繆平均

查檔接待室是檔案部門的“窗口”,查檔利用接待工作是檔案館服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會(huì)建設(shè)最直接、最具體的工作體現(xiàn)。筆者在檔案館保管利用部門工作十余年,在日常的接待查閱工作中,曾嘗試了一些新型的方法與模式,也做了一些具體實(shí)際的調(diào)研,借鑒了同行的一些好的做法,現(xiàn)歸納之,以求鑒于同行。

一、做好導(dǎo)查工作

所謂導(dǎo)查就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度、對(duì)檔案館館藏內(nèi)容的了解,引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。眾所周知,當(dāng)一個(gè)人第一次來到一個(gè)極不熟悉的環(huán)境,自己置身于很陌生的領(lǐng)域中時(shí),如有人為其引導(dǎo),那當(dāng)然是利用者求之不得的好事情。需要導(dǎo)查的對(duì)象常常是以下幾種類型:1、是從來沒有到檔案館查過檔案的利用者;2、是對(duì)其查檔線索掌握不夠全面的利用者;

3、是所查的內(nèi)容需要跨越多個(gè)全宗才能查找到的利用者;4、是按檔案館通常查閱方法,即查閱了全引目錄后,沒有查到所需檔案的利用者;5、是在檔案館查閱了相關(guān)的檔案全引目錄和資料目錄后,都無法找到所需檔案的利用者。接待室導(dǎo)查的方法通常是:1、主動(dòng)詢問式,即主動(dòng)詢問利用者的查檔目的、已掌握所查檔案內(nèi)容的線索,如所查檔案內(nèi)容的時(shí)間、人物、單位、事件等等。2、主動(dòng)介紹式,主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹,其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法、查檔應(yīng)注意事項(xiàng)等的介紹。3、主動(dòng)告知式,即主動(dòng)告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號(hào)和檢索工具存放位置、查閱注意事項(xiàng)等。4、主動(dòng)引導(dǎo)式,也就是當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時(shí),作為接待人員,就應(yīng)主動(dòng)為利用者提供查找所需檔案資料的途徑和線索。如本館相關(guān)檔案的全宗名稱及目錄的情況或別的檢索工具,還有可能保存該檔案資料的別的檔案館等。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室,當(dāng)一個(gè)利用者自己不能順利地找到所需檔案時(shí),作為檔案館接待工作者,不能簡(jiǎn)單地宣判該檔案資料查不到或沒有,而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置,從而為利用者提供查找該檔案資料的途徑、線索和方法。這一過程就是排查。首先,分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系,包括文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系,如請(qǐng)示與批復(fù)、收文與發(fā)文的關(guān)系等;各文件之間的包含關(guān)系,如工作總結(jié)、會(huì)議講話稿、年報(bào)等包括全年很多的單個(gè)信息內(nèi)容;文件之間的辦理程序關(guān)系,如會(huì)議記錄與發(fā)文,一般是先研究后發(fā)文的程序;信息不同載體之間的互補(bǔ)關(guān)系,如檔案、資料、報(bào)紙、文件匯集、館藏錄像帶、錄音帶等不同載體材料之間的重疊與互補(bǔ)等。其次,梳理利用者所需檔案所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革情況,如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更,內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、改組、合并、撤消等。第三,掌握各級(jí)各類檔案館(室)的保管內(nèi)容、范圍、功能與區(qū)別。這就要求檔案館的查檔接待人員:一要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù);二要有為利用者著想的工作激情、熱心與高度的工作責(zé)任感;三是在檔案館閱覽室的接待工作者,對(duì)待每一位查檔利用者應(yīng)一視同仁,要有足夠的耐心與細(xì)心,盡職盡責(zé)的做好本職工作。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢(shì)下為滿足利用者不同類型、不同層面需求的一種市場(chǎng)行為,是一種有償服務(wù)方式。代查可分為三種,1、現(xiàn)場(chǎng)代查,這又分為兩種,一種是被動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,即利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙,而要求檔案館工作人員予以代查。另一種是主動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)代查,指利用者因?yàn)椴闄n行為上的障礙,需檔案館工作人員主動(dòng)代查,這主要是指那些卻需社會(huì)給予關(guān)愛的特殊群體,如老人、文盲、殘疾人等,對(duì)這部分特殊群體不僅要我們主動(dòng)給予熱情關(guān)愛,而且要盡可能給予無償服務(wù),給他們以人文上的關(guān)懷。2、委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、信函委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式,只要檔案館承諾有代為查找檔案資料工作的業(yè)務(wù),利用者和檔案館雙方就建立了一種簡(jiǎn)單的勞務(wù)合同關(guān)系。3、協(xié)議代查。機(jī)關(guān)、企業(yè)、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村等單位為編史修志、著書、研究、考證歷史等,需要查找大量的檔案資料,為降低成本,提高效率,與檔案館簽訂代查協(xié)議,檔案館根據(jù)其所列清單,代為查找所需的檔案資料,利用者付出一定的查檔費(fèi)、復(fù)印費(fèi)、代查勞務(wù)費(fèi),這叫協(xié)議代查。代查程序?yàn)?接收受理、告知利用事項(xiàng)(包括保密要求、收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間期限等)、收取費(fèi)用、送達(dá)所查資料。

