李賽娟

［摘 要］ 分析了ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)流程集成的原理，設(shè)計(jì)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的主要技術(shù)，包括自動(dòng)憑證觸發(fā)技術(shù)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)，然后以供應(yīng)鏈中采購(gòu)環(huán)節(jié)為例，對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)，并實(shí)現(xiàn)了這一過(guò)程。

［關(guān)鍵詞］ 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程；供應(yīng)鏈；優(yōu)化；ERP；觸發(fā)引擎

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2009）01-0012-03

0 引 言

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）是提高企業(yè)管理效率的重要手段，既是軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，更代表了一種全新的管理理念，它以供應(yīng)鏈為核心，基于流程的管理思想［1］，與傳統(tǒng)的基于職能崗位的管理思想完全不同，流程的規(guī)范化是企業(yè)成功實(shí)施ERP的必備條件，企業(yè)進(jìn)行BPR(業(yè)務(wù)流程重組)以后才能實(shí)施ERP，產(chǎn)生預(yù)期的效益。對(duì)于生產(chǎn)制造企業(yè)而言，涉及生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)實(shí)施ERP時(shí)，需要將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有效集成，業(yè)務(wù)信息輸入系統(tǒng)后能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確生成財(cái)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)物流與資金流的統(tǒng)一，如果不能對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組或優(yōu)化處理，流程達(dá)不到規(guī)范化要求，ERP的先進(jìn)理念得不到充分展現(xiàn)，就無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的效率，而只是軟件系統(tǒng)的簡(jiǎn)單應(yīng)用。因此，根據(jù)業(yè)務(wù)流程對(duì)會(huì)計(jì)流程重組或優(yōu)化設(shè)計(jì)是ERP實(shí)施過(guò)程中必不可少的重要環(huán)節(jié)。研究企業(yè)運(yùn)作過(guò)程的核心環(huán)節(jié)即供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)中物資和信息的流動(dòng)過(guò)程，以及ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息自動(dòng)轉(zhuǎn)化的方法，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)出ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的策略，是本文將要解決的問(wèn)題。

1 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化技術(shù)的設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)由若干模塊組成，其處理過(guò)程與物流同步進(jìn)行，企業(yè)生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)均伴隨著物資流和信息流，在物資流動(dòng)時(shí)，各種單據(jù)同步輸入ERP系統(tǒng)并傳遞至財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，自動(dòng)產(chǎn)生查詢、管理決策所需的數(shù)據(jù)。ERP中的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)信息的集成化管理，即通過(guò)數(shù)據(jù)模型和共享數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和通用數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成、管理與控制。會(huì)計(jì)信息的處理模式由傳統(tǒng)的“原始憑證—記賬憑證—賬簿—會(huì)計(jì)報(bào)表”轉(zhuǎn)化為“原始憑證—數(shù)據(jù)庫(kù)—賬簿報(bào)表”的內(nèi)部管理模式［２］。會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化技術(shù)主要有自動(dòng)憑證觸發(fā)技術(shù)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)。

1. 1自動(dòng)憑證觸發(fā)技術(shù)

自動(dòng)憑證觸發(fā)的設(shè)計(jì)思想是：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，部門(mén)信息處理人員將單據(jù)信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)中變動(dòng)的業(yè)務(wù)信息傳遞至ERP的財(cái)務(wù)子系統(tǒng)，自動(dòng)觸發(fā)憑證模板，根據(jù)業(yè)務(wù)與賬戶之間的關(guān)系形成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),再將業(yè)務(wù)單據(jù)的摘要、賬戶、日期、金額等數(shù)據(jù)填入憑證相應(yīng)欄目，系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證,并以憑證形式顯示或打?。?］。從原始憑證錄入業(yè)務(wù)子系統(tǒng)開(kāi)始到記賬憑證的形成，再到賬簿的產(chǎn)生，其本質(zhì)都是通過(guò)指定條件從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出記錄和字段內(nèi)容，自動(dòng)觸發(fā)形成，在這一過(guò)程中，憑證及其他數(shù)據(jù)的源頭都是業(yè)務(wù)單據(jù)，由于數(shù)據(jù)源頭的唯一性，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與一致性。

1. 2會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)多樣化信息處理技術(shù)

