竇彥莉

2004年末,張寶杰來(lái)到了天津吉祥如意國(guó)際海運(yùn)公司(以下簡(jiǎn)稱天津吉運(yùn)),當(dāng)時(shí)公司信息化建設(shè)情況非常糟糕,除了十幾臺(tái)電腦外加一個(gè)運(yùn)行著海運(yùn)管理系統(tǒng)的高配PC版服務(wù)器外,別無(wú)他物。

面對(duì)這樣的情況,張寶杰說(shuō):“考察一個(gè)CIO的能力,首先是在于做事的態(tài)度。這樣的環(huán)境對(duì)于有著豐富項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)說(shuō),等于是創(chuàng)造價(jià)值的一張白紙,非常有利于搭建統(tǒng)一的IT格局。正好可以借此全面部署公司的信息系統(tǒng),實(shí)施V計(jì)劃,來(lái)驗(yàn)證創(chuàng)造價(jià)值的理論?！?/p>

什么是V計(jì)劃?張寶杰說(shuō):“我將用以實(shí)現(xiàn)‘三塊金磚理論的具體計(jì)劃、方案和項(xiàng)目統(tǒng)稱為V計(jì)劃?！币话阏f(shuō)來(lái),一個(gè)項(xiàng)目落實(shí)上線、穩(wěn)定運(yùn)行后,IT部門(mén)就可以交差了,而在V計(jì)劃中,這才是真正的開(kāi)始,是創(chuàng)造價(jià)值的起點(diǎn),企業(yè)的IT投資能否產(chǎn)生價(jià)值取決于這三塊金磚。

第一塊金磚:成功的總體設(shè)計(jì)

成功的總體設(shè)計(jì)=IT戰(zhàn)略目標(biāo)+IT戰(zhàn)略框架設(shè)計(jì)+CIO能力。

天津吉運(yùn)發(fā)展了十年,公司的戰(zhàn)略目標(biāo)指向“在本行業(yè)做全國(guó)的NO.1”。那么這個(gè)目標(biāo)如何轉(zhuǎn)化為IT戰(zhàn)略目標(biāo)呢?

張寶杰說(shuō):那就是用IT武裝企業(yè),讓企業(yè)在更低成本、更高效率、更可控的前提下更早達(dá)到這個(gè)目標(biāo)。

基于這個(gè)認(rèn)識(shí),IT戰(zhàn)略框架設(shè)計(jì)自然也就出來(lái)了:利用信息技術(shù)增強(qiáng)公司的銷(xiāo)售能力、協(xié)同能力,并將企業(yè)文化信息化,把公司的整體管理理念利用IT系統(tǒng)化,而職員作為這個(gè)系統(tǒng)流程中的某個(gè)環(huán)節(jié),將大部分的工作行為和軟件系統(tǒng)流程綁定、銜接,使整個(gè)公司變成一個(gè)可控的系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)能夠以驚人的效率復(fù)制,并且不斷改善、調(diào)整。這契合了時(shí)下“建設(shè)智慧型企業(yè)”的這個(gè)呼聲。

由此,海運(yùn)ERP、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、企業(yè)郵局、電子商務(wù)平臺(tái)、協(xié)同辦公系統(tǒng)、傳真系統(tǒng)、VoIP、企業(yè)通信、視頻會(huì)議系統(tǒng)等逐步出現(xiàn)。

基于對(duì)整體框架的確定和對(duì)整體項(xiàng)目所需資源總數(shù)的計(jì)算,張寶杰胸有成竹地提出第一份采購(gòu)申請(qǐng)——購(gòu)買(mǎi)路由器。張寶杰購(gòu)買(mǎi)的第一個(gè)路由器,其能力在公司的IT環(huán)境翻天覆地的變化后依然能夠滿足需要。這在當(dāng)時(shí)申請(qǐng)采購(gòu)時(shí),讓領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得有些貴的設(shè)備,現(xiàn)在反而讓領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心,這么便宜的關(guān)鍵設(shè)備行嗎?張寶杰肯定地回答:沒(méi)問(wèn)題,因?yàn)?今天的網(wǎng)絡(luò)使用量和開(kāi)銷(xiāo),在5年前已經(jīng)計(jì)算出來(lái)了。從結(jié)果看,這個(gè)設(shè)備實(shí)際上是沒(méi)多花1分錢(qián),而它所具有的功能由開(kāi)始只使用上網(wǎng)、DDNS、NAT等簡(jiǎn)單功能,到現(xiàn)在的全部功能都被使用。

這種超前采購(gòu)的理念,滲透在每一項(xiàng)IT采購(gòu)中。就這樣,所有的規(guī)劃和準(zhǔn)備都在張寶杰的頭腦中一天天成熟,落實(shí)項(xiàng)目的工作也從基礎(chǔ)設(shè)施采購(gòu)開(kāi)始,逐步完成。

第二塊金磚:成功的項(xiàng)目

成功的項(xiàng)目=正確的方向+適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案+不斷改進(jìn)。

公司原有一套VB+SQL Server的C/S系統(tǒng),權(quán)限系統(tǒng)過(guò)于簡(jiǎn)單,沒(méi)有接口文檔。原開(kāi)發(fā)公司已經(jīng)倒閉,不具備繼續(xù)改進(jìn)的條件,自身的功能連當(dāng)前的需要都不能完全滿足,更不用說(shuō)以后5年、10年的需要了,所以必須更換。那么更換什么樣的ERP?完全開(kāi)發(fā)定制還是采購(gòu)現(xiàn)有產(chǎn)品?用哪家公司的產(chǎn)品?怎么用?這些問(wèn)題都需要解答。

