秦立麗 張立娜

檔案價(jià)值鑒定,是指檔案工作者主體在檔案價(jià)值認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上對(duì)檔案有無(wú)價(jià)值和價(jià)值大小的評(píng)估和預(yù)測(cè)。檔案價(jià)值鑒定是檔案工作的核心內(nèi)容,也是整個(gè)檔案工作賴以存在的基礎(chǔ)。鑒定工作搞不好,就會(huì)造成館藏檔案的良莠不分,影響?zhàn)^藏檔案的優(yōu)化。因此,搞好館藏檔案價(jià)值鑒定是當(dāng)務(wù)之急。檔案價(jià)值鑒定工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的科學(xué)勞動(dòng),沒(méi)有科學(xué)的理論作指導(dǎo),沒(méi)有高素質(zhì)的鑒定工作人員,沒(méi)有嚴(yán)格的組織管理,就不能搞好。

一、根據(jù)國(guó)家檔案局新制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》,制定館藏檔案價(jià)值鑒定的新標(biāo)準(zhǔn)

制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn),是做好檔案價(jià)值鑒定工作的第一步。按照之前使用的檔案保管期限表“對(duì)號(hào)入座”的方法鑒定檔案價(jià)值,可能產(chǎn)生有的檔案過(guò)量保存或檔案價(jià)值劃分不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。例如在鑒定平谷區(qū)政府檔案過(guò)程中,依照之前的文書(shū)檔案保管期限表,工人轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、招收錄用退休工人子女的證明申請(qǐng)表、干部介紹信存根等涉及個(gè)人的檔案的保管期限都是長(zhǎng)期。而新的《平谷區(qū)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施細(xì)則》)中,貫徹了科學(xué)發(fā)展觀中的以人為本原則,凡是涉及個(gè)人的檔案,如職工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、辭職、離退休等文件材料以及職工調(diào)動(dòng)、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根保管期限都定為永久。這樣看來(lái),之前的文書(shū)檔案保管期限表確實(shí)存在檔案價(jià)值劃分不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象。再例如工會(huì)永久檔案81號(hào)卷中,《平谷縣工會(huì)副主席1986年在經(jīng)委、科協(xié)聯(lián)合召開(kāi)全縣生產(chǎn)技協(xié)會(huì)議上的講話和單位發(fā)言》,按照新的《實(shí)施細(xì)則》劃定保管期限10年即可。由此可見(jiàn),由于保管期限不當(dāng)造成的過(guò)量保存情況也是存在的。

為解決這個(gè)問(wèn)題,筆者認(rèn)為,既然是開(kāi)展檔案價(jià)值鑒定工作,就應(yīng)以最新的文書(shū)檔案保管期限為準(zhǔn)則,避免檔案價(jià)值劃分不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象發(fā)生。因此,筆者在檔案價(jià)值鑒定中以《實(shí)施細(xì)則》為鑒定標(biāo)準(zhǔn),在檔案價(jià)值鑒定工作中,邊工作,邊實(shí)踐,邊總結(jié)。

二、遵循檔案價(jià)值鑒定大原則不變,根據(jù)實(shí)際情況對(duì)館藏檔案價(jià)值鑒定的原則進(jìn)行補(bǔ)充

檔案價(jià)值鑒定的原則,除遵循從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā),堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),以文件來(lái)源、形成機(jī)關(guān)在社會(huì)結(jié)構(gòu)中的職能作用和檔案承載的內(nèi)容信息為基本要素,準(zhǔn)確、客觀判定檔案保存價(jià)值的大原則外,根據(jù)實(shí)際情況,還需遵循以下幾條鑒定原則:

1、以人為本原則?？茖W(xué)發(fā)展觀的核心就是以人為本。因此,在鑒定過(guò)程中,要始終以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),把廣大人民的利益放在首位。對(duì)檔案中涉及個(gè)人的信息,延長(zhǎng)其保管期限。例如涉及個(gè)人的錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、離退休、死亡、撫恤等文件保管期限全部由長(zhǎng)期改為永久。

2、高齡檔案受到尊重原則。對(duì)形成時(shí)間相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案其保管期限適當(dāng)提高保管期限的原則。例如對(duì)解放前及新中國(guó)剛剛成立時(shí)期的檔案,由于年代久遠(yuǎn),基本上采取永久保存。

