曹敏暉

1現(xiàn)行人事檔案管理信息工作的特點

當前人事檔案管理是以1991年中共中央組織部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》為標準而進行工作的。該條例、規(guī)定雖然發(fā)布于已經(jīng)改革開放的1991年和1996年，可依然保留了計劃經(jīng)濟體制的遺風。因此，人事檔案的管理現(xiàn)狀就不可避免地表現(xiàn)出以下特點：

1．1統(tǒng)一的管理方式。無論黨政機關(guān)工作人員，還是企事業(yè)單位的管理人員、技術(shù)人員，科研單位的研究人員，無論是軍人、工人、學(xué)生，還是流動人員，所有人員的檔案都用統(tǒng)一的方式、統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的分類、統(tǒng)一的保管來進行管理。

1．2檔案終身制。傳統(tǒng)人事檔案制度以控制人、制約人為出發(fā)點，一人一生必須有一份人事檔案，形成的人事檔案是終身的，一生形影相隨。

1．3管理制度初步建立，但不健全。我國國家檔案行政主管部門和人事行政主管部門已初步建立了人事檔案管理制度體系，下發(fā)了《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件。但其所管理權(quán)限已不能涵蓋現(xiàn)階段我國各階層各領(lǐng)域的人員情況，依其規(guī)定建立的人事檔案材料也無法滿足市場經(jīng)濟下的人事管理工作的需要。

1．4所有人事檔案管理都是封閉式、內(nèi)向型管理模式。這種模式是指人事檔案由單位內(nèi)部的組織、人事檔案部門實行封閉式管理，人事檔案主要供領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對外，特別是“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。

2人事檔案信息管理工作現(xiàn)存問題

現(xiàn)行人事檔案管理的混亂而且制度不適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展，主要表現(xiàn)為：

2．1分級管理變?yōu)槎囝^管理。雖然《干部檔案工作條例》和《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中已明確了人事檔案管理的機構(gòu)，但由于歷史和體制的原因，很多部門都在擅自管理人事檔案，除人事部門所屬人才交流機構(gòu)外，勞動部門、失業(yè)管理部門、社會保險機構(gòu)、一些社會團體也在管理；國家企業(yè)在管，一些私人企業(yè)也在管，一些民辦中介機構(gòu)利用各種名目也在管，甚至把保管檔案當成了牟利的手段，并不擇手段惡意競爭。眾多部門管理檔案，混淆了視聽，令許多人茫然。人事檔案“多頭分散”管理的同時，又存在都不管的問題，所做的只是檔案的收發(fā)手續(xù)，至于檔案材料的收集鑒別與整理等重要環(huán)節(jié)，卻又無人監(jiān)督管理。有的管理部門進出的人事檔案，連檔案封口都不開。

2．2管理水平不高。其表現(xiàn)為：一是檔案工作的硬件環(huán)境差。有的不具備保管檔案最基本的條件，如。通風、防潮、防霉、防盜、防火等要求被忽略，造成了極大隱患。二是人事檔案管理手段落后?，F(xiàn)代化管理手段缺乏，雖然已有人事檔案管理軟件，但沒有普及使用，多種軟件版本標準不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)無法匯總，建庫軟件雖幾經(jīng)更換，但信息資源不能共享，軟件之間不能相互兼容，整個數(shù)據(jù)庫工作無法形成合力，導(dǎo)致建庫與業(yè)務(wù)結(jié)合不緊，不能相互促進。三是管理混亂，保管手續(xù)不嚴格。一些管理單位，尤其是那些私自保管檔案的單位，檔案材料隨處散放，私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)憑證材料，使假學(xué)歷、假經(jīng)歷、假身份合法化，違反規(guī)定出具假證明，使檔案失去了信用和價值。

2．3管理人員少，素質(zhì)低。人事檔案工作是檔案事業(yè)的重要組成部分，具有很強的專業(yè)性，應(yīng)該由專業(yè)人員從事?？涩F(xiàn)實中一些管理人員未經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的業(yè)務(wù)知識，不掌握現(xiàn)代化管理手段，對檔案工作缺乏責任感，甚至有的管理人員竟然分不清大專學(xué)歷和本科學(xué)歷的不同，更無法鑒定真假檔案材料。

