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摘要:合并后的高職院校面臨著許多管理問題,而檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著一些問題。解決的對(duì)策是強(qiáng)化檔案意識(shí),規(guī)范檔案管理;加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平;合理配備檔案管理人員,加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè);確定檔案工作目標(biāo),使檔案工作開展有的放矢。

關(guān)鍵詞:高職院校;檔案;管理;利用

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)20-0214-02

近年來,我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展,合并升格的高職院校達(dá)1 100多所,進(jìn)一步完善了國家的高等教育結(jié)構(gòu),優(yōu)化了教育資源配置,提高了辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。合并后的高職院校使我們面臨著許多新的管理問題。檔案管理作為學(xué)校的一項(xiàng)重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校檔案管理與利用存在的問題

許多合并高職院校是由一些不同學(xué)科、不同層次的學(xué)校(如中等職業(yè)學(xué)校)合并而來,原來的學(xué)校對(duì)檔案沒有自主管理權(quán),長期以來未能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視,從而出現(xiàn)了諸多問題。

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案,由于有嚴(yán)格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責(zé)任心做保證,基本不會(huì)出現(xiàn)散失等問題。關(guān)鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書,由于合校前人心思動(dòng),工作狀態(tài)不穩(wěn)定,一些正常的工作不能按常規(guī)辦理,自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責(zé)任心強(qiáng)的部門檔案管理人員會(huì)把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放;而遇到責(zé)任心不強(qiáng)的檔案管理人員則不予聞問;更有甚者,在部門調(diào)整、辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴(yán)重,無處尋找,嚴(yán)重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因:一是合校期間組織管理出現(xiàn)空白;二是部分檔案部門檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),無制約措施;三是領(lǐng)導(dǎo)忙于合校中的大事,檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規(guī)范,管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因,導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一,質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統(tǒng)一的規(guī)格;收集過程中紙張大小不統(tǒng)一;檔案材料沒有進(jìn)行規(guī)范整理,有的甚至沒有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂;現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3.信息開發(fā)利用率差,發(fā)揮服務(wù)作用程度低

檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面,檔案信息資源的開發(fā)利用程度不高,存在著要什么找什么,沒有主動(dòng)做好服務(wù)工作,由于不注意平時(shí)的搜集和整理,嚴(yán)重制約著檔案的服務(wù)利用工作。

4.檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個(gè)或兩個(gè)以上規(guī)模相當(dāng),類別相近的院校并建而成,由于原各校建立的時(shí)間或早或晚,隸屬關(guān)系不一,各自的辦學(xué)宗旨及基本職能有所差異,合并后檔案卷宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后若干全宗,而各校的檔案類目設(shè)置、類目排列及檔號(hào)的編制不盡相同,老?；狙赜梦臅悺⒖萍碱惖姆诸惙椒?成立較晚的學(xué)?；窘y(tǒng)一到了高校檔案實(shí)體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外,合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統(tǒng)一及檔案管理手段參差不齊等問題,如有的合并高校,原各校區(qū)檔案或?qū)嵭屑泄芾?或人事檔案歸人事處管理,科研檔案歸科研處管理,聲像檔案歸電教中心管理等;有的合并高校,原各校區(qū)或已配備計(jì)算機(jī),實(shí)行檔案機(jī)檢,有的檔案則分散于各職能部門,由兼職檔案員管理,檔案管理處于原始的手工檢索階段等;這些問題也嚴(yán)重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此,筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境,應(yīng)對(duì)癥下藥,采取有效的解決措施。

二、解決高職院校檔案的管理與利用問題的途徑

1.強(qiáng)化檔案意識(shí),規(guī)范檔案管理

前已述及,檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足,因此,合并高校應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言,文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作,它有賴于各部門的配合與全員的支持。合并高校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳,增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí),使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富,是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件,是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求,維護(hù)檔案的完整與安全,從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí),要針對(duì)并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題,及時(shí)調(diào)研,確定整齊劃一的檔案管理方法,便于檔案的集中保管、利用,以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2.加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè),提高檔案管理的現(xiàn)代化水平

建立健全一套完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度,使工作有序,有據(jù)可依,保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化,真正發(fā)揮檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善人事檔案材料,對(duì)收集檔案材料,從手續(xù)是否完備,表述是否準(zhǔn)確、精練,觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實(shí)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,增加資金投入,嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn),注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性,做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員,加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

不言而喻,人作為檔案工作的主體,對(duì)檔案事業(yè)的興衰起著決定性作用。沒有人,檔案工作的各個(gè)方面均無從談起。因此,建設(shè)一支忠誠事業(yè),業(yè)務(wù)精良,結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍,是檔案工作擺脫困境的重要保障。對(duì)此,首先要建設(shè)好檔案館(室)隊(duì)伍,確保一定數(shù)量的專職檔案人員,并力求這支專職檔案工作隊(duì)伍在年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理,便于發(fā)揮整體效應(yīng);其次要整體推進(jìn),大力加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè),發(fā)揮各部門兼職檔案領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的作用。實(shí)踐證明,檔案工作涉及學(xué)校各個(gè)方面,僅靠檔案部門單槍匹馬,無疑是杯水車薪。只有建立穩(wěn)定的校區(qū)檔案工作網(wǎng)絡(luò),同時(shí)采取定性與定量相結(jié)合的工作方法及相應(yīng)的激勵(lì)措施,提高兼職檔案員的工作積極性,才能增強(qiáng)檔案工作的向心力。

4.確定檔案工作目標(biāo),使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標(biāo),是由于合并高校層次較前相對(duì)提高,并校后應(yīng)根據(jù)變化了的新形勢,制定新的工作目標(biāo)和發(fā)展戰(zhàn)略,使檔案工作圍繞新目標(biāo)有的放矢地開展。這里,之所以強(qiáng)調(diào)合并高校檔案工作要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)化,一方面是明確了檔案工作目標(biāo),即明確了檔案工作的發(fā)展總方向,一則可以根據(jù)總目標(biāo),不斷消除偏離目標(biāo)的因素,二則可以通過局部優(yōu)化,使日常具體工作的開展有利于促進(jìn)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);另一方面,明確了檔案工作目標(biāo),便于加強(qiáng)日常管理,有利于調(diào)動(dòng)檔案工作人員的主動(dòng)性,增強(qiáng)競爭性。為此,合并高校要根據(jù)確定的新目標(biāo),進(jìn)一步加強(qiáng)自身造血功能,完善各種配套管理措施,并要注重調(diào)查研究,不斷總結(jié)并完善檔案工作中一些根本性的問題,促進(jìn)檔案工作的開展。當(dāng)今時(shí)代,機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存,若不能及時(shí)把握機(jī)遇,發(fā)展的希望便會(huì)失之交臂。因此,合并高校檔案工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢,立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況,采取有效措施,促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。

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[責(zé)任編輯 王 莉]