田巧玲

1加強境外項目檔案規(guī)章制度建設。由于境外項目與國內(nèi)主管單位相隔較遠，信息交流不便，我們在國內(nèi)一些常用的指導、監(jiān)督方法不適合用到境外項目上。因此，針對油田日趨增多的境外項目，我們在借鑒國內(nèi)檔案管理的基礎上，兼顧項目所在國具體情況，制定一套詳細、規(guī)范、可操作性強的境外項目檔案管理辦法，但還要做到具體情況具體對待，不能要求過分統(tǒng)一。

2制定境外項目歸檔范圍及考核辦法。用《檔案法》和《檔案監(jiān)督辦法》來約束項目責任人和責任單位；對油田境外項目的檔案管理機構(gòu)、人員、體制及項目綜合管理等方面，提出檔案管理方面的要求，明確各職能部門的責任。在境外項目中實行集中統(tǒng)一管理、分級負責的原則，由國內(nèi)主管單位統(tǒng)一管理，各項目管理體系保持一致。

3加強境外項目的指導監(jiān)督和考核。首先，檔案管理部門要及時指導，對歸檔的文件材料嚴格把關(guān)，盡到監(jiān)督的職責。要善于運用國際施工標準。作為國際承包工程，雙方往來資料、談判記錄、傳真等都是憑證和依據(jù)，這部分資源對境外項目日后工作起著非常大的作用，這部分項目工程的檔案資料要做到齊全完整，必須與國際質(zhì)量管理體系保持一致。其次，檔案管理部門要做好項目歸檔文件材料的檢查驗收工作：對境外項目如何運作、產(chǎn)生的資料如何管理，要制定境外項目檔案歸檔管理考核辦法。以考核機制來約束境外項目的歸檔情況。如，各境外項目必須指定一名技術(shù)負責人負責項目文件材料的收集、整理和移交歸檔，項目經(jīng)理為第一責任人，將項目檔案歸檔情況與項目經(jīng)理工作業(yè)績和經(jīng)濟效益掛鉤，項目技術(shù)負責人(也就是檔案兼管人)負責對項目檔案工作統(tǒng)籌安排并進行協(xié)調(diào)、督促和檢查，擔負整個項目檔案的具體協(xié)調(diào)指導工作。再次，將境外項目檔案工作納入國內(nèi)各主管單位和相關(guān)部門的工作計劃、經(jīng)營考核和年度考核范圍，及時組織項目主管單位和檔案部門進行相關(guān)的業(yè)務指導，檔案管理部門定期進行監(jiān)督和檢查。境外項目產(chǎn)生的項目檔案在不方便帶回時，可以按年度向國內(nèi)主管部門移交當年歸檔目錄，同時上報電子文件目錄，如所在國不同意帶回的，應將復印件或備份件報國內(nèi)主管部門統(tǒng)一備案后移交歸檔。對油田境外項目因工作需要，項目產(chǎn)生的檔案資料無法帶回國的，應做好歸檔檔案的存放和備份工作，在條件允許的情況下保存一份電子文件帶回國內(nèi)歸檔保存：針對境外項目產(chǎn)生的各門類檔案，要根據(jù)所在國家(地區(qū))的具體要求，適當延長或縮短檔案在所在國的滯留時間。

4運用現(xiàn)代化信息管理，做好境外項目服務工作。通過檔案專欄、網(wǎng)絡進行信息發(fā)布，讓國內(nèi)和境外檔案人員都可以很方便地了解到各方面的信息。利用網(wǎng)絡技術(shù)服務于境外項目，油田境外項目的檔案工作要以為境外市場服務為中心，建立境外項目網(wǎng)上服務系統(tǒng)，為境外項目提供咨詢服務，使境外工程項目能方便快捷、準確地獲得相關(guān)的檔案服務，為境外項目提供重要的信息資源。建立境外項目聯(lián)系機制，通過網(wǎng)絡等現(xiàn)代化管理設備，做好協(xié)調(diào)歸檔工作。

5加強境外項目培訓。根據(jù)境外項目的自身特點。建立境外項目培訓體系，將檔案工作列入境外項目國內(nèi)主管單位舉辦的境外項目管理人員培訓內(nèi)容，由項目經(jīng)理指定一名專職檔案員進行出國前的培訓，以此提高境外檔案人員的業(yè)務素質(zhì)、語言素質(zhì)及思想素質(zhì)，提高境外項。目各級管理人員的檔案意識和綜合專業(yè)能力。

6提高境外專兼職檔案員素質(zhì)。境外項目專兼職檔案員要有很高的思想素質(zhì)，能維護國家和企業(yè)的利益。有著良好的保密觀念和習慣，懂得如何保證境外檔案的安全，確保商業(yè)機密。境外項目檔案工作者，要具備一定的語言表達能力，懂得項目所在國語言。

7檔案管理部門要擔負起歸檔審查的責任。油田檔案管理部門，要在境外項目出國前。采取多種形式舉辦境外項目檔案管理專題講座，向境外項目人員傳播檔案專業(yè)知識，通過多種渠道對境外項目形成的檔案進行業(yè)務指導；認真把好項目跟蹤、預算、投標和合同簽訂等關(guān)口。堅持把制度貫穿于決策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)。

8加大境外項目檔案設施方面的投入。加大境外項目檔案部分的資金投入，對境外企業(yè)(項目)服務的設施設備進行更新。

9實行歸檔控制，統(tǒng)一管理模式。為保證境外項目歸檔的時效，對境外項目歸檔范圍和歸檔時間進行統(tǒng)一控制，凡項目產(chǎn)生的具有查考價值的各種文件材料、投標文件、合同協(xié)議、電子文件、聲像、實物、工程施工、竣工文件都應該按規(guī)定統(tǒng)一歸檔保存。根據(jù)實際工作需要，采取相對集中、分級管理的形式。

境外項目部要將日常收發(fā)文、傳真、工程管理等全部納入控制管理，對于涉及油田和企業(yè)商業(yè)秘密的檔案指定專人管理、專人歸檔。電子文件均使用加密硬盤備份后帶回國內(nèi)歸檔。建立電子臺賬和文書檔案、科技檔案數(shù)據(jù)庫，項目設置兼職檔案員，集中統(tǒng)一管理該單位境外項目所形成的所有檔案并進行分類組卷，改變以資料管理方式管理檔案的混亂狀態(tài)。

(作者單位：中原油田檔案管理處來稿日期：2009-06-19)