2．4管理法規(guī)內(nèi)容滯后，制度不健全?！叭魏蝹€人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定侵犯了個人知情權(quán)，違背現(xiàn)代民主法制精神。實行封閉式管理造成當個人對人事檔案與組織有異議時沒有針對性的法規(guī)依據(jù)去有效地處理。

2．5人事檔案管理人員服務(wù)意識不強。目前人事檔案管理人員大多不是從檔案專業(yè)畢業(yè)的科班人員，而且工作超負荷，身兼數(shù)職，不以人事檔案管理工作為主業(yè)，故在工作中僅僅滿足“看好門、守好攤、不丟失”的現(xiàn)狀，常常以“保密”為由拒絕利用者的要求，缺少主動開發(fā)利用人事檔案信息的熱情。

3人事檔案信息公開的前提與保障

政務(wù)信息公開所產(chǎn)生的巨大沖擊波必將打開人事檔案信息禁錮的壁壘，“傳統(tǒng)的人事檔案正走向終結(jié)”正說明了人事檔案管理工作的發(fā)展如同所有事物一樣，在不斷運動、變化，其中始終有某些東西在產(chǎn)生和發(fā)展，有某種東西在破壞、在衰退。新事物在不斷產(chǎn)生，舊事物不斷滅亡，新事物不斷戰(zhàn)勝舊事物。這正是人事檔案信息公開可行性的原因所在。

3．1解決檔案法律、法規(guī)與《條例》不一致的問題。法律、法規(guī)是人事檔案信息公開的根本保障?，F(xiàn)行的檔案法律、法規(guī)中關(guān)于檔案公開利用的條款大多是在上個世紀制定實施的，限于當時的社會環(huán)境和檔案的社會意識，這些條款對于公民的知情權(quán)保障等方面考慮不多。例如中組部《干部檔案工作條例》的第31條規(guī)定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。這樣的規(guī)定與《條例》及現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢是相悖的。因此首先要解決《條例》與檔案法律、法規(guī)相抵觸問題。并樹立全國“一盤棋”的思想，除了干部檔案，各類各層次人員的檔案工作都應(yīng)在法律的有效范圍之內(nèi)。通過立法、執(zhí)法。建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業(yè)進行監(jiān)督和管理，保證檔案信息公開法律、法規(guī)的一致性和有效性。

3．2建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式。針對傳統(tǒng)人事檔案管理體制的種種弊端，學(xué)者們在思考著改革的出路：“如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行。那么許多問題都會迎刃而解?？梢姡谏鐣髁x市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。”這種新的管理模式是可行的。這種管理模式的建立，將促進人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

3．3加快人事檔案管理現(xiàn)代化進程。計算機與網(wǎng)絡(luò)已成為現(xiàn)代化技術(shù)的核心。利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理，是當前人事檔案管理工作研究的重要課題。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是人事檔案提供利用與開放的基礎(chǔ)和前提。隨著人事制度改革的不斷深入及人事代理制的實行，人員逐步由“單位人”向“社會人”轉(zhuǎn)變，人員流動日趨頻繁。因此，建議建立全國通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)，為今后實現(xiàn)信息資源數(shù)字化、信息載體多樣化、信息共享整體化打下堅實的基礎(chǔ)。建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，通過大型掃描儀把利用頻率高、利用

價值高而易磨損的檔案材料傳輸?shù)接嬎銠C中，檔案使用部門和個人可根據(jù)需要從全文數(shù)據(jù)庫中調(diào)出有關(guān)內(nèi)容，通過屏幕查閱并根據(jù)需要進行摘錄、打印等。努力做到人事檔案信息資源的共享，既方便了使用者，又大大提高人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量，從而實現(xiàn)人事檔案的信息公開化和現(xiàn)代化管理。