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)所存貯的數(shù)據(jù)流不僅隱含改變企業(yè)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)事項(xiàng)的數(shù)據(jù)，而且還包含管理人員所需的企業(yè)戰(zhàn)略決策、計(jì)劃、控制和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)方面的作業(yè)細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，呈現(xiàn)多樣化。信息使用者可根據(jù)決策需求，選擇各種會(huì)計(jì)處理方法對(duì)其再加工處理，生成所需的決策視圖。通過(guò)引入事件驅(qū)動(dòng)規(guī)則構(gòu)成會(huì)計(jì)憑證生成方法，形成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)多樣化（ｄｉｖｅｒｓｉｆｉｃａｔｉｏｎ）處理過(guò)程［4］，將規(guī)則劃分為事件、條件和過(guò)程3個(gè)部分，當(dāng)事件發(fā)生時(shí)，從多種可能條件中選擇一個(gè)條件，執(zhí)行相應(yīng)的過(guò)程，而這個(gè)動(dòng)作可能就是一個(gè)套用憑證模板，產(chǎn)生一張機(jī)制憑證。

1. 3引擎技術(shù)

引擎（Engineer）是一個(gè)連接數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用系統(tǒng)的程序段，用來(lái)采集、處理、輸出會(huì)計(jì)相關(guān)信息，是基于數(shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言來(lái)設(shè)定整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)作模塊的參數(shù)，可以重置數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，還能夠主動(dòng)引導(dǎo)設(shè)計(jì)過(guò)程。引擎與使用者間處于一個(gè)互動(dòng)性的關(guān)系，具有很高的自主性，會(huì)保護(hù)系統(tǒng)免于不當(dāng)設(shè)計(jì)的損害。通過(guò)引擎能夠建立各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳遞，實(shí)現(xiàn)各子系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)和同步處理。

1. 4聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)

事務(wù)（transaction）是指作為單個(gè)邏輯工作單元執(zhí)行的一系列操作，是確?！巴瑫r(shí)成功則成功，任何一步失敗則全部失敗”的一種機(jī)制。一個(gè)事務(wù)往往包括3種動(dòng)作：開(kāi)始事務(wù)、提交事務(wù)和撤銷。從開(kāi)始事務(wù)到提交事務(wù)過(guò)程中所發(fā)生的一切數(shù)據(jù)庫(kù)修改全部成功才能提交到數(shù)據(jù)庫(kù)保存，只要有一個(gè)動(dòng)作失敗，必須恢復(fù)修改前的狀態(tài)。在ERP中，通過(guò)聯(lián)機(jī)事務(wù)處理系統(tǒng)（On-Line Transaction Processing，OLTP）實(shí)現(xiàn)［5］，例如在銀行存款時(shí)，先鎖定賬號(hào)，到存款過(guò)程結(jié)束才釋放賬號(hào)，保證賬號(hào)與金額的一致性。

2 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

ERP是在MRP（制造資源計(jì)劃）的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，對(duì)于制造企業(yè)而言，核心是供應(yīng)鏈，包括3個(gè)環(huán)節(jié)：企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)、生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)。

2. 1供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標(biāo)

企業(yè)從原材料和零部件采購(gòu)、運(yùn)輸、加工制造、分銷直至最終送到顧客手中的過(guò)程被看成是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的鏈條，稱為供應(yīng)鏈（Supply Chain）。我們不是孤立地看待鏈上的各個(gè)企業(yè)，而是把從供應(yīng)商、制造商到銷售商、用戶的整個(gè)供應(yīng)鏈看成一個(gè)有機(jī)整體。供應(yīng)鏈流程主要由物流、信息流及資金流3部分構(gòu)成。在ERP環(huán)境下，信息流是核心，物流是保障，而資金流則是實(shí)現(xiàn)的手段，三者之間的有效互動(dòng)構(gòu)成了一個(gè)完整的同步處理模型。