四、做好協(xié)查工作

協(xié)查是指以國(guó)家綜合檔案館為主體,協(xié)同各類專業(yè)檔案館和各部門各單位檔案室,形成一個(gè)檔案查閱系統(tǒng),實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中,常碰到以下四種情況:1、在大多數(shù)社會(huì)公眾眼中,政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方,一旦需要查找檔案史料,只想到檔案館,他們不了解,更很難知道各類檔案館(室)的功能與分工,在此,綜合檔案館里常碰到利用者走錯(cuò)路入錯(cuò)門的現(xiàn)象。2、在其他專業(yè)檔案館(室)接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高,如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批,要正式介紹信,內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對(duì)外接待查閱不是他們的主要工作,對(duì)利用者大多不是推諉就是找不到人,使利用者有時(shí)不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。3、個(gè)別檔案館(室)沒有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn),造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生。4、在個(gè)別檔案室里,給利用者開具的檔案證明,一些部門“不買賬”,有關(guān)部門只認(rèn)準(zhǔn)檔案館的“檔案證明專用章”,因而使利用者交了錢拿了證明卻辦不了事。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路,把各級(jí)綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館,這在實(shí)際操作中需要一個(gè)較為艱難而長(zhǎng)期的過程。在這個(gè)過渡期,要徹底解決以上問題,為利用者做好協(xié)查工作,就顯得更為重要和必要。通常為利用者協(xié)查的具體做法是:首先,檔案館應(yīng)將館藏的全部目錄集中到一起存放,使利用通過導(dǎo)查能在較短的時(shí)間內(nèi),掌握檔案館館藏的內(nèi)容,為利用者查找檔案提供有價(jià)值、有意義的線索。其次,向利用者明確檔案館在查檔上的主體地位,即有統(tǒng)一、有步驟的調(diào)度、安排、監(jiān)管查閱者的權(quán)利。第三,在檔案館內(nèi)統(tǒng)一查檔制度,統(tǒng)一收費(fèi)票據(jù),統(tǒng)一收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。最后,根據(jù)利用者的要求,檔案館應(yīng)主動(dòng)在利用者所查檔案資料上加蓋“檔案證明專用章”。

五、做好陪查工作

近些年來,各級(jí)各類綜合檔案館都開展了檔案寄存業(yè)務(wù),特別是國(guó)企改制后的國(guó)有企業(yè)檔案大量進(jìn)入綜合檔案館里,帶來了利用者查檔上的突出矛盾。一是查閱量大。有時(shí)為了研究歷史上某一重大事件或某一個(gè)問題,如經(jīng)濟(jì)案件、歷史事件等,需要查閱幾百卷甚至上千卷檔案資料。二是查閱檔案的連貫性很強(qiáng)。如查某一大的工程出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)案件,查閱企業(yè)改制、企業(yè)房改問題等,不僅要查其基本的基建檔案、文書檔案,同時(shí)還要查閱會(huì)計(jì)檔案,另外在會(huì)計(jì)檔案中又有憑證、賬簿、報(bào)表,賬簿中又會(huì)有總賬和各分類帳表等。三是這一類問題查檔的不確定因素很大。有時(shí)要按照問題、歷史事件的線索順序查閱,有時(shí)要逆查,有時(shí)要橫向查,如會(huì)計(jì)總分類帳表等,甚至有時(shí)還要臨時(shí)查找線索,如當(dāng)事人口述依據(jù)等。四是查檔的專業(yè)性強(qiáng)。比如查閱會(huì)計(jì)檔案,就必須具備很強(qiáng)的會(huì)計(jì)專業(yè)技能和知識(shí)。工程中經(jīng)濟(jì)案件,大的歷史事件也是如此。這種查閱需求的特殊性很大,檔案館如果按正常的調(diào)卷查閱的話,是很難應(yīng)付的。至少需要3個(gè)人為其提供服務(wù),庫(kù)管員調(diào)卷,接待人員收卷,庫(kù)管員一天進(jìn)出庫(kù)房多次,調(diào)卷量大,很辛苦,而利用者往往還不滿意。這就需要實(shí)行陪查,即檔案館工作人員陪同利用者到檔案庫(kù)房查找利用者所需的檔案。把利用作為最大追求目的的國(guó)家級(jí)綜合檔案館,依據(jù)單位部門利用檔案的實(shí)際,適度展開陪查業(yè)務(wù),一方面能滿足利用者查檔的特殊需要,又充分體現(xiàn)了綜合檔案館在工作上以人為本的思想理念。但要依據(jù)實(shí)際從嚴(yán)掌握,非特殊情況不可開禁,而且要實(shí)行嚴(yán)格的登記審批手續(xù)。陪查時(shí)檔案館陪查人員應(yīng)努力做到以下三點(diǎn):1、進(jìn)庫(kù)房查檔的利用者人數(shù),通常不得超過兩人。2、利用者不能帶包、紙、筆進(jìn)庫(kù)房。有需利用的檔案,利用者可在其中的卷內(nèi)夾紙條標(biāo)記,以便復(fù)印利用。3、陪查人員應(yīng)有高度的責(zé)任心和警惕性,要隨時(shí)注意利用者的行為。

作者單位:陜西省檔案局(館)