3．4完善人事檔案信息，夯實人事檔案信息公開的基礎(chǔ)。要做好人事檔案信息公開，需從人事檔案的基礎(chǔ)工作抓起。根據(jù)人事工作的發(fā)展，廣泛、及時、準確、真實、完整地收集人事檔案材料，開拓檔案新形式，不斷豐富檔案信息，完整、客觀、真實地反映檔案當事人的情況。減少信息老化、避免信息失落，是檔案信息公開的基礎(chǔ)。優(yōu)質(zhì)的檔案信息、先進的管理工作、高素質(zhì)的檔案工作者，是檔案信息公開的重要保障。

3．5加強輿論宣傳，增進社會檔案意識。重視發(fā)布人事檔案的開放信息。為利用者提供服務(wù)，重視信息利用，也賦予民眾在檔案利用中享有更大的自由，在全國上下創(chuàng)造一種利用檔案的良好氛圍，激發(fā)公民利用檔案的熱情。

4建立人事檔案信息公開制的對策

4．1全面貫徹實施《中華人民共和國政府信息公開條例》，提高思想認識，明確創(chuàng)新觀念。觀念是行動的先導(dǎo)，提高全社會的檔案意識和思想觀念是實現(xiàn)人事檔案信息公開制的基礎(chǔ)。因此，要創(chuàng)建人事檔案信息公開制就必須認真貫徹落實《條例》，讓社會的檔案意識和思想觀念更新，確立人事檔案信息公開原則。要對權(quán)利享有人——信息利用者進行宣傳教育，提高他們的民主法制意識，提升他們參與管理以及維護自身合法權(quán)益的能力。

4．2立足公開、規(guī)范先行，努力完善人事檔案管理制度，首先要立法，通過修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范、管理制度，刪除以往的不合理規(guī)定。通過立法、執(zhí)法、建立信用檔案的規(guī)范管理和失信懲罰機制，同時對檔案管理行業(yè)進行監(jiān)督和管理。其次，明確規(guī)定人事檔案的相對人可以通過授權(quán)方式，查看本人的人事檔案信息內(nèi)容。變革傳統(tǒng)的人事檔案控制理念，給人事檔案的相對人以必要的知情權(quán)，并要保護好個人隱私權(quán)。

4．3構(gòu)建適應(yīng)信息化要求的人事檔案管理模式。為了改變現(xiàn)行人事檔案管理體制的弊端，發(fā)揮人事檔案在新時期的信息作用，就必須積極適應(yīng)社會信息化發(fā)展要求，構(gòu)建較為先進的人事檔案管理模式。建議建立全國通用可靠的人事檔案信息網(wǎng)和人事檔案管理中心，采用各種現(xiàn)代的信息設(shè)施使人才信息共享，減少不必要的管理成本，讓公民通過更便捷的途徑獲得高效滿意的服務(wù)，從而提高人事檔案存在的價值。要建立人事檔案信息的快速互動回應(yīng)機制，提高人事檔案管理效率。

4．4建立違法責任追究制，對應(yīng)當公開而不予公開、應(yīng)當保密卻公開的有關(guān)責任人追究其相應(yīng)的法律責任。通過主動接受公民的舉報、投訴，向社會公布檔案行政執(zhí)法的監(jiān)督電話，設(shè)立舉報箱，建立各種監(jiān)督檢查組。杜絕侵犯個人隱私權(quán)，保護公民知情權(quán)，提高人事檔案管理水平。

4．5培養(yǎng)建設(shè)復(fù)合型人事檔案管理隊伍，社會的迅猛發(fā)展、科技的不斷更新，使人事檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式等都有了巨大的變化。人事檔案工作與時俱進，離不開檔案管理工作者的自身素質(zhì)建設(shè)。目前人事檔案的管理隊伍專業(yè)化不強，學(xué)歷層次和專業(yè)理論水平都有待提高。因此，培養(yǎng)建設(shè)復(fù)合型人事檔案管理隊伍，是加速人事工作和人事檔案管理工作進步、推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

(作者單位：鄭州輕工業(yè)學(xué)院法政系來稿日期：2009-06-04)