周中林

提要本文在對高校資助管理流程進行介紹的基礎(chǔ)上,全面分析其信息化的需求,給出系統(tǒng)總體功能,提出系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)庫的概念模型,詳細分析每個子系統(tǒng)的功能要求,并對貧困生基本信息表的結(jié)構(gòu)進行設(shè)計,總結(jié)了信息系統(tǒng)B/S架構(gòu)的開發(fā)途徑。

關(guān)鍵詞:B/S架構(gòu);高校資助管理;信息系統(tǒng)

中圖分類號:TP315文獻標(biāo)識碼:A

隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展,政府及社會各界對高校人才培養(yǎng)的投入力度也在不斷加大,如各種形式的獎助學(xué)金、助學(xué)貸款、勤工助學(xué)、生活補助等,涉及的學(xué)生數(shù)量眾多,金額龐大,牽涉的面廣,政策性強,情況復(fù)雜,面臨的困難很多。為此,有必要通過信息技術(shù),設(shè)計出一套功能完善、易于操作、運作精確的管理信息系統(tǒng),實現(xiàn)高校學(xué)生資助管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、高效化,使資助政策最大限度地發(fā)揮激勵和助困作用。

一、系統(tǒng)的需求分析

傳統(tǒng)的資助管理方式基本上都是以書面形式進行流轉(zhuǎn),效率較低,耗時較多。確定高校學(xué)生資助信息管理系統(tǒng)目的在于實現(xiàn)資助管理的無紙化、信息化、高效化、透明化。通過在網(wǎng)站發(fā)布資助信息,學(xué)生登錄網(wǎng)站,根據(jù)資助條件判斷是否符合要求,然后在網(wǎng)上填寫相關(guān)資料進行申報,數(shù)據(jù)提交后保存在數(shù)據(jù)庫;然后由學(xué)院相關(guān)人員提取數(shù)據(jù)庫保存的申報數(shù)據(jù),進行審核,符合條件的,提交給學(xué)校相關(guān)部門進行審批,符合的進行公示,并辦理相關(guān)手續(xù)。學(xué)生可登錄網(wǎng)站隨時查詢審批過程及結(jié)果。根據(jù)目前高校學(xué)生資助工作的實際需要,系統(tǒng)主要應(yīng)實現(xiàn)以下功能:貧困生管理、勤工助學(xué)管理、助學(xué)貸款管理、獎助學(xué)金管理、系統(tǒng)后臺管理五大部分。系統(tǒng)總體功能如圖1所示。(圖1)

(一)貧困生管理。貧困生數(shù)據(jù)庫是整套資助管理系統(tǒng)運行的基礎(chǔ),因為助學(xué)金、助學(xué)貸款和勤工助學(xué)都是針對貧困生開展的資助項目。此功能中的貧困生申請和審核工作是各項資助工作順利開展和發(fā)揮作用的前提。所有學(xué)生在規(guī)定時間內(nèi)均有權(quán)申請進入貧困生庫,系統(tǒng)可以實現(xiàn)學(xué)生注冊登錄提交數(shù)據(jù),學(xué)院及學(xué)校分級審核,自動生成學(xué)生的貧困等級。

(二)勤工助學(xué)管理。主要包括勤工助學(xué)崗位的信息查詢、申請、審核等功能。所有貧困生在規(guī)定時間內(nèi)均有權(quán)進行勤工助學(xué)金申請,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學(xué)院、學(xué)校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準(zhǔn)或未獲批準(zhǔn)的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(三)助學(xué)貸款管理,主要包括助學(xué)貸款的申請與查詢、審核等功能。學(xué)生登錄后可以進行助學(xué)貸款的申請及查詢,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學(xué)院、學(xué)校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準(zhǔn)或未獲批準(zhǔn)的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(四)獎助學(xué)金管理,主要包括獎助學(xué)金的申請與查詢、審核、發(fā)放等功能。學(xué)生登錄后可以進行獎助學(xué)金的申請及查詢,提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫,然后學(xué)院、學(xué)校相關(guān)機構(gòu)及工作人員進行審核,最后會自動生成批準(zhǔn)或未獲批準(zhǔn)的信息,并保存在數(shù)據(jù)庫中。

(五)系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理的功能較多,包括學(xué)生信息管理、資助學(xué)生信息管理、角色及權(quán)限管理、用戶管理、信息審核及發(fā)布、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等,是保障系統(tǒng)正常運行,實現(xiàn)學(xué)生信息管理、用戶管理、權(quán)限分配、資助項目發(fā)布、數(shù)據(jù)安全等的重要管理模塊。其中,學(xué)生信息管理主要進行在校學(xué)生信息導(dǎo)入、添加、修改、刪除等功能,形成資助管理系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)。