3、物以稀為貴原則。對(duì)保存數(shù)量較少的檔案應(yīng)采取保管期限適當(dāng)提高的原則。例如對(duì)文革、四清等政治運(yùn)動(dòng)中形成的檔案,由于數(shù)量較少,基本上也采取永久保存。

4、從低復(fù)審原則。對(duì)其價(jià)值難以把握,保管期限可長(zhǎng)可短的檔案首先確定最低保管期限,實(shí)行重點(diǎn)復(fù)審的原則。對(duì)有疑問(wèn)的檔案進(jìn)行登記,由鑒定驗(yàn)收小組共同探討決定該檔案的保管期限。

5、以“我”為主原則。“我”即立檔單位,鑒定過(guò)程中,鑒定人員進(jìn)行換位思考,把自己放在立檔單位的位置上考慮問(wèn)題,確定案卷的保管期限。例如本單位對(duì)一些重要問(wèn)題的請(qǐng)示,雖然上級(jí)單位沒(méi)有批復(fù),本單位的保管期限也應(yīng)定得長(zhǎng)一些,以后出現(xiàn)問(wèn)題就可以分清責(zé)任。

6、集中討論原則。對(duì)保管期限有疑問(wèn)的檔案,由鑒定小組研究討論后,確定其保管期限。參與鑒定的工作人員在遇到問(wèn)題時(shí)要共同探討,以求得最佳解決方案。例如鑒定長(zhǎng)期檔案過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)有些長(zhǎng)期檔案需要轉(zhuǎn)永久,有些長(zhǎng)期檔案需要轉(zhuǎn)短期,這樣登記起來(lái)比較亂,容易出現(xiàn)差錯(cuò)。經(jīng)鑒定小組工作人員共同協(xié)商,決定只將長(zhǎng)期檔案中需要轉(zhuǎn)永久的檔案挑出來(lái),其余保管期限不變,到期后再做這部分檔案的到期鑒定。通過(guò)集中討論,解決鑒定工作中遇到的難題。

三、以立檔單位的職能為標(biāo)準(zhǔn),確定檔案的重要程度

根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定,對(duì)于普發(fā)性文件、同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料以及機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的文件材料,重要問(wèn)題的永久保存,一般業(yè)務(wù)問(wèn)題按10年保存。這里對(duì)重要問(wèn)題和一般問(wèn)題沒(méi)有明確的解釋,要靠鑒定工作人員自己判斷。針對(duì)這一問(wèn)題,筆者認(rèn)為,在鑒定中要以發(fā)展的眼光看待問(wèn)題,一要依據(jù)立檔單位的職能,凡是立檔單位職責(zé)范圍之內(nèi)的,針對(duì)本機(jī)關(guān)主要業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的,就是主要問(wèn)題,否則就是一般問(wèn)題;二是以人為本的,凡是涉及個(gè)人切身利益的,就是主要問(wèn)題,保管期限就應(yīng)從長(zhǎng)。例如平谷縣政府批轉(zhuǎn)縣公安局《關(guān)于城關(guān)鎮(zhèn),城關(guān)公社暫住人口調(diào)查和處理意見(jiàn)的報(bào)告》卷屬于政府職責(zé)范圍之內(nèi)問(wèn)題,其保管期限就應(yīng)從長(zhǎng)。再如《1983年平谷縣政府加強(qiáng)和改革農(nóng)村統(tǒng)計(jì)工作的通知》就屬于年度性專項(xiàng)通知,原保管期限即可,就不必轉(zhuǎn)永久保存。

四、根據(jù)檔案鑒定銷(xiāo)毀制度,確定檔案鑒定完成后實(shí)體檔案的處理

鑒定工作完成后,會(huì)產(chǎn)生大量需轉(zhuǎn)期檔案。對(duì)這批檔案如何處理,是一項(xiàng)非常重要的工作,只有將這項(xiàng)工作做好,檔案價(jià)值鑒定工作才算圓滿完成。但轉(zhuǎn)期檔案如何處理,是一個(gè)較難解決的問(wèn)題。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題,筆者認(rèn)為,應(yīng)從以下幾方面入手:

(一)復(fù)審:成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由主管檔案工作的檔案館館長(zhǎng)、管理科科長(zhǎng)、指導(dǎo)科科長(zhǎng)、法制科科長(zhǎng)等組成。每一個(gè)全宗的檔案鑒定完成后,就召開(kāi)鑒定工作會(huì)議,由該全宗鑒定人員匯報(bào)鑒定情況,鑒定小組討論需轉(zhuǎn)期檔案的保管期限是否適宜,最終確定其保管期限。