傳統(tǒng)供應(yīng)鏈管理存在的缺陷包括：基礎(chǔ)管理薄弱、流程與制度不規(guī)范；業(yè)務(wù)處理效率低、部門(mén)職責(zé)不清晰；財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)脫節(jié)，經(jīng)營(yíng)分析滯后，庫(kù)存量大，信息傳遞速度不準(zhǔn)時(shí)，處理需求單一［6］。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以及時(shí)掌握企業(yè)生產(chǎn)、庫(kù)存情況，快速響應(yīng)客戶需求，有效管理控制銷售價(jià)格，管理訂單、發(fā)貨、出庫(kù)、開(kāi)票全過(guò)程，配合采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)控制物料收發(fā)，隨時(shí)掌握庫(kù)存，做到賬實(shí)相符，防止呆滯料和庫(kù)存積壓，減低庫(kù)存成本，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化目標(biāo)是：規(guī)范流程，去除人為因素，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)完善無(wú)誤；減少庫(kù)存量，通過(guò)JIT(敏捷制造)，努力實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存；系統(tǒng)內(nèi)信息準(zhǔn)確輸送，及時(shí)反饋共享，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)協(xié)同工作，自動(dòng)完成供需協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈的無(wú)縫連接。

2. 2供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)處理流程的優(yōu)化設(shè)計(jì)

供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)的基本思路是：將供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程與會(huì)計(jì)處理流程融合，以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，利用自動(dòng)憑證觸發(fā)技術(shù)、業(yè)務(wù)多樣化技術(shù)、引擎技術(shù)和聯(lián)機(jī)事務(wù)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)信息協(xié)同處理，實(shí)時(shí)生成，數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一方錄入，多方使用，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。其集成實(shí)現(xiàn)過(guò)程主要有3步：

（1）基礎(chǔ)資料錄入設(shè)計(jì)。主要完成對(duì)供應(yīng)商信息、部門(mén)信息、職員信息、物料信息、計(jì)量單位信息、會(huì)計(jì)科目信息、物料供貨信息等基礎(chǔ)資料的錄入，基礎(chǔ)資料的準(zhǔn)確與否，直接關(guān)系到會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，所以必須錄入準(zhǔn)確、完整的基礎(chǔ)資料數(shù)據(jù)。

（2）系統(tǒng)參數(shù)設(shè)計(jì)。這是優(yōu)化設(shè)計(jì)的關(guān)鍵一步，ERP系統(tǒng)既要保證通用性，也要滿足用戶的特殊需要，通過(guò)設(shè)置多種事務(wù)處理方法，用戶要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況認(rèn)真確定參數(shù)，實(shí)現(xiàn)由通用軟件到個(gè)性化定制的轉(zhuǎn)化。如暫估業(yè)務(wù)處理方式的選擇、預(yù)警數(shù)目的設(shè)置、多級(jí)審核的設(shè)置等。當(dāng)然，這些參數(shù)設(shè)計(jì)的難易、優(yōu)劣完全依賴于ERP系統(tǒng)本身所提供的系統(tǒng)參數(shù)，不同的ERP系統(tǒng)其參數(shù)的設(shè)計(jì)原理及操作的易用性是有很大區(qū)別的。

（3）憑證模板設(shè)計(jì)。即設(shè)置事務(wù)處理對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目（包括總賬科目和明細(xì)賬科目）及會(huì)計(jì)科目上的借貸關(guān)系。生成憑證是業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的接口，系統(tǒng)通過(guò)實(shí)時(shí)生成憑證，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成，而要實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)、自動(dòng)生成憑證，憑證模板的設(shè)置是關(guān)鍵。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過(guò)憑證觸發(fā)機(jī)制自動(dòng)選擇相應(yīng)憑證模板，自動(dòng)生成憑證。供應(yīng)鏈的憑證模板主要有采購(gòu)入庫(kù)憑證模板、銷售出庫(kù)憑證模板、采購(gòu)費(fèi)用發(fā)票憑證模板、付款憑證模板、收款憑證模型、轉(zhuǎn)賬憑證模型等。

通過(guò)執(zhí)行以上3個(gè)步驟，基本能夠?qū)崿F(xiàn)與供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)有關(guān)的采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)管、銷售、財(cái)務(wù)等各部門(mén)的集成，其數(shù)據(jù)流如圖1所示。