系統(tǒng)用戶主要有:(1)學(xué)生(貧困生),可以查看資助通知,申請資助項目,查看申請狀態(tài)等;(2)輔導(dǎo)員,可以查看貧困生信息,對提交申請的學(xué)生資助項目進行審核,查看審核歷史數(shù)據(jù)等;(3)學(xué)院審核人員,可以查看貧困生信息,對輔導(dǎo)員審核通過的學(xué)生資助申請項目進行復(fù)審,查看審核歷史數(shù)據(jù)等;(4)學(xué)校審核人員,可以查看、審核學(xué)院審核通過的學(xué)生資助申請項目及貧困生信息,查看資助項目審核歷史數(shù)據(jù)等;(5)管理人員,可以對系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)進行處理,審核發(fā)布資助信息,分析統(tǒng)計資助信息并生成報表,對系統(tǒng)用戶及權(quán)限進行管理等。

二、系統(tǒng)的總體設(shè)計

根據(jù)高校資助管理的政策規(guī)定,結(jié)合當(dāng)前傳統(tǒng)管理方式的運作過程,通過系統(tǒng)分析,理清了高校資助管理系統(tǒng)的基本要求,在此基礎(chǔ)上,可以確定系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)庫的概念模型。

(一)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計

1、貧困生管理子系統(tǒng)。學(xué)生提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員登錄系統(tǒng)后進入貧困生審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導(dǎo)員管轄范圍內(nèi)的所有學(xué)生申請信息顯示給輔導(dǎo)員,輔導(dǎo)員審核學(xué)生填寫信息和上交的證明文件是否相符,若信息不屬實或不符合條件則返回未批準(zhǔn)通知;若確定信息真實有效且符合貧困生條件,審核修改系統(tǒng)判定的貧困等級,然后點擊確定按鈕將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員審核工作結(jié)束后,依次由學(xué)院審核人員和學(xué)校審核人員對貧困生認定申請進行復(fù)核和終審,批準(zhǔn)則將貧困生信息保存至數(shù)據(jù)庫;不批準(zhǔn)則返回未批準(zhǔn)通知。

2、勤工助學(xué)管理子系統(tǒng)。首先由學(xué)院相關(guān)人員錄入崗位信息,再由學(xué)校系統(tǒng)管理人員審核后發(fā)布。接下來,貧困生在規(guī)定時間內(nèi)登錄系統(tǒng),選擇勤工助學(xué)管理,進入勤工助學(xué)申請頁面,按要求填寫相關(guān)信息并將申請表提交,系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員登錄后進入勤工助學(xué)審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導(dǎo)員管轄范圍內(nèi)的所有學(xué)生申請信息顯示給輔導(dǎo)員,輔導(dǎo)員審核學(xué)生的申請信息,若不批準(zhǔn)則返回未批準(zhǔn)通知,若批準(zhǔn)則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員審核結(jié)束后,由學(xué)院或?qū)W校審核人員登錄系統(tǒng),系統(tǒng)自動將輔導(dǎo)員審核通過的學(xué)生的申請信息按照院、校級別顯示給學(xué)院或?qū)W校審核人員,若批準(zhǔn)申請則將勤工助學(xué)信息保存至數(shù)據(jù)庫,并返回工作通知,對于不符合要求的申請則返回未批準(zhǔn)通知。

3、助學(xué)貸款管理子系統(tǒng)。貧困生在規(guī)定時間內(nèi)登錄系統(tǒng)后,選擇助學(xué)貸款申請,進入助學(xué)貸款申請頁面,按要求填寫相關(guān)信息并將申請表提交,系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員登錄系統(tǒng)后進入助學(xué)貸款審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導(dǎo)員管轄范圍內(nèi)的所有學(xué)生申請顯示給輔導(dǎo)員,輔導(dǎo)員審核學(xué)生的申請信息,若不批準(zhǔn)則返回未批準(zhǔn)通知,若批準(zhǔn)則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員的審核工作結(jié)束后,由學(xué)院審核人員進行復(fù)審,最后由學(xué)校審核人員進行終審,若批準(zhǔn)申請則將助學(xué)貸款信息保存至數(shù)據(jù)庫同時發(fā)送給相關(guān)銀行系統(tǒng),對于不符合要求的申請則返回未批準(zhǔn)通知。

4、獎助學(xué)金管理子系統(tǒng)。貧困生提交申請后系統(tǒng)自動將申請信息保存至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員登錄系統(tǒng)后進入助學(xué)金審核頁面,系統(tǒng)自動將該輔導(dǎo)員管轄范圍內(nèi)的所有學(xué)生申請信息顯示給輔導(dǎo)員,輔導(dǎo)員依次進行審核,若不批準(zhǔn)則返回未批準(zhǔn)通知,若批準(zhǔn)則將審核信息提交至數(shù)據(jù)庫。輔導(dǎo)員審核結(jié)束后,由學(xué)院或?qū)W校審核人員登錄系統(tǒng),系統(tǒng)自動將輔導(dǎo)員審核通過的學(xué)生的申請信息按照院、校級別顯示給學(xué)院或?qū)W校審核人員,若批準(zhǔn)申請則將獎助學(xué)金信息保存至數(shù)據(jù)庫,對于不符合要求的申請則返回未批準(zhǔn)通知。

