胡紹華

論政府信息公開與檔案開放的共性與差異

匡定發(fā)、吳文革在《檔案學(xué)通訊》2009年第3期撰文，就上述命題進(jìn)行了論述。作者認(rèn)為：分析政府信息公開與檔案開放的共性與差異，有助于準(zhǔn)確把握政府信息公開與檔案開放的相互關(guān)系，進(jìn)一步完善政府信息公開與檔案開放的制度建設(shè)，推動(dòng)政府信息公開與檔案開放的進(jìn)一步發(fā)展。

政府信息公開與檔案開放的共性，主要有以下幾個(gè)方面：一是戰(zhàn)略性和政治性的社會(huì)地位相同；二是客體對(duì)象具有資源性和無密性：三是義務(wù)主體履行職能的政府主導(dǎo)性：四是開放方向和服務(wù)對(duì)象的同一性：五是基本要求相近；六是目的、目標(biāo)或結(jié)果相同。

政府信息公開與檔案開放的差異，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是主要目的不同；二是客體對(duì)象同源但內(nèi)涵有別；三是政府信息公開與檔案開放，在其活動(dòng)與運(yùn)行的方式、程序和便民性等方面都差異較大：四是政府信息公開與檔案開放的時(shí)效性要求差異很大。

數(shù)字檔案館、電子文件檔案館和電子文件中心辨析

肖秋會(huì)、楊青在《檔案學(xué)研究》2009年第2期撰文，從國內(nèi)外數(shù)字檔案館、電子文件檔案館和電子文件中心的建設(shè)情況分析入手，論述三者之間的共性和差異。

作者認(rèn)為：數(shù)字檔案館、電子文件檔案館和電子文件中心都是為了應(yīng)對(duì)數(shù)字環(huán)境下檔案信息與保管和利用問題的解決方案。這是它們?cè)诮ㄔO(shè)背景下的共性。

其差異主要表現(xiàn)在：一是名稱上的不同；二是保存檔案成文件的久暫性不同：三是管理的主要對(duì)象不一樣；四是管理功能上的差異；五是工作宗旨的不同。

深圳市開展文件集中管理的實(shí)踐與思考

方燕在《中國檔案》2009年第4期撰文，系統(tǒng)回顧和總結(jié)了深圳市開展文件集中管理的過程和經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)于深圳市開展文件集中管理的時(shí)代背景，主要有四：一是適應(yīng)政府職能轉(zhuǎn)變的需要；二是經(jīng)濟(jì)高效化的需要；三是信息化建設(shè)具備一定基礎(chǔ)；四是適應(yīng)文件生命運(yùn)動(dòng)規(guī)律。

關(guān)于深圳市開展文件集中管理的實(shí)踐：一是由深圳市人大常委會(huì)立法，明確“文件中心”的機(jī)構(gòu)設(shè)置和深圳市機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)批準(zhǔn)建立文件中心并明確其職能；二是由深圳市檔案局先后制發(fā)了《深圳市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位文件集中管理辦法》等一系列規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；三是從2006年起開展了電子文件接收管理系統(tǒng)的研制開發(fā)，建立了電子文件中心與數(shù)字檔案館一體化系統(tǒng)架構(gòu)及三級(jí)管理模式與應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)；四是在深圳市市民中心檔案新館落成后，其文件中心開始全面履行其職能，開展了對(duì)駐市民中心的26個(gè)單位的文件接收、保管與利用工作。收到了初步的成效。

關(guān)于經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)。經(jīng)驗(yàn)有三：①應(yīng)加強(qiáng)文件前端控制，以保證檔案的完整性與安全性；②應(yīng)采取強(qiáng)力措施保證文件的真實(shí)性，提高檔案的可靠性與效力性；③應(yīng)實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)管，保障檔案的管理質(zhì)量與效率。體會(huì)也有三：①實(shí)現(xiàn)文件全程統(tǒng)一管理是提高文件管理質(zhì)量的必要條件；②健全的文件管理法規(guī)體系是文件集中管理的根本保障；完善的安全措施是文件集中管理的可靠前提；③便捷的利用服務(wù)是保證文件集中管理的根本目的。

