夏瑞芳　張國(guó)冰

目前保險(xiǎn)業(yè)已經(jīng)站在一個(gè)新的發(fā)展起點(diǎn),進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展階段。新時(shí)期的保險(xiǎn)業(yè)越來(lái)越融入到經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活之中,特別是由美國(guó)次級(jí)貸引發(fā)的世界金融危機(jī)影響深遠(yuǎn),對(duì)全球金融市場(chǎng)的安全和經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。我國(guó)的保險(xiǎn)業(yè)應(yīng)當(dāng)從中汲取深刻教訓(xùn),獲得有益啟示,努力向以財(cái)務(wù)管理為中心的企業(yè)管理模式轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮財(cái)會(huì)工作應(yīng)該具有的治理語(yǔ)言和管理基礎(chǔ)、信息中樞和決策支持、風(fēng)險(xiǎn)管理和發(fā)展導(dǎo)向等方面職能作用,推動(dòng)保險(xiǎn)公司的管理模式從以銷(xiāo)售管理為中心向以財(cái)務(wù)管理為中心轉(zhuǎn)變。

一、如何創(chuàng)建新形勢(shì)下的財(cái)務(wù)管理模式成為保險(xiǎn)業(yè)新的課題

保險(xiǎn)公司,特別是國(guó)有獨(dú)資保險(xiǎn)公司,其規(guī)模一般較大,但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來(lái)看,不僅沒(méi)有建立成功的電子商務(wù),利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分,而且現(xiàn)有的各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)之間、上下級(jí)之間尚不能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,數(shù)據(jù)不能共享;基層公司的業(yè)務(wù)處理和財(cái)務(wù)處理沒(méi)有實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的電子處理程序,業(yè)務(wù)、收付費(fèi)、記賬、統(tǒng)計(jì)、分保等環(huán)節(jié)信息重復(fù)錄入、數(shù)據(jù)人為調(diào)節(jié),結(jié)果造成信息傳輸慢,數(shù)據(jù)失真,甚至出現(xiàn)弄虛作假的情況。這種狀況不能適應(yīng)保險(xiǎn)市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng),更經(jīng)不起入世后外資保險(xiǎn)公司先進(jìn)管理方式和運(yùn)營(yíng)方式的沖擊。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國(guó)之后,不可能建立很多機(jī)構(gòu)和招聘很多人員,他們主要依靠先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)和相應(yīng)的營(yíng)銷(xiāo)策略開(kāi)展業(yè)務(wù)。如果我們的經(jīng)營(yíng)管理方式不加以改變,我們目前網(wǎng)點(diǎn)多的優(yōu)勢(shì)不僅發(fā)揮不了作用,而且會(huì)成為成本高效率低的包袱。因而中資保險(xiǎn)公司,特別是國(guó)有獨(dú)資保險(xiǎn)公司必須加快信息技術(shù)建設(shè),利用現(xiàn)代信息技術(shù)改造基層公司的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)處理程序。應(yīng)把現(xiàn)有營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的各種數(shù)據(jù)信息連接起來(lái),形成先進(jìn)的信息處理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)通保通賠,統(tǒng)一管理,將網(wǎng)點(diǎn)多的傳統(tǒng)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái),然后在現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上建立電子商務(wù)及電子支付系統(tǒng),使中資保險(xiǎn)公司向國(guó)際水平靠近。

二、保險(xiǎn)公司資金管理應(yīng)形成有效的資金調(diào)配、使用及運(yùn)用系統(tǒng)

