董志尚 戴亞軍

摘要:隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展,在高校特別是高職高專院校中教學秘書工作存在著一些亟待解決的問題。文章分析了教學秘書工作的特點及存在的問題,并就加強教學秘書工作進行了思考。

關(guān)鍵詞:高職高專院校;教學秘書;工作創(chuàng)新

中圖分類號:G717文獻標識碼:A文章編號:1003-2851(2009)09-0100-01

在連續(xù)幾年的高校大擴招之后,我國高等教育從注重辦學規(guī)模的擴張開始轉(zhuǎn)向更加注重人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高,各個高校都在積極開展內(nèi)部管理體制的改革與探索,也不斷暴露出一些新問題。

一、高職高專院校系教學秘書工作的特點及存在的問題

高職高專院校系教學秘書作為系領(lǐng)導(dǎo)的工作助手,除了需要從事基礎(chǔ)教學管理工作之外,還要作為報賬員、考勤員、固定資產(chǎn)管理員、信息統(tǒng)計員等負責系里的文字工作、會務(wù)工作、信息檔案管理、辦公用品采購與管理等許多日常行政工作,其工作范圍涉及到方方面面,工作任務(wù)重、頭緒多。隨著學生和教工規(guī)模的增加,教學秘書承擔的工作任務(wù)越來越重、面臨的壓力越來越多,教學秘書工作主要有以下特點:

(一)政治性。教學秘書作為輔助系領(lǐng)導(dǎo)進行基層教學管理、處理日常事務(wù)的工作人員,其行為必然體現(xiàn)系領(lǐng)導(dǎo)的意愿,其言行常被認為是系領(lǐng)導(dǎo)的意圖。作為教學秘書要充分認識自身工作的政治性,要考慮大局利益做好本職工作,嚴守工作紀律,和領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致,避免給系里整體工作的開展帶來影響。

(二)事務(wù)性。教學秘書的工作基本上是具體的、事務(wù)性的工作,其工作職責主要涉及教務(wù)管理、科研活動、日常行政、信息資料管理等多個方面,與學校許多職能部門發(fā)生工作聯(lián)系,面寬線廣、紛繁復(fù)雜。在具體工作中,教學秘書既要服從系領(lǐng)導(dǎo)的安排,還要接受學校有關(guān)職能部門的管理。

(三)服務(wù)性。教學秘書的工資性質(zhì)就是服務(wù)。教學秘書的工作對象是多方面的,既有學校職能部門,又有本系師生,要做好方方面面的服務(wù)工作。其工作要溝通上下、聯(lián)系左右,做到上情下達、下情上達,發(fā)揮好“橋梁”作用,同時還要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),發(fā)揮參謀助手作用,為領(lǐng)導(dǎo)做好工作出謀劃策、提供建議。

二、高職高專院校系教學秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

(一)要有較高的思想政治素質(zhì)。教學秘書要當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,做好教務(wù)管理工作,這就要求教學秘書了解黨的教育方針和高等教育的規(guī)律,掌握學校的各種政策,及時收集、了解本系的基本情況、發(fā)展態(tài)勢和社會對本系的需求,及時提供領(lǐng)導(dǎo)正確決策所需的信息。如果不具備良好的政治素質(zhì)和較高的政策水平,教學秘書就不能承擔起所肩負的任務(wù)。

(二)要有強烈的服務(wù)意識。教學秘書的工作就是服務(wù)工作,上要對學校職能部門和系領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),下對全系教職員工和學生服務(wù),沒有多少發(fā)號施令的權(quán)限,只有把各方面交辦的工作做好的義務(wù)。在開展工作的過程中要注意服務(wù)對象的多層次性和服務(wù)內(nèi)容的多樣性,并努力改進服務(wù)的方式、方法,增強服務(wù)的主動性,提升服務(wù)水平、提高服務(wù)質(zhì)量。

(三)要有較強的組織協(xié)調(diào)能力和敏捷的思維能力。教學秘書工作瑣碎,千頭萬緒,只有做到工作計劃性強、思路明確、抓大放小、分清輕重緩急,才能高效率、高質(zhì)量地完成各項工作。在工作中要勤酌多思,善于總結(jié)經(jīng)驗,探索行之有效的工作方法。同時,在工作中要講究藝術(shù)性,不斷提高組織協(xié)調(diào)的能力,使各項工作充滿活力。

三、加強高職高專院校系教學秘書工作的措施

目前,在許多高職高專院校由于在教學秘書的配備、業(yè)務(wù)培訓、工資待遇等方面存在的問題,已經(jīng)導(dǎo)致了教學秘書更換頻繁、隊伍不穩(wěn)定,工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性,不可避免地影響了教學管理工作的正常運行。針對出現(xiàn)的問題,應(yīng)從以下幾個方面著手解決。

(一)加強教學秘書隊伍建設(shè)。各高校隨著辦學規(guī)模的不斷擴大、辦學層次的不斷增加,教學秘書的工作量也在不斷的增大。各高校及教務(wù)管理部門應(yīng)把教學秘書隊伍建設(shè)工作擺在重要位置,給予高度重視,加強業(yè)務(wù)培訓,著力提高教學秘書的素質(zhì),不斷提高其教務(wù)管理和服務(wù)水平,努力建設(shè)一支綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的教學秘書隊伍,為進行教務(wù)管理工作提供堅強的人員保證。

(二)加強教學秘書工作規(guī)范化建設(shè)。教務(wù)處要統(tǒng)一制定教學秘書工作職責,明確工作要求,由各系根據(jù)不同情況制定工作細則。教務(wù)處是學校教學管理的職能部門,教務(wù)處需要統(tǒng)一制定教學秘書工作職責,明確工作要點、完成各項工作的方法以及要達到的標準等;各系在此基礎(chǔ)上根據(jù)自己的特點制定教學秘書工作細則。明確的職責,不僅有利于學校教學管理工作的規(guī)范化,而且能夠彌補教學秘書更換給工作帶來的不便。

(三)增加編制,改善待遇。目前,各高校的教學秘書編制普遍不足,在許多高職高專院校的教學秘書還要負責處理各系的日常事務(wù),工作任務(wù)比較繁重。學校應(yīng)對教學秘書的工作進行適度量化,給教學秘書的工作給予一定的補貼,使教學秘書獲得的報酬與其崗位貢獻成正比,對大家關(guān)心的職稱評定等問題在政策上也應(yīng)有所傾斜,從而激發(fā)其工作積極性。

參考文獻

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