談重大災(zāi)害聲像檔案的拍攝與收集

陸志剛在《檔案與建設(shè)》2009年第5期撰文，以其參與“5·12”汶川特大地震災(zāi)情與災(zāi)民生產(chǎn)、生活情況的拍攝經(jīng)驗(yàn)，對(duì)此問題進(jìn)行了論述。作者認(rèn)為：①加強(qiáng)重大災(zāi)害聲像檔案的拍攝與收集，能為今后工作查考、歷史研究、賑災(zāi)減災(zāi)和城市建設(shè)提供重要參考。②第一時(shí)間迅速介入重大災(zāi)害聲像檔案的拍攝與收集，是檔案工作者真實(shí)記錄歷史的神圣使命。③實(shí)地實(shí)時(shí)拍攝，是重大災(zāi)害聲像檔案獲取最快速、最直接的方式。為此，應(yīng)強(qiáng)調(diào)拍攝的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，強(qiáng)調(diào)器材和畫面的高質(zhì)量性。④全方位多角度拍攝，是反映拍攝主體和內(nèi)容的全面性、準(zhǔn)確性的重要保證。⑤面向社會(huì)收集照片，是彌補(bǔ)重大災(zāi)害聲像檔案不足的重要手段。⑥配備高素質(zhì)的攝像人員。是保證重大災(zāi)害聲像檔案完整齊全的關(guān)鍵。

以民生檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)為重點(diǎn)，加快檔案信息資源開發(fā)利用

梁紹紅在《浙江檔案》2009年第3期撰文，就建立民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫和開展民生檔案全文數(shù)字化過程中所遇到的共性問題，發(fā)表了自己的看法。作者認(rèn)為：一是要把保護(hù)原件作為民生檔案數(shù)字化的重要目標(biāo)。二是要統(tǒng)籌考慮檔案數(shù)字化的效益問題。民生檔案被利用的概率很高，有的案卷和文件的利用率甚至達(dá)100％。優(yōu)先對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，不僅可以較好體現(xiàn)檔案部門的開放理念和服務(wù)姿態(tài)，而且數(shù)字化的整體效益也非常突出，三是根據(jù)不同民生檔案的特點(diǎn)確定其數(shù)字化的范圍。四是要處理好民生檔案利用中的保密和保護(hù)隱私問題。

從檔案收集到知識(shí)積累

徐擁軍在《山西檔案》2009年第Z期撰文，就知識(shí)管理環(huán)境下如何做好檔案的收集工作發(fā)表了自己的看法。作者認(rèn)為：

第一，要樹立“大檔案觀”，按知識(shí)資源體系擴(kuò)大檔案的收集范圍。組織的知識(shí)資源包括隱性知識(shí)與顯性知識(shí)。隱性知識(shí)是指難以用語言文字表達(dá)，存貯在員工大腦中的知識(shí)。顯性知識(shí)是指易于用語盲文字表達(dá)，記錄于紙張、磁帶、磁盤、膠片等載體上的知識(shí)。顯性知識(shí)又分為內(nèi)源顯性知識(shí)和外源顯性知識(shí)。內(nèi)源顯性知識(shí)主要來源于組織自身各項(xiàng)職能活動(dòng)中直接形成的文件、檔案；外源顯性知識(shí)主要來源于組織通過采集、購買等方式從外部獲取的書籍、報(bào)紙、期刊、資源、數(shù)據(jù)庫等。

第二，要注意生成文件、固化隱性知識(shí)。隱性知識(shí)管理的一種重要途徑就是隱性知識(shí)顯性化，即通過生成記錄將隱性知識(shí)“編碼化”或“固化”于文件之中，使之轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，然后通過文件的傳遞與利用實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)的價(jià)值。要使隱性知識(shí)顯性化，需采取以下三種方法：一是程序化生成文件。即對(duì)員工工作過程進(jìn)行客觀記錄，使之生成文件；二是總結(jié)性形成文件，即通過工作結(jié)束后的回顧與反思，使工作中的經(jīng)驗(yàn)、體會(huì)得以留存；三是彌補(bǔ)性生成文件，即通過“口述史”的采錄來彌補(bǔ)可能被遺漏或不完善的知識(shí)。

