷。對耗材使用的必要性和設備維修的可行性缺乏論證和監(jiān)管，有既當運動員又當裁判員之嫌，這種管理模式存在很大的弊端。[4]

4.缺乏專業(yè)化的管理人員

由于受到傳統(tǒng)習慣和思維的影響，絕大部分易耗品的管理都處于低級階段。其中工作技術含量低，工作環(huán)境繁雜、瑣碎、臟、亂、差，工作人員被視同于體力勞動崗位[5]。但是，隨著辦公自動化和網(wǎng)絡的普及、數(shù)碼電子產(chǎn)品的廣泛應用、倉庫管理軟件的使用，對倉管素質的要求越來越高。要求能識別成千上萬種低值易耗品相應的中英文名和各類技術參數(shù)；能填寫各類單據(jù)；能操作電腦使用管理軟件；能填報采購計劃；還要具備管理能力；與各部門間協(xié)調能力。當前，很多高校的易耗品管理層次與人員都不符合要求。

三、加強低值易耗品管理對策

1.加強制度化管理

制度是保證規(guī)范管理的基礎。學院要加強制定對易耗品進行管理的嚴格制度，從物品的計劃、采購、入庫、登記、領取、歸還、報廢、維修、補充等環(huán)節(jié)進行嚴格的、具有操作性的程序規(guī)定，保證每一個環(huán)節(jié)的合理性與規(guī)范性，防止漏洞的出現(xiàn)。制度的制定可以保證各部門在各自的職責范圍內(nèi)有章可循，出現(xiàn)問題有責任人、有處理依據(jù)。制度的落實要靠嚴格的登記制度作為保證，要建立完善的信息檔案制度，對易耗品的每一個環(huán)節(jié)進行嚴格登記管理，包括名稱、價錢、廠家、型號、購買日期以及保管人等，并經(jīng)常查賬核對。

2.加強信息化管理

隨著計算機技術的快速發(fā)展，對低值設備進行網(wǎng)絡化管理是管理方法和技術手段的革新。管理系統(tǒng)實現(xiàn)可以對全校各單位低值耐用品的信息化管理，建立了低值耐用品數(shù)據(jù)庫。學校主管部門有一個終端用戶，各部門有不同的子用戶，通過用戶名密碼登錄，各部門隨時可以進行信息的查詢、登記等功能。這種管理方式不但實現(xiàn)了對低值耐用品信息化、規(guī)范化管理，而且杜絕了管理中的一些漏洞，信息化管理又在很大程度上提高了工作效率，減少了人力物力的浪費。

3.建立高水平的管理隊伍

在高職院校，實驗室及設備管理人員等在學校中一直處于附屬地位，人員不受重視。其實，隨著信息技術的發(fā)展、高校職業(yè)技能訓練、課堂教學實驗的大力發(fā)展，高校相關的易耗品種類極為繁多，物品管理工作更為千頭萬緒，不僅會涉及到教學、管理、科學、研究、設備采購、儀器維修等很多方面，因此要具備多方面的綜合能力和寬廣的基本理論知識，并在一定理論基礎上通過培養(yǎng)和實踐訓練形成應用知識的能力。所以，當前的物資管理人員的綜合素質亟待提高，需要引進一些各個專業(yè)的相關畢業(yè)生人才，并從思想、管理等方面加強培訓。

4.做好物品的采購工作

招標采購是易耗品管理中最重要的一環(huán)，在招標采購過程中有效的監(jiān)督是做好招標采購工作的保證，可防范采購過程中的不正當行為，增加采購工作的透明度；而在管理過程中有效的監(jiān)督則可防范資產(chǎn)的流失。有效的監(jiān)督一方面是指制度的監(jiān)督，要建立健全完善的招標采購制度；另一方面是民主的監(jiān)督，建立學校招標采購監(jiān)督機構，全面負責監(jiān)督招標采購工作。當前，很多大宗的物資采購都受到了政府的有效監(jiān)督，但是現(xiàn)階段高校低值易耗品采購已具備了批量和規(guī)模的優(yōu)勢，但因低值易耗品零散的特殊性，除少部分相對集中的類別實行政府采購協(xié)議供貨外，未納入政府采購的由各高校參照政府采購程序進行招標采購。所以，學院應該嚴格組織招標，實施陽光采購。

5.減少庫存，避免物資積壓

庫存積壓看起來物資還在，但是其本身就占用了一部分資金，而且一些易耗品具有一定的保值期，積壓就意味著損耗。所以，在低值易耗品管理過程中，要注意以下幾條經(jīng)驗以防止積壓問題：首先，采購人員經(jīng)常通過計算機了解庫存量，多與實驗人員溝通，了解需求情況。其次，通用物品按上報計劃的100~120%采購，專業(yè)性強或不常用的物品，要嚴格按計劃采購。再次，采購來的物品在辦理完入庫手續(xù)后，通知領用人盡快領取，庫存中有同類物品時，將新進物品替換庫存，以避免過期、失效或揮發(fā)性藥品的揮發(fā)。同時，出庫時管理人員通過微機查詢領用人上報的計劃，嚴格按上報計劃中的物品和數(shù)量出庫。[6]對于一些化學試劑和指示劑等因計劃不易控制而遺留下來的物品,，可能會造成一定程度的積壓，采用定期清庫并免費奉送給相關實驗室的辦法，避免物品的長期積壓和浪費,也能為實驗室解決一些實際問題。

6.加強教育培訓，提高節(jié)能認識

在低值易耗品的使用中，要加強對教師與學生的教育以及對于管理人員的培訓工作，這是提高使用效率的關鍵。首先，要堅強對管理人員的教育培訓，讓他們提高對制度的理解深度，熟練程序，建立嚴格按照制度執(zhí)行的意識；其次，要加強對教師的教育，讓他們學會如何配合管理部門科學地使用易耗品，如何避免浪費等；再次，要堅強對學生的教育，讓學生養(yǎng)成一個良好的物品使用習慣，這不僅有利于節(jié)約物資，也是對學生進行良好行為和道德認識的渠道。

實踐證明，只要我們努力去挖掘低值易耗品采購供應與管理過程好的管理方法和經(jīng)驗，就能不斷提高我們的服務質量、工作效率和管理水平，就能把我們的工作做得更好。

[1]韓茹.如何加強高職院校實驗實訓室材料和低值品管理[J].現(xiàn)代企業(yè)文化：理論版,2009(8):44-45.

[2]梁曉鋒，劉科財．高校低值易耗品管理的問題與對策[J].科技信息,2008(31):569.

[3]趙小虎，淺論高校低值易耗品的采購與管理[J].中國現(xiàn)代教育裝備,2009(15):13-15.

[4]胡靜濤.試議高校低值易耗品監(jiān)控體系[J].廣西工學院學報,2006增刊:174-175 .

[5]李昌婭.淺談加強高校教學儀器中低值易耗品的管理[J].桂林師范高等專科學校學報,2003(3):40-41.

Study on Management of Consumables in Vocational Colleges

PENG Guo-nan

(General Office in Zhangzhou Institute of Technology ,Fujian ,363000,China)

With the development of office informationization and vocational schools, more and more consumables are used in the teaching and offices . The stock、storage and in-out registration of the consumables is key to improve efficiency and reduce waste. However, the optional management of these consumables in colleges and universities is causing a serious waste of school property. This paper makes in-depth thinking of it, aiming at the reality and combining the effective measures of various universities .

vocational; consumables;Logistics Management

2010－08－10

彭國南（1970－），男，福建泉州人，高級講師。

G718.5

A

1673-1417（2010）03-0127-03