5、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。管理員登錄后,通過學(xué)生信息管理導(dǎo)入學(xué)生數(shù)據(jù);通過用戶管理可以實現(xiàn)系統(tǒng)角色的管理及權(quán)限分配,對用戶信息進行添加、查詢、修改和刪除等操作;通過信息審核與發(fā)布,可以在指定的時間內(nèi),向所有用戶發(fā)布相關(guān)的資助信息,以便貧困生申請,同時控制審核工作的及時進行;通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析可以對資助項目、資助學(xué)生、資助金額等進行匯總統(tǒng)計,跟蹤執(zhí)行結(jié)果,及時發(fā)現(xiàn)問題。其他用戶登錄后,通過系統(tǒng)管理子系統(tǒng)只能修改自己的密碼。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。(圖2)

(二)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的概念模型主要通過E-R圖來表示,根據(jù)E-R圖進行表的設(shè)計,然后選擇不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建立表的物理結(jié)構(gòu)。通過前面的分析,系統(tǒng)所涉及的實體集很多,但主要有以下幾個:貧困生、輔導(dǎo)員、學(xué)院審核人員、學(xué)校審核人員、管理人員、資助項目。系統(tǒng)的E-R圖如圖3所示。(圖3)

數(shù)據(jù)表的設(shè)計要體現(xiàn)冗余少、靈活、有必要的約束規(guī)范等原則。主要的數(shù)據(jù)表(貧困生基本信息表)的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計如下:貧困生基本信息表(學(xué)號、姓名、性別、民族、身份證號、出生日期、學(xué)院編號、專業(yè)編號、班級號、固定電話、移動電話、寢室地址、月生活費、密碼、是否貧困生、家庭戶口、家庭人口數(shù)、家庭人均收入、家庭聯(lián)系地址、家庭郵政編碼、家庭固定聯(lián)系電話、家庭移動聯(lián)系電話、家庭經(jīng)濟來源、家庭欠債情況、是否有經(jīng)濟情況調(diào)查表、自然災(zāi)害情況、意外事件情況、是否低保戶、家庭失業(yè)情況、其他情況說明、已獲資助情況、是否獲得助學(xué)金、是否助學(xué)貸款、是否勤工助學(xué)、申請認定理由、輔導(dǎo)員意見、貧困等級、學(xué)院審核人員意見、學(xué)校審核人員意見)。其他數(shù)據(jù)表可根據(jù)E-R圖進行相應(yīng)的設(shè)計。

三、系統(tǒng)開發(fā)

(一)采用B/S架構(gòu)。由于資助管理系統(tǒng)需要滿足學(xué)生、審核人員等從不同的地點,以不同的接入方式進行訪問,實現(xiàn)資助信息的查詢、資助項目的申請、審核等工作,因此有必要采用B/S架構(gòu)來進行開發(fā)設(shè)計。B/S(Browser/Server)架構(gòu)即瀏覽器/服務(wù)器架構(gòu),是當(dāng)前主流的信息系統(tǒng)實施模式。它是一種三層結(jié)構(gòu),即所謂的“瀏覽器-Web服務(wù)器-數(shù)據(jù)庫服務(wù)器”三層結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)下,用戶端不需要安裝任何用戶程序,用戶只要能上網(wǎng),就可以通過WWW瀏覽器隨時隨地去訪問Web上的頁面,而頁面數(shù)據(jù)主要由Web服務(wù)器通過各種方式實現(xiàn)與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器鏈接,并從中提取需要的數(shù)據(jù)由Web服務(wù)器生成,數(shù)據(jù)主要存放在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中。B/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)點主要就是維護和升級方式簡單,原因就在于客戶機把事務(wù)邏輯大部分都給了應(yīng)用服務(wù)器,不再負責(zé)處理復(fù)雜計算和數(shù)據(jù)訪問等關(guān)鍵事務(wù),只負責(zé)顯示部分,所以維護人員不再為程序的維護工作奔波于每個客戶機之間,而把主要精力放在應(yīng)用服務(wù)器的程序更新上。

(二)選用數(shù)據(jù)庫?？筛鶕?jù)情況選用Access、SQL Server2000、Oracle等數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),建議選用SQL Server2000來進行數(shù)據(jù)存儲。

(三)選用開發(fā)環(huán)境?？捎肁SP、Java、C#等進行代碼設(shè)計,最終實現(xiàn)高校資助管理系統(tǒng)的正常運行。

四、結(jié)束語

高校資助管理是一項復(fù)雜的工作,由于面臨的學(xué)生眾多,需要提交及審核的數(shù)據(jù)龐大,傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料申報及審核方式已經(jīng)顯得越來越不適應(yīng),因此高校資助管理的信息化是一項必然趨勢。在這個過程中,有必要對高校資助管理的需求進行認真梳理,對其流程進行規(guī)范,并采用適合各高校自身實際的開發(fā)技術(shù),特別是通過B/S架構(gòu),實現(xiàn)高校資助管理的網(wǎng)絡(luò)化、透明化、規(guī)范化及高效化。

(作者單位:1.四川大學(xué)工商管理學(xué)院;2.西南科技大學(xué)經(jīng)管學(xué)院)

主要參考文獻:

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