張巧紅　高誠(chéng)嘉

教學(xué)檔案是高校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，是教學(xué)工作的重要組成部分，科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范，的教學(xué)檔案，對(duì)強(qiáng)化教學(xué)管理、促進(jìn)教學(xué)改革和提高培養(yǎng)人才質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)英語(yǔ)教學(xué)檔案管理的工作應(yīng)從如下幾個(gè)方面人手：

1加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高全員檔案信息意識(shí)

由于檔案管理工作專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。高校應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃、有步驟、有針對(duì)性地對(duì)各級(jí)、各層次專(zhuān)兼職檔案員進(jìn)行多種形式的教育、培訓(xùn)和指導(dǎo)，促使他們系統(tǒng)學(xué)習(xí)和掌握檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)、規(guī)律和方法，并實(shí)現(xiàn)工作理念、知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作技能的同步更新，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的適應(yīng)性，同時(shí)要加強(qiáng)監(jiān)管力度，定期檢查或抽查各部門(mén)檔案工作開(kāi)展的情況，制定檔案工作的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)和對(duì)個(gè)人考核標(biāo)準(zhǔn)。建立獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)責(zé)任心，調(diào)動(dòng)工作的主動(dòng)性和積極性。此外，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中具有舉足輕重的作用，組織廣大師生認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案規(guī)范》，利用各種媒介進(jìn)行宣傳和指導(dǎo)，提高對(duì)教學(xué)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。只有通過(guò)學(xué)習(xí)真正上下統(tǒng)一思想，才能真正重視教學(xué)文件資料的平時(shí)積累，堅(jiān)決杜絕關(guān)鍵時(shí)刻臨時(shí)突擊、被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象。

2完善管理體制，做好教學(xué)檔案的收集和整理工作

國(guó)家教委、國(guó)家檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見(jiàn)》和《歸檔文件整理規(guī)則》是制定規(guī)章制度的重要依據(jù)。教學(xué)檔案管理工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，要實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理。必須以管理科學(xué)的原理為指導(dǎo)、方便利用為目標(biāo)。結(jié)合高校教育實(shí)踐的有關(guān)特性，確立“教學(xué)檔案一體化管理”新理念，制定和完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。規(guī)章制度的建立由校檔案館具體牽頭草擬制定，以體現(xiàn)檔案工作的專(zhuān)業(yè)性和科學(xué)性。在收集整理各類(lèi)有關(guān)部門(mén)教學(xué)資料時(shí)，嚴(yán)格按歸檔范圍歸檔立卷，做到完整、準(zhǔn)確、精練、規(guī)范。并及時(shí)進(jìn)行編目、統(tǒng)計(jì)，根據(jù)檔案著錄格式編制檢索工具，以便提供利用。教學(xué)檔案的收集工作應(yīng)同計(jì)劃管理相結(jié)合，納入到各級(jí)管理人員的崗位責(zé)任。要求下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步。同時(shí)，鑒于高校教學(xué)工作的連續(xù)性和長(zhǎng)期性，可抓住每學(xué)期開(kāi)學(xué)、期中和期末三個(gè)關(guān)鍵時(shí)期定期收集整理。把教學(xué)檔案的歸檔立卷工作納入經(jīng)?；?、制度化和正規(guī)化的軌道。

3重視編研，提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平

隨著高等教育改革的不斷深入和發(fā)展，開(kāi)發(fā)高校教學(xué)檔案信息資源，挖掘檔案利用功能，充分發(fā)揮檔案的作用，已成為高校檔案工作的重要部分。首先是深入開(kāi)展編研工作。開(kāi)發(fā)深層次的編研成果，是對(duì)教學(xué)檔案信息的濃縮加工，是教學(xué)檔案的精華所在，是教學(xué)檔案開(kāi)發(fā)利用的重要手段。高校檔案編研工作是以學(xué)校館藏為主要對(duì)象，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按照一定的專(zhuān)題，對(duì)檔案材料進(jìn)行分析研究、選排和編輯，進(jìn)行科學(xué)的研究，從而開(kāi)發(fā)出具有一定學(xué)術(shù)價(jià)值、使用價(jià)值的和有針對(duì)性的編纂和資料匯編。高校教學(xué)檔案編研選題應(yīng)注意現(xiàn)實(shí)性和迫切性，以需求為出發(fā)點(diǎn)，圍繞學(xué)校當(dāng)前的重點(diǎn)、難點(diǎn)工作和熱點(diǎn)問(wèn)題，利用網(wǎng)絡(luò)資源，對(duì)優(yōu)秀的教案、課件、先進(jìn)的教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)、考試分析、教研成果等進(jìn)行編研。有選擇、有目的地傳遞給校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上專(zhuān)題匯編資料的傳送。其次充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。要認(rèn)真組織教學(xué)檔案信息的交流，主動(dòng)了解各部門(mén)和師生對(duì)教學(xué)檔案的利用需求，采取上門(mén)服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、預(yù)約服務(wù)和網(wǎng)上服務(wù)等方式，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。運(yùn)用簡(jiǎn)報(bào)、校園網(wǎng)絡(luò)等各種手段，及時(shí)對(duì)教學(xué)檔案信息進(jìn)行收集和加工，把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的信息，向全校廣大師生及時(shí)反饋。同時(shí)要及時(shí)收集各部門(mén)利用教學(xué)檔案的反饋信息，不斷調(diào)整和改進(jìn)教學(xué)檔案管理工作。

4開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷推進(jìn)教學(xué)檔案的信息化建設(shè)

隨著辦公自動(dòng)化的逐步普及，積極推進(jìn)教學(xué)檔案資源信息化建設(shè)、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理信息化是將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相鏈接，從而更好地促進(jìn)用戶(hù)和信息資源的緊密聯(lián)系和有效結(jié)合，提高教學(xué)檔案管理信息資源共享率。要養(yǎng)成在紙質(zhì)文檔生成和歸檔時(shí)同時(shí)生成和遞交電子文檔的習(xí)慣，并制定計(jì)劃對(duì)過(guò)去紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理。應(yīng)安排專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)搭建檔案管理信息系統(tǒng)的平臺(tái)，要有熟悉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人員參與教學(xué)檔案的系統(tǒng)管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、電子文檔規(guī)范化體系建設(shè)。能夠利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)檔案的查詢(xún)檢索、輔助立卷、編制目錄、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務(wù)。真正做到部門(mén)立卷，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)與利用形成一個(gè)全面、完整、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)；使文件與檔案管理緊密銜接，避免文件歸檔不齊全、檔案利用困難等；使檔案更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，快速、準(zhǔn)確、廣泛地為英語(yǔ)教學(xué)、科研、教學(xué)管理等工作服務(wù)的目的。

(作者單位：洛陽(yáng)理工學(xué)院來(lái)稿日期：2009-06-20)