從圖1可以看出，ERP系統(tǒng)之所以能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集成，引擎機(jī)制起著非常重要的作用。它實(shí)時(shí)檢測(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)變化情況，一旦金額字段發(fā)生改變，則自動(dòng)觸發(fā)相應(yīng)代碼，自動(dòng)處理記賬、過(guò)賬業(yè)務(wù)，并為報(bào)表系統(tǒng)提供相關(guān)的報(bào)表數(shù)據(jù)，結(jié)果存入數(shù)據(jù)庫(kù)或者以表單方式顯示，同時(shí)通過(guò)其智能分析程序處理分析，向相應(yīng)的管理會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持，生成決策所需的各種報(bào)表、報(bào)告等信息。

3 供應(yīng)鏈會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過(guò)程的實(shí)現(xiàn)

網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，為供應(yīng)鏈信息的集成提供了技術(shù)上的支持，為實(shí)現(xiàn)ERP先進(jìn)的管理目標(biāo)提供了可能，供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本思想是將企業(yè)業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)信息處理流程融合為一體，融合財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)職能，從全局的角度構(gòu)建整體化的供應(yīng)鏈流程體系。下面以采購(gòu)環(huán)節(jié)為例進(jìn)行具體描述，其他業(yè)務(wù)與此方法相同。

企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)包括獲取原材料并支付現(xiàn)金或銀行存款，通常包括下單、稽催、入庫(kù)、退貨、對(duì)賬和付款等基本環(huán)節(jié)，按照業(yè)務(wù)流程重組的思想，企業(yè)要以企業(yè)目標(biāo)為導(dǎo)向調(diào)整業(yè)務(wù)流程和組織結(jié)構(gòu)，打破傳統(tǒng)職能部門(mén)的界限，由一個(gè)人或一個(gè)工作團(tuán)隊(duì)來(lái)完成某一業(yè)務(wù)的所有步驟，讓決策產(chǎn)生在信息生成的地方。其優(yōu)化設(shè)計(jì)原理如圖2所示。

從圖2中可以看出，在ERP系統(tǒng)中記賬工作也已經(jīng)變得非常簡(jiǎn)單，只需要工作人員按一下按鈕發(fā)出指令，就可以由系統(tǒng)自動(dòng)完成整個(gè)記賬過(guò)程。在ERP環(huán)境下，甚至可以設(shè)置憑證審核以后由系統(tǒng)自動(dòng)記賬，其實(shí)記賬操作只是指揮計(jì)算機(jī)在相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄上做個(gè)標(biāo)志。隨著ERP系統(tǒng)的完善，針對(duì)各種可能出現(xiàn)的業(yè)務(wù)情形，設(shè)置了相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證模板與之對(duì)應(yīng)，企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，能由系統(tǒng)自動(dòng)生成準(zhǔn)確無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證，或者根據(jù)單據(jù)直接登記賬簿。對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)應(yīng)付賬款的處理，遵循決策產(chǎn)生在信息生成的地方這一原則，在輸入發(fā)票的同時(shí)系統(tǒng)能夠自動(dòng)檢查有關(guān)的采購(gòu)單和收貨單，進(jìn)行三方匹配，匹配成功即可以執(zhí)行付款，而不必再等到財(cái)務(wù)部發(fā)出付款指令。即在處理業(yè)務(wù)單據(jù)的同時(shí)處理相關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息，當(dāng)流程走完，則整個(gè)采購(gòu)過(guò)程結(jié)束。

4 結(jié)束語(yǔ)

在傳統(tǒng)崗位分工的情況下，作業(yè)流程被分割成各種簡(jiǎn)單的任務(wù)，經(jīng)理們將精力集中在個(gè)別任務(wù)效率的提高上，而忽略了最終目標(biāo)，即滿足顧客的需求。通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)，形成全局思想，從整體上確認(rèn)企業(yè)的作業(yè)流程，追求全局最優(yōu)，而非個(gè)別最優(yōu)。本文通過(guò)業(yè)務(wù)信息處理流程與會(huì)計(jì)信息處理流程的整合，運(yùn)用集成思想，集成業(yè)務(wù)處理與會(huì)計(jì)信息處理，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)協(xié)同實(shí)現(xiàn)整個(gè)采購(gòu)流程的最優(yōu)化，加速企業(yè)整體效益的提升。但要完成企業(yè)的整體目標(biāo)，僅有優(yōu)秀的ERP系統(tǒng)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)代管理理念更加重要。

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