吳　翔

摘要:本文加快車檔系統(tǒng)自動化系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)車輛異動管理工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化,是實現(xiàn)提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

關(guān)鍵詞:檔案;自動化系統(tǒng);管理

在以往的交通業(yè)務(wù)受理過程中,許多車戶為了辦理車輛辦證納費(fèi)變更等手續(xù)時,往往要復(fù)印如行駛證、車輛登記證書、交易市場發(fā)票等手續(xù),不但給車戶帶來了不便,由于復(fù)印紙張大小質(zhì)量等問題,往往造成存檔檔案資料的缺損或丟失。自從2004年我省交通系統(tǒng)普遍采用聯(lián)網(wǎng)收費(fèi)的辦法,過去的手工臺帳、異動檔案資料等書面臺帳資料不但查詢麻煩而且保存占用大量空間,相同車輛的多次異動記錄更是無法查詢,再加上目前車輛自選牌照,過去按拍照號碼分類的方式也已經(jīng)完全跟不上要求了,自動化系統(tǒng)是一項需要運(yùn)用多種學(xué)科知識,多專業(yè)配合,多部門協(xié)作,多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程,系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段,研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策,是十分必要的。

加強(qiáng)對車檔信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用,離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高,就脫離了實際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想,一是要積極進(jìn)取,開拓創(chuàng)新,爭取條件采用先進(jìn)技術(shù);二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性,統(tǒng)籌兼顧,全面安排,調(diào)動各方面的積極性;三是要從現(xiàn)實出發(fā),循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平,需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢,分析存在的問題,尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題,闡述個人的一些看法。

1推進(jìn)自動化,必須提高車檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前,車檔信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是車檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏,而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題是長期以來我省交通系統(tǒng)車輛檔案管理沒有統(tǒng)一規(guī)范的結(jié)果,蘇北地區(qū)由于車輛保有量相對較少,車輛檔案管理主要分為車輛車輛異動臺帳、車輛異動手續(xù)成冊、車輛信息臺帳、車輛異動統(tǒng)計表等等,而蘇南地區(qū)經(jīng)濟(jì)相對發(fā)達(dá),車輛保有量相對較大,手工登記臺帳工作量太大根本無法完成,不可能像蘇北那樣一條一條登記臺帳,基本上都是將車輛信息臺帳和異動臺帳省略或僅僅使用一個大概的統(tǒng)計表,這樣既不科學(xué),也不方便查詢,查找車輛原始行駛證復(fù)印件更是無從下手。所以,根據(jù)各地區(qū)需要,大家加強(qiáng)交流取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)甚至手工制作擴(kuò)大到整個車檔信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是:車輛檔案信息自動化的內(nèi)涵包括車檔工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是車檔業(yè)務(wù)要規(guī)范,車檔標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。車檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進(jìn)車檔自動化建設(shè),必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求,車檔信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達(dá)到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實的,不可能"齊步走"。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平,在一些單位進(jìn)行較高水平的試點,以取得值得推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前車輛檔案信息系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是工作的核心和基礎(chǔ),數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點,數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:統(tǒng)一認(rèn)識,堅持計算機(jī)技術(shù)人員同車檔業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立"活庫",以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的"活性";當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和系統(tǒng)內(nèi)各單位車檔目錄庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使系統(tǒng)效率大大提高一步。

4 慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前,對我省交通車輛檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機(jī)、工作站、服務(wù)器性能的提高,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的,應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進(jìn)技術(shù),使經(jīng)濟(jì)效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統(tǒng)一,技術(shù)路線的選擇要符合我省的實際。車檔對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大,但現(xiàn)實的需求又往往跟不上,宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別,因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用,建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀,充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展,再進(jìn)行每一項具體的決策。

5 實事求是地改進(jìn)管理機(jī)制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式,信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針,其含義為車檔人員直接使用微機(jī)開展工作,這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。車檔信息自動化系統(tǒng)的管理體制,要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我省車檔管理體制,同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題,主要方面是集中統(tǒng)一管理不力,這與我省不斷更新的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān),以往的系統(tǒng)往往都是單純的開票系統(tǒng)查詢車檔也僅僅的單純的車輛號牌車型等,就是最新的系統(tǒng)在車檔部分也僅僅是簡單的查詢功能而已,無法將車檔人員從繁雜的車輛圖片采集和分類管理中解放出來和車輛文字信息有機(jī)結(jié)合在一起。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象,從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),硬軟件的選用,上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的系統(tǒng)管理之中,實行集中統(tǒng)一管理,不能各行其是自建系統(tǒng),造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問題,如長期將車檔信息的"硬任務(wù)"集中于一個部門,在車檔信息這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個"檔案信息系統(tǒng)",就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng),是較理想的模式,但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu),必須有較強(qiáng)的管理能力和技術(shù)能力,不具備這些條件,從集中向分散過渡,反倒有可能退回到分散式。

6 信息資料的采集

在車檔信息系統(tǒng)中,信息的采集主要是指車輛信息的錄入,車輛型號、牌號的管理,以及車輛異動信息的統(tǒng)計等等各方面,目前采用的方式一般是復(fù)印車輛行駛證、機(jī)動車登記證書等能體現(xiàn)車輛異動的原始資料,然后再錄入微機(jī)系統(tǒng),而在自動化的車檔管理系統(tǒng)中,復(fù)印車輛資料是不行的,并且錄入車輛資料與開票系統(tǒng)并不是一個數(shù)據(jù)庫具體操作起來也增加的車檔管理人員的重復(fù)勞動。最科學(xué)的辦法是將車輛原始資料掃描到微機(jī)中,并通過OCR系統(tǒng)將需要的內(nèi)容自動識別到數(shù)據(jù)庫中,這里的數(shù)據(jù)庫要與收費(fèi)開票系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫互聯(lián),才能真正減少工作量,在車輛圖片以及原始異動材料圖片的管理中采取統(tǒng)一編號并通過FTP方式上傳到服務(wù)器中,以便統(tǒng)一管理查詢。這樣在日常查詢時才能真正做到快捷、方便。

7 重視人才管理

推進(jìn)車檔信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育,造就一大批復(fù)合型人才的重要性,已被廣泛關(guān)注。車檔信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是車檔管理員隊伍,其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn),有人才流失現(xiàn)象。計算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題,要有針對性地對他們進(jìn)行政治思想教育,培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計劃組織培訓(xùn),掌握信息技術(shù)的新知識;在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧,解除其后顧之憂;研究專門人才成長和流動的規(guī)律,以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。