張寶杰根據(jù)對(duì)公司當(dāng)前和未來(lái)以后5年的發(fā)展需要制定的條件為:開(kāi)放型數(shù)據(jù)庫(kù)+C(B)/S混合模式+可持續(xù)提供改進(jìn)和接口。

張寶杰說(shuō):“我們采用招標(biāo)方式,公平競(jìng)爭(zhēng),天津吉運(yùn)的招標(biāo)選擇經(jīng)歷了半年多時(shí)間,確定了廠商后又對(duì)第一期客戶化方案進(jìn)行反復(fù)修改,歷經(jīng)了1年多,才正式上線運(yùn)行。這時(shí)距離必須用新ERP來(lái)支撐公司的下一步戰(zhàn)略所需要的時(shí)間剛剛好。也就是說(shuō)2008年需要做的事情,我在2006年就推動(dòng)公司開(kāi)始做了,而我自己是在2005年就開(kāi)始做準(zhǔn)備了,而付款是2008年上線后1個(gè)月的事了,這樣做,對(duì)保證核心項(xiàng)目的成功有著深遠(yuǎn)的影響。”

而財(cái)務(wù)預(yù)算問(wèn)題,張寶杰是這樣解決的:

第一步,選擇一家國(guó)內(nèi)有規(guī)模的軟件開(kāi)發(fā)公司,有能力提供長(zhǎng)期的改進(jìn)和優(yōu)化;先買(mǎi)成型的公版;

第二步,購(gòu)買(mǎi)最貼近公司需求的成型軟件,公版軟件一般都比較便宜;

第三步,對(duì)新購(gòu)買(mǎi)的ERP進(jìn)行第一次客戶化,花有限的資金,先滿足現(xiàn)有的需要,同時(shí)簽訂二期、三期客戶化的合同;

第四步,上線運(yùn)行,在實(shí)際運(yùn)行中不斷改進(jìn),等先期投資在整個(gè)企業(yè)發(fā)揮了信息支柱作用的前提下再進(jìn)行后期投資,就好比買(mǎi)了汽車(chē),再給汽車(chē)花錢(qián)加油一樣,壓力小了很多;

第五步,在改進(jìn)減少到一定數(shù)量時(shí),進(jìn)行ERP基礎(chǔ)上的電子商務(wù)建設(shè)。

第三塊金磚:成功的系統(tǒng)

成功的系統(tǒng)=精準(zhǔn)的需求+簡(jiǎn)單的界面+穩(wěn)定運(yùn)行。

張寶杰說(shuō):“公司每個(gè)采購(gòu)的系統(tǒng),都要經(jīng)過(guò)我設(shè)計(jì)的采購(gòu)流程。這個(gè)流程的重要一環(huán),就是試用,無(wú)論是企業(yè)通信系統(tǒng),還是OA協(xié)同系統(tǒng),或者是防病毒網(wǎng)關(guān)、防火墻,都要經(jīng)過(guò)實(shí)際進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)境長(zhǎng)時(shí)間免費(fèi)試用,從而確定是否真正滿足辦公的需要?！?/p>

每個(gè)開(kāi)發(fā)定制的產(chǎn)品,或是客戶化的產(chǎn)品都需要所有使用者親自到場(chǎng)開(kāi)會(huì),提需求、試開(kāi)發(fā),模擬業(yè)務(wù)測(cè)試,每個(gè)人都同意了,才算初步通過(guò),然后再進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)境實(shí)測(cè)。事實(shí)證明,在測(cè)試上多花些功夫是非常值得的。

張寶杰說(shuō):“以我們的海運(yùn)ERP為例,界面調(diào)整是第一期客戶化必須做的內(nèi)容,按鈕的位置、文本框的大小,都盡量和我們?cè)械募堎|(zhì)單據(jù)保持一致,和原來(lái)的ERP軟件保持一致,和公司獨(dú)有的操作習(xí)慣一致,能簡(jiǎn)化的簡(jiǎn)化,能合并的合并,這樣一來(lái),新的ERP上線后,員工只需簡(jiǎn)單的適應(yīng)即可使用,省去了很多的培訓(xùn)工作?！?/p>

張寶杰認(rèn)為,CIO一定要具備系統(tǒng)設(shè)計(jì)師的思維和能力,具備數(shù)據(jù)庫(kù)的分析、攔截、排錯(cuò)能力,具備3種編程語(yǔ)言以上的基本使用能力,同時(shí)最好還要具備多種IT技能經(jīng)驗(yàn),如掌握網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)管、VPN搭建、網(wǎng)絡(luò)安全、策略等技能,以便于CIO在整個(gè)企業(yè)的系統(tǒng)中隨時(shí)發(fā)揮四兩撥千斤的功能。

所以,對(duì)CIO而言,要做到系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行,就要有能力高效解決突發(fā)問(wèn)題,就需要具備上述的多方面能力。保持整體系統(tǒng)的穩(wěn)定性,把出問(wèn)題的影響程度降到最低,公司就等于擁有了穩(wěn)定的系統(tǒng)。這當(dāng)然是CIO創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。