(二)審批:每一個(gè)全宗的檔案鑒定完成后,全宗鑒定人員撰寫(xiě)該全宗鑒定工作報(bào)告,并將該全宗所有轉(zhuǎn)期檔案進(jìn)行詳細(xì)登記,登記內(nèi)容包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷內(nèi)容、原有保管期限、鑒定后保管期限、轉(zhuǎn)期理由等內(nèi)容,制作成轉(zhuǎn)期檔案統(tǒng)計(jì)表,由檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案鑒定工作報(bào)告及轉(zhuǎn)期檔案統(tǒng)計(jì)表進(jìn)行審批。為增強(qiáng)鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員對(duì)復(fù)審工作的責(zé)任感,每一位鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員都須在鑒定工作報(bào)告及轉(zhuǎn)期檔案統(tǒng)計(jì)表上簽字。

(三)調(diào)整實(shí)體卷:實(shí)體卷的調(diào)整,分為以下幾種情況:1、永久檔案中的轉(zhuǎn)期檔案,由于原保管期限定為永久,有一定的歷史原因,不宜馬上轉(zhuǎn)為短期銷(xiāo)毀,根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》規(guī)定以30年期限為準(zhǔn)進(jìn)行保管。原有位置不變,在案卷目錄中注明轉(zhuǎn)短期。到期后再做到期鑒定銷(xiāo)毀。

2、長(zhǎng)期檔案轉(zhuǎn)永久保存的檔案,如原來(lái)招工、黨組織關(guān)系介紹信、職工調(diào)動(dòng)手續(xù)等方面的檔案,由于原有保管期限為50年,保管期限本身就較長(zhǎng),為了盡量保持該全宗原貌,同時(shí)減少工作量,檔案位置暫不變動(dòng),在目錄中注明該卷轉(zhuǎn)永久,在該卷卷皮上同樣注明轉(zhuǎn)永久。3、長(zhǎng)期檔案中不轉(zhuǎn)永久的檔案,按原保管期限不變,到期后再做鑒定銷(xiāo)毀。4、在需要銷(xiāo)毀的案卷內(nèi)發(fā)現(xiàn)個(gè)別重要的檔案,則必須將其取出另行保存,其他檔案可以銷(xiāo)毀。取出的個(gè)別檔案,如與其他相同年份的檔案有關(guān)聯(lián),可與其他相同保管期限的檔案合并定卷,抄寫(xiě)卷內(nèi)目錄,修改案卷封皮,并在備考表中寫(xiě)明具體情況;如與其他相同年份的檔案沒(méi)有關(guān)聯(lián),可單獨(dú)立卷,排在案卷所屬年代的相同保管期限的最后一卷,用小號(hào)標(biāo)注,并在備考表中說(shuō)明。

五、通過(guò)對(duì)參加鑒定工作人員的培訓(xùn),提高鑒定工作質(zhì)量

由于檔案鑒定工作是一項(xiàng)難度較大的技術(shù)性工作,檔案工作人員的知識(shí)背景、認(rèn)識(shí)能力、工作經(jīng)驗(yàn)等方面都有一定的差異,因此他們對(duì)同一份檔案所做出的價(jià)值判定往往有很大的不同,使檔案鑒定工作帶有極大的人為因素。為解決這一問(wèn)題,檔案工作人員隨著檔案事業(yè)的發(fā)展,要不斷充實(shí)自己,學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能,不因循守舊。

在實(shí)際鑒定工作進(jìn)行之前,要組織全體鑒定人員集中統(tǒng)一學(xué)習(xí)。一是學(xué)習(xí)和掌握檔案價(jià)值鑒定的原則;二是學(xué)習(xí)和掌握檔案工作政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn),并要求在工作實(shí)踐中用心研究和探索;三是學(xué)習(xí)檔案價(jià)值鑒定基本方法,把握好保存價(jià)值尺度。在學(xué)習(xí)過(guò)程中,可以選一個(gè)具有代表性的全宗,全體鑒定工作人員按照培訓(xùn)內(nèi)容鑒定相同內(nèi)容。鑒定完成后,一起討論鑒定結(jié)果有什么不同,找出造成差異的原因,盡量減少人為因素,提高鑒定工作的質(zhì)量。

作者單位:北京市平谷區(qū)檔案館