資金分散在各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)及各級(jí)公司,公司各機(jī)構(gòu)之間、上下級(jí)之間缺乏科學(xué)的資金管理和調(diào)控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費(fèi)沒(méi)有收回,多少保費(fèi)滯留在保戶、外勤、代理人手中,基層公司內(nèi)部未入賬或虛入賬的資金有多少,現(xiàn)有的資金管理系統(tǒng)不能對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行有效的監(jiān)控。資金的收付缺乏有效的控制制度,資金管理不統(tǒng)一、不規(guī)范,“三假一私存”等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,從而造成資金流失、浪費(fèi),甚至出現(xiàn)違法亂紀(jì)的情況。各網(wǎng)點(diǎn)及各級(jí)公司日常需要多少業(yè)務(wù)周轉(zhuǎn)資金缺乏科學(xué)的界定,存款普遍存在盲目性,而且各網(wǎng)點(diǎn)及上下級(jí)之間缺乏統(tǒng)一的支付手段,使資金的流動(dòng)性大大降低,從而降低資金使用效率,增加資金管理成本。外資保險(xiǎn)公司進(jìn)入我國(guó)保險(xiǎn)市場(chǎng)之后,隨著競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈及保險(xiǎn)市場(chǎng)的國(guó)際化,費(fèi)率會(huì)逐步降低,賠付率將逐漸提高,資金運(yùn)用取得的投資收益將成為保險(xiǎn)公司利潤(rùn)的重要來(lái)源。而我們目前的資金管理辦法無(wú)法適應(yīng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)。因此,中資保險(xiǎn)公司必須建立一套科學(xué)的適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)和支付方法的資金管理、資金調(diào)控及資金運(yùn)用系統(tǒng)。

保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的絕大多數(shù)單證都涉及財(cái)務(wù)與資金,但基層公司單證的印制、領(lǐng)用、保管、使用、編號(hào)、銷(xiāo)號(hào)等制度既不統(tǒng)一又不規(guī)范,各種單證之間的銜接、制約不緊密,財(cái)務(wù)核算過(guò)程中單證的傳遞,會(huì)計(jì)憑證的附件等不規(guī)范,單證有意無(wú)意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數(shù)據(jù)失真,資金流失,因此必須加強(qiáng)單證的管理。此外,新的信息處理技術(shù)及新的支付手段的出現(xiàn),對(duì)紙質(zhì)原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求,單證管理也要系統(tǒng)化、科學(xué)化。

信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨(dú)立,又相輔相成,綜合成為保險(xiǎn)公司統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理體系。

1.信息管理(數(shù)據(jù)處理電子化)系統(tǒng)。大型保險(xiǎn)公司的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)遍布全國(guó)各地,保險(xiǎn)業(yè)務(wù)面向各行各業(yè),涉及千家萬(wàn)戶。要充分發(fā)揮各個(gè)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)的職能和作用,就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡(luò)化信息管理系統(tǒng),從業(yè)務(wù)處理(簽單、理賠),到收保費(fèi)付賠款,再到財(cái)務(wù)核算及統(tǒng)計(jì)分析,在大范圍內(nèi)(如地市、全省或全國(guó)范圍內(nèi))建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò),而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網(wǎng)等外部信息系統(tǒng)連接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,網(wǎng)絡(luò)化管理,形成保險(xiǎn)公司先進(jìn)的開(kāi)放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶,提高競(jìng)爭(zhēng)力,又能迅速處理所有財(cái)務(wù)信息,使公司各級(jí)管理者準(zhǔn)確、快速、完整地得到相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。

信息處理實(shí)現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理之后,業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心可以對(duì)公司的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)信息集中處理。

在信息處理系統(tǒng)中,各險(xiǎn)種的簽單、理賠等業(yè)務(wù)信息由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行處理,形成業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費(fèi)系統(tǒng),收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行收付款業(yè)務(wù)的處理,并將收付款及應(yīng)收應(yīng)付信息反饋回業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費(fèi)信息生成基層報(bào)表,形成面向基層科室的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料及面向外部代理、內(nèi)部員工的業(yè)績(jī)考核資料,用于基層公司的業(yè)務(wù)管理和調(diào)控。

運(yùn)用電子商務(wù)后,電子商務(wù)系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)連接,進(jìn)行簽單并進(jìn)行信息處理;運(yùn)用銀行支付系統(tǒng)后,銀行支付系統(tǒng)與公司收付費(fèi)系統(tǒng)連接,保戶可以利用電話、因特網(wǎng)等手段直接交費(fèi),公司也可直接劃撥賠款或儲(chǔ)金,并通過(guò)公司的收付費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務(wù)處理中心和財(cái)務(wù)處理中心連接,由中心進(jìn)行核保核賠及賬務(wù)處理,并生成業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