第三，擴(kuò)大文件歸檔范圍，控制內(nèi)源顯性知識(shí)。包括：對(duì)非正式或一般性文件的歸檔；對(duì)電子文件的歸檔。

第四，收集外部信息，獲取外源顯性知識(shí)。

傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識(shí)服務(wù)過渡研究

徐擁軍、陳玉萍在《北京檔案》2009年第4期撰文，就傳統(tǒng)檔案服務(wù)如何向知識(shí)服務(wù)過渡發(fā)表了自己的看法。作者認(rèn)為：①在服務(wù)理念方面，要由以檔案機(jī)構(gòu)為中心向以用戶為中心轉(zhuǎn)變；②在服務(wù)目的方面，要由為用戶提供檔案向?yàn)橛脩籼峁┲R(shí)轉(zhuǎn)變；③在服務(wù)主體方面，要從由單個(gè)員工提供服務(wù)向由專家團(tuán)隊(duì)提供服務(wù)轉(zhuǎn)變；④在資源基礎(chǔ)方面，要由基于分散的檔案資源向基于集成的知識(shí)資源轉(zhuǎn)變；⑤在服務(wù)方式方面。要由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；⑥在服務(wù)手段方面，要由機(jī)構(gòu)化服務(wù)向智能化服務(wù)轉(zhuǎn)

變；⑦在服務(wù)策略方面，要由標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)向個(gè)性化服務(wù)轉(zhuǎn)變；⑧在服務(wù)過程方面，要由階段性服務(wù)向全過程服務(wù)轉(zhuǎn)變；⑨在服務(wù)時(shí)效方面，要由滯后服務(wù)向超前服務(wù)轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案的判斷標(biāo)準(zhǔn)芻議

劉巍、王世福、劉志芬在《檔案》2009年第1期撰文，從分析檔案學(xué)界提出的“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”的新觀點(diǎn)入手，指出：所謂“檔案歷史聯(lián)系的記錄”，是指檔案歷史聯(lián)系整理勞動(dòng)的物化成果，是專門揭示記錄和固化檔案歷史聯(lián)系的，并提出了“檔案所具有的歷史聯(lián)系的程度是判斷傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案的根本標(biāo)準(zhǔn)”的觀點(diǎn)。作者認(rèn)為，只是依據(jù)“事由”或“來源”形成一維的檔案歷史聯(lián)系的記錄，即為傳統(tǒng)檔案；而同時(shí)依據(jù)“事由”、“來源”和“年代”形成三維的檔案歷史聯(lián)系的記錄，即為現(xiàn)代檔案。確定這樣一個(gè)判定傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案相區(qū)別的標(biāo)準(zhǔn)，是基于以下三點(diǎn)考慮：一是使判定具有客觀性和實(shí)在性：二是使判定具有可操作性；三是使判定具有本質(zhì)性。

基于上述認(rèn)識(shí)，作者認(rèn)為：檔案的載體形態(tài)不能成為傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案的分水嶺。因?yàn)闄n案的載體形態(tài)不是區(qū)分傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代檔案的決定因素。對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，只要將其歷史聯(lián)系的記錄轉(zhuǎn)化為多維的結(jié)構(gòu)，它就可以成為現(xiàn)代檔案：而如果電子檔案的歷史聯(lián)系的記錄仍然保持傳統(tǒng)的一維結(jié)構(gòu)，那么它仍然是傳統(tǒng)檔案。

此外，作者還引申出一些針對(duì)傳統(tǒng)檔案和現(xiàn)代檔案的相關(guān)認(rèn)識(shí)。

從整理民國時(shí)期軍隊(duì)檔案看如何優(yōu)化檔案整理工作

劉宏亮在《蘭臺(tái)世界》2009年5月上半月刊撰文指出：在參加對(duì)館藏民國時(shí)期軍隊(duì)檔案的整理中。深切感受到檔案整理對(duì)檔案利用的重要作用，對(duì)如何優(yōu)化檔案整理工作也有新的認(rèn)識(shí)。作者認(rèn)為：

第一，應(yīng)把史料價(jià)值鑒定作為檔案整理的重要內(nèi)容，使其在整理過程中得以優(yōu)化。檔案價(jià)值鑒定是檔案整理工作的基本內(nèi)容，它在很大程度上決定了檔案整理的質(zhì)量以及館藏的優(yōu)化。為此，在整理過程中，應(yīng)根據(jù)事先確定的原則，對(duì)檔案材料進(jìn)行必要的篩選和區(qū)分，對(duì)確實(shí)沒有利用價(jià)值的材料，應(yīng)按照規(guī)定程序呈報(bào)有關(guān)部門進(jìn)行妥善處理。

第二，應(yīng)把檔案整理與檔案編研結(jié)合起來，使整理過程成為研究利用過程。為此，一是檔案整理人員要帶著編研課題去整理：二是檔案研究人員應(yīng)盡可能參加檔案的整理：三是應(yīng)加強(qiáng)整理人員與研究人員之間的交流合作。

第三，要用多維視角進(jìn)行檔案整理，使檔案價(jià)值得到全面體現(xiàn)與應(yīng)用。