李　立

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著社會(huì)的發(fā)展,檔案管理工作越來(lái)越引起有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視。

目前,許多檔案管理人員大多都是半路出家,他們大多缺乏專業(yè)學(xué)識(shí),知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,而且由于長(zhǎng)期以來(lái)缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制,檔案工作得不到認(rèn)可,他們工作熱情不高、沒(méi)有創(chuàng)新精神,工作潛能得不到發(fā)揮,導(dǎo)致許多單位檔案管理方式落伍、檔案歸案不全、檔案質(zhì)量不高,檔案管理工作不能很好地為當(dāng)前及未來(lái)經(jīng)濟(jì)工作服務(wù)。

要加強(qiáng)檔案管理工作,提高檔案管理水平,做好新形勢(shì)下的檔案管理工作,就要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍。而造就高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍的途徑就是在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下提高管理人員的綜合素質(zhì)并建立有效激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。

一、檔案管理工作應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視

2002年2月13日,中國(guó)正式加入世貿(mào)組織不足百日,美方就對(duì)中國(guó)銷往美國(guó)的軸承產(chǎn)品及其零件的慈興集團(tuán)進(jìn)行反傾銷指控。我方律師出示了大量的證據(jù),本案歷史14個(gè)月最后判定中國(guó)輸入美國(guó)的軸承傾銷案不成立,所有中國(guó)生產(chǎn)的球軸承類產(chǎn)品,繼續(xù)以正常的關(guān)稅對(duì)美出口。本案給了我們不少有益的啟示。啟示之一是慈興集團(tuán)平時(shí)十分注重收集原始資料,并建立大量完整的第一手檔案資料。試想如果沒(méi)有平時(shí)積累的大量原始資料,臨時(shí)抱佛腳,這場(chǎng)官司就不可能打贏。慈興集團(tuán)的勝訴還告訴我們,企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和管理著,要高度重視檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),檔案管理工作也是企業(yè)管理系統(tǒng)工程的一部分。檔案工作功在前日,用在一朝。檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理的匯集點(diǎn),是各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ),加入世貿(mào)組織以后,檔案工作在企業(yè)管理工作的地位和作用,越來(lái)越突出,越來(lái)越重要。

二、做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì)

針對(duì)目前檔案管理人員缺乏專業(yè)背景,知識(shí)結(jié)構(gòu)老化的突出問(wèn)題,各單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的后續(xù)教育培訓(xùn)工作,全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

1、檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。良好的檔案專業(yè)素質(zhì)是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵,各單位必須加強(qiáng)檔案管理人員脫產(chǎn)學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教育、聘請(qǐng)檔案專業(yè)教師舉辦專題培訓(xùn)班等方式,充實(shí)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、了解檔案管理的前沿動(dòng)態(tài)。

2、電子、通訊技術(shù)培訓(xùn)。隨著電子、通訊技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)正悄然改變?nèi)藗兊墓ぷ魃罘绞?在電子、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,一張紙、一支筆就能產(chǎn)生一份文件的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去。傳統(tǒng)檔案管理方式亦逐漸發(fā)生變革,檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)必須以網(wǎng)絡(luò)為依托、以應(yīng)用軟件為手段實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。雖然檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的程度較前幾年有了很大提高,但仍與如今工作要求存在較大差距,造就一支高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人員隊(duì)伍,是搞好檔案管理的當(dāng)務(wù)之急。各單位除了從外部招聘滿足要求的復(fù)合型人才之外,另一個(gè)途徑就是對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行電子、通訊技術(shù)方面短程的培訓(xùn),使他們掌握信息理論與信息知識(shí),熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù),達(dá)到電子、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理人員所應(yīng)具備的素質(zhì)要求。

3、加強(qiáng)法律、法規(guī)學(xué)習(xí),利用法律知識(shí)保護(hù)自己。伴隨著中國(guó)20多年來(lái)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,人們的民主法制觀念逐漸加強(qiáng),國(guó)家民主法律制度不斷完善,國(guó)家各項(xiàng)工作逐步走入法制化和規(guī)范化,中國(guó)也逐步進(jìn)入法制社會(huì)。法制社會(huì)最基本的特征是人們主要通過(guò)法律手段來(lái)解決各類糾紛,要求人們必須具備較強(qiáng)的法律意識(shí)與證據(jù)意識(shí)。檔案是最直接、最原始的記錄和反映了人們從事社會(huì)活動(dòng)的客觀、真實(shí)面貌,具有得天獨(dú)厚的任何其他信息所必具備的證據(jù)價(jià)值。對(duì)檔案人員首先要進(jìn)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)各種專門檔案和特殊制成材料檔案的法規(guī)知識(shí)培訓(xùn),另外還應(yīng)拓展到檔案案卷內(nèi)容所涉及領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī),使檔案管理人員具備比較豐富的法律知識(shí),樹立起強(qiáng)烈的法律意識(shí),自覺(jué)自如地運(yùn)用檔案法及其他法律知識(shí),依法治檔,確保檔案全面收集和優(yōu)質(zhì)歸檔,并維持檔案管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、建立有效的激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性

針對(duì)長(zhǎng)期以來(lái)由于對(duì)檔案管理人員激勵(lì)不足導(dǎo)致檔案管理人員創(chuàng)新精神不足、工作熱情不高、工作潛能得不到完全發(fā)揮的問(wèn)題,各單位除了需進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)之外,還必須建立一套行之有效的激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,從而提高檔案管理水平。

首先,要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行精神激勵(lì)。以往,由于許多單位領(lǐng)導(dǎo)包括檔案管理人員自身對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展影響不大,沒(méi)有其他部門工作重要,檔案管理工作在單位管理體系中屬于“配角”。身處法制社會(huì)與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,有必要對(duì)檔案管理進(jìn)行一個(gè)全新定位,檔案管理工作不應(yīng)再滯后和被動(dòng),而是成為關(guān)系全局的重要部分,成為機(jī)構(gòu)決策的依據(jù),成為提高機(jī)構(gòu)行政效率的關(guān)鍵。檔案管理工作有了這樣一種全新定位,誰(shuí)還能小看它?檔案管理人員還能不為自己工作的重要性而感到自豪?應(yīng)不斷強(qiáng)調(diào)這種全新定位,讓檔案管理人員及其他工作人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,增加檔案管理人員的自我滿足感。這種自豪感和滿足感必然會(huì)轉(zhuǎn)化成一種強(qiáng)大的精神動(dòng)力,促進(jìn)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性,極大地提高工作效率與工作質(zhì)量,提高檔案管理水平。

其次,恰當(dāng)運(yùn)用物質(zhì)激勵(lì)。即便檔案管理人員對(duì)自己所從事的工作充滿高度的自豪感,具備再高的職業(yè)道德,如果長(zhǎng)期犧牲其物質(zhì)利益,付出得不到應(yīng)有回報(bào),檔案管理人員的工作熱情肯定不高,在工作上就表現(xiàn)出應(yīng)付了事,工作不積極主動(dòng)。各單位可以通過(guò)工資制度改革,根據(jù)檔案管理工作的重要性制定一個(gè)內(nèi)部公平的崗位工資,并對(duì)檔案管理人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,使檔案管理人員的工作績(jī)效通過(guò)獎(jiǎng)酬得到合理體現(xiàn)。恰當(dāng)運(yùn)用物質(zhì)激勵(lì),可以不斷激勵(lì)檔案管理人員發(fā)揮潛能,做好檔案管理工作。

(作者單位:河北省水文工程地質(zhì)勘察院)