信息管理系統(tǒng)形成后,要統(tǒng)一內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理模式,統(tǒng)一各類(lèi)分析數(shù)據(jù)和表格標(biāo)準(zhǔn)及格式,避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、自由修改,基本實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。系統(tǒng)還要有較強(qiáng)的查詢功能和各種報(bào)表的生成功能,以便各級(jí)管理人員根據(jù)權(quán)限隨時(shí)查詢各級(jí)、各類(lèi)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料,隨時(shí)對(duì)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行監(jiān)控。

2.資金管理系統(tǒng)保險(xiǎn)公司資金的收付遍布各營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn),如果運(yùn)用銀行支付系統(tǒng),資金的收付更加分散。各收付點(diǎn)及公司上下級(jí)之間的資金調(diào)度,銀行賬戶的管理,現(xiàn)金的保管,銀行存款與現(xiàn)金的存取,資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法,必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng),進(jìn)行嚴(yán)格有效的管理,既要保證資金的流動(dòng)性,保證賠款支出及展業(yè)部門(mén)的業(yè)務(wù)支出,又要保證資金的安全性和增值性。貼于 中國(guó)資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責(zé)和資金的流轉(zhuǎn)渠道。資金管理要保證管理人員職責(zé)到位并相互牽制,保證資金流轉(zhuǎn)暢通。

資金的管理必須從源頭管起,信用管理是資金管理的起點(diǎn)。信用管理員根據(jù)公司的信用管理制度對(duì)要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費(fèi)的保戶、業(yè)務(wù)外勤及代辦審批信用度和信用期,符合規(guī)定的開(kāi)據(jù)保險(xiǎn)單和正式發(fā)票。應(yīng)收保費(fèi)管理員對(duì)應(yīng)收保費(fèi)進(jìn)行跟蹤清收,對(duì)信用期內(nèi)未交費(fèi)的保戶、業(yè)務(wù)外勤或代辦按制度進(jìn)行處理,保證資金回收,或解除保險(xiǎn)責(zé)任。收付員、核算員、主管出納和主管會(huì)計(jì)按照規(guī)定的程序?qū)Y金的收付進(jìn)行管理。

資金的流轉(zhuǎn)系統(tǒng)要保證資金的流動(dòng)性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費(fèi)收入存入收入基本戶,檢查未達(dá)賬及銀行退票等事項(xiàng),并隨時(shí)將其余額轉(zhuǎn)入公共基本戶。各支公司或網(wǎng)點(diǎn)的賠款基本戶和費(fèi)用戶核定最高限額,保證賠款和費(fèi)用支出,定期或定額由公共基本戶補(bǔ)充。資金要集中到公共基本戶,公共基本戶在統(tǒng)籌全轄業(yè)務(wù)資金的條件下,按照資金運(yùn)用的有關(guān)制度,將節(jié)余資金上劃或用于資金運(yùn)用,以提高資金效益。

在資金流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中,收款員將收到的支票和現(xiàn)金存入收入基本戶。核算員從賠款基本戶提取現(xiàn)金交與付款員,付款員從賠款基本戶開(kāi)支票或用現(xiàn)金賠付,當(dāng)日將結(jié)余現(xiàn)金退回核算員。核算員負(fù)責(zé)其他存款戶和費(fèi)用戶的管理,并負(fù)責(zé)將收入基本戶的資金劃入公共基本戶。主管出納負(fù)責(zé)公共基本戶及全部資金調(diào)控;在應(yīng)用銀行電話付費(fèi)或因特網(wǎng)付費(fèi)時(shí),主管出納負(fù)責(zé)銀行支付系統(tǒng)資金與公共賬戶資金的劃撥,并及時(shí)補(bǔ)充各付款單位的賠款資金和費(fèi)用資金。主管出納和主管會(huì)計(jì)要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時(shí)監(jiān)控所轄各賬戶的資金余額與流向,保證資金的流動(dòng)性與安全性,同時(shí),集中盡可能多的資金在國(guó)家允許范圍內(nèi)或爭(zhēng)取國(guó)家政策進(jìn)行穩(wěn)妥的資金運(yùn)用,提高資金效益。